Làm việc hiệu quả với bảng trong Confluence

Tháng Tư 29, 2022
Nga Pham

Các mẹo giúp bạn nhận thông tin nhanh chóng và rõ ràng hơn bằng cách sử dụng bảng trong Confluence

Đối với hầu hết các nhân viên văn phòng, thật khó để tưởng tượng một ngày làm việc mà không có bảng (table). Các bảng có chức năng hỗ trợ theo dõi và truyền đạt tiến độ, tài sản, ngân sách – hầu như bất kỳ thông tin nào cần được tính toán, lưu trữ hoặc sắp xếp.

Nếu Confluence là môi trường làm việc chính của bạn, bạn có thể đã sử dụng tính năng bảng, tuy nhiên tính năng này có thể mạnh mẽ và hữu ích hơn bạn nghĩ. Ngoài lưới thông tin tiêu chuẩn, bạn cũng có thể sắp xếp và tính toán dữ liệu bằng cách sử dụng bộ ứng dụng được liên kết của Confluence. Bằng cách đó, bạn sẽ nhận ra rằng bạn không cần sử dụng bất kỳ công cụ nào khác để mô tả và xử lý bảng, vì các tính năng gốc của Confluence đã hỗ trợ bạn tạo bảng, tùy chỉnh bảng, cũng như khiến chúng trở nên hấp dẫn và có thể tương tác.

Confluence có rất nhiều công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn sắp xếp các bảng của mình một cách gọn gàng và tiện lợi. Bạn có thể quản lý yêu cầu sản phẩm, kế hoạch nguồn lực hoặc các thông tin khác về dự án, bằng cách sử dụng các macro, chẳng hạn như Page Properties và Page Properties Report hay Task Reporting Table. Thêm vào đó, bạn sẽ không mất chút thời gian nào với các bản thiết kế được xác định trước.

Hãy tìm hiểu về các thực hành hay nhất khi làm việc với bảng trong Confluence và quan sát cách mọi thứ đang hoạt động, từ các tính năng cơ bản cho đến các kỹ thuật nâng cao.

Cấu trúc dữ liệu của bạn một cách dễ hiểu bằng các công cụ tùy chỉnh của Confluence

Sau khi tạo một bảng trong Confluence, bạn có thể làm nhiều thứ để khiến nó chính xác với ý định của bạn hơn.

Định dạng bố cục bảng để nhận tất cả thông tin trong một chế độ xem

Bảng có thể giúp truyền đạt nhiều thông tin trong nháy mắt, nhưng chỉ khi các ô hiển thị tất cả thông tin một cách dễ hiểu. Hãy xác định bố cục bảng của bạn theo các mẹo sau:

  • Sử dụng nút có hai mũi tên ngang để làm cho bảng rộng bằng trang hoặc căn bảng ở chính giữa. Bạn có thể chọn một trong ba kích thước bảng.
  • Xác định chiều rộng của mỗi cột: Di chuột qua các đường viền của một cột và kéo cho đến khi nó đạt được kích thước phù hợp.
  • Để tạo các cột cùng chiều rộng, hãy chọn chúng và nhấp vào mũi tên xuống, sau đó chọn tùy chọn Distribute columns (Phân phối cột).
Giao tiếp trực quan nhanh chóng hơn với định dạng ô

Bạn có thể giúp mọi người tìm nhanh các chủ đề hoặc nhóm thông tin cụ thể bằng các sử dụng mã màu hoặc hình ảnh. Dưới đây là một số công cụ gốc của Confluence có thể giúp bạn làm điều đó:

  • Hợp nhất nhiều ô bằng cách lựa chọn chúng, nhấn vào mũi tên xuống và chọn merge cells (hợp nhất các ô). Bạn cũng có thể tách các ô, nhưng chỉ khi chúng đã được hợp nhất trước đó.
  • Sắp xếp các bảng của bạn với các tiêu đề bằng các nhấp vào Table Options (tùy chọn bảng) ở cuối bảng và chọn cách đặt tiêu đề theo hàng hoặc theo cột. Ngoài ra, bạn còn có tùy chọn bổ sung là thêm cột được đánh số – tính năng hữu ích trong trường hợp bảng của bạn chứa một danh sách lớn. Bạn chỉ cần nhấn chọn Numbered column (cột được đánh số) và nó sẽ xuất hiện ở bên trái của bảng.
  • Sử dụng các màu sắc khác nhau để làm nổi bật các ô nhất định. Hãy chọn (các) ô và nhấp vào mũi tên xuống, sau đó chọn màu trong Cell background (nền ô).
Financial marketing plan example screenshot
Định dạng bảng trong Confluence
Làm quen với các công cụ gốc để giao tiếp hiệu quả với bảng trong Confluence

Confluence còn rất nhiều công cụ thú vị khác giúp bạn tạo ra các thông tin rõ ràng và có thể scan:

  • Điền vào bảng của bạn với các trạng thái (status). Bạn có thể thêm macro Staus bằng các nhập / status vào ô hoặc chọn nó từ các macro ở thanh công cụ trên cùng. Hãy đặt tên cho trạng thái của bạn và chọn màu cho nó.
  • Chỉ định ngày bằng macro Date. Thêm macro vào ô và chọn một ngày cụ thể từ lịch tương tác.
  • Làm cho bảng của bạn trở nên thú vị và hấp dẫn hơn với các biểu tượng cảm xúc. Bạn có thể sử dụng chúng thay cho các trạng thái để đánh dấu dữ liệu một cách trực quan. Hãy nhấp vào biểu tượng mặt cười ở thanh công cụ trên cùng để khám phá tất cả các biểu tượng cảm xúc.

Để tìm hiểu các mẹo khác về cách tùy chỉnh bảng của bạn trong Confluence, hãy xem thêm video dưới đây.

Hợp nhất các bảng tương tự để có một cái nhìn tổng quan về công việc giữa các nhóm

Confluence cũng hỗ trợ bạn quản lý các bảng chứa dữ liệu tương tự nhau. Nếu các bảng như vậy nằm rải rác trong không gian làm việc của bạn, bạn có thể hợp nhất chúng thành một bảng lớn hơn. Bằng cách này, bạn có thể nhóm thông tin về các nhiệm vụ riêng biệt trên một trang hoặc trích xuất các thông tin cụ thể từ các yêu cầu chi tiết của dự án, hợp nhất chúng trong một bảng để có cái nhìn tổng quan nhanh hơn.

Bạn sẽ sử dụng hai macro trong trường hợp này: Page PropertiesPage Properties Report.

Trước tiên, bạn cần thêm macro Page Properties vào trang và đặt một bảng hai hàng (hoặc hai cột) bên trong nó. Đặt một nhãn (label) cho trang này và các trang khác có bảng tương tự. Những nhãn này sau đó sẽ được sử dụng trong Page Properties Report để tìm ra các trang cụ thể và tạo bảng từ chúng.

Sau khi gói tất cả các bảng của bạn vào macro Page Properties, bạn có thể tạo một trang mới. Cuối cùng, chèn macro Page Properties Report vào, chọn các nhãn bạn đã đặt trước đó, xác định không gian nơi các bảng này được đặt và lưu trang.

product requirements new gif

Bạn có thể thực hiện quá trình này một cách dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các bản thiết kế trang được xác định trước. Bạn cũng có thể tự tạo các mẫu, thêm các bảng và macro được định dạng cụ thể, hoặc sử dụng bản thiết kế có sẵn đã chứa macro Page Properties, chẳng hạn như Product Requirements Blueprint.

landing pages screenshot

Để có thêm cảm hứng, bạn có thể xem video về cách sử dụng macro Page Properties và Page Properties Report.

Tận dụng macro Confluence table để giữ cho các dự án đi đúng hướng

Những người sử dụng Confluence để quản lý dự án thường đặt các nhiệm vụ (task) trên các trang khác nhau. Việc này sẽ khiến bạn khó theo dõi chúng, nhưng bạn có thể sắp xếp chúng trong một bảng, đặc biệt nếu các nhiệm vụ này liên quan đến một dự án nhất định. Quá trình này rất đơn giản.

Tạo một trang mới và thêm macro Task Report, sau đó định cấu hình cài đặt:

  • Chọn một không gian hoặc các trang chứa các nhiệm vụ
  • Chọn một người đảm nhận các nhiệm vụ
  • Chọn một trạng thái cho các nhiệm vụ
  • Quyết định cách sắp xếp các nhiệm vụ và cột nào sẽ hiển thị chúng
  • Lưu macro và trang, bạn sẽ thấy một bảng hiển thị tất cả các nhiệm vụ. Khi bạn đánh dấu chúng là done (đã xong), trạng thái này cũng sẽ được cập nhật trên trang tương ứng.
team tasks screenshot
Macro Task Report

Nếu bạn sử dụng Jira để theo dõi các nhiệm vụ của mình, bạn vẫn có thể tạo ra sự liên kết và minh bạch giữa các nhóm bằng cách liên kết Jira với Confluence và thêm Jira Macro. Trong cài đặt macro, bạn có thể chọn dự án hoặc (các) vấn đề bạn muốn hiển thị. Bạn thậm chí có thể xây dựng biểu đồ trên cơ sở các vấn đề hoặc dự án cơ bản trong bảng Jira Issues của mình. Bạn chỉ cần nhấp vào Jira Charts ở bên trái khi chỉnh sửa Jira Macro.

jira chart gif
Macro Jira Chart

Mở rộng khả năng của bảng với Table Filter and Charts

Nếu việc chia sẻ, xử lý và trực quan hóa dữ liệu dạng bảng đóng vai trò rất quan trọng đối với nhóm của bạn, thì việc đầu tư vào một ứng dụng trong Marketplace để mở rộng khả năng của bạn sẽ càng trở nên hợp lý. Chẳng hạn như, Table Filter and Charts for Confluence (Bộ lọc Bảng và Biểu đồ cho Confluence) là một ứng dụng được nhiều người dùng Confluence yêu thích:

  • Lọc bảng: Macro Table Filter áp dụng các bộ lọc có liên quan nhất cho các cột của bảng, chẳng hạn như dropdown và bộ lọc ngày. Bạn chỉ cần lựa chọn dữ liệu để mô tả.
  • Nhóm và tính toán dữ liệu: Sử dụng macro Pivot Table để so sánh các giá trị một cách nhanh chóng. Hãy lựa chọn các cột có đầu vào lặp lại để khiến chúng hoạt động như một hàng, các nhãn cho cột và chọn kiểu tính toán.
  • Xây dựng biểu đồ và đồ thị: Chuyển dữ liệu dạng bảng thành biểu đồ động mà bạn có thể thay đổi nhanh chóng. Macro Chart from Table cung cấp cho bạn hơn 15 loại biểu đồ.
  • Chuyển đổi các bảng hiện có: Hợp nhất các bảng của bạn bằng cách sử dụng các giá trị đặt trước được tích hợp hoặc thực hiện một phép chuyển đổi tùy chỉnh với sự trợ giúp của các hàm SQL.
  • Bảng kết xuất từ các nguồn khác nhau: Các macro tùy chỉnh bảng này hỗ trợ các tệp ở định dạng CSV, TSV hay JSON và các bảng từ Google Sheets.
  • Sử dụng lại bảng trên các trang khác nhau: Macro Table Excerpt dẫn xuất một bảng từ một trang và macro Table Excerpt Include mô tả lại nó ở một nơi khác. Bạn cũng có thể xuất siêu dữ liệu trang nguồn trong cùng một bảng.

Với một ứng dụng như Table Filter and Charts for Confluence, bạn có thể kết hợp thêm các macro Table Filter, Pivot Table và Chart from Table trong chế độ xem bằng cách nhấp vào biểu tượng hình phễu ở đầu bảng. Ứng dụng sẽ đề xuất các tùy chọn phù hợp nhất cho từng macro, nhưng bạn cũng có thể khám phá các biểu đồ khác ngay trong chế độ xem.

macro combo screenshot
Table Filter and Charts for Confluence

Nếu bạn muốn thực hiện các thay đổi mạnh mẽ hơn trong việc phân tích và hiển thị dữ liệu, bạn có thể chuyển đến chế độ chỉnh sửa và điều chỉnh cài đặt cho đến khi nhận được kết quản mong muốn.

Bảng trong Confluence rất linh hoạt và thú vị, hãy tận dụng các thực hành hay nhất nói trên và sáng tạo với các bảng của bạn để tối đa hóa tiềm năng của chúng!

Theo Atlassian