Làm thế nào để trở thành một Project Owner thành công

Tháng Mười 13, 2021
Nga Pham

Tất cả chúng ta đều đã từng tham gia vào hai loại dự án: dự án hoạt động trơn tru và dự án vỡ vụn thành từng mảnh. Mặc dù có rất nhiều yếu tố trở thành nguyên nhân của mỗi trường hợp, nhưng trong số đó, quyền sở hữu dự án là điều tạo nên sự khác biệt lớn nhất.

Hãy nhớ lại những dự án làm việc nhóm đáng sợ ở trường đại học. Tất cả các bạn đều có vai trò và vị trí ngang hàng nhau, do đó, đương nhiên không một ai phải chịu trách nhiệm, và có thể không một ai đứng ra chịu trách nhiệm. Mỗi thành viên trong nhóm đều được giao một nhiệm vụ với ngày đến hạn nhất định, nhưng không ai tỏ ra vô cùng hào hứng với điều đó. Bạn biết rằng điểm của dự án chiếm một phần lớn trong điểm tổng kết khóa học, nhưng ngoài điều đó ra thì, ai quan tâm đến nó? Đó chỉ là một bước tiến nữa trong hành trình tiến đến tấm bằng tốt nghiệp của bạn.

Bây giờ, hãy hình dung về một dự án trong sự nghiệp khiến bạn tự hào khi nghĩ lại. Bạn nhận được những định hướng rõ ràng từ cấp trên, nhưng cũng có quyền tự chủ trong việc đưa ra các quyết định ở cấp nhỏ hơn về công việc của mình vì bạn là người hiểu rõ vấn đề này nhất. Có rất ít nút thắt cổ chai và chúng cũng ở xa bạn. Đội ngũ dự án tin tưởng vào giá trị dự án mang lại cho cả khách hàng và sự nghiệp của chính họ. Cuối cùng, dự án được bàn giao đúng hẹn, đạt được sự hài lòng của các khách hàng cũng như các bên liên quan.

Những dự án như vậy không phải cứ vậy mà xảy ra. Điều kỳ diệu làm nên chúng chính là sự lãnh đạo kiểu cũ hiệu quả từ một người chủ dự án có năng lực.

Nếu bạn đã từng đóng vai trò quản lý dự án (Project Manager) trước đây, bạn có thể nghĩ rằng việc trở thành một người chủ dự án (Project Owner) về cơ bản cũng giống như vậy – ngoại trừ tư cách chủ sở hữu, bạn có thể đang nghĩ về mức độ chịu trách nhiệm cao hơn. Tuy nhiên trên thực tế, sự khác biệt còn sâu sắc hơn thế. Hãy cùng xem xét kỹ hơn hai vai trò này trong những phần dưới đây, cùng với những nguyên tắc và hướng dẫn kỹ thuật sẽ góp phần thúc đẩy thành công của bạn với tư cách người chủ dự án.

Chủ dự án & Quản lý dự án & Nhà tài trợ dự án

Nếu bỏ đi từ dự án và tập trung vào các khái niệm cơ bản, sự khác biệt giữa ba vai trò này sẽ rõ ràng và dễ hiểu hơn nhiều. Quyền sở hữu thể hiện mức độ trách nhiệm cao hơn, cả về công lao tích lũy làm nên thành công dự án và trách nhiệm cho sự thất bại. Bên cạnh đó, trong quyền sở hữu còn có một ý nghĩa liên quan đến quyền hạn, đặc biệt là những khi cần đưa ra quyết định quan trọng. Quản lý có nghĩa là xử lý hoạt động hằng ngày của một đối tượng nào đó – một nhóm, một tài sản, một dự án – dưới sự kiểm soát cuối cùng của một người nào đó. Người quản lý chịu trách nhiệm liên lạc và điều hành dự án hoạt động. Cuối cùng, Tài trợ chính là cung cấp kinh phí và được ghi tên vào thành phẩm để khoe với cả thế giới này.

Trong bối cảnh một dự án, nhà tài trợ nói chung là một nhà điều hành hoặc giám đóc. Họ là người xác định ngân sách của dự án và là người quyết định độ ưu tiên cho vấn đề của các nhóm. Và, dù công bằng hay không, dự án thường được coi là của họ trong suy nghĩ của các nhà lãnh đạo cấp trên khác.

Chủ dự án là người có tầm nhìn xa. Họ xác định được một vấn đề nào đó và rất hào hứng để giải quyết nó. Đồng thời, họ đảm bảo rằng dự án phù hợp với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức, đảm bảo nguồn tài trợ từ một nhà tài trợ và dẫn dắt dự án với các bên liên quan. Chủ dự án cũng là người tập hợp đội ngũ dự án, tạo và duy trì động lực cho họ. Một người chủ dự án giỏi sẽ làm điều này bằng cách giúp các nhóm hiểu được giá trị của dự án, lắng nghe ý tưởng của họ và cho họ cơ hội để đào sâu hơn các kỹ năng của mình.

Sau đó, các nhà quản lý dự án nắm bắt tầm nhìn của chủ dự án và điều phối công việc để biến nó thành hiện thực. Họ đề ra những công việc cần thiết cần đạt được sau từng cột mốc và phân công người thích hợp thực hiện nó. Công việc của người quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch nhân lực, quản lý sự phụ thuộc, lập kế hoạch theo tuần và báo cáo tiến độ dự án.

Cần lưu ý rằng, khi tổ chức càng lớn hoặc càng trưởng thành, thì ba vai trò này sẽ càng được tách biệt. Trong nhiều tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, chủ sở hữu và người quản lý dự án thường là cùng một người, và người đó sẽ có rất nhiều việc cần giải quyết. Nếu bạn cũng đang ở trong trường hợp này, hãy cố gắng giải quyết hầu hết các công việc kinh doanh như bình thường để có thể dành ít nhất 2/3 thời gian của mình cho dự án.

Vậy, chính xác thì chủ dự án làm gì mỗi ngày?

Vai trò của chủ dự án thường ít thực dụng hơn vai trò của người quản lý dự án, nhưng vẫn có rất nhiều điều khiến họ bận rộn. Họ là người tìm kiếm các cơ hội để thúc đẩy hồ sơ của dự án mỗi ngày: trao đổi với các bên liên quan về cách dự án này đóng góp vào mục tiêu của họ, nhận phản hồi từ khách hàng và chúc mừng nhóm dự án về các mốc quan trọng họ đã đạt được.

Chủ dự án cũng là người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định cấp cao, cho dù đó là giải quyết tranh chấp về phương pháp tiếp cận tổng thể hay ưu tiên những điều cần có so với những điều nên có. Ví dụ, nếu dự án bị tụt lại phía sau, chủ dự án là người sẽ quyết định liệu có nên thu nhỏ phạm vi dự án, kéo dài thời gian hay củng cố đội ngũ nhóm. Ngược lại, các quyết định triển khai – chẳng hạn như chiến dịch cần một trang web hay một bài đăng trên blog – nên được giao cho các chuyên gia về lĩnh vực đó trong nhóm dự án.

Cuối cùng, là một phần của việc đảm bảo sự liên kết giữa toàn bộ tổ chức, chủ dự án là người ủng hộ các nguồn lực. Nếu nhóm dự án cần sự hỗ trợ của một nhà phát triển web trong một tuần, chủ dự án sẽ làm việc với bất kỳ ai quản lý các nhà phát triển web để hiểu ưu tiên hàng đầu của nhóm họ là gì, và tìm ra cách đảm bảo thời gian một tuần của ai đó. Tương tự, nếu người quản lý dự án cần sự trợ giúp để gỡ rối các mối quan hệ phụ thuộc hoặc tháo gỡ một nút thắt cổ chai, họ có thể báo cáo vấn đề đó cho chủ dự án (chủ dự án cuối cùng có thể phải báo cáo cho nhà tài trợ dự án, mặc dù việc này thường không cần thiết).

Vì sao người chủ dự án lại quan trọng?

Đây là một bí mật nhỏ: một số dự án có thể diễn ra rất suôn sẻ mà không cần chủ dự án. Tuy nhiên, đối với những dự án lớn, đầy tham vọng, phức tạp và kéo dài, chủ dự án chính là yếu tố sống còn. Họ chịu trách nhiệm về tầm nhìn và định hướng tổng thể, để người quản lý có thể tự do sắp xếp các chi tiết phức tạp. Đồng thời, trong khi nhóm đang bận rộn thực hiện dự án, chủ dự án có thời gian để chú ý đến những gì đang diễn ra trong tổ chức lớn hơn và điều chỉnh định hướng của dự án khi cần thiết. (Bởi vì chẳng có mấy điều tồi tệ hơn việc kết thúc một dự án và phát hiện ra nó không còn phù hợp nữa, đúng chứ?)

Bởi vì các thành viên của một nhóm dự án thường tham gia vào nhiều quy trình làm việc, sự tập trung liên tục của chủ dự án đóng vai trò như chất keo kết dính tất cả mọi thứ lại với nhau.

Những phẩm chất của một người chủ dự án vĩ đại

  • Nhà tư tưởng chiến lược
    Xác định các vấn đề đang cản trở tổ chức đạt được các mục tiêu lớn nhất và hình dung các giải pháp khả thi.
  • Nhiệt tình
    Khi chủ dự án hào hứng về việc dự án sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho khách hàng và công ty, sự phấn kích của họ sẽ dễ dàng được lan tỏa. Nhóm dự án luôn có động lực khi cảm thấy công việc của họ ý nghĩa và các bên liên quan sẽ hỗ trợ dự án bằng tất cả khả năng của mình vì họ hiểu được cách nó sẽ thúc đẩy mục tiêu của họ.
  • Khả năng giao tiếp tuyệt vời
    Khi ngày càng có nhiều nhóm hoạt động phân tán, thông tin liên lạc bằng văn bản của người chủ dự án càng cần phải đi đúng hướng. Việc trình bày rõ ràng tầm nhìn, thông tin cập nhật và phản hồi là chưa đủ. Tất cả đều phải được truyền đạt qua các kênh sẽ tiếp cận đúng đối tượng (chẳng hạn như trò chuyện 1-1 hay cuộc họp chung) và phải đến đúng thời điểm để mọi người có thể thích ứng ngay với những thay đổi nếu cần.
  • Đồng cảm
    Lắng nghe là một công việc quan trọng: thu hút phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan, cởi mở với các ý tưởng từ thành viên trong nhóm dự án và hiểu biết về bất cứ thách thức nào họ có thể phải đối mặt. Mọi vấn đề kinh doanh hay vấn đề kỹ thuật, suy cho cùng đều là vấn đề của con người, vì vậy bạn cần tiếp cận các giải pháp với trung tâm là tính nhân văn và sự cảm thông.
  • Tri giác nhạy bén
    Mọi dự án đều sẽ gặp phải những vấn đề. Những chủ dự án giỏi nhất là những người có thể phát hiện ra chúng sớm, hoặc thậm chí là dự đoán và ngăn chặn hoặc giải quyết khi vẫn còn thời gian.
  • Thích ứng
    Thông tin mới được đưa ra, bối cảnh cạnh tranh thay đổi, ngân sách bị cắt giảm, thành viên nhóm thay đổi, v.v. Người chủ dự án phải quyết định làm thế nào để giải quyết các chướng ngại vật và giữ cho đoàn tàu lăn bánh trên đường ray.

Các nguyên tắc dành cho chủ dự án

Không có một cuốn sách hướng dẫn nào có thể đưa ra lời khuyên hoàn hảo cho mọi tình huống bạn sẽ gặp phải và những quyết định bạn sẽ đưa ra với tư cách là người chủ dự án, vì chúng phụ thuộc rất nhiều vào chi tiết cụ thể của tình huống, chẳng hạn như bản chất dự án, văn hóa tổ chức, v.v. Tuy nhiên, có một tập hợp các nguyên tắc để định hướng hành động của bạn trong mọi dự án bạn làm chủ.

  • Hãy bắt đầu với câu hỏi tại sao
    Giả sử rằng bạn không muốn quản lý vi mô nhóm dự án của mình. Trên thực tế, giả sử rằng bạn muốn nhóm có được động lực thực chất để thực hiện công việc tốt nhất trong sự nghiệp của họ. Một trong những thành phần quan trọng nhất là ý thức về mục đích. Hãy hiểu thật rõ giá trị của dự án này đối với tổ chức, khách hàng và bản thân bạn trên tư cách cá nhân, sau đó đặt những lợi ích đó lên hàng đầu. Hãy thảo luận sâu về chúng khi khởi động dự án của bạn và nhắc nhở nhóm trong mỗi cuộc họp, đồng thời đặt chúng ở đầu mọi tài liệu, biểu đồ, trang trình bày và kênh trò chuyện. Bắt đầu bằng lý do tại sao cũng là một cách tuyệt vời để khiến các bên liên quan trở nên hào hứng.
  • Sự rõ ràng là một khoản đầu tư, không phải khoản thuế
    Cần có một sự nỗ lực không hề nhỏ để có thể kết nối đúng người với đúng thông tin cần thiết trong đúng thời điểm thích hợp. Nhưng nó mang lại hiệu quả xứng đáng. Nếu không có hướng dẫn rõ ràng từ bạn, nhóm dự án có thể đi sai hướng và khiến dự án gặp rủi ro. Bạn càng có thể đoán trước những thông tin họ sẽ cần tiếp theo và cung cấp chúng trước khi họ phải hỏi, thì mọi thứ sẽ càng diễn ra nhanh hơn.
  • Niềm tin sẽ chiến thắng, sự kiểm soát sẽ phản tác dụng
    Thành phần quan trọng thứ hai trong động lực nội tại là sự tự chủ. Khi mọi người được tin tưởng để đưa ra quyết định tốt về công việc của họ, họ có xu hướng đưa ra những quyết định tốt. Không chỉ vậy, họ cũng sẽ đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo hơn so với khi bạn ra lệnh mọi thứ từ trên cao. Ngược lại, quản lý vi mô tạo ra sự bức bối và làm giảm chất lượng công việc. Vì vậy, hãy cứ “để mọi thứ diễn ra”.
  • Những ưu tiên quan trọng hơn kế hoạch
    Chắc chắn tuân thủ một kế hoạch là một việc tốt, tất cả đều thoải mái, ấm cúng và an toàn. Tuy nhiên, hãy nhớ đến những thứ liên quan đến khả năng thích ứng. Khi kế hoạch của bạn bị gián đoạn, bạn nên điều chỉnh lại nó để phù hợp với các ưu tiên của dự án, hơn là tiếp tục thực hiện với hy vọng (vô ích) rằng sự gián đoạn sẽ sớm bốc hơi.

5 kỹ thuật làm chủ dự án từ Atlassian Team Playbook

  1. Khởi động dự án (project kick-offs) với sự tương tác sẽ thực sự thúc đẩy dự án về phía trước – Hầu hết các cuộc họp khởi động dự án là những buổi truyền phát thông tin một chiều, điều mà đúng ra chỉ nên là một trang Confluence. Thay vào đó, hãy xây dựng một chương trình thu hút các thành viên trong nhóm và các bên liên quan tham gia ngay từ đầu, vì sẽ có vô số ý tưởng hợp tác như tạo ra một tuyên bố tầm nhìn, thống nhất cách thức đưa ra quyết định, đề ra các cột mốc quan trọng, hiểu rõ hơn về đồng đội và nhiều ý tưởng khác được tạo ra trong buổi họp khởi động dự án.
  2. Trade-off sliders hỗ trợ đưa ra các quyết định thông minh, độc lập – Kỹ thuật này giúp nhóm dự án đưa ra các lựa chọn hằng ngày dựa trên mức độ ưu tiên tương đối về chi phí, thời gian, mức độ hài lòng của khách hàng, bảo mật, khả năng mở rộng, chất lượng, v.v. Bạn và nhóm của mình sẽ cần cân nhắc tất cả các yếu tố có thể được tối ưu hóa để xác định những yếu tố nào cạnh tranh hoặc xung đột với nhau, sau đó thảo luận về sự đánh đổi. Khi bạn đã đồng ý về một định hướng nào đó, nhóm sẽ có thể tự chủ đưa ra hầu hết các quyết định và loại bỏ một nút thắt khó chịu.
  3. Kế hoạch giao tiếp giữa các bên liên quan – Cập nhật nhất quán, chủ động là cách tốt nhất để ngăn chặn các yêu cầu liên tục về thông tin đến từ người này hay người khác. Vì vậy, hãy dành một giờ để suy nghĩ xem bạn sẽ cần giao tiếp với ai, họ muốn loại thông tin cập nhật nào và kênh giao tiếp nào sẽ tiếp cận họ tốt nhất. Sau đó, hãy ghi lại nó và xem xét với nhóm dự án của bạn.
  4. Phân tích sớm để phát hiện và giải quyết các rủi ro – Đừng chỉ thả mình trôi theo dòng nướcvà hy vọng những điều tốt đẹp sẽ đến. Hãy tập hợp nhóm dự án của bạn và suy nghĩ về tất cả các cách dự án có thể thất bại, sau đó tìm ra cách bạn có thể giải quyết những rủi ro này ngay từ bây giờ, khi vẫn còn thời gian.
  5. Kiểm tra sức khỏe nhóm để duy trì hiệu suất cao – Đây là một kỹ thuật phát hiện sớm khác, nhưng ở đây bạn đang xem xét cách bạn hoạt động như với tư cách một nhóm dự án. Bạn có những hiểu biết chung về dự án và giá trị của nó không? Đã đúng người và đúng kỹ năng hay chưa? Bạn có đang quản lý sự phụ thuộc một cách hiệu quả không? Atlassian đã phát triển framework Team Health Monitor để giúp bạn tự đánh giá điểm mạnh của mình với tư cách là một nhóm và giải quyết các lĩnh vực yếu hơn.

Bây giờ, có lẽ bạn đã hiểu được vai trò của một người chủ dự án, điều gì làm nên sự khác biệt ở những người vĩ đại và phương pháp nào sẽ giữ cho dự án của bạn hoạt động trơn tru. Điều duy nhất bạn cần làm lúc này chính là bắt tay vào thực hiện chúng!

Theo Atlassian Blog