Cải thiện nội dung của bạn với những tính năng mới trong Confluence

Tháng Tư 21, 2021
Nga Pham

Giờ đây, khi các công ty chuyển sang làm việc phân tán, một thách thức mới đã xuất hiện, chính là cách chia sẻ và cộng tác hiệu quả với đồng nghiệp.

Với sự giảm thiểu trong giao tiếp trực tiếp, mặt đối mặt và bằng lời nói, sự hợp tác bằng văn bản đã trở thành chìa khóa điều hướng thành công một lực lượng lao động ảo. Từ bản trình chiếu, các tài liệu dự án cho đến ghi chú cuộc họp, hơn bao giờ hết, các nhân viên đang tạo ra hàng loạt các trang để giúp đồng nghiệp của họ luôn cập nhật tình hình công việc. Không chỉ là sự kết nối trong công việc, đây cũng là sự duy trì kết nối với những người đằng sau nó.

Là trung tâm của việc chia sẻ thông tin tại nơi làm việc, Confluence là nơi việc tạo ra nội dung và phân phối kịp thời là cực kỳ quan trọng. Đó là không gian làm việc để các nhóm chia sẻ kiến thức và cộng tác với nhau. Ngày nay, có đến 60 nghìn khách hàng của Atlassian sử dụng Confluence để cộng tác dự án, từ những nội dung dài cho đến ghi chú cuộc họp, và sử dụng các tài liệu để tạo ra một nguồn kiến thức đúng đắn duy nhất.

Confluence hiện là sản phẩm duy nhất trên thị trường hỗ trợ tính năng này trên quy mô lớn, và Atlassian vẫn đang triển khai các tính năng mới để giúp mọi người cộng tác. Trước tiên, hãy xem cách giao tiếp bằng văn bản và sáng tạo nội dung hiện nay có thể được nâng cấp như thế nào để chuẩn bị cho kỷ nguyên làm việc tiếp theo.

3 cách để tối ưu hóa giao tiếp bằng văn bản

  1. Đảm bảo đồng nghiệp đã xem nội dung của bạn
    Làm thế nào để bạn tăng cường sự tham gia của mình trong công việc và đảm bảo một thông báo hoặc một tài liệu quan trọng đã lọt vào mắt người xem? Những người đọc chính nằm rải rác ở các múi giờ, đôi khi chậm hơn hoặc trước bạn cả một ngày làm việc. Khi mỗi người sản xuất thêm hàng loạt nội dung và bổ sung vào tổng thể, những ý tưởng vô giá có thể bị chôi vùi hoặc thậm chí là bị mất.
  2. Thúc đẩy kết nối xã hội
    Làm thế nào để những đồng nghiệp chưa từng gặp mặt nhau trực tiếp xây dựng mối quan hệ vượt qua khỏi công việc hàng ngày? Khi công việc là trọng tâm chính trong các tương tác của bạn với đồng nghiệp, có thể sẽ khó thấy được người sáng tạo đằng sau Confluence. Các đồng nghiệp bị ngăn cách với nhau bởi thời gian và không gian phải nhận thêm một nhiệm vụ bổ sung là nuôi dưỡng tình bạn ngoài công việc.
  3. Tạo ra nhiều phương thức biểu đạt hơn
    Các nhóm đang sử dụng các hình thức thể hiện và sáng tạo nội dung khác nhau như thế nào? Ngay cả trước khi công việc từ xa trở thành tiêu chuẩn trong một số doanh nghiệp, Atlassian đã và đang đặt nền móng thúc đẩy các nhóm với hình thức không chỉ đơn giản là chữ viết.

Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng như nhau đối với sự thành công của công việc hợp tác từ xa. Đây không chỉ là vấn đề về sáng tạo nội dung, mà còn về việc nhìn thấy được người sáng tạo đằng sau nó và giữ cho tất cả chúng ta kết nối với nhau.

Các tính năng mới của Confluence giúp nâng cao giao tiếp bằng văn bản

Dưới đây là những tính năng Confluence mang lại để giúp các nhóm cộng tác theo những cách mới mẻ và tốt hơn trong thời đại làm việc từ xa.

  1. Hình ảnh trực quan mang lại nhiều màu sắc hơn cho nội dung của bạn (theo đúng nghĩa đen)
    Bạn biết câu tục ngữ “Mật ngọt chết ruồi” chứ? Điều này cũng đúng với thị giác của người, với hơn 65% dân số là những người học về thị giác. Hãy phá vỡ các bức tường văn bản đen trắng và cải thiện trang Confluence của bạn bằng các hình ảnh hoặc biểu tượng cảm xúc. Bằng cách trộn lẫn các hình ảnh, bạn có thể thể hiện ý tưởng của mình một cách linh hoạt hơn và cho thấy được người đứng sau màn hình. Với một hình ảnh đại diện cho cá nhân, bạn hoàn toàn có thể đặt mình vào mọi thứ bạn làm trên Confluence. Những tính năng thú vị này đặc biệt hữu ích cho những đồng nghiệp làm việc từ xa mà chưa bao giờ gặp gỡ trực tiếp nhóm của mình.
  2. Liên kết thông minh giúp thiết kế nội dung dễ dàng hơn
    Giờ đây, khi bạn dán một liên kết từ công cụ khác như Youtube hoặc Trello vào Confluence, nội dung đó sẽ được hiển thị ở đúng định dạng gốc của nó. Hãy thêm những hình ảnh giàu thông tin vào trang của bạn và cung cấp nhiều giá trị hơn cho người đọc theo một cách thu hút và dễ đọc.
  3. Lên lịch xuất bản để hiển thị nội dung của bạn với đúng người và vào đúng thời điểm
    Khi bạn làm việc trong một thế giới có khoảng cách xa xôi về múi giờ giữa bạn và những độc giả quan trọng khác, hãy đảm bảo nội dung của bạn nhận được sự tương tác xứng đáng với khả năng lên lịch khi trang hoặc blog của bạn hoạt động. Bạn có thể giao phó khung giờ vàng xuất bản cho Confluence và tập trung vào những công việc tiếp theo của mình.
  4. Chuyển đổi các trang thành blog để thu hút nhiều tương tác hơn
    Mặc dù trang Confluence thông thường là nơi tốt nhất để chia sẻ những suy nghĩ của bạn, nhưng nó không phải là phương tiện lý tưởng để chia sẻ nội dung của bạn với nhiều đối tượng hơn cùng một lúc. Nó giống như so sánh giữa việc gửi một bức ảnh tới một số cá nhân bằng tin nhắn và đăng tấm ảnh đó lên mạng xã hội. Hãy nhanh tay chuyển đổi một trang trong không gian cá nhân của bạn thành một bài đăng trên blog để phân phối nội dung một cách tức thì, cho một nhóm, một bộ phận hoặc cả một công ty. Các blog thu hút lượng tương tác của người đọc, nhiều hơn đến 59%, bao gồm các lượt thích, bình luận và chia sẻ nội dung.

Kỷ nguyên công việc mới này không được viết lên đá, nhưng chúng tôi biết rằng nó sẽ đòi hỏi nhiều hơn công việc sáng tạo nội dung thông thường để hoàn thành công việc và giữ kết nối để các nhóm cảm thấy giống như họ đang làm việc trong văn phòng. Trong năm tới, Atlassian sẽ tiếp tục hỗ trợ nhiều hình thức nội dung hơn để trực quan hóa công việc và giữ vững vị trí trung tâm của Confluence trong tổ chức của bạn. Hãy dùng thử Confluence ngay bây giờ để tìm hiểu cách nó có thể giúp đỡ nhóm của bạn.

Nguồn: Atlassian Blog