Các nguyên tắc cơ bản khi cân bằng tài nguyên dự án

Tháng Năm 12, 2022
Nga Pham

Kỹ thuật quản lý dự án giúp bạn tránh được những cạm bẫy dẫn đến lập kế hoạch tài nguyên kém

Cân bằng tài nguyên (resource leveling) là một kỹ thuật quản lý tài nguyên có thể giúp nhóm của bạn thích ứng tốt hơn với các hạn chế về tài nguyên và dự đoán được các mốc thời gian của dự án. Kỹ thuật này giúp bạn tránh được rủi ro chậm trễ vào phút cuối, tình trạng các thành viên trong nhóm làm việc quá sức, chi phí vượt ngân sách và nhiều vấn đề khác xảy ra do lập kế hoạch kém.

Việc cân bằng tài nguyên nên là một phần trong bộ công cụ của mọi nhà quản lý dự án. Bằng cách tối ưu hóa và cân bằng các tài nguyên theo thời gian, bạn có thể tránh được những kỳ vọng không thực tế và xác định ngày hoàn thành dự án sớm nhất có thể. Hãy đọc tiếp phần dưới đây để tìm ra phương pháp quản lý dự án tốt nhất với kỹ thuật này.

Cân bằng tài nguyên là gì?

Theo cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án, Viện Quản lý Dự án xuất bản năm 1996, cân bằng tài nguyên là một kỹ thuật giúp bạn thích ứng tốt hơn với các hạn chế về tài nguyên bằng cách điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc của một dự án. Nhờ đó, bạn có thể đưa ra thời hạn thực tế của dự án, tránh khiến cho các thành viên làm việc quá sức và tránh rủi ro gia tăng tổng chi phí dự án.

Một ví dụ về cân bằng tài nguyên

Hãy lấy ví dụ bằng một Dự án A có năm nhiệm vụ khác nhau. Mỗi nhiệm vụ này có thể được hoàn thành bởi một thành viên của nhóm trong vòng 8 giờ đồng hồ, do đó toàn bộ dự án có thể được hoàn thành trong 40 giờ.

project a flowchart
Dự án A có 5 nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ cần 8 giờ làm việc. Hình ảnh trên cho thấy quy trình làm việc của dự án.

Trong quá trình phân bổ tài nguyên, năm nhiệm vụ này được giao cho hai thành viên trong nhóm: Sally và John, dựa trên những kỹ năng của họ. Khi phân chia 40 giờ làm việc giữa hai thành viên trong nhóm như biểu đồ dưới đây, ta thấy rằng Dự án A có thể được hoàn thành trong 3 ngày làm việc.

sally and john's flowchart tasks
Trong quá trình phân bổ tài nguyên và trước khi cân bằng tài nguyên, các tác vụ được giao cho hai thành viên nhóm như sơ đồ trên.

Tuy nhiên, nếu chúng ta chia nhỏ sơ đồ bên dưới, thì trên thực tế, Sally không thể hoàn thành cả Nhiệm vụ 1 và Nhiệm vụ 2 vào ngày đầu tiên, trừ khi đó là một ngày làm việc kéo dài 16 giờ đồng hồ! Tương tự, John không thể bắt đầu thực hiện Nhiệm vụ 3 trước ngày hôm sau vì Nhiệm vụ 1 sẽ cần cả một ngày làm việc 8 giờ. Trong trường hợp này, dự án sẽ không thể hoàn thành trong 3 ngày, trừ khi Sally phải làm việc quá sức.

unrealistic view of tasks flowchart
Trong quá trình cân bằng tài nguyên, bạn có thể tìm thấy các giả định bị lỗi trong cách giao nhiệm vụ cho cả hai thành viên trong nhóm.

Bằng cách sử dụng kỹ thuật cân bằng tài nguyên trên Dự án A, bạn có thể thấy rằng thời gian sớm nhất để hoàn thành dự án là 4 ngày làm việc, và như vậy sẽ không có ai phải làm việc quá sức. Việc áp dụng kỹ thuật này vào các dự án của bạn sẽ chỉ ra được các giả định sai và đưa ra lý do chính đáng để thuyết phục tất cả các bên của dự án gia hạn thời gian thực hiện.

overworked team members flowchart
Sau khi cân bằng tài nguyên, bạn sẽ xác định được thời hạn 3 ngày là không thực tế. Do đó, bạn có thể đưa ra quyết định kéo dài thời hạn dự án, tránh để các thành viên nhóm làm việc quá sức.

Việc cân bằng tài nguyên mang đến cho mọi người cái nhìn thực tế, trực quan về dự án và có thể giúp các nhóm thiết lập thời hạn khả thi, cũng như phân công các tác vụ một cách hợp lý.

Cân bằng tài nguyên giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho các thành viên

Cuối cùng, việc cân bằng tài nguyên có thể giúp đặt nền tảng cho sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống của các thành viên trong nhóm. Tính đến năm 2021, cân bằng giữa công việc và cuộc sống luôn là thuộc tính tổ chức quan trọng nhất đối với các nhân viên trên toàn thế giới. Và không có gì ngạc nhiên khi những nhân viên tin rằng bản thân mình đang cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống sẽ làm việc chăm chỉ hơn 21%.

work life balance graph
Tính đến năm 2021, cân bằng giữa công việc và cuộc sống là thuộc tính tổ chức quan trọng nhất đối với nhân viên trên toàn thế giới. (Nguồn: Statista)

Trong ví dụ ban đầu về Dự án A, Sally sẽ phải làm việc nhiều hơn ít nhất là 6 giờ vào ngày đầu tiên của dự án – dài hơn nhiều so với một ngày làm việc 8 giờ thông thường.

before resource leveling graph
Trước khi cân bằng tài nguyên, Sally phải làm việc nhiều hơn bình thường.

Sally và John giờ đây đã có những ngày đệm (buffer days). Bộ đệm có thể giúp đảm bảo dự án được bàn giao kịp thời vì chúng giúp các nhóm điều chỉnh công việc vượt quá thời gian dự trù.

after resource leveling graph
Sau khi cân bằng tài nguyên, không thành viên nào trong nhóm phải làm việc quá sức.

Khi có nhiều nhiệm vụ như trong Dự án A, thông thường, bạn nên chia chúng thành các nhiệm vụ con (sub-task) nhỏ hơn và phân phối chúng đồng đều hơn giữa hai thành viên của nhóm trong tất cả các ngày. Phương pháp này còn được gọi là làm mịn tài nguyên (resource smoothing).

after resource leveling and smoothing graph
Công việc được phân chia hợp lý sau khi cân bằng và làm mịn tài nguyên

Bộ đệm cũng có thể được phân phối đồng đều cho tất cả các ngày, bởi vì bộ đệm hàng ngày cho phép nhóm có thêm thời gian để giải quyết các vấn đề bất ngờ hoặc lượng công việc vượt mức, không lường trước được. Chúng cũng có thể góp phần làm giảm đáng kể số giờ làm thêm và tình trạng căng thẳng. Việc cân bằng và làm mịn tài nguyên mang đến cho các nhóm số giờ làm việc và khối lượng công việc hằng ngày ổn định, góp phần tạo nên sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn đối với nhân viên.

Kết hợp phân bổ tài nguyên, cân bằng tài nguyên và làm mịn tài nguyên

Việc phân bổ, cân bằng và làm mịn kết hợp cùng nhau để tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên trong một quy trình ba bước như sau:

  1. Phân bổ tài nguyên chỉ định các thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ để đảm bảo công việc được hoàn thành, không gây ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm.
  2. Cân bằng tài nguyên đảm bảo khối lượng công việc không vượt quá giới hạn tài nguyên, do đó không ai phải làm việc quá số giờ họ nên làm.
  3. Làm mịn tài nguyên giúp khối lượng công việc được phân bố đồng đều hơn với đủ bộ đệm hằng ngày.

Trong giai đoạn lập kế hoạch, việc phân bổ tài nguyên giúp bạn hiểu thành viên nào trong nhóm phù hợp nhất để đảm nhận từng nhiệm vụ cụ thể. Để phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả, bạn nên xem xét chi phí dự án, tài nguyên có sẵn, các kỹ năng cần thiết và kết quả của dự án.

resource allocation flowchart

Tuy nhiên, khi dự án của bạn đang trong quá trình thực hiện, những vấn đề không mong muốn như sự chậm trễ hoặc sự thiếu hụt ngân sách có thể xảy ra. Đây là lúc mà việc cân bằng tài nguyên trở nên hữu ích, giúp bạn tránh được những xung đột tài nguyên hoặc quản lý những hạn chế về tài nguyên, cũng như có được những kỳ vọng thực tế hơn.

Sau quá trình cân bằng tài nguyên, việc làm mịn tài nguyên có thể giúp bạn phân bổ khối lượng công việc được giao cho từng thành viên trong nhóm. Nói cách khác, việc làm mịn tài nguyên giữ cho tài nguyên của bạn nằm trong giới hạn được xác định trước. Ví dụ, trong Dự án A, việc làm mịn tài nguyên sẽ phân phối khối lượng công việc của Sally và John để giữ chúng trong giới hạn 6 giờ làm việc hằng ngày được xác định trước.

Lựa chọn chiến lược cân bằng tài nguyên trong thực tế

Trong thực tế, các dự án khó có thể diễn ra hoàn hảo như kế hoạch. Tuy nhiên, bạn có thể thực hành cân bằng tài nguyên để ngăn chặn sự chậm trễ không mong muốn. Chiến lược cân bằng tài nguyên phù hợp có thể giúp bạn kéo dài thời hạn, thu được nhiều tài nguyên hơn, tối ưu hóa các tài nguyên sẵn có và thu hẹp phạm vi dự án.

Thời hạn của dự án và các tài nguyên có sẵn thường là hai biến số quan trọng nhất trong bất kỳ dự án nào, chiến lược bên dưới sẽ cho bạn thấy bốn tình huống khác nhau. Dưới đây là các kịch bản khác nhau xoay quanh vấn đề tài nguyên và thời hạn dự án.

Tình huống 1: Mở rộng tài nguyên, kéo dài thời hạn

Với nhiều tài nguyên và thời gian hơn, bạn có cơ hội tốt để thực hiện các dự án chất lượng cao. Tuy nhiên, bạn cần giúp các bên liên quan hiểu rõ tại sao các giả định ban đầu của dự án bị lỗi. Hãy xem xét lại kế hoạch phân bổ tài nguyên của bạn để cung cấp các tài nguyên bổ sung một cách hiệu quả.

Tình huống 2: Mở rộng tài nguyên, giữ nguyên thời hạn

Với các dự án quan trọng, bạn có thể nhận được nhiều tài nguyên hơn mà không cần gia hạn thời hạn. Bạn sẽ sử dụng chiến lược “sự cố”, thu hút các thành viên mới vào nhóm để giải quyết khối lượng công việc bổ sung. Tuy nhiên, khi các thành viên cấp cao trong nhóm đào tạo những người mới, kết quả công việc của họ có thể bị ảnh hưởng do thời gian dành cho việc đào tạo, thay vì làm việc trên các nhiệm vụ được giao. Đó là lý do tại sao bạn chỉ nên phân bổ cho các thành viên mới những nhiệm vụ đòi hỏi ít nỗ lực nhất.

Tình huống 3: Giữ nguyên tài nguyên, kéo dài thời hạn

Hãy yêu cầu các bên liên quan của bạn đồng ý gia hạn thời hạn sớm nhất có thể. Việc gia hạn thời hạn không yêu cầu việc đào tạo hoặc quản lý các thành viên mới trong nhóm. Dự án A đã cho thấy cách một sự gia hạn giải quyết tình trạng quá tải công việc.

Tình huống 4: Giữ nguyên cả tài nguyên và thời hạn

Bằng cách thu hẹp phạm vi dự án, bạn có thể giải quyết tình trạng quá tải công việc ngay cả khi không có thêm tài nguyên hoặc không được gia hạn thời hạn. Điều quan trọng là bạn cần loại bỏ tất cả các nhiệm vụ có giá trị thấp một cách dứt khoát và giới hạn phạm vi dự án chỉ trong các nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn cũng có thể cần nén tiến độ dự án (fast-tracking) bằng cách thực hiện song song nhiều tác vụ, nghĩa là bạn sẽ cần có nhiều thành viên trong nhóm làm việc cùng một lúc.

Bốn chiến lược trên có thể giúp bạn giải quyết xung đột tài nguyên nếu chúng được áp dụng cho các hoạt động dự án quan trọng và tốn thời gian nhất.

Các công cụ giúp bạn quản lý tài nguyên

Hãy sử dụng một công cụ quản lý dự án hiện đại, chẳng hạn như Jira, để nâng cấp các quy trình quản lý tài nguyên của mình. Các ứng dụng trên Atlassian marketplace như ProScheduler, Activity Timeline hay Project, Resource & Cost Management có thể giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn có một cái nhìn tổng thể về lịch trình dự án, khối lượng công việc và việc sử dụng tài nguyên, thì ProScheduler là một lựa chọn tốt dành cho bạn. ProScheduler không chỉ hỗ trợ chế độ xem theo danh sách dạng bảng mà còn mang đến chế độ xem biểu đồ Gantt mạnh mẽ, giúp bạn quản lý trực tiếp các Jira issue trên nhiều dự án. Dựa trên các hạn chế về tài nguyên được hiển thị trên ứng dụng, bạn có thể xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc lý tưởng của dự án chỉ trong vòng vài phút.

jira projects overview
ProScheduler – Ứng dụng quản lý và lập kế hoạch tài nguyên được phát triển bởi DevSamurai

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giúp bạn phân bổ tài nguyên, hãy xem xét Activity Timeline. Ứng dụng này giúp bạn lựa chọn đúng người cho từng nhiệm vụ, dựa trên các kỹ năng của họ. Ứng dụng cũng có thể ước tính ngày hoàn thành nhiệm vụ dựa trên một số yếu tố, cũng như hiển thị cho bạn khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm để giúp bạn xác định liệu có ai đang làm việc quá sức hay không.

jira work overview

Nếu bạn cần sự hỗ trợ ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình quản lý tài nguyên dự án của mình, hãy thử sử dụng Project, Resource & Cost Management. Ứng dụng này sở hữu thuật toán thông minh cân nhắc đến kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm của tất cả các nhân viên, giúp bạn tìm thấy các tài nguyên phù hợp nhất cho một dự án cụ thể chỉ với một cú nhấp chuột.

resource management app screenshot

Atlassian marketplace còn có hơn 40 ứng dụng quản lý tài nguyên khác để giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên của mình.

Quản lý tài nguyên với các ứng dụng hỗ trợ có thể giúp công ty của bạn phát triển

Một nghiên cứu của McKinsey đã cho thấy rằng các nhà quản lý dự án và các công ty áp dụng kỹ thuật ra quyết định nhờ ứng dụng vào việc lập kế hoạch tài nguyên của họ có khả năng vượt lên đối thủ cạnh tranh cao hơn 36%, nhờ vào khả năng thực hiện phân tích kịch bản.

Sử dụng Jira cùng với các ứng dụng trên Atlassian marketplace như ProScheduler, Activity Timeline, Project, Resource & Cost Management có thể giúp bạn đưa ra các quyết định lập kế hoạch tài nguyên một cách sáng suốt và hợp lý hơn.

Theo Atlassian