Làm việc từ xa trong thời đại Cloud

Tháng Sáu 4, 2021
Nga Pham

Năng suất cao, giữ chân nhân tài, sự hài lòng của nhân viên, giảm thiểu áp lực, ít chi phí văn phòng, nguồn nhân lực tài năng lớn, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống… Làm việc từ xa đem lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, những lý do kể trên có tác động lớn khiến ngày càng nhiều công ty bắt đầu thu hút lực lượng lao động từ xa.

Trên thực tế, vào cuối năm 2019, 4.7 triệu người Mỹ đã làm việc từ xa. Ngoài ra, theo một cuộc khảo sát với những lao động trí thức, có đến 95% nhân viên văn phòng muốn làm việc từ xa (với 74% sẵn sàng bỏ việc để làm như vậy). Gần 26% đã rời bỏ công việc hiện tại vì doanh nghiệp không hỗ trợ làm việc từ xa, trong khi 66% cho rằng làm việc tại công ty sẽ trở nên lỗi thời vào năm 2030. Đây là những số liệu trước khi đại dịch Covid-19 năm 2020 mang đến một bước nhảy vọt lớn trong tỷ lệ công việc từ xa.

Nếu bạn chưa tin rằng làm việc từ xa là con đường của tương lai, thì đây là một số thông tin thực tế có thể sẽ khiến bạn phải ngồi lại họp với nhóm lãnh đạo của mình. Bởi vì nếu bạn chưa xem xét đến công việc từ xa, thì đối thủ của bạn có thể đang dẫn trước bạn – về năng suất, sự hài lòng của nhân viên, khả năng tiếp cận thị trường nhân lực và nhiều lợi thế khác.

Lợi ích của công việc từ xa

Tăng năng suất

Một nghiên cứu từ Stanford cho thấy rằng những nhân viên làm việc từ xa và sử dụng đám mây, truy cập từ bên ngoài cơ sở doanh nghiệp có năng suất cao hơn 13% so với các đồng nghiệp tại văn phòng. Trong một nghiên cứu khác, 85% doanh nghiệp đồng ý rằng năng suất sẽ tăng lên khi họ cho phép nhân viên linh hoạt hơn về vị trí làm việc. Năng suất thấp khiến các công ty tiêu tốn tới 7 nghìn tỷ đô la hàng năm, theo số liệu của Gallup, do đó mức tăng 13% là một khoản chi phí tiết kiệm tiềm năng rất lớn.

Tiết kiệm tiền bạc

Không gian văn phòng, tiện ích, và thậm chí là cả chi phí cho những ngày nghỉ phép đang là một vấn đề khó khăn với những công ty không có đội ngũ làm việc từ xa. Một chuyên gia ước tính rằng giữa việc tăng năng suất, giảm tỷ lệ nghỉ việc và các khoản tiết kiệm khác, trung bình mỗi công ty có thể tiết kiệm được 11.000 USD cho mỗi nhân viên làm việc từ xa bán thời gian (một nửa thời gian vẫn làm việc tại văn phòng).

Và nếu đó là con số dành cho làm việc từ xa bán thời gian, hãy thử tưởng tượng con số tương ứng cho những công ty làm việc từ xa hoàn toàn có thể tiết kiệm trong một năm, chẳng hạn như InVision – một công ty phần mềm với gần 800 nhân viên và không có văn phòng.

Chi phí tiết kiệm được theo số lượng nhân viên làm việc từ xa

Nhà tuyển dụng không phải là những người duy nhất hưởng lợi từ công việc từ xa. Những nhân viên làm việc từ xa toàn thời gian sẽ tiết kiệm được chi phí và cả thời gian di chuyển đến văn phòng, hơn nữa họ có thể lựa chọn sống ở những khu vực có chi phí sinh hoạt thấp mà không cần phải đắn đo về khoảng cách từ nơi ở đến công ty.

Thu hút nhân tài

Hiểu một cách đơn giản, thị trường nhân lực của bạn càng rộng thì cơ hội bạn tìm kiếm được nhân tài càng cao. Mở rộng phạm vi ra khỏi văn phòng, thành phố, tỉnh thành và thậm chí là cả quốc gia đồng nghĩa với việc bạn sẽ gặp được nhiều người tài giỏi hơn, đặc biệt là đối với các vai trò lãnh đạo cấp cao hoặc chuyên viên kỹ thuật trình độ cao hiếm gặp.

Hỗ trợ làm việc từ xa gia tăng khả năng tìm được ứng viên phù hợp cho công việc

Một lý do rất dễ nhận thấy, rằng nếu ứng cử viên tốt nhất của bạn ở Atlanta còn bạn ở New York, bạn không cần phải cố gắng thuyết phục họ chuyển nơi ở. Nhưng vẫn còn một lý do khác khó thấy hơn khiến điều này mở rộng nguồn nhân lực của bạn. Ứng cử viên tuyệt nhất của bạn có thể ở trong chính thành phố của bạn, nhưng không thể làm việc tại văn phòng vì họ là người khuyết tật, người chăm sóc duy nhất của một đứa trẻ nhỏ hoặc cha mẹ già bị ốm, hoặc chỉ đơn giản là một người làm việc từ xa lâu năm và họ hiểu rằng bản thân mình làm việc hiệu quả hơn khi ở nhà.

Tuân thủ ADA (và thu hút nhiều tài năng đa dạng hơn)

Theo Americans with Disabilities Act (ADA – Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ), người sử dụng lao động có nghĩa vụ tuân thủ các yêu cầu hợp lý về cơ sở vật chất dành cho nhân viên khuyết tật. Trong một số trường hợp, đó là những điều hiển nhiên như nhà vệ sinh thuận tiện cho việc đi lại, thang máy và hành lang dành cho xe lăn, v.v. Còn trong những trường hợp khác, một nhân viên bị trầm cảm có thể yêu cầu bàn làm việc có cửa sổ, hoặc một nhân viên bị bệnh kinh niên cần có chỗ ngồi trong những cuộc họp, hội nghi đứng. Hoặc với nhiều lý do, nhân viên khuyết tật có thể yêu cầu làm việc tại nhà bán thời gian hoặc toàn bộ thời gian.

Doanh nghiệp của bạn càng hỗ trợ làm việc từ xa thì càng dễ để tuân thủ ADA càng, và quan trọng hơn là có thể khuyến khích, thúc đẩy sự thành công của những nhân viên khuyết tật. Bạn không muốn bỏ lỡ những thiên tài như Stephen Hawking, Albert Einstein, hay Ludwig von Beethoven chỉ vì không hỗ trợ công việc từ xa, đúng chứ?

Cải thiện đời sống nhân viên (và giữ chân nhân tài)

Sự hài lòng trong công việc của nhân viên hơn 57% và tỷ lệ bỏ việc thấp hơn 50% khi nhà tuyển dụng cho phép họ làm việc từ xa tại nhà. Lý do cho điều này khá đơn giản: sự linh hoạt trong công việc tạo điều kiện cho cuộc sống riêng của họ. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu con em họ bị ốm? Thay vì sử dụng hết một ngày phép, cha mẹ có thể làm việc tại nhà. Bạn cần đến nha sĩ gần nhà nhưng họ không làm việc sau giờ hành chính? Chỉ cần điều chỉnh lịch làm việc của bạn và đặt một cuộc hẹn phù hợp với phòng khám.

Chưa kể đến việc nhiều văn phòng ở nhà sẽ yên tĩnh, thoải mái và ít gây phiền nhiễu hơn. Giờ nghỉ trưa trong nhà bếp của bạn sẽ thư thái hơn so với việc nấu nướng bằng lò vi sóng hay ra ngoài ăn trưa. Và khi bạn đã hoàn thành công việc trong ngày, là thật sự đã xong, không cần phải di chuyển. Tất cả những điều này giúp giảm bớt căng thẳng, điều hòa sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, khiến cho nhân viên hạnh phúc hơn.

Làm việc tại nhà không thích hợp cho tất cả mọi người, nhưng những ai thích nó sẽ thật sự thích nó. Một khi đã làm việc tại nhà, hầu hết mọi người sẽ không trở lại văn phòng. Trên thực tế, 91% những người làm việc tại nhà cho biết đây là một lựa chọn tốt cho họ về lâu dài, và 96% cho biết họ muốn giới thiệu cách làm việc này cho một người bạn của mình.

Chuẩn bị cho đợt khủng hoảng tiếp theo

Đại dịch năm 2020 đã dạy cho chúng ta một bài học: đôi khi làm việc từ xa sẽ trở nên cần thiết ngay lập tức! Và nếu bạn không chuẩn bị cho nó, cái giá phải trả có thể sẽ rất lớn.

Mặc dù tất cả chúng ta đều hy vọng sẽ không còn thảm họa nào xảy ra trong tương lai, nhưng không một ai có thể nói trước được. Có rất nhiều trường hợp xấu xảy ra khiến nhân viên không thể tới được văn phòng. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn và chính bạn chưa sẵn sàng cho làm việc từ xa, bạn cũng nên lập kế hoạch đối phó với khủng hoảng và sẵn sàng nhấn nút điều khiển từ xa để doanh nghiệp của bạn không bị thụt lùi khi thế giới đảo lộn!

Có thể bạn đã và đang làm việc từ xa?

Bạn đã bao giờ kiểm tra email công việc trong kỳ nghỉ chưa? Trong xe? Hoặc vào bữa trưa? Bạn đã bao giờ quên gửi một thứ gì đó cho đồng nghiệp nên đã làm điều đó khi về nhà? Có bao giờ người thân của bạn bị ốm và bạn quyết định làm việc ở nhà để chăm sóc họ? Nếu vậy thì xin chúc mừng! Bạn đã đang làm việc từ xa. Hầu hết chúng ta có lẽ đã gửi/ nhận một vài email và cuộc điện thoại công việc bên ngoài văn phòng. Làm việc từ xa không hề đáng sợ hoặc hiếm thấy. Đối với nhiều người, đó thật sự là một công việc hằng ngày.

Đó cũng là một lý do khác để thiết lập hệ thống của bạn hỗ trợ việc làm từ xa. Nếu bạn đang làm việc từ xa nhưng không thiết lập cho nó, có thể bạn đang và sẽ gặp phải những rủi ro không đáng có và sử dụng các giải pháp không hiệu quả hoặc rất có thể nhân viên của bạn đang sử dụng các ứng dụng đám mây một cách không an toàn.

Gartner – một công ty toàn cầu nghiên cứu, tư vấn và cung cấp thông tin, công cụ cho các nhà lãnh đạo trong lĩnh vực CNTT, tài chính, nhân sự, v.v đã đặt vấn đề: “Các CIO phải thay đổi câu hỏi của họ, từ Cloud có an toàn không? thành Tôi có đang sử dụng Cloud một cách an toàn không?“. Sự thật là ngày nay hầu hết chúng ta đều sử dụng Cloud, nhưng điều khác biệt chỉ nằm ở chỗ công ty có đang làm điều đó một cách có chủ ý và chú tâm vào vấn đề bảo mật hay không.

Cloud hỗ trợ công việc từ xa như thế nào?

Bạn có tin rằng làm việc từ xa là xu hướng của tương lai (hoặc ít nhất là con đường của những công ty muốn có nhân tài tốt nhất, tiết kiệm chi phí và đạt được năng suất cao nhất)? Bước tiếp theo là chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn tiến xa – dù là hằng ngày hay dự phòng cho những trường hợp bất thường.

Có nghĩa là, nếu bạn chưa ở trên đám mây, thì bây giờ chính là lúc!

Làm việc từ xa với thiết lập tại chỗ thật sự rất phức tạp với các máy ảo và VPN tự host, cũng như một số dữ liệu chỉ có thể truy cập trên trang web. Ngược lại, các giải pháp đám mây có thể dễ dàng kết nối từ khắp mọi nơi, chỉ cần có Internet.

Chưa kể đến những lợi ích mà Cloud mang lại:

  • Bảo mật đám mây đã được xây dựng với tính năng làm việc từ xa (trên thực tế, 94% doanh nghiệp được khảo sát cho biết vấn đề bảo mật đã được cải thiện tốt hơn khi họ chuyển sang đám mây).
  • Các công cụ Cloud (ít nhất là ở Atlassian) được xây dựng trên nền tảng là sự cộng tác.
  • Với Cloud, bạn sẽ luôn được sử dụng sản phẩm mới nhất, cùng với các nâng cấp và cải tiến về năng suất, bảo mật và UX ngay khi có sẵn, thay vì phải chờ đợi các bản cập nhật hàng quý hoặc hai năm một lần như khi xây dựng máy chủ tại chỗ.
  • Cloud giảm tải công việc CNTT trong quá trình thiết lập và hỗ trợ công việc từ xa.
  • Sự linh hoạt cho phép bạn tự động thay đổi quy mô, tăng giảm phù hợp, giúp nhân viên đạt được mục tiêu ngay cả khi họ sử dụng hệ thống vào những thời điểm không thường thấy.

Nguồn: Atlassian Blog