Tiết kiệm thời gian và sự chú ý với Google Workspace và Gmail

Tháng Mười Một 12, 2021
Nga Pham

Khi đại dịch buộc hàng triệu người phải làm việc tại nhà, nhiều người trong chúng ta đã dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp qua video và trong hộp thư đến như một cách để thu hẹp khoảng cách với đồng nghiệp. Khi nơi làm việc trở thành phòng khách hoặc văn phòng tạm bợ, vì trách nhiệm nghề nghiệp và cá nhân đôi khi đụng phải nhau, chúng ta phải tìm ra những cách thức mới để quản lý thời gian và sự chú ý, cũng như duy trì sự kết nối giữa bản thân và mọi người.

Khi nói tới email công việc trong thời kỳ đại dịch, chúng ta đã gửi nhiều email hơn, cho nhiều người nhận hơn và thường gửi chúng ngoài giờ làm việc hơn bình thường. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Trường Đại học Harvard đã đánh giá số liệu thống kê email 8 tuần trước khi bắt đầu đại dịch và 8 tuần sau đó. Nghiên cứu cho thấy rằng sau khi ở trong tình trạng phong tỏa do đại dịch gây ra, các nhân viên gửi thêm 5.2% email mỗi ngày, nhiều hơn 2.9% người nhận và thêm khoảng 8.3% email được gửi sau giờ làm việc.

Nhiều tính năng mới nhất của Google Workspace được thiết kế để giúp mọi người tiết kiệm thời gian, gia tăng sự tập trung và quản lý công việc hiệu quả hơn, cho dù đó là tính năng email thông minh hơn, đề xuất viết, Trợ lý Google, giờ làm việc có thể phân đoạn hay dự đoán các tìm kiếm. Các tính năng này được kết hợp với nhau để tiết kiệm thời gian tương đương với một tháng làm việc toàn thời gian của mỗi người, để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng hơn, thay vì quản lý các công cụ.

Hãy tìm hiểu sâu hơn về cách Gmail có thể giúp bạn quản lý thời gian và sự tập trung tốt hơn.

1. Sử dụng email động để giúp người nhận hoàn thành tác vụ trực tiếp ngay trong email

Với tính năng hỗ trợ email động mới trong Gmail, bạn có thể dễ dàng gửi và nhận email cho phép người đọc thực hiện những hành động trực tiếp bên trong thư. Điều này giúp loại bỏ gánh nặng của việc mở nhiều tài liệu và tab. Người nhận email có thể cấp quyền truy cập vào tập tin Google Drive, trả lời hoặc giải quyết các nhận xét trong trang tài liệu Docs, trang trình bày Slides hay trang tính Sheets và trả lời các sự kiện – làm tất cả mà không cần để lại tin nhắn.

gmail dynamic email.gif

2. Làm việc hiệu quả ngay cả khi ngoại tuyến

Gmail Offline cho phép bạn đọc, trả lời, xóa và tìm kiếm các thư Gmail của mình ngay cả khi không kết nối với Internet. Khi bạn ngoại tuyến, một hộp thư đi sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái. Khi bạn có lại kết nối sau đó, Gmail sẽ tự động gửi thư từ hộp thư đi của bạn và tải mọi thư mới xuống hộp thư đến. Điều này rất có ích với những người làm việc ở tuyến đầu, những người cần duy trì năng suất và cần được cung cấp thông tin ngay cả khi họ ngoại tuyến.

3. Sắp xếp và ưu tiên công việc với Tasks trong Gmail

Tính năng này cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi email thành các tác vụ mới chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo ngày đến hạn sẽ xuất hiện tự động trong lịch của mình và đánh dấu các công việc khi bạn hoàn thành chúng. Danh sách công việc được đưa trực tiếp và bảng điều khiển bên (side panel), giúp bạn có thể tạo, xem và quản lý chúng mà không cần rời khỏi Gmail.

4. Dành thời gian sáng tạo thay vì viết email

Chức năng mẫu (template) của Gmail cho phép bạn tạo các thư email chuẩn hóa có thể được chỉnh sửa và gửi đến những người nhận khác nhau chỉ trong vài giây. Nếu bạn cảm thấy tính năng này hấp dẫn, hãy xem thêm Smart Reply (Trả lời thông minh) và Smart Compose (Soạn thư thông minh) để tìm hiểu thêm về các cách viết và trả lời email nhanh chóng hơn.

5. Nhận kết quả tìm kiếm nhanh hơn trong Gmail

Các chip tìm kiếm giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong Gmail nhanh hơn mà không cần phải sắp xếp để lọc ra các kết quả không liên quan hoặc sử dụng các toán tử tìm kiếm (chẳng hạn như from: marketing@company.com). Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm tên của đồng nghiệp và thu hẹp hơn nữa kết quả của mình bằng cách chọn các thành phần tìm kiếm như loại tệp đính kèm (Doc, Sheet, PDF, v.v) hoặc khung thời gian cụ thể. Bạn thậm chí có thể loại trừ các từ khóa cụ thể và lời mời trên lịch khỏi kết quả tìm kiếm của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các chip tìm kiếm để tìm kiếm lịch sử Google Chat trực tiếp từ trong Gmail. Để sử dụng các chip tìm kiếm, tất cả những gì bạn cần làm là nhập từ khóa trong Gmail, nhấp vào các chip lọc tìm kiếm bên dưới hộp tìm kiếm. Gmail sẽ đảm nhận những công việc còn lại.

gmail search results.jpg

6. Loại bỏ những điều không liên quan bằng tính năng tắt tiếng của Gmail

Vì tất cả chúng ta đều thấy mình bị mắc kẹt trong các chuỗi email không cần thiết, Google đã tạo ra tính năng Gmail Mute. Với hai lần nhấp chuột, bạn có thể ẩn các chuỗi email không liên quan hoặc bạn không muốn theo dõi nữa. Tất cả các phản hồi trong tương lai cho chuỗi email đó sẽ tự động bị tắt tiếng để bạn có thể tập trung sự chú ý của mình vào nơi khác. Bạn cũng có thể dễ dàng bật tiếng chuỗi email khi quyết định tham gia lại cuộc trò chuyện.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tiết kiệm thời gian và làm việc thông minh hơn trong Google Workspace, hãy đăng ký kênh Youtube của Google để nhận các mẹo và thủ thuật mới nhất từ Laura Mae Martin – Cố vấn Năng suất của Google. Bạn cũng có thể xem các phím tắt trong Google Workspace và hơn thế nữa trong Trung tâm kiến thức của Google Workspace.

Theo Google Cloud Blog