Top 10 mẹo Planning Pocker

Tháng Bảy 29, 2022
Nga Pham

Nếu bạn đang có kế hoạch áp dụng kỹ thuật Planning Pocker cho việc ước tính trong quy trình Agile, chắc hẳn bạn sẽ ưu tiên sự đơn giản và hiệu quả trong quá trình quản lý và phát triển sản phẩm của mình. Planning Pocker là một trong những cách đơn giản nhất để ước tính thời gian hoặc nỗ lực cho một nhiệm vụ cụ thể. Tuy nhiên, điều đó cũng không có nghĩa là bạn sẽ không gặp bất cứ thách thức nào khi áp dụng phương pháp này. Để áp dụng Planning Pocker một cách hiệu quả hơn, bạn nên tham khảo 10 mẹo hàng đầu dưới đây, cho dù bạn đang tìm cách tối ưu hoá trò chơi Planning Pocker hay phòng tránh các vấn đề tiểm ẩn trong ước tính.

1. Nắm rõ mục tiêu của mình

Ngay cả khi bạn là một chủ sở hữu sản phẩm hay một người quản lý sản phẩm nhiều kinh nghiệm, bạn cũng có thể dễ dàng đi lạc khỏi mục tiêu. Để đảm bảo các vòng chơi Planning Pocker thành công và thu được ước tính chính xác nhất có thể, điều quan trọng là bạn cần nhắc nhở bản thân và các thành viên trong nhóm về mục đích của trò chơi. Đó là:

  • Để xác định phạm vi công việc
  • Để đo lường nhiệm vụ thông qua các tiêu chí: nỗ lực, độ khó, độ phức tạp, rủi ro hoặc thời gian cần thiết
  • Để khuyến khích hợp tác thảo luận về công việc

2. Duy trì các thước đo

Người quản lý cần lựa chọn giữa hai thước đo phổ biến: thời gian hoặc điểm câu chuyện (story point). Mặc dù ước tính thời gian là phương pháp phổ biến, hầu hết các nhóm Agile lại thường sử dụng cách ước tính điểm câu chuyện hơn. Bất kể bạn lựa chọn cách nào, điều quan trọng là bạn cần duy trì sự nhất quán và đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn cũng vậy.

Đây có thể là một vấn đề cần chú ý nhiều hơn nếu bạn sử dụng các điểm câu chuyện, vì các nhà phát triển dường như có một bản năng suy nghĩ về thời gian dự kiến cho các nhiệm vụ. Chính vì vậy, nếu bạn đang lựa chọn phương pháp này, bạn nên cẩn thận để không lẫn lộn giữa thời gian và điểm câu chuyện. Các điểm câu chuyện Agile cần phải linh hoạt và do đó duy trì tính độc lập về đơn vị. Bạn chỉ nên sử dụng chúng để so sánh độ khó, độ phức tạp và rủi ro.

3. Khuyến khích tiếng nói cá nhân

Một trong những lợi ích của ước tính Agile là luôn thúc đẩy các cá nhân đặt câu hỏi, làm rõ các tuyên bố hoặc yêu cầu thêm thông tin. Mỗi phiên Planning Pocker đều có thời gian cho nhóm thảo luận về nhiệm vụ và công việc chung một cách cởi mở. Tại thời điểm này, các cá nhân nên được hoan nghênh khi đưa ra các ý kiến khác nhau, bởi vì trong một số trường hợp, kiến thức của họ có thể là chính xác nhất hoặc họ có thể làm sáng tỏ điều gì đó mà những người khác còn chưa rõ.

4. Tránh tư duy tập thể

Tương tự vấn đề trên, chủ sở hữu hoặc người quản lý sản phẩm cần nhận ra các dấu hiệu của tư duy tập thể (groupthink) và ngăn chặn khi điều đó xảy ra. Tư duy tập thể xuất hiện khi các cá nhân đồng ý một cách thụ động trước những ý kiến mạnh mẽ nhất trong nhóm, thay vì tranh luận và đưa ra ý kiến khác nhau. Điều này có thể dễ dàng xảy ra khi thảo luận nhóm và biểu quyết, đặc biệt là khi nhóm phải đạt được sự đồng thuận, vì mọi người có thể không hiểu rằng họ phải đạt được thoả thuận một cách chủ động. Người quản lý hoặc chủ sở hữu sản phẩm nên can thiệp khi nhận thấy những dấu hiệu của tư duy tập thể như sau: 

  • Các cá nhân không phát biểu hoặc đóng góp vào các cuộc thảo luận
  • Các cá nhân đang phát biểu không dám nói sai
  • Không ai đặt câu hỏi về những quan điểm phổ biến
  • Không ai quan tâm đến các quan điểm khác
  • Các cá nhân tuân thủ một cách thụ động mà không cần thảo luận thêm

5. Chơi với các con số nhỏ

Bạn có thể đã biết rằng việc tổ chức trò chơi Planning Pocker với các dãy số hữu ích hơn việc sử dụng những nhóm số lớn. Các dãy số thuận tiện hơn vì chúng hỗ trợ bỏ phiếu hiệu quả hơn và tiến đến sự đồng thuận nhanh chóng hơn. Ví dụ, bạn có thể có một dãy số như 1, 2, 4, 8, 16, 32,… Nếu bạn đang ước tính điểm câu chuyện, bạn có thể cảm thấy dễ dàng hơn khi ước tính với một bộ số nhỏ như từ 1 đến 13. Nếu nhiệm vụ hoặc câu chuyện vượt quá giới hạn của tập hợp nhỏ này, bạn có thể cân nhắc chia nhỏ nhiệm vụ đó hơn nữa để cả nhóm có thể cùng quản lý nó.

6. Tạo ra các quãng nghỉ

Tại một thời điểm nhất định trong khi thực hiện Planning Pocker, bạn có thể bắt đầu thấy các cá nhân tham gia, thảo luận hoặc bỏ phiếu một cách thụ động. Lý do cho điều này có thể là vì tư duy tập thể hoặc sự mệt mỏi. Mặc dù Planning Pocker là một cách thú vị để thực hiện việc ước tính, nó vẫn có thể kéo dài và trở nên nhàm chán. Hãy tạo ra khoảng thời gian nghỉ khi có thể để những người tham gia có thể làm mới bản thân và trở lại tham gia theo đúng quy trình.

7. Mời đúng người

Nhiều người quản lý có xu hướng cắt giảm số lượng người tham gia Planning Pocker để hợp lý hoá quy trình. Điều này chắc hẳn sẽ phổ biến hơn trong các nhóm phát triển có quy mô rất lớn. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện Planning Pocker theo cách này, hãy đảm bảo rằng bạn không chỉ mời các thành viên nhóm có kinh nghiệm hoặc các trưởng nhóm tham gia. Bạn có thể nghĩ rằng những người như vậy sẽ cung cấp cho bạn những ước tính chính xác hơn, nhưng trên thực tế, điều đó chỉ tạo ra những kết quả không chính xác hơn nữa. Bạn sẽ bỏ lỡ những thông tin thực sự quan trọng do các thành viên bị loại cung cấp. Thay vào đó, bạn có thể lựa chọn mời ngẫu nhiên các thành viên từ nhóm hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ Planning Pocker cho nhóm đông người. Các ứng dụng như Scrum Planning Pocker for Jira được tích hợp sẵn trên Jira có thể đáp ứng nhu cầu của cả nhóm lớn và nhóm nhỏ một cách hiệu quả.

8. Đừng bỏ phiếu

Những người quản lý sản phẩm, chủ sở hữu sản phẩm và các bên liên quan chính không nên bỏ phiếu. Mặc dù họ có thể đóng góp vào công việc theo một cách nào đó, nhưng họ thường không phải những người chịu trách nhiệm phát triển các thành phần cốt lõi của sản phẩm. Hơn nữa, họ cũng thường có xu hướng đảm bảo dự án được hoàn thành vào một ngày nhất định. Bằng cách này, họ có thể làm sai lệch ước tính trong tiềm thức. 

Tương tự, họ có quyền sai khiến các thành viên trong nhóm, do đó có thể đóng góp vào cuộc thảo luận một cách thao túng và không hề có ý nghĩa. Chính vì vậy, họ chỉ nên theo dõi các cuộc thảo luận và biểu quyết để đảm bảo chúng diễn ra suôn sẻ và đúng quy trình. Tất nhiên, họ có thể cân nhắc tham gia nếu họ cho rằng ước tính quá nhỏ và đề xuất nhóm tăng quy mô ước tính. Tuy nhiên, họ không bao giờ nên làm theo hướng ngược lại. 

9. Tránh gia tăng giá trị 

Gia tăng giá trị điểm là một hiện tượng kỳ lạ xảy ra theo thời gian trong Planning Pocker: ước tính sẽ lớn hơn trong thời gian mặc dù phạm vi công việc không thay đổi. Ví dụ, một câu chuyện từng là câu chuyện 6 điểm lại trở thành câu chuyện 8 điểm. Để tránh điều này, bạn nên thỉnh thoảng quay lại và ghép những câu chuyện hiện tại với những câu chuyện cũ, để xem những giá trị của chúng có được xác định một cách hợp lý hay không.

10. Giới hạn thời gian các cuộc thảo luận

Các cuộc thảo luận thường có xu hướng kéo dài quá lâu nếu không được kiểm soát. Hãy đặt ra giới hạn thời gian thích hợp cho thời gian thảo luận, đặc biệt là khi bạn đang ở phiên Planning Pocker thứ hai hoặc thứ ba cho cùng một câu chuyện hoặc nhiệm vụ.

Tiến về phía trước cùng Scrum Planning Pocker

Như khi gặp bất kỳ điều gì mới mẻ, bạn cần có một chút thời gian và quá trình thực hành để nắm bắt và hiểu về Planning Pocker. Nếu bạn áp dụng 10 mẹo trên vào quy trình của mình, bạn và nhóm chắc chắn sẽ tận dụng được kỹ thuật này để đạt được những lợi ích cho nhóm và quá trình phát triển của mình. Bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng Scrum Planning Pocker for Jira để triển khai Planning Pocker trực tuyến với nhóm có quy mô lớn một cách dễ dàng.