Sự hữu ích của Confluence trong thời đại quá tải thông tin

Tháng Tư 18, 2021
Nga Pham

Khi được tận dụng hết các tiềm năng, Confluence sẽ giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, nhận ra điều quan trọng nhất cần giải quyết và đưa ra các quyết định tốt hơn cho nhóm của mình.

Quá tải thông tin (Information overload) là một tình trạng đáng ghét trong thời đại ngày nay khi chúng ta có thể tiếp cận với hầu hết các kiến thức trên hành tinh và đây có thể là một trở ngại nghiêm trọng đối với năng suất làm việc của cá nhân và các nhóm. Dưới đây là những cách Confluence có thể giúp nhóm của bạn vượt qua sự ồn ào của tình trạng quá tải thông tin và cùng nhau hoàn thành nhiều công việc hơn.

Các tài liệu giúp cải thiện quy trình làm việc

Có một nghịch lý rằng tài liệu mang đến nhiều thông tin hơn, nhưng rất nhiều những thứ không được ghi chép lại tồn tại trong não của mọi người. Và khi thông tin chỉ tồn tại trong não của mỗi người, kiến thức chỉ xuất hiện một khi người đó làm việc.

Tài liệu về các quy trình làm việc sẽ đảm bảo tính nhất quán. Bạn chỉ có thể đảm bảo và cải thiện quy trình làm việc khi bạn ghi lại chúng. Hãy tưởng tượng việc giới thiệu sẽ khó khăn như thế nào nếu chúng ta không có tài liệu.

Tài liệu trong Confluence
Tài liệu trong Confluence
Tài liệu trong Confluence

Với Confluence, mọi người có thể dễ dàng truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan và cập nhật chúng ở một nơi – một nguồn đáng tin cậy duy nhất.

“Confluence là kim chỉ nam cho tất cả mọi thứ của chúng tôi. Vào ngày đầu tiên đi làm, những nhân viên mới sẽ được giới thiệu truy cập vào Confluence và đọc những nội dung trong đó. “Làm thế nào để thiết lập môi trường phát triển?” hay “Làm thế nào để thực hiện công việc của mình”, bất cứ điều gì họ muốn biết đều có ở trong đó.”

Evan Lerer, Giám đốc kỹ thuật của Redfin

Confluence cũng cho phép kết hợp các loại nội dung khác nhau (văn bản, biểu đồ, hình ảnh) trong một tài liệu. Ứng dụng này đi kèm với các mẫu tài liệu phổ biến như các bài báo hướng dẫn hay ghi chú cuộc họp hàng tuần, được tạo ra từ sự hợp tác với các chuyên gia nội dung hàng đầu.

Sự có tổ chức giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn

Những tài liệu như hồ sơ tóm tắt dự án, hay các ghi chú của khách hàng chỉ phục vụ bạn nếu bạn tổ chức chúng tốt.

Hãy tạo ra các nguyên tắc về cách bạn muốn lưu trữ thông tin. Không có công thức nào để làm điều này, miễn là bạn có thể truyền đạt được quy trình đó cho nhóm của mình và khiến mọi người đều tuân theo nó.

Tổ chức thông tin – một đặc sản của Confluence

Confluence giúp việc quản lý các phiên bản và lưu trữ dễ dàng hơn nhờ có các Không gian (Spaces), cho phép bạn sắp xếp công việc của mình thành các danh mục có ý nghĩa. Hãy xem chúng như những thư mục thông minh cho nhóm và dự án của bạn. Thẻ (tag) và cây tài liệu (page tree) sẽ giúp đơn giản hóa việc tổ chức và truyền đạt thông tin.

“Với Confluence, mọi người đều biết phải tìm gì đó ở đâu, vì vậy bạn đang giảm thiểu được rất nhiều thời gian lãng phí dành cho việc đặt câu hỏi về quy trình hoặc tìm kiếm nội dung. Tất cả đều ở đó, và chúng tôi kỳ vọng rằng sẽ luôn cập nhật nó và chia sẻ những kiến thức của mình.”

Heather Physioc, Giám đốc điều hành tại VMLY&R

Confluence cũng đóng vai trò là kho lưu trữ tất cả các tập tin của bạn ở một nơi có thể truy cập được. Thông tin được mở cho tất cả mọi người, thay vì bị chôn vùi trên các dịch vụ lưu trữ đám mây và các công cụ khác nhau. Phương pháp “tất cả trong một” (all-in-one) này giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người trong tổ chức vì họ có thể tự cung cấp cho mình những thông tin họ cần.

Ưu tiên giảm thiểu lượng thông tin

Giữa tình trạng quá tải thông tin, độ ưu tiên là rất quan trọng. Quá trình đưa ra quyết định là một hình thức quản lý, phân biệt giữa những gì cần thiết và không cần thiết.

Bạn có thể ưu tiên các dự án với nhóm của mình dựa trên mục tiêu của tổ chức. Tương tự vậy, bạn cũng nên dành thời gian để ưu tiên luồng thông tin đến: các email, bản tin, thông báo và tài liệu.

Các giải pháp ưu tiên được tích hợp vào Confluence

Confluence cung cấp các mẫu (template) để thiết lập và theo dõi OKRs (Objective Key Results), cũng như hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược chungthiết lập mục tiêu.

Mẫu OKRs trong Confluence

Bạn cũng có thể giao tiếp trực tiếp trong tài liệu bạn đang làm việc và kết nối Confluence với Slack để giảm tải hộp thư đến của bạn. Ngoài ra, chức năng tìm kiếm nâng cao của Confluence sử dụng công nghệ máy học để ưu tiên kết quả tìm kiếm cho bạn.

“Tôi thật sự yêu thích các mẫu. Nếu bạn muốn đưa ra quyết định, sẽ có một mẫu để làm điều đó. Bạn không cần biết quy trình kinh doanh là gì, vì mẫu sẽ cho bạn thấy điều đó.”

José Lorenzo Rios Guerrero, Giám đốc Hệ thống Thông tin Quản lý tại Yutaka Tech

Tự động hóa giải phóng thời gian

Chúng tôi đặt tự động hóa ở cuối cùng trong danh sách này vì một lý do. Để tự động hóa một thứ gì đó, bạn cần hiểu rõ về quy trình, những người liên quan, nguyên vật liệu cần thiết và trình tự các tác vụ cần tập trung.

Chỉ khi bạn có cái nhìn tổng quan về các yếu tố đó, bạn mới có thể xem xét và cân nhắc phần nào trong quy trình sẽ được tự động hóa. Điều này có thể liên quan đến một thứ gì đó nhỏ, như tự động đặt tên tập tin, đến một việc lớn hơn nhiều, chẳng hạn như tạo ra toàn bộ báo cáo mà trước đây đã tốn mất vài giờ làm việc của ai đó.

Brainstorming trong Confluence
Confluence giúp bạn tự động hóa ngay lập tức

Confluence cung cấp khả năng tích hợp với gần 500 ứng dụng, cho phép bạn thực hiện những công việc như theo dõi thời gian, tự động hóa báo cáo và kết nối kho lưu trữ trực tiếp từ bên trong ứng dụng.

Bạn cũng có thể tạo ra một thế giới các khả năng tự động hóa bổ sung bằng cách kết hợp với Zapier – ứng dụng cho phép bạn tự động trao đổi dữ liệu giữa Confluence và hơn 2000 ứng dụng khác.

Kết

Sự phong phú của những thông tin trong tầm tay ta sẽ không biến mất, vậy nên ta hoàn toàn có thể hưởng lợi từ các mẹo và công cụ như Confluence để khắc phục những nhược điểm về lượng thông tin. Khi được tận dụng tất cả các tiềm năng, Confluence sẽ giúp nhóm của bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm và hỗ trợ nhóm của bạn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.

Nguồn: Atlassian Blog