Thỏa sức cộng tác với những trải nghiệm mới trong Google Workspace

Tháng Hai 20, 2022
Nga Pham

Cách đây 16 năm, Google đã ra mắt Google Docs và Sheets, giới thiệu cho thế giới một cách làm việc mới. Đối với nhiều người, đây là lần đầu tiên họ làm việc cùng nhau trong cùng một không gian kỹ thuật số, trong thời gian thực mà không phải chịu gánh nặng hay rủi ro từ việc gửi tài liệu qua lại. Cách làm việc linh hoạt đó đã trở thành bản năng thứ hai đối với hàng tỷ người dùng Google Workspace trên khắp thế giới và Google đã cam kết làm cho nó trở nên mạnh mẽ và thú vị hơn nữa. Kể từ khi họ ra mắt canvas thông minh vào năm ngoái, người dùng đã nhiệt tình đón nhận loại canvas thông minh và linh hoạt này để cộng tác. Trên thực tế, việc sử dụng canvas thông minh hiện đã vượt quá mức sử dụng nhận xét trong Docs – hơn sáu triệu check-list và sáu triệu chip thông minh được thêm vào tài liệu mỗi tuần như một phần của trải nghiệm canvas thông minh. Gần đây, Google đã công bố làn sóng đổi mới tiếp theo của canvas thông minh, đưa sức mạnh của AI hàng đầu trong ngành của Google vào hoạt động để tiếp tục chuyển đổi cộng tác.

Tính năng tóm tắt và định dạng không phân trang trong Docs

Việc luôn cập nhật lượng thông tin khổng lồ trên bàn làm việc và điện thoại có thể là một thách thức với chúng ta. Đối với tài liệu, rất khó để biết tài liệu nào đáng đọc hơn hoặc làm thế nào để nắm bắt nhanh những điểm nổi bật mà không cần đọc hết. Đó là lý do tại sao Google giới thiệu các bản tóm tắt được tạo tự động trong Docs, cung cấp thông tin tổng quan ngắn gọn về các điểm chính trong tài liệu, nhờ đó bạn có thể nhanh chóng phân tích cú pháp thông tin quan trọng và ưu tiên nơi cần tập trung. Trí thông minh tích hợp sẽ đề xuất tóm tắt cho bạn, nhưng bạn cũng có thể chỉnh sửa tóm tắt theo cách thủ công. Tính năng tóm tắt trong Docs đã được ra mắt và khả dụng với tất cả người dùng.

Ai summary_Mktng.gif
Nhanh chóng nắm bắt các điểm chính của tài liệu với tóm tắt

Các công cụ đáp ứng nhu cầu làm việc theo cách mới của Google giúp loại bỏ các giới hạn về trải nghiệm được thiết kế cho thời đại làm việc cá nhân trên máy tính để bàn tại văn phòng. Lấy ví dụ, tính năng ngắt trang và lề ở các định dạng trình chỉnh sửa tài liệu truyền thống được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc in tài liệu vật lý có thể gây khó khăn cho việc cộng tác trên các phần tử nội dung kéo dài trên một trang. Để giải quyết vấn đề này, Google sẽ ra mắt định dạng không phân trang trong Docs, cho phép bạn xóa bỏ ranh giới của một trang để tạo ra bề mặt mở rộng trên thiết bị hoặc màn hình bạn đang sử dụng. Khi có nhiều nhân viên chuyển sang làm công việc kết hợp và ít cần in ấn hơn, định dạng không phân trang giúp các nhóm dễ dàng cộng tác trên các tài liệu có bảng rộng, hình ảnh lớn hoặc phản hồi chi tiết trong nhận xét. Và nếu bạn muốn in hoặc chuyển đổi sang định dạng PDF, bạn có thể dễ dàng chuyển trở lại chế độ xem được phân trang. Định dạng Pageless (Không phân trang) trong Docs sẽ khả dụng với tất cả người dùng.

Docs Pageless Format.gif
Loại bỏ các ràng buộc của ranh giới trang với định dạng không phân trang trong Docs

Và bởi vì Google Workspace được thiết kế để hoạt động trên nền tảng đám mây hàng đầu trong ngành của Google, cộng tác trong Google Workspace cung cấp quyền truy cập được mã hóa và bảo mật vào các tập tin, giữ an toàn cho người dùng và bảo vệ sự riêng tư cho thông tin của họ.

Tăng tốc quy trình làm việc với các khối tương tác

Với canvas thông minh, Google đã giới thiệu các khối tương tác, chẳng hạn như chip thông minh, mẫu và danh sách kiểm tra, mở ra khả năng cộng tác mới và mạnh mẽ hơn. Tính năng này thường sẽ hữu ích khi bạn cần xem thêm thông tin phong phú hay bổ sung bối cảnh trong tài liệu – chẳng hạn như thông tin vị trí, chức danh và nhóm của một người, thay vì chỉ tên của họ. Tuy nhiên, theo truyền thống, việc tìm kiếm thông tin bổ sung đó yêu cầu nhiều bước và chuyển đổi ngữ cảnh, ví dụ như rời khỏi tài liệu để tìm kiếm người đó trong công cụ thư mục. Với canvas thông minh, việc lấy thông tin phong phú trực tiếp trong tài liệu của bạn trở nên đơn giản hơn với cách sử dụng @-mentions để chèn chip thông minh cho mọi người, tệp và cuộc họp. Gần đây, Google đã mở rộng menu “@” để khiến việc chèn những thứ bổ sung như hình ảnh, bảng và mẫu trở nên dễ dàng hơn.

Google cũng đang đưa khả năng này vào một kịch bản chung tại nơi làm việc – cộng tác với những người khác trên một email sẽ được gửi đi rộng rãi. Quy trình hiện tại khá rắc rối: các cộng tác viên cần tạo email trong trình chỉnh sửa tài liệu, sau đó chuyển nó sang email theo cách thủ công. Đó là lý do tại sao Google đang cố gắng hỗ trợ việc cộng tác trên bản nháp email trong Docs bằng mẫu bản nháp email mới. Khi đã sẵn sàng gửi, bạn chỉ cần nhấp vào nút để xuất nội dung thành email nháp trong Gmail, tất cả các trường liên quan sẽ được điền tự động. Các mẫu email nháp sẽ được phát hành trong những tuần tới.

Tương tự, gần đây Google đã khởi chạy mẫu ghi chú cuộc họp tự động nhập mọi thông tin liên quan từ lời mời họp trên Calendar, bao gồm cả chip thông minh cho người tham dự và tệp đính kèm, loại bỏ các bước thủ công theo truyền thống.

meetingnotes.gif
Dễ dàng nhập thông tin mời họp trên Calendar với mẫu ghi chú cuộc họp trong Docs

Google cũng đã ra mắt các chip thông minh bổ sung hoặc các đối tượng mà bạn có thể nhấp để kéo thông tin liên quan trực tiếp vào khung cộng tác, giúp bạn giảm số lần chuyển đổi ngữ cảnh và tạo ra tài liệu phong phú hơn. Với chip thông minh Maps mới, bạn có thể dễ dàng xem trước liên kết Google Maps trực tiếp trong Docs. Khi nhấp vào chip thông minh, bạn sẽ thấy hình thu nhỏ chứa thông tin hữu ích, chẳng như hình ảnh về vị trí trong Maps và địa chỉ, hoặc nhấp vào hình thu nhỏ để mở bản xem trước trong bảng điều khiển bên của Docs. Gần đây, Google cũng đã ra mắt chip liên hệ trong Sheets để giúp bạn nhanh chóng xem được các thông tin hữu ích như vị trí, chức danh công việc và thông tin liên hệ của một người.

mapchips.gif
Xem trước các liên kết Google Maps trực tiếp trong Docs với chip thông minh Maps

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách nhanh chóng

Khi các doanh nghiệp muốn phát triển nhanh hơn, điều quan trọng là tất cả nhân viên, không chỉ nhà phân tích dữ liệu, có thể nhanh chóng và dễ dàng đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng dễ dàng biết những gì cần phân tích hoặc nhanh chóng tạo ra kết quả không có lỗi. Đó là lý do tại sao Google tiếp tục nâng cấp trí thông minh cho Sheets để giúp mọi người có được thông tin chi tiết từ dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Năm ngoái, Google đã đưa ra đề xuất công thức – đề xuất công thức và hàm để sử dụng một cách thông minh dựa trên dữ liệu bạn đang phân tích – và cho đến hiện tại đã có hơn 3 triệu đề xuất công thức được chấp nhận mỗi tuần. Và ngay sau đó, các chuẩn hóa công thức sẽ cung cấp các đề xuất thông minh để giúp bạn khắc phục sự cố công thức, bắt lỗi và cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu của bạn nhanh hơn. Các chuẩn hóa công thức sẽ được phát hành ra thị trường trong những tuần tới.

VLOOKUP CORRECTION shortened.gif
Tăng tốc độ phân tích và giảm lỗi với chuẩn hóa công thức trong Sheet

Mở khóa sự hợp tác giữa mọi người

Việc hỗ trợ các cách thức làm việc mới đã trở thành nhiệm vụ của các tổ chức trên khắp các khu vực và ngành – cho dù đó là đối với nhân viên từ xa, kết hợp, tại văn phòng hay nhân viên tuyến đầu. Họ đang tìm cách áp dụng các công nghệ nhằm giúp giảm bớt sự va chạm của mọi người khi chuyển đổi giữa vô số công cụ và tab trong quá trình làm việc. Với canvas thông minh, Google giúp mọi người kết nối dễ dàng hơn ở những nơi họ đã làm việc cùng nhau và giúp họ cộng tác một cách phong phú hơn với sự hỗ trợ từ AI hàng đầu trong ngành. Đồng thời, Google vẫn đang tiếp tục tầm nhìn đã bắt đầu khi họ lần đầu tiên ra mắt Docs và Sheet cách đây 16 năm – nhằm đẩy mạnh hơn các tài liệu trực tuyến hướng tới trải nghiệm cộng tác được lấy cảm hứng từ web.

Hãy bắt đầu chuyển đổi cộng tác tại tổ chức của bạn với canvas thông minh. Đăng ký ngay hôm nay để trải nghiệm bản dùng thử Google Workspace miễn phí.

Theo Google Cloud Blog