Lập kế hoạch và giao tiếp tốt hơn với Routemap – Agile Roadmaps, Timeline & Product Discovery for Jira

Tháng Bảy 17, 2022
Nga Pham

Những người chủ sở hữu sản phẩm (product owner), người quản lý làm việc với các dự án lớn và phức tạp hoặc quản lý nhiều nhóm có thể gặp khó khăn với các phần mềm quản lý và phát triển sản phẩm cơ bản. Lý do chủ yếu là họ phải quản lý khối lượng lớn các công việc cần hoàn thành trong thời gian cụ thể, các nhiệm vụ phụ thuộc nhiều vào nhau và có nhiều người cộng tác cùng nhau trong dự án. Các chương trình cung cấp tính năng quản lý lộ trình (roadmap) cơ bản không hỗ trợ đủ cho việc lập kế hoạch thông minh và giao tiếp hiệu quả.

Bạn có thể cần một phương pháp tốt hơn để lập kế hoạch và giao tiếp, thay vì tạo và quản lý nhiều bảng (board) và thành phần (component), nỗ lực xác định độ ưu tiên thích hợp cho hàng trăm nhiệm vụ (task) trong danh sách công việc tồn đọng (backlog), phân tích và đánh giá sprint một cách thường xuyên, đối mặt với những vấn đề trong giao tiếp và hiểu lầm giữa các thành viên nhóm. Một cách giải quyết cho những vấn đề này là Routemap – Agile Roadmaps, Timeline & Product Discovery for Jira. Routemap mang đến các giải pháp quản lý và phát triển sản phẩm cho các nhóm lớn và các dự án phức tạp. Với Routemap, nhóm của bạn có thể cộng tác và giao tiếp một cách hiệu quả, tổ chức một dự án suôn sẻ, thực hiện các ước tính chuẩn xác, xác định độ ưu tiên của các nhiệm vụ một cách chính xác và luôn đạt được mục tiêu trong quá trình phát triển.

Bạn hẳn sẽ tò mò làm thế nào một ứng dụng có thể hỗ trợ tất cả những điều này, đặc biệt nếu bạn đang gặp khó khăn với một công cụ khác. Hãy đọc tiếp phần dưới đây để khám phá xem Routemap giúp nhóm của bạn lập kế hoạch và giao tiếp một cách hiệu quả như thế nào.

Làm việc với nhiều nhóm

Nếu bạn đang triển khai một dự án lớn với sự tham gia của nhiều nhóm khác nhau, bạn sẽ cần một phần mềm nâng cao trong quá trình phát triển và quản lý dự án. Các nhóm backend, frontend, nhóm thiết kế, nhóm trực quan, nhóm tiếp thị và nhóm nội dung của bạn có thể làm việc cùng nhau trong cả dự án hoặc mỗi nhóm tham gia vào những thời điểm khác nhau. Tuy nhiên, điều quan trọng trong cả hai trường hợp đều là đảm bảo các nhóm có thể dễ dàng hiểu và làm việc với nhau để hoàn thành công việc. Routemap hỗ trợ bạn tổ chức công việc theo bậc thang, với các cấp độ phân cấp khác nhau, nhờ đó các nhóm có thể xem các mục tiêu và sử dụng các thông tin trực quan để tự định hướng trong các nhiệm vụ.

Theo dõi tiến độ

Khi bạn sử dụng các chương trình cơ bản để quản lý nhiều dự án, bạn có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ tổng thể. Bạn sẽ cần kiểm tra nhiều nhóm và nhiều sprint, đồng thời đồng bộ hoá chúng để có được cái nhìn tổng thể. Với Routemap, bạn có thể hình dung và quản lý mọi thứ liên quan đến tất cả các dự án bằng một lộ trình trực quan và dễ hiểu, nhờ đó tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu được sai sót trong quá trình quản lý.

Ghi nhớ các yếu tố phụ thuộc

Là một chủ sở hữu sản phẩm hay người quản lý dự án, việc điều phối các phần khác nhau của dự án hoặc thiết lập những ngày định trước cho một số nhóm nhất định có thể khiến bạn rối. Vấn đề này sẽ càng căng thẳng hơn khi bạn quản lý nhiều dự án và nhiều nhóm hơn. Nếu có thể theo dõi các yếu tố phụ thuộc một cách rõ ràng, bạn sẽ hiểu rõ điều gì cần được ưu tiên và điều gì ít quan trọng nhất, để từ đó quản lý backlog một cách hiệu quả hơn.

Quan tâm đến nhóm của bạn

Một vấn đề phổ biến trong việc quản lý dự án là người quản lý quan tâm đến nhu cầu của công ty hoặc các bên liên quan trước năng lực của nhóm. Các nhà quản lý thường mắc phải sai lầm này khi thông tin về dự án bị phân tán và không được tổ chức tốt. Mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn khi bạn đặt ra các mục tiêu và quy tắc mong muốn, thay vì mục tiêu và quy tắc thực tế. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề, chẳng hạn như các nhiệm vụ không được hoàn thành đúng hạn, các sprint cần được đánh giá lại và việc phát hành bị trì hoãn. 

Khi bạn có thể cộng tác hiệu quả với nhóm và các thông tin bạn có là mạch lạc và dễ tìm, bạn hoàn toàn có thể đặt ra các mục tiêu thực tế. Bạn cũng có thể theo dõi xem các nhóm của mình có đủ khả năng hoàn thành công việc đã đề ra trong cuộc họp lập kế hoạch trước đó hay không. Tương tự, nhóm của bạn có thể cập nhật và chia sẻ với bạn những vấn đề như rủi ro giao hàng, mức độ phức tạp của công việc, nỗ lực cần thiết, hay những thay đổi trong khả năng của nhóm. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng đánh giá lại backlog để tránh khiến dự án đi chệch hướng.

Trở nên linh hoạt

Nói lời tạm biệt với sự cứng nhắc và đón nhận sự linh hoạt của tương lai. Các công cụ cơ bản không thể xử lý khối lượng công việc phát triển sản phẩm của bạn, hoặc có thể sẽ ràng buộc dự án của bạn vào một khuôn mẫu cơ bản. Điều này sẽ gây ra hàng loạt các vấn đề, trong đó vấn đề lớn nhất là sự cứng nhắc. Nếu bạn không thể lưu trữ và hiển thị tất cả các thông tin của mình ở một nơi, nhiều khả năng bạn sẽ tiếp tục cam kết với một mục tiêu và ngày tháng cố định. 

Để giải quyết vấn đề này, Routemap hỗ trợ bạn phát triển các lộ trình tuỳ chỉnh và linh hoạt. Lộ trình tuỳ chỉnh cho phép bạn tự do kết hợp bất kỳ tính năng nào phù hợp với nhu cầu của mình, đồng thời cập nhật bất cứ thông tin nào bạn muốn trong quá trình phát triển. Để việc lập kế hoạch trở nên hiệu quả, bạn cần cân nhắc nhiều khía cạnh như ý tưởng của nhóm, sự thay đổi khả năng của nhóm và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến kế hoạch. Khi những thay đổi xảy ra, bạn chỉ cần điều chỉnh lộ trình để đáp ứng nhu cầu mới và theo dõi tiến độ công việc đang diễn ra.

Lập kế hoạch linh động cho mọi nhu cầu

Khi bạn và nhóm lựa chọn Routemap, bạn sẽ được hỗ trợ với nhiều kiểu lập kế hoạch để thực hiện bất cứ nhu cầu nào của mình, bao gồm:

  • Lập kế hoạch và theo dõi các nhiệm vụ đang được thực hiện với Features Timeline Routemap
  • Thiết lập một kế hoạch phát hành trực quan với đầy đủ ngày tháng, yêu cầu, mục tiêu và phạm vi công việc với Release Plan Routemap
  • Lập kế hoạch chiến lược cho lịch trình và ngày bàn giao công việc với Release Timeline Routemap
  • Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và nhiệm vụ với prioritization matrix (ma trận ưu tiên) 
  • Xếp hạng các mục tiêu, thách thức hoặc các giai đoạn nhất định trong khi brainstorming với nhóm và công ty với các criteria measure (thước đo tiêu chí quan trọng)

Ngoài ra, bạn còn có thể tạo các lộ trình tuỳ chỉnh hoặc sử dụng các mẫu lộ trình được thiết kế cho các dự án phức tạp.

Nguồn sự thật duy nhất

Lý do lớn nhất để đầu tư vào Routemap chính là lợi ích khi tổ chức các dự án và nhóm của bạn trong một nguồn sự thật duy nhất. Một nguồn sự thật duy nhất (Single Source of Truth) cho phép bạn tổng hợp dữ liệu từ các dự án và nhóm khác nhau thành một nguồn, không chỉ thuận tiện cho bạn và các thành viên trong nhóm mà còn hữu ích trong trường hợp bạn cần báo cáo với các bên liên quan hay bất kỳ bộ phận cấp cao nào. Bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu bất cứ lúc nào và không cần tốn thời gian lựa chọn dữ liệu phù hợp, kiểm tra độ chính xác và đồng bộ hoá tất cả các thông tin thành một tài liệu duy nhất.

Nếu bạn đã sẵn sàng để lập kế hoạch và giao tiếp một cách hiệu quả hơn, hãy khám phá Routemap – Agile Roadmaps, Timeline & Product Discovery for Jira ngay hôm nay!