Sử dụng đám mây để gia tăng lợi nhuận và giảm chi phí quản trị

Tháng Sáu 10, 2021
Nga Pham

Nếu bạn cho rằng sử dụng đám mây tốn kém hơn dịch vụ lưu trữ tại chỗ, hãy dành thời gian suy nghĩ lại. Nhiều chuyên gia CNTT cho biết họ đã tiết kiệm được trung bình 20% chi phí khi chuyển sang sử dụng đám mây.

Giữa lưu trữ tại chỗ và lưu trữ trên đám mây, bên nào đắt đỏ hơn? Bạn sẽ nhận được hàng tá câu trả lời khác nhau khi hỏi mọi người câu hỏi này. Mặc dù các doanh nghiệp có xu hướng xem đó là một câu hỏi đơn giản, nhưng bản chất của nó thật sự phức tạp.

Nếu chúng ta đang nói về chi phí đăng ký hàng tháng của đám mây so với giấy phép phần mềm, thì đám mây trông có vẻ đắt đỏ hơn. Hơn nữa, nếu lại nói tiếp về chi phí di chuyển từ lưu trữ tại chỗ sang đám mây, thì càng dễ để đi đến kết luận rằng quá trình chuyển đổi khiến đám mây trở thành một lựa chọn đắt tiền hơn.

Tuy nhiên, khi xem xét giá trị dài hạn, bạn sẽ thấy được những tiêu tổn mà lựa chọn tại chỗ gây ra làm giảm thiểu lợi nhuận của bạn.

Tại sao? Bởi vì cũng giống như tảng băng trôi, phần lớn chi phí của lưu trữ tại chỗ bị ẩn đi và nó lớn hơn bạn nghĩ. Thời gian ngừng hoạt động của hệ thống, dù chỉ trong vài phút hoặc vài giờ cũng có thể làm tốn kém gấp ba lần so với khoản phí đăng ký đám mây kéo dài cả năm. Thời gian và nguồn lực CNTT có thể bị cắt giảm đi một nửa khi hệ thống tại chỗ bị ảnh hưởng. Thậm chí, điều đó còn không bao gồm chi phí hoạt động và chi phí dự phòng nguồn lực, vốn là vấn đề ảnh hưởng đến phần lớn các công ty sử dụng lưu trữ tại chỗ.

Trên thực tế, theo một nghiên cứu trên 35.000 máy chủ, việc chuyển sang đám mây và xác định quy mô máy chủ phù hợp với bạn sẽ mang lại mức tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 30%. Trong khi đó, chi phí cho phần mềm được cấp phép mà không được sử dụng tại Mỹ và Anh lên đến 34 tỉ đô la mỗi năm. Theo một nghiên cứu của Office 365, các chuyên gia CNTT cho biết họ đã tiết kiệm được trung bình 20% chi phí tổng thể sau khi ngừng sử dụng cách thức lưu trữ tại chỗ.

Vì vậy, câu hỏi thật sự ở đây không phải là cái gì rẻ hơn, mà là bạn đang xem xét giá trị dài hạn hay ngắn hạn. Liệu bạn có đang chỉ đơn giản là so sánh các chi phí trả trước, các chi phí bạn có thể nhận thấy không? Hãy nhìn vào bức tranh lớn hơn, bao gồm tổng chi phí sở hữu, mọi thứ từ thời gian đến khả năng thay thế máy chủ. Khi bạn nhìn qua phần nổi của tảng băng đó, bạn sẽ biết được một danh sách dài các cách tiết kiệm về lâu dài mà việc sử dụng đám mây đem lại.

Giảm – hoặc thậm chí loại bỏ – chi phí các sự cố lớn

Theo một nghiên cứu năm 2014 của Gartner, số tiền trung bình mà một công ty cần chi cho thời gian ngừng hoạt động là 5.600 đô mỗi phút. Và con số đó chỉ tăng mà không giảm kể từ năm 2014, đã lên đến khoảng 9.000 đô la, theo số liệu từ nhiều báo cáo gần đây.

Dĩ nhiên, đó chỉ là mức trung bình, và một số công ty còn phải tốn kém nhiều hơn thế, chẳng hạn như Facebook. Sự cố ngừng hoạt động trong 14 giờ vào năm 2019 đã khiến họ thiệt hại khoảng 90 triệu đô.

Khi sử dụng lưu trữ tại chỗ, thời gian ngừng hoạt động thuộc về trách nhiệm của đội ngũ CNTT và nó có thể khiến bạn phải trả một cái giá rất đắt vì những ảnh hưởng đến doanh thu, năng suất nội bộ và khiến đội ngũ nhân viên phải làm thêm giờ. Đây chính là một trong những cơ hội lớn nhất để đám mây giúp bạn tiết kiệm chi phí. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ chịu trách nhiệm cho dịch vụ của họ và giúp bạn giải quyết vấn đề này. Ví dụ, Atlassian đảm bảo 99,95% thời gian hoạt động và nếu có sự cố phát sinh, các nguồn lực của họ luôn sẵn sàng để giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng và không làm bạn tốn chi phí.

Giải phóng đội ngũ CNTT của bạn (vì chúng ta đều hiểu rằng thời gian là vàng bạc)

Nếu bạn lập danh sách tất cả những việc CNTT phải làm để quản lý máy chủ tại chỗ của bạn, nó sẽ dài ra nhanh chóng. Nâng cấp hiệu suất, nâng cấp theo lịch trình, các bản vá bảo mật, máy chủ thay thế, cài đặt VPN để truy cập từ xa, quản lý sự cố, thay đổi cách quản lý, tích hợp thủ công và nhiều hơn nữa.

Khi chuyển đổi sang đám mây, tất cả các nhiệm vụ đó sẽ được chuyển sang cho nhà cung cấp của bạn. Họ sẽ chịu trách nhiệm nâng cấp bảo mật và bảo trì máy chủ, thay thế công nghệ cũ bằng công nghệ mới và thường xuyên nâng cấp phần mềm để giải quyết các lỗi phát sinh và yêu cầu tính năng mới.

Điều này có nghĩa là các nhóm CNTT của bạn – thường là những nhân sự được trả mức lương cao, được tự do tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo hoặc khẩn cấp thay vì những tác vụ tẻ nhạt, và đó cũng là lý do tại sao 74% các tổ chức cho biết đám mây mang lại cho nhóm của họ một lợi thế cạnh tranh.

Giảm chi phí vận hành và chi phí vật lý

Lưu trữ tại chỗ cũng đi kèm với rất nhiều chi phí hoạt động và chi phí vật lý – những điều không cần phải quan tâm đến khi bạn sử dụng đám mây. Chúng bao gồm:

  • Máy chủ: Với tuổi thọ trung bình từ 3 đến 5 năm, máy chủ cần được thường xuyên sửa chữa và thay thế về mặt vật lý.
  • Hỗ trợ máy chủ: Cân bằng tải, kiểm soát nhiệt độ, giá đỡ máy chủ, các bộ phận thay thế, v.v. Ngoài bản máy chủ, lưu trữ tại chỗ còn đòi hỏi một số phần cứng và các bộ phận vật lý hỗ trợ khác cần được mua, bảo trì và thay thế định kỳ.
  • Gia hạn/ Giấy phép phần mềm: Theo một nghiên cứu, tình trạng dư thừa giấy phép làm các công ty ở Hoa Kỳ và Anh tiêu tốn tới 34 tỉ đô la mỗi năm. Để phòng tránh cạm bẫy phổ biến này, các công ty cần theo dõi chặt chẽ xem ai cần phần mềm nào, hoặc đơn giản hơn – họ có thể chuyển sang đám mây, nơi số lượng người dùng thường được theo dõi, cập nhật một cách tự động bởi các quản trị viên.
  • Hóa đơn tiền điện: Nếu 80% máy chủ được áp dụng giải pháp overprovisioning (để trống một phần dung lượng bộ nhớ để đảm bảo hiệu suất), thì có nghĩa là 80% các công ty lưu trữ tại chỗ đang sử dụng nhiều năng lượng hơn mức họ cần và họ phải thanh toán hóa đơn tiền điện nhiều hơn những gì họ thật sự cần thiết.
  • Không gian: Máy chủ vật lý đòi hỏi không gian vật lý. Việc di chuyển lên đám mây có thể giải phóng không gian của bạn cho các mục đích khác.
  • Bảo trì: Bảo trì máy chủ thường cần đến sự giúp đỡ của nhân viên hoặc nhà thầu tạm thời. Đây là một vấn đề bạn có thể bỏ quay khi chuyển giao trách nhiệm đó cho nhà cung cấp dịch vụ đám mây của mình.
  • Thời gian quản lý tài sản: Nhóm CNTT của bạn càng có nhiều tài sản (bao gồm tài sản vật lý như máy chủ vật lý, bộ cân bằng tải và các tài sản phi vật lý như giấy phép phần mềm và cơ sở dữ liệu), thì bạn càng cần chú trọng hoạt động quản lý tài sản hơn. Công việc này đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí tinh thần.

Giảm thiểu chi phí môi trường

Tất cả chúng ta đều muốn sống thân thiện với môi trường, không vì lý do gì khác ngoài việc đó là điều đúng đắn nên làm. Có một tin vui nữa khi nói về đám mây, đó chính là đám mây cũng là một lựa chọn thân thiện với môi trường hơn so với lưu trữ tại chỗ.

Lý do cho điều này, hiển nhiên là sự tốn kém của năng lượng. Việc sử dụng năng lượng nhiều hơn mức cần thiết khiến bạn phải trả tiền nhiều hơn. Vì vậy, khi người ta nói rằng đám mây thân thiện với môi trường hơn lưu trữ tại chỗ đến 98%, điều đó cũng có nghĩa rằng nó rẻ hơn.

Giảm thiểu chi phí mở rộng quy mô

Phần lớn các nguồn lực tại chỗ được cung cấp quá mức (overprovisioning), có nghĩa là các công ty đang phải trả tiền cho sức mạnh tính toán nhiều hơn mức họ cần. Trong những trường hợp đó, việc chuyển sang một dịch vụ đám mây tự động điều chỉnh tài nguyên có thể giúp các công ty này tiết kiệm tới 30% mỗi năm, theo nghiên cứ của TSO Logic.

Vấn đề ở đây là, với lựa chọn lưu trữ tại chỗ, nhóm CNTT của bạn cần đưa ra một dự đoán về mức độ tính toán bạn cần. Nếu dự đoán của họ quá cao, có nghĩa là bạn đang trả tiền cho các tài nguyên – máy chủ, bộ cân bằng tải, nguồn điện – mà bạn không cần đến.

Mặt khác, nếu nhóm bạn đưa ra dự đoán quá thấp, thì tương lai của bạn sẽ là một quá trình mở rộng quy mô thủ công tốn kém và kéo dài. Bạn sẽ cần thêm nhiều máy chủ hoặc nhiều sức mạnh tính toán hơn để đáp ứng nhu cầu, và công việc này đòi hỏi cả tiền bạc và nhân lực. Ấy là chưa kể đến thời gian, thường là hàng tuần hoặc hàng tháng khi các dịch vụ chậm trễ hoặc không có sẵn làm ảnh hưởng đến lợi nhuận và lòng trung thành của khách hàng. Do đó, dự đoán không chính xác theo cả hai hướng đều gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của bạn.

Giải pháp ở đây là chọn một dịch vụ đám mây với các tùy chọn mở rộng quy mô tự động. Khi nhu cầu sử dụng tăng lên đột biến, sức mạnh tính toán của bạn cũng sẽ tăng lên để đáp ứng nhu cầu đó. Ngược lại, khi việc sử dụng chậm lại, nó sẽ tự đọng giảm quy mô để tiết kiệm chi phí cho bạn.

Tính toán chi phí đám mây

Công thức đơn giản nhất để tính lợi tức (ROI – return on investment) trên bất kỳ khoản đầu tư nào (bao gồm cả việc chuyển sang đám mây) chính là:

(Lợi nhuận - Vốn đầu tư) ÷ Vốn đầu tư = ROI

Lấy ví dụ, nếu bạn đầu tư 50.000 đô cho quá trình di chuyển, và bạn có thể kiếm được 50.000 đô mỗi năm sau khi chuyển, phương trình của bạn sau 3 năm sẽ là:

($150,000 – $50,000 = $100,000) ÷ ($50,000) = 2

Trong ví dụ này, ROI của bạn trong 3 năm sẽ là 2 lần, hay 200%. Trong năm đầu tiên, với phương trình đó, bạn chỉ hòa vốn. Tuy nhiên, trong năm thứ hai và thứ ba, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy những lợi ích thực sự.

Phần khó của phương trình này là tính toán hai con số bạn cần cho ROI của mình. Để hiểu được khoản đầu tư ban đầu của bạn trong việc di chuyển từ tại chỗ sang đám mây, bạn sẽ cần tính thêm chi phí cho các dịch vụ chuyên nghiệp, tài nguyên nội bộ, giấy phép phần mềm, di chuyển dữ liệu, đăng ký đám mây và bất kỳ chương trình đào tạo nào cần thiết về công cụ đám mây (nếu chúng khác so với các công cụ tại chỗ của bạn).

Sau đó, để tính toán lợi nhuận, bạn sẽ cần phải cộng thêm khoản tiết kiệm vào phần cứng, giấy phép phần mềm, năng lượng, không gian vật lý, bảo trì (bao gồm cả thời gian của nhân viên và nhà thầu bên ngoài), thời gian quản lý tài sản, sự cố, thời gian quản lý thay đổi, nâng cấp bảo mật, nâng cấp tính năng, sự thay đổi nhân sự.

Một điều khó khăn hơn để tính toán trước khi bạn chuyển đổi, nhưng vẫn quan trọng, chính là chi phí thời gian ngừng hoạt động (dù chỉ giảm một giờ mỗi năm nhưng cũng có thể giúp công ty tiết kiệm một khoảng tiền lớn), tăng hiệu suất và thời gian tiết kiệm được khi các nhóm không chuyên CNTT có thể truy cập các tính năng mới nhanh hơn, giúp tăng năng suất, hiệu quả cộng tác và bảo mật.

Nếu đang cân nhắc việc di chuyển qua đám mây, bạn có thể truy cập Atlassian Cloud Migration Center để tìm hiểu thêm về tài nguyên, hướng dẫn di chuyển và các tùy chọn dùng thử miễn phí sản phẩm của họ.

Nguồn: Atlassian Blog