Cách HR tại Atlassian sử dụng Jira để giải quyết vấn đề dữ liệu

Tháng Chín 18, 2022
Nga Pham

Gần đây, Atlassian đã đặt mục tiêu đạt 25 nghìn nhân viên vào năm 2025. Con số này gấp ba lần số nhân viên hiện tại của công ty và có ý nghĩa lớn đối với hệ thống nhân sự đằng sau đó.

“Đó là một mục tiêu đáng kinh ngạc, cần một nền tảng đáng kinh ngạc trong toàn thể công ty, bao gồm cả khía cạnh People Tech.” – Caroline McBride, nhà phân tích hệ thống kinh doanh cấp cao của nhóm People Tech tại Atlassian chia sẻ.

Bộ phận Nhân sự (HR) của Atlassian được gọi là nhóm People. Họ nhận được sự hỗ trợ của nhóm People Tech – một nhóm CNTT chuyên phát triển các giải pháp hỗ trợ các nhu cầu của HR tại Atlassian. Đây là mô hình thiết yếu trong cách HR tại Atlassian vận hành và phát triển cùng với toàn thể công ty.

Nếu không có nền tảng hỗ trợ tổ chức mở rộng quy mô, Atlassian sẽ phải dành ra rất nhiều nỗ lực không cần thiết cho việc theo dõi và cập nhật các hệ thống – công việc có thể được tự động hoá một cách dễ dàng thay vì thực hiện thủ công. Đó là cách Caroline và nhóm People Tech tại Atlassian giải quyết một vấn đề gây khó khăn cho HR trong nhiều năm qua.

Quản lý các bản cập nhật Workday 

Atlassian sử dụng Workday làm nền tảng hệ thống thông tin nguồn lực (Human Resources Information System – HRIS) để quản lý các thông tin cá nhân và thông tin riêng tư, bảng lương và nhiều hơn thế. Hệ sinh thái của Workday rất phong phú và nhiều sắc thái, với các bản cập nhật phần mềm từ công ty được triển khai hai năm một lần. Mỗi khi có bản cập nhật Workday mới, một hiệu ứng gợn sóng xảy ra trên toàn hệ thống và có thể làm thay đổi vị trí của dữ liệu và thông tin. Do đó, nhiệm vụ của nhóm People Tech tại Atlassian là theo dõi những gì đã thay đổi.

Vấn đề là bất kỳ bản cập nhật nào cũng có thể có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thay đổi. Nó có thể tạo ra các tác động tương đối nhỏ, nhưng cũng có khả năng phá vỡ toàn bộ hệ thống nếu nhóm CNTT và HR không lập kế hoạch cập nhật đúng cách.

Nhìn sơ qua, những bản cập nhật này dường như không ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc các hoạt động hằng ngày của công ty. Việc cập nhật không phải chỉ đơn giản là tải xuống một nội dung nào đó và chờ đợi vài giây sao?

Không, Caroline nói. Phức tạp hơn nhiều. Hãy lấy ví dụ về việc cho phép các nhân viên cập nhật và chia sẻ danh xưng của họ. Thông thường, loại dữ liệu này có cùng cấp độ bảo mật với tên, địa chỉ, số an sinh xã hội và các thông tin cá nhân khác. Tuy nhiên, việc cho phép các danh xưng hiển thị với mọi người đòi hỏi một hệ thống bảo mật riêng biệt, được kích hoạt và thử nghiệm để đảm bảo rằng Workday không chia sẻ gì khác ngoài các danh xưng.

“Các bản cập nhật như vậy rất phức tạp. Vì vậy, việc Jira cung cấp thêm lịch sử, các ràng buộc và cấu trúc chặt chẽ để quản lý các bản cập nhật thông qua Workday chính là yếu tố quyết định để thay đổi cuộc chơi.” – Caroline nói. 

Để bảo vệ các thông tin cá nhân và tránh tình trạng hệ thống bị phá vỡ, nhóm đã theo dõi các bản cập nhật một cách thủ công, sử dụng bảng tính và gắn thẻ các thành viên nhóm được chỉ định để phân tích, theo dõi, kiểm tra và phê duyệt các bản cập nhật. Mặc dù cách thức này hoạt động ổn, vẫn có những hạn chế vì nhóm tốn đến một tháng làm việc cho mỗi bản cập nhật, chẳng hạn như khi số lượng nhân viên tại Atlassian tăng lên, khả năng quản lý hiệu quả tất cả các bản cập nhật từ Workday sẽ giảm xuống. Nhân lực để theo dõi số lượng thay đổi dường như vô hạn sẽ không bao giờ là đủ.

Thêm nữa, thật khó để quản lý trạng thái của các bản cập nhật cụ thể – liệu nó đã sẵn sàng được triển khai hay đang bị chậm tiến độ – từ một hàng duy nhất trong bảng tính. Cần phải có một phương pháp tốt hơn, và tự động. Chính vì vậy, họ đã chuyển sang Jira.

Sử dụng Jira để sắp xếp dữ liệu

Công nghệ của Atlassian áp dụng triết lý sử dụng các giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Jira là con đường rõ ràng về phía trước với khả năng tạo ra một hồ sơ thường trực về các thay đổi và hỗ trợ các báo cáo bổ sung.

Quá trình cuối cùng bao gồm việc tạo một quy trình làm việc trên Jira để theo dõi từng bản cập nhật. Mọi vấn đề giờ đây đã trở thành một Jira ticket, với tiêu đề tóm tắt cùng lịch sử thay đổi được cập nhật đầy đủ và hỗ trợ tìm kiếm. Thông qua Jira, nhóm có được cái nhìn tổng thể về mọi bản cập nhật, thậm chí còn có được khả năng mạnh mẽ hơn là giao nhiệm vụ và tự động nhắc nhở để đảm bảo các bài kiểm tra đã được hoàn thành.

“Khi sử dụng Jira, chúng tôi rất kinh ngạc khi thấy các số liệu thống kê và thông tin chi tiết chưa từng có trước đây. Chúng tôi có thể tập trung vào các lĩnh vực cụ thể, xem ai cần làm việc gì và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phù hợp.” – Caroline nói.

Hàng năm, quy trình mới đã loại bỏ công việc xử lý và thử nghiệm các bản cập nhật, tiết kiệm được một tháng làm việc. Tuy nhiên điều quan trọng hơn chính là, nhóm không cần phải xoá bỏ mọi thứ trong những tuần trước khi cập nhật Workday.

Tạo nền tảng cho sự phát triển và quy mô nhân sự

Tạo ra một nền tảng thông qua Jira cho các hoạt động nhân sự là chìa khoá thành công cho các công ty muốn phát triển và mở rộng quy mô. Đó là lý do tại sao Atlassian IT đang đầu tư mạnh mẽ vào các trụ cột của công nghệ – bao gồm cả việc sử dụng sản phẩm của chính mình – cho nhóm People.

“Có một công cụ như thế này cho phép chúng tôi tạo ra các bản cập nhật nhất quán trên tất cả các công cụ. Đó là câu trả lời cho câu hỏi mà chúng tôi đã tự hỏi trong nhiều năm: Làm thế nào để quản lý tất cả các cập nhật và thay đổi từ Workday? Câu trả lời chính là hãy sử dụng Jira để kết nối công việc với dữ liệu.” – Caroline kết luận.

Theo Atlassian