Tổng quan về các chỉ số trong Scrum

Tháng Tám 8, 2022
Nga Pham

Các chỉ số Scrum là những điểm dữ liệu cụ thể mà nhóm Scrum theo dõi và sử dụng để cải thiện hiệu suất, hiệu quả công việc. Các nhóm Scrum sử dụng các chỉ số để cung cấp thông tin thúc đẩy việc ra quyết định và nâng cao hiệu quả quá trình lập kế hoạch và triển khai, đồng thời phục vụ việc đặt ra các mục tiêu và kế hoạch cải tiến.

Nhà tư tưởng quản lý nổi tiếng Peter Drucker từng nói: “Nếu bạn không thể đo lường, bạn sẽ không thể cải thiện.” Mặc dù đây không phải là một tuyên bố có thể áp dụng cho mọi khía cạnh của cuộc sống, nhưng có thể áp dụng cho các nhóm thực hành agile scrum. Bằng cách sử dụng các số liệu nhất định, nhóm Scrum có thể điều chỉnh, đổi hướng và tinh chỉnh hiệu quả làm việc của nhóm.

Scrum là gì?

Scrum là một khuôn khổ (framework), một cách làm việc linh hoạt giúp các nhóm giải quyết các vấn đề phức tạp, đồng thời phát triển các giải pháp liên tục hướng đến một mục tiêu. Đặc trưng của Scrum là Sprint – khoảng thời gian ngắn, đo được mà nhóm Scrum làm việc để hoàn thành một lượng công việc nhất định.

Do khả năng thích ứng, ngày nay không chỉ các nhóm công nghệ mà cả các nhóm thiết kế, tiếp thị sản phẩm và hơn thế nữa cũng sử dụng các framework agile như Scrum. Chính vì vậy, các chỉ số Scrum ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc đo lường hiệu suất và hiệu quả của nhóm.

Các chỉ số Scrum là gì?

Các chỉ số Scrum là những điểm dữ liệu cụ thể mà nhóm Scrum theo dõi và sử dụng để cải thiện hiệu suất và hiệu quả công việc. Chúng có thể trở thành thông tin chi tiết góp phần định hướng và cải thiện hành trình agile của nhóm.

Các nhóm Scrum sử dụng các chỉ số để nắm được các thông tin thúc đẩy việc ra quyết định và nâng cao hiệu quả quá trình lập kế hoạch và triển khai. Chúng cũng có thể hữu ích trong việc xác định trạng thái hiện tại để tìm ra các mục tiêu và kế hoạch cải tiến. Tuy nhiên, hiện nay không có một thước đo tiêu chuẩn nào cho tất cả các nhóm, lý do là vì bối cảnh của mỗi nhóm là khác nhau. So sánh các điểm dữ liệu mà không có ngữ cảnh chẳng khác nào so sánh táo và hàu. Mỗi nhóm là duy nhất: họ có thể khác nhau về quy mô, công nghệ sử dụng và loại hình công việc.

Mỗi nhóm cần thống nhất một tập hợp các chỉ số để theo dõi và xác định cách sử dụng chúng. Đây không phải là nỗ lực cá nhân, cũng không phải điều mà lãnh đạo hoặc quản lý có thể đại diện nhóm xác định hay thực thi.

Vì sao nhóm cần các chỉ số Scrum?

Các chỉ số Scrum có thể giúp nhóm thiết lập các điểm chuẩn và định hướng cho công việc. Chính vì vậy, chỉ số Scrum hữu ích đối với cả các nhóm đã hoạt động lâu và nhóm mới được thành lập.

Việc theo dõi các chỉ số Scrum cũng giúp nâng cao khả năng hiển thị trên nhiều khía cạnh, từ tốc độ, năng lực, khả năng dự đoán cho đến chất lượng sản phẩm. Các chỉ số chính có thể nâng cao nhận thức về hiệu suất của nhóm và thúc đẩy hành động để thay đổi và cải thiện. Thêm vào đó, chúng thậm chí có thể giúp đánh giá mức độ hạnh phúc và hài lòng của nhóm theo thời gian.

Thông thường, các nhóm agile dễ đánh giá hiệu suất của nhóm dựa vào cảm xúc hoặc trực giác cá nhân. Mặc dù có nhiều lý do thực tế đằng sau thói quen này, nó vẫn sẽ khiến nhóm bỏ lỡ những cơ hội lớn.

Có thể sử dụng các chỉ số Scrum làm KPI không?

Có và không. Nhóm có thể sử dụng các chỉ số Scrum để thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicators – KPI), nhưng KPI còn phụ thuộc vào loại hình và phạm vi công việc. Chỉ riêng các chỉ số Scrum không thể đo lường giá trị mang lại cho khách hàng hoặc cho thấy liệu nhóm có phân phối đúng sản phẩm hay không. Đối với một nhóm agile, KPI phải cho thấy nhóm đang hỗ trợ các ưu tiên của công ty tốt như thế nào.

Khi đo lường hiệu suất của nhóm Scrum, các chỉ số khác bạn cần xem xét ngoài chỉ số Scrum bao gồm:

  • Lợi tức đầu tư (Return On Investment – ROI) cho doanh nghiệp: Các công ty đo lường chỉ số này theo nhiều cách, tuỳ thuộc vào mục tiêu của họ, bao gồm tăng trưởng doanh thu, doanh thu hoạt động hàng tháng, v.v.
  • Mức độ hài lòng của khách hàng: Các chỉ số khảo sát như Net Promoter Score (NPS) và Customer Satisfaction Score (CSAT) có thể giúp bạn theo dõi sự thành công của dự án. Các chỉ số về mức độ hài lòng của khách hàng cho mỗi bản phát hành đóng vai trò rất quan trọng trong việc thể hiện giá trị nhóm Scrum mang lại cho khách hàng.
  • Sự hài lòng của nhóm: Chỉ cần hỏi nhóm về động lực của họ trong dự án và mức độ tương tác với nhóm, bạn sẽ nắm bắt được các vấn đề như doanh thu, tiêu hao và những vấn đề khiến các nhà phát triển không hài lòng.

Các sự kiện Scrum chính và những chỉ số cần xem xét

Mặc dù Scrum xác định một số sự kiện lặp lại – sprint, spring planning (lập kế hoạch sprint), daily scrum (scrum hằng ngày), sprint review (đánh giá sprint) và sprint retrospective (hồi tưởng sprint) – chúng lại không thể đảm bảo bất cứ điều gì về tiến độ hoặc thành công của nhóm và sản phẩm. Tuy nhiên, mỗi sự kiện chính là một cơ hội để các thành viên nhóm phân tích và điều chỉnh cách họ làm việc.

Sprint planning

Một cuộc họp lập kế hoạch sprint được tổ chức tại thời điểm bắt đầu sprint. Trong cuộc họp này, nhóm sẽ chia nhỏ các mô tả câu chuyện (story description) thành các nhiệm vụ (task) chi tiết. Quá trình này nhằm xác định ước tính về công việc sẽ được thực hiện trong sprint. Có một số điểm dữ liệu có thể khiến việc lập kế hoạch sprint trở nên hiệu quả hơn, bao gồm mục tiêu sprint, tốc độ hiện tại của nhóm, năng lực của nhóm và loại công việc. Bạn có thể áp dụng một mẫu (template) do Jira đề xuất cho cuộc họp lập kế hoạch sprint của mình.

Mục tiêu sprint

Mục tiêu sprint giúp các nhóm quyết định những gì cần hoàn thành trong một sprint, liên kết các hạng mục công việc và thiết lập các mức độ ưu tiên. Các mục tiêu thường đóng góp vào một kết quả lớn hơn mức có thể đạt được thông qua các sprint. Mức độ ưu tiên của các mục tiêu phải dựa trên tác động của chúng đến đầu ra này. Một nhóm thực sự hiệu quả sẽ thường xuyên xem xét các mục tiêu và ưu tiên của mình để lập chiến lược cho các trình tự và nỗ lực kỹ thuật cần thiết.

Tốc độ của nhóm

Về cơ bản, mức độ mà nhóm có thể cam kết cho một sprint phụ thuộc vào tốc độ, hoặc mức độ công việc mà nhóm có thể hoàn thành trong một thời gian nhất định, cũng như năng lực hoặc mức độ sẵn sàng của nhóm. Biểu đồ tốc độ, giống như biểu đồ được sử dụng ở Jira, cho biết lượng giá trị được phân phối trong một sprint, hỗ trợ dự đoán công việc mà nhóm có thể thực hiện cho các sprint trong tương lai. Nhóm chỉ có thể hiểu được tốc độ của mình sau khi cùng nhau thực hiện một vài sprint, và tốc độ của nhóm sẽ ổn định dần theo thời gian – không chỉ nhờ việc nâng cao các công nghệ sử dụng mà còn nhờ sự hiểu nhau: các thành viên nhóm hiểu về kiến thức chuyên môn của nhau và học được cách làm việc cùng nhau hiệu quả.

Sau đây là ví dụ về một biểu đồ tốc độ, với thống kê ước tính dựa trên các điểm câu chuyện (story points) (1), cam kết – ước tính cho tất cả các vấn đề trong sprint (2), các ước tính đã hoàn thành (3) và các sprint đã hoàn thành (4). 

Khả năng của nhóm

Hiển nhiên, khối lượng công việc mà nhóm có thể hoàn thành trong một sprint phụ thuộc vào năng lực và khả năng sẵn sàng của nhóm. Tốc độ ổn định cũng không có ý nghĩa gì trong trường hợp một nửa nhóm xin nghỉ phép. Một cách để lập kế hoạch năng lực là tập hợp khả năng sẵn sàng của mỗi thành viên trong nhóm qua một vài sprint và tính tổng để có được phần trăm tổng công suất. Vì những thay đổi hoặc trường hợp khẩn cấp vào phút chót có thể xảy ra với bất kỳ ai, bạn nên để lại khoảng dư 10% trong cam kết sprint để tránh việc giao phó quá nhiều hoặc quá ít công việc.

Loại công việc

Khi sprint backlog của bạn là một danh sách ngày càng tăng, bao gồm cả việc phát triển tính năng, sửa lỗi và nợ kỹ thuật, bạn sẽ rất khó biết được nhóm của mình đang dành thời gian cho công việc gì trong một sprint. Lỗi hoặc nợ kỹ thuật rất dễ xâm nhập vào sprint của bạn, đặc biệt nếu nhóm cực kỳ quan tâm đến chất lượng. Tuy nhiên, nếu nhóm không cẩn thận, vào cuối sprint họ có thể tự hỏi tại sao nhóm không bàn giao đủ giá trị cho khách hàng như đã lên kế hoạch.

Hãy chú ý về công việc mà nhóm đang đảm nhận bằng cách xem xét phân chia các loại công việc khác nhau trong quá trình lập kế hoạch sprint. Một trong những cách giải quyết khi bạn phát hiện nhiều khoản nợ kỹ thuật và công việc cải thiện chất lượng trong backlog là nâng cao tiêu chuẩn QA.

Stand-up (daily scrum)

Stand-up hay daily scrum là các cuộc họp ngắn được tổ chức mỗi ngày, khoảng thời gian để các thành viên nhóm kiểm tra công việc của họ. Stand-up của các nhóm áp dụng Scrum hiệu quả thường không chỉ gói gọn trong những cập nhật về công việc cần làm của mỗi cá nhân, mà còn là cơ hội để đánh giá tiến trình sprint của nhóm và thiết lập lại các ưu tiên nhằm đưa ra các quyết định hằng ngày, từ nhỏ đến lớn, với mục tiêu tạo ra tác động tích cực đến kết quả của sprint.

Các dữ liệu và chỉ số có thể giúp ích cho quá trình đó bao gồm:

Tiến trình hướng tới sprint goal

Mặc dù các thành viên trong nhóm có thể nhận thức rõ ràng về tình trạng và tiến độ công việc của mình, họ có thể dễ dàng bỏ lỡ tiến độ tổng thể hướng đến các mục tiêu sprint của tập thể. Đây là lý do tại sao việc đưa ra danh sách các mục tiêu sprint trong stand-up để cả nhóm cùng xem xét và đánh giá là quan trọng và cần thiết.

Hãy xem đây là một cơ hội để thảo luận xem liệu nhóm có đang đi đúng hướng hay không. Nếu không thì lý do tại sao và bạn có thể làm gì? Nếu đó là vấn đề không thể tự mình giải quyết, bạn cần phải thông báo điều này với các bên liên quan chính để mọi người đều có thể nắm bắt.

Sprint burndown

Một biểu đồ burndown có thể giúp nhóm hiểu rõ hơn về tiến trình. Biểu đồ sprint burndown theo dõi lượng công việc đã được hoàn thành trong suốt sprint, bằng cách so sánh thời gian và khối lượng công việc phải hoàn thành trên đơn vị điểm câu chuyện hoặc số giờ. Biểu đồ này giúp dự đoán khả năng hoàn thành công việc của nhóm trong thời gian đã định và giúp nhóm theo dõi phạm vi hoạt động. Nếu biểu đồ burndown có một đường dốc đứng, nhóm có thể đang gặp vấn đề xảy ra do các ước tính không chính xác.

Dưới đây là một biểu đồ sprint burndown trong Jira, với thống kê ước tính (1), các giá trị còn lại – khối lượng công việc tồn đọng còn lại trong sprint (2) và hướng dẫn – một ước tính về vị trí hiện tại thích hợp của nhóm (3).

Phân bổ khối lượng công việc

Một vấn đề khác nhóm nên quan tâm là mức độ công việc mà các cá nhân đang đảm nhận. Đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa, thật khó để nắm bắt mức độ mà mỗi cá nhân đang thực hiện. Nếu bạn không biết được điều này, có khả năng một số thành viên trong nhóm đang phải làm việc quá sức. Stand-up là lúc các thành viên trong nhóm yêu cầu được hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau, đồng thời cũng có thể là cơ hội để điều chỉnh khối lượng công việc của tất cả mọi người nhằm đáp ứng tốt hơn các mục tiêu sprint.

Tuy nhiên, có một điều bạn cần lưu ý khi áp dụng chỉ số này với nhóm chính là: đừng biến nó thành một vũ khí. Nếu bạn sử dụng chỉ số này để đo lường năng suất của các cá nhân, bạn có thể khiến nhóm nản lòng. Thay vào đó, hãy tạo ra một môi trường an toàn và thoải mái để mọi người có thể cởi mở chia sẻ về mức độ công việc của mình và vấn đề họ cần giúp đỡ.

Tìm các insight trong ngữ cảnh

Khi bạn đã thiết lập được nhịp độ xung quanh các sự kiện scrum, điều quan trọng là bạn cần liên tục sử dụng các chỉ số để tối ưu hoá hiệu suất. Insights (thông tin chi tiết) là một công cụ tuyệt vời để nhóm tiếp cận các chỉ số khi cần thiết: trong quá trình lập kế hoạch sprint, đánh giá mỗi ngày trong stand-up hoặc tối ưu hoá phân phối. Bạn có thể tìm thấy các insight ở góc phải trên trong chế độ xem board, backlog và developments trong Jira.

Sprint Retrospective

Ngay cả những nhóm xuất sắc nhất cũng có thể hưởng lợi từ những buổi họp sprint retrospective (hồi tưởng sprint). Đây là cơ hội để cả nhóm xem xét và đánh giá những gì đã diễn ra trong sprint và nhìn lại những gì đã diễn ra suôn sẻ, những gì cần cải thiện và tại sao. Đương nhiên, đây là thời gian hoàn hảo để bạn đánh giá các chỉ số chính của sprint, bao gồm cả việc hoàn thành mục tiêu sprint và mức độ hài lòng trong sprint.

Ví dụ một sprint retrospective được thực hiện trên một trang Confluence

Hoàn thành sprint goal

Làm thế nào để nhóm của bạn theo dõi các mục tiêu đã đặt ra khi lập kế hoạch sprint? Sẽ thật tuyệt nếu nhóm đã kiểm tra hết mọi thứ trong danh sách! Các chỉ số scrum được đề cập ở trên có thể giúp ích trong việc đánh giá thành công của nhóm. Bất kỳ cải tiến nào trong quy trình làm việc đều xứng đáng được ăn mừng – có thể nhóm của bạn đã làm việc nhanh hơn vì không có sự thay đổi nào trong quy mô. Các nhóm thực hành DevOps cũng có thể xem xét các chỉ số DevOps chính – chẳng hạn như thời gian của chu kỳ hay tần suất triển khai – để thảo luận về những cải tiến trong quy trình phân phối nhằm tăng khả năng hoàn thành các mục tiêu sprint. Việc này sẽ giúp nhóm của bạn giải quyết vấn đề và lập ra một kế hoạch hành động rõ ràng hơn.

Sự hài lòng trong sprint

Hãy hỏi nhóm của bạn về mức độ hài lòng của họ trong sprint. Một số nhóm sử dụng một thang đo bằng số, các phản hồi mang tính giai thoại (anecdotal feedback) hoặc thậm chí chỉ đơn giản là biểu tượng cảm xúc hay ảnh động (gif). Nhóm của bạn có thể phản ánh các mục tiêu và đánh giá liệu loại công việc hiện tại có phù hợp với mục tiêu của nhóm hay không, đồng thời so sánh thời gian dành cho nợ kỹ thuật so với thời gian hoàn thiện một tính năng.

Trong sprint retrospective, hãy khuyến khích các thành viên lên tiếng và yêu cầu sự hỗ trợ nếu cần thiết. Những buổi retrospective hiệu quả nhất là những cuộc họp thu được nhiều quan điểm và ý kiến khác nhau nhất. Điều quan trọng là nhóm cần thống nhất các vấn đề cấp thiết hàng đầu và kế hoạch cải thiện hay giải quyết chúng vào cuối cuộc họp. 

Kết luận

Mục đích của Scrum là giúp các nhóm làm việc tốt hơn, và mục đích của các chỉ số Scrum là giúp các nhóm đảm bảo Scrum đang hoạt động vì họ. Khi áp dụng các chỉ số Scrum, nhóm không nên cảm thấy áp lực mà đúng ra cần được truyền cảm hứng. Việc theo dõi mọi khía cạnh được đề cập ở trên không quan trọng – bạn có thể bắt đầu với một hoặc vài chỉ số và xem liệu chúng có giúp cải thiện nhóm hay không. Mặt khác, các chỉ số có thể không mang lại nhiều giá trị khi một nhóm đã thực hành Scrum thuần thục – đó là đích đến tuyệt vời! Bạn chỉ cần đừng quên những thói quen tốt mà các chỉ số này đã giúp thiết lập. Thỉnh thoảng, hãy nhớ xem lại chúng để kiểm tra “sức khoẻ” Scrum của nhóm!

Theo Atlassian