Lập kế hoạch tài nguyên một cách hiệu quả với các ứng dụng hỗ trợ trên Jira và Confluence

Tháng Mười Hai 9, 2021
Nga Pham

Chủ động lập kế hoạch tài nguyên là chìa khóa để quản lý dự án hiệu quả. Để lập kế hoạch tài nguyên tốt, doanh nghiệp cần đảm bảo sự kết hợp phong phú của quy trình, công nghệ và tự động hóa. Điều này giúp các công ty làm việc hiệu quả hơn bằng cách chỉ định đúng người, đúng thời điểm và công cụ cho một dự án, đồng thời đảm bảo rằng các dự án có tác động cao có thể thành công.

Thật vậy, không có gì ngạc nhiên khi một kế hoạch tài nguyên kém có thể gây lãng phí tới 11.4% tài nguyên của một công ty, theo Pulse of the Profession của PMI năm 2020. Vì vậy, để tối đa hóa tài nguyên của công ty và quản lý kế hoạch dự án chính xác, người quản lý dự án cần suy nghĩ về việc quản lý, hoạch định, phân bổ và sử dụng tài nguyên ngay cả trước khi suy nghĩ về bản thân dự án.

Để điều hành nhóm và tài nguyên dự án một cách hiệu quả, người quản lý dự án cũng cần đến sự trợ giúp của các phần mềm giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp – giống như hầu hết các nhà quản lý dự án – bạn đang thực hiện một số dự án đồng thời. Quản lý tài nguyên hiệu quả có thể giúp sắp xếp các khối lượng công việc này một cách hợp lý và giải quyết nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra từ các dự án có tài nguyên kém và được lập kế hoạch kém.

Lập kế hoạch tài nguyên là gì?

Lập kế hoạch tài nguyên là quá trình lập danh mục, dự báo và chỉ định các loại tài nguyên (chẳng hạn như con người, thời gian, vật liệu, vật tư, công cụ và thiết bị) cho một dự án vào một thời điểm với chi phí phù hợp. Nếu lập kế hoạch tài nguyên tốt, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang sử dụng các tài nguyên của công ty một cách hiệu quả và hợp lý.

Lợi ích của phần mềm lập kế hoạch tài nguyên

Các nhà quản lý dự án sử dụng phần mềm lập kế hoạch tài nguyên sẽ có thể nâng cao năng suất, hiệu suất nhóm và lợi nhuận cho dự án của họ. Solomon Dethe – người quản lý hoạt động và hậu cần cho CARS24 – chia sẻ rằng phần mềm lập kế hoạch tài nguyên đã theo dõi, lập lịch và tối ưu hóa nguồn nhân lực, vật lực cần thiết cho việc quản lý dự án. Loại phần mềm này giúp người dùng so sánh mức độ sẵn có của tài nguyên với nhu cầu và phân bổ các tài nguyên nói trên để đảm bảo dự án được hoàn thiện đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách. Một nghiên cứu của McKinsey cũng cho thấy rằng các nhà quản lý dự án và các công ty áp dụng các kỹ thuật ra quyết định dựa trên dữ liệu của phần mềm lập kế hoạch tài nguyên có khả năng vượt xa đối thủ cạnh tranh hơn 36% nhờ vào khả năng thực hiện phân tích kịch bản của họ.

Dưới đây là một số ví dụ về cách các phần mềm quản lý và lập kế hoạch tài nguyên có thể định hướng thành công cho dự án tiếp theo của bạn.

  • Cung cấp một phương pháp tốt để theo dõi, quản lý và lập kế hoạch các dự án bằng cách mang đến một cái nhìn duy nhất về tất cả các tài nguyên mà công ty đang sử dụng.
  • Tạo ra bảng tính và lịch biểu hỗ trợ lập kế hoạch cho nhiều loại nhiệm vụ và dự án, vừa tối đa hóa tài nguyên, vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
  • Phát hiện các tài nguyên tối ưu cho các dự án cụ thể và giúp bạn phân bổ các tài nguyên này một cách hiệu quả cho các nhiệm vụ.
  • Dự báo và dự đoán nhu cầu của dự án trong tương lai bằng cách theo dõi các tài nguyên sẵn có và nhu cầu, cũng như năng lực của tài nguyên trong tương lai.

Mọi dự án thành công đều bắt đầu bằng việc lập kế hoạch tài nguyên

Dự án có thể không đáp ứng được mục tiêu về thời hạn và ngân sách nếu không có một kế hoạch tài nguyên phù hợp. Nếu bạn vẫn đang lập kế hoạch tài nguyên dự án của mình bằng bảng tính Excel và bảng trắng, rất có thể bạn đang không tối đa hóa khả năng của nhóm hoặc tài nguyên của mình. Việc theo dõi ngân sách một cách hiệu quả có lẽ cũng khó khăn hơn vì bạn không có một chế độ xem động. Ngược lại, các công ty sử dụng các công cụ lập kế hoạch tài nguyên chuyên dụng chia sẻ rằng việc lên lịch khối lượng công việc và thời gian cho các dự án của họ hoạt động cực kỳ hiệu quả.

Bên cạnh việc giúp bạn lên lịch một cách hiệu quả các khối lượng công việc và bàn giao dự án đúng thời hạn, các công cụ lập kế hoạch tài nguyên cũng cung cấp cho mọi thành viên trong nhóm của bạn một cái nhìn tổng thể về quy trình của dự án trước khi bắt đầu.

Việc lập kế hoạch tài nguyên phá vỡ các silo và cải thiện khả năng hợp tác

Silo (trạng thái tâm lý xảy ra trong doanh nghiệp khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với các bộ phận khác) thường xảy ra khi người quản lý dự án không có phương tiện để chia sẻ thông tin hoặc kiến thức với các thành viên trong nhóm và những người khác trong tổ chức của họ. Một khảo sát gần đây của Gallup báo cáo rằng chỉ có 36% người lao động ở Hoa Kỳ thật sự tham gia vào công việc của họ, có nghĩa là 50% nhân viên nhàn rỗi và 15% còn lại chủ động lựa chọn nhàn rỗi.

Các nhà quản lý dự án biết rằng khi nhóm của họ nhàn rỗi, sự kiệt sức sẽ không còn xa nữa. Đây là lý do tại sao các nhà quản lý dự án thành công luôn cố gắng giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm của họ tích cực tham gia vào nhiệm vụ của mình và trao đổi với những đồng nghiệp khác, bằng cách tìm ra các công cụ để biến điều này thành khả thi. Thông thường, khi các nhóm trong toàn doanh nghiệp tích cực cộng tác với nhau, các nhân viên sẽ luôn có động lực, tập trung vào dự án và nguy cơ kiệt sức cũng giảm bớt.

Brent Gleeson, một diễn giả và tác giả của TakingPoint thẳng thắn chia sẻ: Các silo thật tệ! Chúng ngăn cản sự hợp tác và khả năng điều phối nhóm đằng sau một tầm nhìn thống nhất. Hãy loại bỏ chúng.

Phần mềm quản lý tài nguyên và các công cụ lập kế hoạch tài nguyên giúp các nhà quản lý dự án khởi động dự án bằng cách un-siloing nhóm của họ. Các công cụ hoạch định tài nguyên tạo ra các hệ thống nơi mọi thành viên trong nhóm có thể chia sẻ thông tin và kiến thức với toàn bộ tổ chức, từ đó tạo ra những nỗ lực, cũng như cơ hội hợp tác và thống nhất. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ghi chú trong công cụ lập kế hoạch tài nguyên của mình bằng cách chia sẻ nhận xét với các thành viên trong nhóm. Những nỗ lực thống nhất này đóng vai trò quan trọng trong mọi dự án thành công.

Lập kế hoạch tài nguyên giúp bạn dự đoán trước và hiểu về nhu cầu tài nguyên trong thời gian thực

Việc hiểu rõ các nhu cầu của dự án và chủ động đáp ứng chúng sẽ giúp nhóm của bạn hoạt động với hiệu quả cao nhất, cho dù bạn cần sự trợ giúp theo dõi các vấn đề cụ thể trong dự án, hay bạn là nhà phát triển phần mềm.

Các công cụ lập kế hoạch tài nguyên có thể giúp người quản lý dự án hình dung một dự án qua nhiều giai đoạn vòng đời, chủ động ngăn chặn các vấn đề và giữ cho nhóm của họ hoạt động đồng bộ. Khi một dự án bắt đầu, phần mềm quản lý tài nguyên có thể cô lập các nút thắt cổ chai bằng cách hiển thị các bước hoặc gói công việc đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc yêu cầu nhiều người hơn kế hoạch. Ngoài ra, lập kế hoạch tài nguyên còn giúp các nhà thiết kế phần mềm bàn giao công việc nhanh chóng và an toàn hơn nhờ các dự đoán về các vấn đề trước khi chúng xảy ra.

Lập kế hoạch tài nguyên là một cách hỗ trợ các nhà quản lý dự án chủ động giải quyết các vấn đề trước, thay vì cố gắng khắc phục chướng ngại vật phát sinh trong quá trình vận hành dự án.

Lập kế hoạch tài nguyên để tối đa hóa hiệu quả

Một chuyên gia tại eResource Scheduler mô tả hiệu quả của việc lập kế hoạch tài nguyên như sau: Khi bạn phân bổ tài nguyên quá mức cho một dự án, chúng có thể làm lãng phí thời gian và tiêu hao lợi nhuận của bạn. Mặt khác, việc phân bổ tài nguyên không hiệu quả cũng có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cột mốc quan trọng và làm giảm sản lượng của dự án.

Quản lý và lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả là việc tìm ra một mức thích hợp để vận hành dự án. Đây có thể là một thách thức đối với nhiều nhà quản lý dự án, những người sử dụng nhiều công cụ được tích hợp vào kiến trúc hiện có của họ để quản lý từng phần trong vòng đời của dự án. May mắn thay, có những công cụ dễ tích hợp và tập trung vào việc lập kế hoạch tài nguyên có thể giúp họ tối đa hóa hiệu quả cho sự thành công của dự án tiếp theo.

Những công cụ lập kế hoạch tài nguyên hữu ích

Nếu nhóm của bạn sử dụng các công cụ của Atlassian như Jira hoặc Confluence để cộng tác, thì trên Atlassian Marketplace có một số ứng dụng mà bạn có thể sử dụng thêm để cải thiện quy trình lập kế hoạch tài nguyên của mình.

Ví dụ, nếu bạn thường xuyên gặp các vấn đề về năng suất, những ứng dụng như Tempo Planner có thể giúp bạn xác định trước các vấn đề và phân bổ lại hoặc điều chỉnh kế hoạch của mình để tránh tắc nghẽn. Tempo Planner hiển thị cho người quản lý những dự án đang chiếm thời gian nhiều hơn hoặc ít hơn so với kế hoạch để bạn có thể điều chỉnh các tài nguyên một cách phù hợp với khối lượng công việc trong thực tế.

tempo planner screenshot
Tempo Planner

Nếu bạn muốn xem nhiều tác vụ hoặc dự án khác nhau trong Jira, ActivityPlanner có thể hiển thị rõ ràng các hoạt động trong nhóm để giúp bạn xác định các dự án đang thiếu hoặc thừa tài nguyên. ActivityPlanner còn mang đến Bảng chấm công và Lịch nhật ký công việc cá nhân, đồng thời hỗ trợ khả năng hiển thị cấp độ nhóm và dự án về các issue trên Jira đang chiếm nhiều thời gian nhất và có thể cần thêm tài nguyên.

activity planner screenshot
ActivityPlanner

Nếu bạn cần những dự báo tốt hơn, hãy xem xét Teamboard ProScheduler. Teamboard ProScheduler là một ứng dụng được phát triển bởi Devsamurai, giúp người quản lý dự án hình dung được tốc độ của dự án và khối lượng công việc của nhóm trước khi dự án bắt đầu, để từ đó bạn có thể lập kế hoạch về nhân lực và các tài nguyên khác của mình một cách thích hợp.

Teamboard ProScheduler – Một giải pháp quản lý tài nguyên được phát triển bởi Devsamurai

Biểu đồ Gantt với tương tác trực tiếp cũng được tích hợp trong Teamboard ProScheduler, hỗ trợ người dùng tạo và sắp xếp các công việc trực tiếp trên biểu đồ, đồng thời tùy chỉnh dòng thời gian của chế độ xem để dễ dàng theo dõi tiến độ và thời hạn.

Biểu đồ Gantt trong Teamboard ProScheduler

Bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên cho dự án tiếp theo của bạn

Atlassian Marketplace là một nền tảng để khách hàng của Atlassian khám phá, dùng thử và mua ứng dụng cho các sản phẩm của Atlassian như Jira, Confluence, Bitbucket, v.v. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng để tùy chỉnh và mở rộng các sản phẩm Atlassian, cũng như tích hợp chúng vào quy trình làm việc hiện tại của mình. Atlassian và các nhà phát triển bên thứ ba – bao gồm Devsamurai – đang cố gắng mang đến những ứng dụng hữu ích để giúp các doanh nghiệp và người quản lý dự án hiểu và lập kế hoạch cho nhu cầu và tài nguyên dự án của họ.

Nếu bạn quan tâm đến Teamboard ProScheduler, hãy trải nghiệm bản dùng thử miễn phí hoặc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhiều hơn!

Theo Atlassian Blog