Jira là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất, đã giúp hàng triệu nhóm trên khắp thế giới làm việc cùng nhau một cách liền mạch. Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Jira là workflow (luồng công việc). Workflow trong Jira giúp các nhóm quản lý công việc một cách hiệu quả và có cấu trúc. Trong bài đăng này, hãy cùng tìm hiểu các quy trình làm việc trên Jira và thảo luận về mọi thứ bạn cần biết để áp dụng chúng theo cách hiệu quả nhất.

Jira Workflow là gì?

Jira Workflow là tập hợp các quy tắc và quy trình xác định vòng đời của một task (nhiệm vụ) hoặc một issue (vấn đề). Workflow được thiết kế để giúp các nhóm quản lý công việc và cộng tác hiệu quả hơn, cung cấp một cách có cấu trúc để di chuyển công việc qua các giai đoạn khác nhau, từ lúc mới được sáng tạo cho đến khi hoàn thành.

Mặc dù trạng thái và chuyển tiếp là hai trong số các thành phần thiết yếu nhất của một luồng công việc trên Jira, thực tế vẫn còn nhiều thành phần quan trọng khác hoạt động cùng nhau để xác định luồng công việc thông qua hệ thống. Ngoài các trạng thái và quá trình chuyển tiếp, luồng công việc của Jira thường bao gồm cả người đảm nhận công việc và các giải pháp.

• Status – Trạng thái: Trạng thái đại diện cho trạng thái hiện tại của một issue trên Jira. Trạng thái xác định các giai đoạn khác nhau mà một issue có thể trải qua, chẳn ghạn như Open, In Progress, Ready for Review và Closed. Các trạng thái có thể được tuỳ chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhóm hoặc dự án. 

• Transition – Chuyển tiếp: Các hành động chuyển một issue từ trạng thái này sang trạng thái khác được gọi là chuyển tiếp. Chúng xác định con đường mà một issue đi theo luồng công việc. Ví dụ, một issue được chuyển từ trạng thái Open sang trạng thái In Progress khi nhà phát triển bắt đầu làm việc với nó.
• Assignees – Người đảm nhận: Người đảm nhận là những cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm giải quyết issue ở từn giai đoạn của luồng công việc. Người được giao có thể được thêm và thay đổi khi một vấn đề di chuyển sang giai đoạn khác. Ví dụ, một nhà phát triển được chỉ định phụ trách một issue khi issue ở trạng thái In Progress, và một người kiểm tra được chỉ định phụ trách kiểm thử issue khi nó ở trạng thái Ready for Testing.
• Resolutions – Quyết định: Các quyết định xác định kết quả của một issue. Chúng thường được sử dụng khi một issue đã được đóng hoặc giải quyết. Ví dụ, một quyết định có thể là Fixed, Won’t fix hoặc Duplicate. Sau khi một issue được giải quyết và quyết định tương ứng được đưa ra, issue sẽ được chuyển sang trạng thái cuối cùng, chẳng hạn như Closed.

Jira Workflow có thể được tuỳ chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của một nhóm. Ví dụ, nhóm phát triển phần mềm có thể quy định luồng công việc bao gồm các trạng thái như To Do, In Progress, Code Review, Testing và Done. Mặc khác, nhóm tiếp thị có thể áp dụng luồng công việc bao gồm các trạng thái như Planning, Drafting, Editing, Approval và Published.

Tầm quan trọng của Jira Workflow

Lý do khiến Jira Workflow trở nên quan trọng là vì chúng giúp các nhóm quản lý công việc của họ một cách hiệu quả. Bằng cách xác định một bộ quy tắc và quy trình rõ ràng, luồng công việc đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu những gì cần thực hiện và khi nào cần hoàn thiện chúng. Điều này thúc đẩy hợp tác tốt hơn và nâng cao năng suất làm việc.

Jira Workflow cũng giúp các nhóm theo dõi tiến độ công việc của họ. Bằng các xác định các trạng thái khác nhau, các nhóm có thể xem nhanh trạng thái của một nhiệm vụ hoặc vấn đề trong luồng công việc. Điều này giúp các nhóm xác định bất kỳ tắc nghẽn hay rào cản nào và có thể nhanh chóng thực hiện hành động để giải quyết chúng.

Thêm vào đó, Jira Workflow mang đến một cách để các nhóm đảm bảo tuân thủ và áp dụng các thực hành hay nhất. Bằng cách thiết lập các điều kiện cho quá trình chuyển đổi, nhóm có thể đảm bảo rằng một số hành động nhất định chỉ được thực hiện bởi những người dùng cụ thể vào những thời điểm cụ thể. Điều này giúp các nhóm duy trì tính nhất quán và tránh mắc sai lầm.

Tạo một luồng công việc trên Jira

Tạo một luồng công việc trên Jira là một quá trình đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Vào Jira Setting và chọn menu Issues.

Bước 2: Chọn Workflows để xem danh sách các luồng công việc trên Jira của bạn.

Bước 3: Nhấn nút Add workflow để tạo luồng công việc mới.

Bước 4: Sử dụng các nút Add status và Add transition để xác định các trạng thái và chuyển tiếp, sau đó thêm chúng vào luồng công việc của bạn. Bạn có thể định nghĩa các thành phần này nhiều như mong muốn.

Bước 5: Để thêm quyết định vào luồng công việc, hãy quay lại menu Issues và chọn nút Resolutions. Bạn sẽ thấy sơ đồ luồng công việc của mình. Để bắt đầu tuỳ chỉnh luồng công việc, hãy nhấn vào nút Edit ở góc trên cùng bên phải màn hình.

Bước 6: Khi bạn đã hài lòng với luồng công việc của mình, hãy nhấn Publish để xuất bản nó với nhóm của bạn.

Bạn có thể xem cách làm việc với issue workflow trên Atlassian tại đây.

Mẹo để tuỳ chỉnh một luồng công việc trên Jira

Tuỳ chỉnh luồng công việc trên Jira bao gồm việc thêm, xoá hoặc sửa đổi các trạng thái, chuyển tiếp hoặc các điều kiện trong luồng công việc. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tuỳ chỉnh luồng công việc của mình một cách hiệu quả:

• Đơn giản: Hãy cố gắng giữ cho luồng công việc của bạn đơn giản nhất có thể. Quá nhiều trạng thái, chuyển tiếp và điều kiện có thể khiến nhóm của bạn khó hiểu và khó áp dụng quy trình một cách hiệu quả.
• Cụ thể: Hãy đảo bảo rằng từng trạng thái, quá trình chuyển đổi và điều kiện trong luồng công việc của bạn đều cụ thể và rõ ràng. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn hiểu những gì cần được thực hiện ở từng giai đoạn của luồng công việc.
• Cân nhắc nhu cầu của nhóm: Khi tuỳ chỉnh luồng công việc, hãy xem xét các nhu cầu riêng của nhóm bạn. Ví dụ, nếu nhóm của bạn làm việc theo quy trình Agile, bạn có thể cần đưa vào các trạng thái như Backlog, Sprint Planning và Retrospective.
• Kiểm tra luồng công việc: Trước khi xuất bản luồng công việc, đừng quên kiểm tra kỹ lưỡng luồng công việc đó. Việc này sẽ giúp bạn xác định mọi vấn đề, tắc nghẽn hoặc rào cản trước khi nhóm của bạn bắt đầu áp dụng quy trình này.
• Nhận phản hồi: Khi luồng công việc của bạn được đưa vào sử dụng, hãy hỏi các phản hồi của nhóm. Điều này giúp bạn xác định những lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.

Một số sai lầm phổ biến

Mặc dù luồng công việc trên Jira có thể làm một công cụ mạnh mẽ để quản lý công việc, vẫn có một số lỗi phổ biến các nhóm dễ dàng mắc phải khi tạo hoặc tuỳ chỉnh luồng công việc của họ. Dưới đây là một vài sai lầm phổ biến bạn nên tránh:

• Phức tạp hoá luồng công việc: Một trong những lỗi phổ biến nhất mà các nhóm mắc phải khi tạo luồng công việc trên Jira là phức tạp hoá nó. Khi quy trình công việc quá phức tạp, nó sẽ trở nên khó hiểu và khó thực hiện đối với các thành viên nhóm. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn, chậm trễ và sai sót. Để tránh mắc phải sai lầm này, hãy giữ cho luồng công việc của bạn đơn giản và chỉ bao gồm các trạng thái và quá trình chuyển tiếp cần thiết.
• Không cân nhắc nhu cầu của nhóm: Một lỗi phổ biến khác là không xem xét các nhu cầu riêng của nhóm khi tạo hoặc tuỳ chỉnh luồng công việc. Nếu luồng công việc không phù hợp với các làm việc của nhóm, các thành viên trong nhóm có thể khó tuân theo, từ đó dẫn đến sự thất vọng. Hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào quy trình tạo hoặc tuỳ chỉnh luồng công việc, đồng thời xem xét các nhu cầu và sở thích của họ.
• Quy ước đặt tên không nhất quán: Quy ước đặt tên không nhất quán có thể gây nhầm lẫn và khiến luồng công việc trở nên khó hiểu. Hãy đảm bảo áp dụng các quy ước đặt tên tiêu chuẩn cho các trạng thái và chuyển tiếp, nhằm giúp nhóm của bạn hiểu luồng công việc và áp dụng nó một cách hiệu quả hơn.
• Không kiểm tra luồng công việc: Kiểm tra luồng công việc là một bước quan trọng để đảo bảo quy trình đã đặt ra hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của nhóm. Việc bỏ qua giai đoạn kiểm tra luồng công việc có thể dẫn đến các sự cố và tắc nghẽn mà lẽ ra bạn có thể tránh khi kiểm tra một cách thích hợp. Hãy đảm bảo kiểm tra luồng công việc một cách kỹ lưỡng trước khi xuất bản cho nhóm của bạn.
• Không nhận phản hồi: Sau khi luồng công việc được áp dụng, điều quan trọng là bạn cần thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm để xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Việc không nhận được phản hồi có thể khiến luồng công việc bị trì trệ, không phát triển để đáp ứng nhu cầu thay đổi của nhóm. Hãy đảm bảo thu thập phản hồi từ các thành viên nhóm một cách thường xuyên và sử dụng phản hồi đó để liên tục cải thiện luồng công việc.

Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến nêu trên, các nhóm có thể tạo ra luồng công việc hiệu quả để giúp họ quản lý công việc. Hãy nhớ giữ cho quy trình làm việc đơn giản, cân nhắc nhu cầu của nhóm, áp dụng các quy ước đặt tên nhất quán, kiểm tra luồng công việc và thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm. Ghi nhớ những thực hành hay nhất này, các nhóm có thể tận dụng thành công luồng công việc của Jira để cải thiện năng suất và nâng cao chất lượng công việc.

Kết

Jira Workflow là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhóm quản lý công việc một cách hiệu quả. Bằng cách xác định một bộ quy tắc và quy trình rõ ràng, luồng công việc cung cấp một cách có cấu trúc để di chuyển công việc qua các giai đoạn khác nhau trong vòng đời phát triển. Jira Workflow cũng có thể được tuỳ chỉnh để đáp ứng các yêu cầu riêng của nhóm và có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ công việc, thực thi các thực hành hay nhất và đảm bảo tính tuân thủ.

Tạo và tuỳ chỉnh luồng công việc trên Jira là một quy trình đơn giản, nhưng điều quan trọng là bạn nên tuân theo các thực hành hay nhất để đảm bảo nhóm tận dụng tối đa sức mạnh của luồng công việc. Bằng cách giữ cho luồng công việc đơn giản và cụ thể, đồng thời cân nhắc các nhu cầu của nhóm, kiểm tra và nhận phản hồi thường xuyên, bạn có thể tạo luồng công việc giúp nhóm của mình hoạt động năng suất và hiệu quả hơn.

—

Jira Guru là một series hướng dẫn của DevSamurai, với mục tiêu phổ biến kiến thức về cách dùng, cấu hình và quản trị Jira từ vỡ lòng tới nâng cao, cùng với các kiến thức bổ trợ về Quy trình Phát triển Phần mềm Linh hoạt (Agile Development) và Quản lý Dịch vụ CNTT (IT Service Management – ITSM). Jira Guru hứa hẹn sẽ hữu ích cho tất cả mọi người, từ người mới bắt đầu đến người dày dạn kinh nghiệm!