Máy học thông minh có thể hỗ trợ quá trình làm việc nhóm như thế nào?

Tháng Sáu 5, 2021
Nga Pham

Công nghệ thông minh thay đổi cách bạn tương tác với các công cụ cốt lõi bạn sử dụng hằng ngày.

Môi trường làm việc hiện nay hiếm khi là một môi trường thực tế, mà được hình thành từ các cuộc gọi video, tin nhắn trò chuyện, tài liệu được chia sẻ và quy trình làm việc kỹ thuật số quyết định cách chúng ta cộng tác. Hầu như tất cả công việc đều diễn ra trên các công cụ cộng tác tạo ra dữ liệu và ngày càng tạo ra nhiều dữ liệu hơn nhờ sự trợ giúp của máy học – những thuật toán tìm ra thông tin trong tập dữ liệu. Máy học có thể làm cho một doanh nghiệp trở nên thông minh hơn, nhưng giá trị của nó không chỉ dừng lại ở lợi ích quảng cáo tiếp thị.

Thật không may, ngày nay có rất nhiều máy học vì lợi ích của máy học được tiếp thị cho các doanh nghiệp. Nhưng bên cạnh đó vẫn có những cách sử dụng máy học không dành cho mục đích quảng cáo. Hãy nghĩ về cách bạn sử dụng công nghệ để thực hiện công việc của mình. Bạn gửi tin nhắn, lên lịch cuộc họp, trả lời thông báo, chia sẻ dự án và tài liệu, định vị tài liệu trong kho dữ liệu khổng lồ của công ty,… Đó là tất cả các công việc lặp đi lặp lại ít đòi hỏi suy nghĩ, nhưng lại làm tốn thời gian của bạn.

Sẽ thế nào nếu bạn có thể bỏ qua tất cả những công việc lặp đi lặp lại ấy? Sẽ thế nào nếu bạn không bao giờ phải đi tìm kiếm những người hoặc thông tin bạn cần để hoàn thành công việc của mình nữa?

Khả năng khắc phục những vấn đề đó nghe có vẻ không thú vị, không hào nhoáng, nhưng lại cực kỳ hữu ích. Atlassian gọi đó là thông minh – những tính năng tinh tế, sử dụng máy học để giúp công việc trở nên dễ dàng hơn nhưng thường không được chú ý. Chúng có thể chỉ là một ứng dụng máy học thay đổi cách bạn tương tác với những công cụ cốt lõi bạn sử dụng hằng ngày.

Thông minh trong thực tiễn

Hãy xem xét một tính năng mà bạn có thể coi là đương nhiên: tự động hoàn thành. Khi bạn bắt đầu nhập địa chỉ email vào trường thông tin Gửi đến và ngay sau khi gõ phím đầu tiên, bạn sẽ thấy một đề xuất hiện ra cho thấy chính xác người bạn đang cố gắng liên hệ. Bạn chỉ cần nhấn enter để thêm email, sau đó một vài địa chỉ email khác hiện thêm dưới dạng các tùy chọn gợi ý.

Tính năng tưởng chừng rất đơn giản, nhưng nó giúp bạn tiết kiệm thời gian cho mỗi tin nhắn bạn gửi đi. Hãy tưởng tượng nếu bạn phải nhớ cách đánh vần địa chỉ email của tất cả mọi người bạn đã liên hệ, hoặc tra cứu nó trong danh bạ mỗi khi cần liên hệ với họ. Thật vất vả biết bao!

Một tính năng nhỏ bé có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong một ngày. Nhân nó với số ngày bạn làm việc trong một năm, và hãy xem xét sự tiện lợi đó được mở rộng như thế nào trong toàn bộ tổ chức của bạn.

Sẽ thế nào khi tất cả các công cụ bạn đã sử dụng đều thuận tiện? Đó chính là thông minh.

Trợ lý của mọi người

Phần mềm tích hợp thông minh có thể thúc đẩy năng suất. Để hiểu được bức tranh toàn cảnh, trước tiên bạn cần hiểu rõ những chỉnh sửa nhỏ có thể định hình lại trải nghiệm của mỗi nhân viên như thế nào.

Hiện trạng của các công cụ cộng tác là có rất nhiều công việc lặp đi lặp lại, cần nhập các thuật ngữ chính xác để tạo ra các nguyên liệu phù hợp. Phần mềm cộng tác thông minh cung cấp tính năng tìm kiếm phản hồi với ngôn ngữ tự nhiên và có thể dự đoán những gì bạn cần tìm kiếm, dựa trên người bạn làm việc cùng và công việc của bạn. Các công cụ thế hệ mới này sẽ tự động đề xuất đồng nghiệp phù hợp để nhắn tin hoặc gắn thẻ trên tài liệu, đồng thời cũng có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về những việc mà đồng nghiệp thân thiết nhất của bạn đang làm, hay kết nối bạn với những chuyên gia trong cùng tổ chức. Nhờ đó, bạn có thể cộng tác tốt hơn.

Cải thiện trải nghiệm cá nhân theo cách này cũng giống như cung cấp cho mọi người một trợ lý điều hành, cho phép mọi người tập trung vào các phần việc quan trọng nhất của họ, bỏ lại những công việc thường ngày không đòi hỏi sự sáng tạo cho máy móc.

Với rất nhiều nhóm làm việc từ xa như hiện nay, sự thuận tiện đó là rất quan trọng. Làm việc một cách cô lập khiến chúng ta chán nản. Một cuộc khảo sát của nền tảng việc làm Monster cho thấy 69% số người được hỏi cho biết những triệu chứng kiệt sức khi làm việc tại nhà trong thời gian dịch bệnh.

Tìm kiếm thông minh

Bạn có thường phải yêu cầu đồng nghiệp gửi cho mình một liên kết vì bạn không thể tìm thấy nó trong email của chính mình? Với các nhóm làm việc từ xa, nếu ai đó quên ghi lại một điều gì đó, chẳng hạn như một dữ liệu, một yêu cầu, hoặc một đoạn mã, có thể khiến cho công việc còn lại của nhóm trở nên khó khăn hơn nhiều. Công nghệ thông minh có thể giúp cho nhiệm vụ tìm kiếm nội dung của bạn dễ dàng hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần tìm kiếm. Tìm kiếm thông minh không chỉ giúp bạn tìm ra những gì đang cần, mà còn hiển thị những nội dung liên quan mà bạn thậm chí không biết chúng đã tồn tại.

Kết nối

Hầu hết công việc của mọi người đều bao gồm sự cộng tác với một nhóm đồng nghiệp trong doanh nghiệp. Hầu hết các nhóm làm việc trên những dự án phổ biến, có tính lặp lại, chẳng hạn như sửa lỗi hoặc chuyển giao tính năng. Công nghệ thông minh có thể xác định các mẫu (pattern) trong công việc đó và loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Nhờ vậy mà bạn không phải mất thêm thời gian tìm kiếm các thành viên trong nhóm của mình hoặc những người khác làm công việc liên quan tới phần việc của bạn. Sự kết nối này còn quan trọng hơn với các nhóm làm việc từ xa. Trong thời đại việc làm từ xa kéo dài vô thời hạn, bạn không thể đi quanh văn phòng để tìm kiếm đồng nghiệp phù hợp, nhưng điều đó lại không có nghĩa rằng bạn muốn dành thời gian tìm hiểu các biểu đồ và gửi email cho nhiều người khác nhau để tìm kiếm câu trả lời.

Thông báo liên quan

Mối quan tâm của bạn được phần mềm biết được mỗi khi bạn nhấp vào hoặc bỏ qua một thông báo. Vậy tại sao bạn lại vẫn nhìn thấy những thông báo mà bạn thường bỏ qua? Về mặt lịch sử, việc đảm bảo các thông báo trong công cụ cộng tác phù hợp với bạn có nghĩa là bạn phải chấp nhận sự tẻ nhạt của việc điều chỉnh thủ công và sửa đổi liên tục. Nhưng không nhất thiết phải vậy. Phần mềm phải có khả năng ngoại suy tùy chọn của bạn dựa trên quy trình làm việc và hành vi sử dụng của bạn để xác định những gì bạn cần lưu ý.

Ưu tiên

Tất cả công việc của bạn đều nằm trong hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp, ở dạng này hay dạng khác. Bạn đặt thời hạn cho dự án, sắp xếp các cuộc họp và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp trong một bộ công cụ phần mềm chung. Trong tất cả những dữ liệu đó, phần mềm sẽ có thể giúp bạn đặt mức độ ưu tiên để bạn thực hiện điều quan trọng nhất, liên quan đến công việc của người khác nhiều nhất. Việc xác định các yếu tố phụ thuộc và điều kiện tiên quyết như thế này sẽ giúp nhân viên có thể đạt được mục tiêu nhanh hơn, giúp họ có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung cho những công việc quan trọng.

Tự động hóa

Một trong những vấn đề khó khăn nhất về mặt thời gian đối với các doanh nghiệp là việc phân loại ticket (tác vụ). Phân loại một ticket đơn lẻ không mất nhiều thời gian, nhưng sắp xếp vô số ticket có nhãn, thành phần và người được chỉ định là một nhiệm vụ cực kỳ khó khăn. Điều đó có thể khiến bạn bực bội hơn khi bạn nhận ra nó còn lâu hơn khoảng thời gian cần dành ra để thực sự phục vụ khách hàng, đưa ra những ticket, hoặc sửa lỗi gây ra ticket đó.

Khi các công cụ của bạn thông minh, bạn có thể giao phó cho phần mềm và dành thời gian tập trung giúp đỡ đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình. Điều này cải thiện năng suất hỗ trợ kỹ thuật và thời gian đưa ra giải pháp cho khách hàng.

Và đó chỉ là một ví dụ về việc áp dụng tự động hóa. Những tiến bộ trong các mô hình ngôn ngữ như GPT-3 đã mở ra nhiều cơ hội hơn để máy học thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà chúng ta từng nghĩ rằng chỉ có con người mới có thể thực hiện hiệu quả, ví dụ như tóm tắt cập nhật trạng thái từ một tài liệu lớn hoặc trích xuất các ý chính từ một ghi chú cuộc họp.

Ở cấp độ công ty

Sự tiện lợi của từng cá nhân làm tăng thêm khả năng cạnh tranh của tổ chức và đó là điều khiến cho tính năng thông minh trở nên mạnh mẽ đối với doanh nghiệp. Đối với từng nhân viên độc lập, công nghệ thông minh giúp học cảm thấy như có một trợ lý điều hành. Đối với toàn bộ tổ chức, công nghệ thông minh chính là viễn cảnh khi mỗi nhân viên đều có một trợ lý riêng của mình. Đó chính là siêu năng lực của công ty!

Sẽ như thế nào nếu mỗi nhân viên tiết kiệm được 10 giây cho 10 nhiệm vụ mỗi ngày? Áp dụng tối ưu hóa nhỏ trên toàn bộ công việc của tổ chức trong cả năm có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, đẩy nhanh hiệu suất của công ty và cải thiện tinh thần bằng cách loại bỏ những phần việc nhàm chán nhất.

Khi một phần lớn trong lực lượng lao động của bạn đột nhiên phải làm việc tại nhà, thì sự thông minh càng trở nên quan trọng hơn. Việc hầu hết các tương tác của nhân viên trở nên ảo sẽ cung cấp thêm rất nhiều dữ liệu để huấn luyện mô hình. Và khi mô hình càng trở nên thông minh hơn, công việc của nhân viên sẽ trở nên dễ dàng hơn, loại bỏ những điều lặp đi lặp lại và giảm thiểu nguy cơ gây kiệt sức.

Một sự chuyển đổi lớn

Với sự thông minh, các doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả theo những cách tinh tế mà chưa từng xảy ra. Nó không đến từ việc triển khai một tính năng siêu việt, mà bằng cách tăng cường nhiều trải nghiệm thông minh trong các công cụ mà công ty sử dụng. Đó chính xác là những gì Atlassian đang làm với công nghệ thông minh.

Máy học cho phép họ xây dựng các hệ thống tìm kiếm các mẫu người dùng và sử dụng thông tin đó để dự đoán hành động tiếp theo của người dùng. Với lượng dữ liệu ngày càng tăng do cộng tác tạo ra và sự tinh vi của các kỹ thuật học máy, họ có thể xây dựng trải nghiệm đề xuất và tự động hóa các hoạt động đơn giản nhưng rất cần thiết của nhân viên.

Điều này có ý nghĩa lớn đối với sự hợp tác trong các doanh nghiệp hiện đại. Công nghệ giúp các nhóm làm việc cùng nhau tốt hơn và đẩy nhanh tốc độ phát triển của công ty bằng cách loại bỏ các tác vụ nhỏ, lặp đi lặp lại, giúp họ có thể tập trung hơn vào bức tranh tổng thể. Sức mạnh thực sự của trí tuệ nhân tạo không nằm ở các vật dụng thu hút sự chú ý. Đó là những trải nghiệm tinh tế mà bạn hầu như không nhận thấy, nhưng giúp cho việc cộng tác diễn ra suôn sẻ hơn theo những cách bạn hằng mơ ước.

Nguồn: Atlassian Blog