Jira là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án mạnh mẽ, nhưng người mới bắt đầu có thể khó sử dụng nó một cách hiệu quả. Áp dụng Jira cùng các nguyên tắc Scrum có thể giúp việc triển khai và sử dụng Jira trở nên hiệu quả hơn, nhưng đồng thời cũng là một thách thức đối với người mới bắt đầu. Hướng dẫn này sẽ chia sẻ cho bạn cách tối đa hoá Jira với các nguyên tắc cơ bản của Scrum, giúp bạn có thể triển khai dự án của mình một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất. 

Scrum là gì?

Scrum là một khung (framework) quản lý dự án Agile, được thiết kế để giúp các nhóm phát triển và cung cấp các sản phẩm chất lượng cao. Scrum được tạo nên từ các nguyên tắc minh bạch, điều tra và thích ứng; chú trọng đến tinh thần đồng đội, việc cải tiến liên tục và khả năng thay đổi nhah chóng khi cần thiết.

Scrum bao gồm một số yếu tố chính như các sprint, user story (câu chuyện người dùng), product backlog (tồn đọng của sản phẩm) và daily stand-ups (các hoạt động hằng ngày). Sprint là các khoảng thời gian ngắn, lặp đi lặp lại để các nhóm hoàn thành một lượng công việc đã định. User story – câu chuyện người dùng là những câu ngắn gọn, mô tả và giải thích những gì người dùng cần ở sản phẩm. Product backlog – tồn đọng sản phẩm là danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện, được sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng. Daily stand-ups – các cuộc họp hằng ngày là các cuộc họp ngắn diễn ra mỗi ngày, là thời gian để các thành viên nhóm chia sẻ những gì họ đã hoàn thành và những gì họ dự định làm tiếp theo.

Một trong những lợi ích chính của Scrum là giúp các nhóm cung cấp các sản phẩm chất lượng cao một cách kịp thời. Để làm được điều này, Scrum nhấn mạnh tính minh bạch, quá trình điều tra và thích ứng. Các nhóm có thể xem họ đang làm việc như thế nào trong thời gian thực và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi cần để trở nên tiến bộ.

Scrum hoạt động với Jira như thế nào?

Jira là một công cụ được thiết kế để hỗ trợ các framework Agile như Scrum. Jira mang đến một nền tảng để các nhóm theo dõi công việc, ưu tiên các nhiệm vụ và cộng tác một cách hiệu quả. Khi Scrum và Jira được áp dụng cùng nhau, các nhóm có thể lập kế hoạch, theo dõi và quản lý dự án một cách hiệu quả hơn.

Jira thể hiện tiến trình của nhóm một cách trực qua, giúp nhóm nắm bắt được tình hình dự án trong thời gian thực. Nhóm cũng có thể sử dụng Jira để theo dõi vận tốc của mình – một thước đo lượng công việc nhóm hoàn thành trong mỗi lần chạy nước rút. Jira cũng cung cấp một nền tảng để các nhóm cộng tác, giúp giữ cho tất cả mọi người ở trên cùng một trang.

Các thành phần chính của Scrum

Scrum bao gồm 3 thành phần chính:

– Product Backlog: Đây là một danh sách ưu tiên tất cả các công việc cần thực hiện để tạo ra sản phẩm hoàn thiện cuối cùng. Danh sách này bao gồm tất cả các yêu cầu về tính năng, chức năng cần phát triển và được cập nhật liên tục để phản ánh những thay đổi của thị trường, nhu cầu của khách hàng và các yếu tố khác.

– Sprint: Một sprint là một lần lặp có giới hạn thời gian, là khoảng thời gian nhóm làm việc trên một tập hợp các hạng mục công việc được lựa chọn từ Product Backlog. Sprint thường kéo dài từ hai đến bốn tuần. Trong một Sprint, nhóm sẽ tập trung vào việc cung cấp một phần gia tăng khả dụng của sản phẩm, ví dụ như một tính năng mới hoặc một giao diện người dùng mới.

– Scrum Team: Một nhóm Scrum bao gồm Product Owner (chủ sở hữu sản phẩm), Development team (nhóm phát triển) và Scrum Master. Product Owner chịu trách nhiệm đảm bảo Product Backlog được cập nhật và ưu tiên dựa trên nhu cầu của các bên liên quan. Nhóm phát triển chịu trách nhiệm chuyển giao sản phẩm, còn Scrum Master chịu trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho quy trình làm việc của nhóm và loại bỏ mọi trở ngại có thể ngăn cản nhóm chuyển giao sản phẩm.

Năm giai đoạn của Scrum

Scrum được tạo nên từ năm giai đoạn:

1. Sprint Planning: Trong giai đoạn này, nhóm thảo luận về công việc cần thực hiện trong sprint tiếp theo, và Product Owner thực hiện công việc ưu tiên các hạng mục trong Product Backlog.

2. Daily Scrum: Đây là những cuộc họp hằng ngày, là thời gian để nhóm thảo luận về tiến độ, xác định các trở ngại và lập kế hoạch cho ngày sắp tới.

3. Sprint Review: Vào cuối spring, nhóm tổ chức một cuộc họp đánh giá để trình bày công việc đã hoàn thành cho các bên liên quan và nhận những đánh giá về công việc nhóm đã thực hiện, cũng như những nhận xét về yếu tố cần cải thiện trong sản phẩm.

4. Sprint Retrospective: Đây là cuộc họp để nhóm thảo luận và nhìn lại quy trình làm việc, từ đó tìm ra những điểm cần cải thiện trong sprint tiếp theo.

5. Lặp lại: Chu kỳ trên lặp lại với Sprint Planning tiếp theo.

Lợi ích của Scrum

Scrum mang lại nhiều lợi ích cho các nhóm, trong đó nổi bật là:

– Cải thiện giao tiếp: Scrum yêu cầu quá trình giao tiếp thường xuyên giữa các thành viên nhóm, đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất và làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.

– Tăng cường hợp tác: Scrum thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên nhóm, vì tất cả mọi người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung trong sprint (sprint goal).

– Tính linh hoạt: Scrum được thiết kế để hỗ trợ khả năng linh hoạt và dễ thích nghi, giúp các nhóm thay đổi hướng đi nhanh chóng khi cần.

– Nâng cao năng suất: Scrum giúp các nhóm tập trung vào việc mang lại giá trị và giảm thiểu các lãng phí, từ đó nâng cao năng suất cho nhóm.

– Nâng cao chất lượng: Scrum giúp các nhóm cung cấp sản phẩm chất lượng cao, vì trọng tâm của Scrum là mang lại giá trị thay vì chỉ hoàn thành nhiệm vụ.

Tối đa hoá Jira với các nguyên tắc Scrum

Lập kế hoạch cho sprint

Sprint là khoảng thời gian ngắn, lặp đi lặp lại để nhóm hoàn thành một lượng công việc đã định. Trong Jira, bạn có thể tạo các sprint để lập kế hoạch và theo dõi công việc của mình. Hãy bắt đầu bằng các thiết lập một sprint board và xác định mục tiêu cho sprint. Điều này giúp bạn và nhóm tập trung thực hiện các công việc hướng tới mục tiêu của mình.

Để thiết lập một sprint board trong Jira, hãy vào phần Projects và chọn dự án bạn muốn làm việc. Sau đó, hãy nhấn vào tuỳ chọn Boards và chọn Scrum Board. Từ đây, bạn có thể tạo các sprint mới và xác định mục tiêu cho chúng.

Tạo các câu chuyện người dùng

Câu chuyện người dùng là những câu ngắn gọn mô tả và giải thích những gì người dùng cần ở sản phẩm. Trong Jira, bạn có thể tạo các câu chuyện người dùng để theo dõi công việc cần thực hiện trong mỗi lần chạy nước rút. Hãy đảm bảo rằng các câu chuyện người dùng ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.

Để tạo câu chuyện người dùng trong Jira, hãy tìm phần Issues và chọn Create Issue. Từ đây, bạn có thể chọn loại issue là Story và nhập thông tin chi tiết về câu chuyện người dùng. Bạn nên cung cấp một mô tả rõ ràng về những người dùng cần và kèm theo lý do tại sao.

Ưu tiên các nhiệm vụ

Sử dụng product backlog của Jira, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ cần hoàn thành trong mỗi lần chạy nước rút. Điều này giúp nhóm tập trung và đảm bảo rằng nhóm đang thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên.

Để ưu tiên các nhiệm vụ trong Jira, hãy chuyển đến phần Backlog trên sprint board của bạn và kéo thả các nhiệm vụ để sắp xếp chúng dựa trên mức độ ưu tiên. Bạn cũng có thể thêm các nhiệm vụ bổ sung vào hồ sơ tồn đọng nếu cần và điều chỉnh mức độ ưu tiên trong khi thực hiện sprint.

Tổ chức các cuộc họp hằng ngày

Các cuộc họp ngắn hằng ngày là thời gian các thành viên trong nhóm chia sẻ những gì họ đã hoàn thành và những gì họ dự định làm tiếp theo. Trong Jira, bạn có thể sử dụng tính năng daily stand-up để theo dõi tiến trình và giao tiếp với nhóm.

Để tổ chức một cuộc họp hằng ngày trên Jira, hãy chuyển đến phần Sprint Report và chọn Daily Stand-up. Từ đây, bạn có thể mời các thành viên nhóm tham gia và chia sẻ về những gì họ đã hoàn thành và những gì họ dự định làm tiếp theo.

Theo dõi tiến độ

Trong Jira, bạn có thể sử dụng sprint board để theo dõi tiến bộ và tình hình của nhóm trong thời gian thực. Sprint board thể hiện tiến trình  một cách trực quan, giúp bạn có thể dễ dàng biết được nhiệm vụ nào đã được hoàn thành, nhiệm vụ nào đang được tiến hành và nhiệm vụ nào đang gặp cản trở.

Để theo dõi tiến độ trong Jira, hãy chuyển đến phần Active Sprint trên sprint board và chọn View. Từ đây, bạn có thể xem nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào đang được thực hiện và nhiệm vụ nào đang gặp cản trở. Bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ Velocity để xem lượng công việc nhóm đang hoàn thành trong mỗi sprint.

Cộng tác với nhóm

Trong Jira, bạn có thể sử dụng phần Communications để cộng tác với nhóm của mình. Bạn có thể sử dụng Jira để chia sẻ các thông tin mới, đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi. Điều này giúp bạn liên kết và đảm bảo mọi người đang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.

Để cộng tác với nhóm trong Jira, hãy chuyển đến phần Communications và chọn Create. Từ đây, bạn có thể tạo một cuộc thảo luận mới và mời các thành viên nhóm tham gia. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Watch để theo dõi cuộc thảo luận và nhận thông báo mỗi khi có bình luận mới.

Sử dụng báo cáo và bảng điều khiển

Jira cung cấp một loạt các báo cáo (report) và bảng điều khiển (dashboard) có thể giúp bạn theo dõi tiến trình và nắm bắt tình hình hoạt động của nhóm. Hãy tận dụng những công cụ này để xem những gì đang hoạt động tốt và những phần cần cải thiện. Bạn cũng có thể sử dụng Jira để tạo báo cáo cho các bên liên quan, để họ có thể biết bạn đang làm gì và tiến độ của bạn như thế nào.

Để truy cập các báo cáo và bảng điều khiển trong Jira, hãy chuyển đến phần Reports và chọn View. Từ đây, bạn có thể xem nhiều loại báo cáo, bao gồm báo cáo sprint, báo cáo tốc độ và biểu đồ burndown. Bạn cũng có thể tạo các báo cáo và bảng điều chỉnh tuỳ chỉnh tuỳ theo nhu cầu cụ thể của mình.

Cải tiến liên tục

Scrum dựa trên các nguyên tắc của cải tiến liên tục, do đó điều quan trọng là bạn phải liên tục đánh giá và cải tiến các quy trình. Hãy sử dụng Jira để theo dõi tiến trình của nhóm và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Hãy thực hiện các thay đổi về quy trình khi cần thiết để đảm bảo bạn đang tận dụng Jira và Scrum một cách tối đa.

Để cải tiến liên tục trong Jira, hãy chuyển đến phần Backlog và chọn Review. Từ đây, bạn có thể đánh giá công việc đã hoàn thành trong sprint và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. 

Kết

Tối đa hoá Jira với các nguyên tắc cơ bản của Scrum giúp bạn thực hiện các dự án một cách trôi chảy và đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách sử dụng các tính năng chính của Jira kết hợp với các nguyên tắc của Scrum, bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, cộng tác với nhóm và cải tiến liên tục một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.

Khi sử dụng Jira và Scrum, điều quan trọng cần nhớ là Scrum là một framework có thể được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn. Jira cung cấp các công cụ hỗ trợ quy trình Scrum, nhưng bạn cần xác định cách bạn sử dụng công cụ này.

Jira và Scrum là sự kết hợp mạnh mẽ hỗ trợ bạn quản lý dự án hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách tuân theo các nguyên tắc chính và các thực hành hay nhất này, bạn có thể tận dụng Jira và Scrum một cách tối đa để quản lý dự án và đồng thời nâng cao kỹ năng quản lý dự án của mình.

—

Jira Guru là một series hướng dẫn của DevSamurai, với mục tiêu phổ biến kiến thức về cách dùng, cấu hình và quản trị Jira từ vỡ lòng tới nâng cao, cùng với các kiến thức bổ trợ về Quy trình Phát triển Phần mềm Linh hoạt (Agile Development) và Quản lý Dịch vụ CNTT (IT Service Management – ITSM). Jira Guru hứa hẹn sẽ hữu ích cho tất cả mọi người, từ người mới bắt đầu đến người dày dạn kinh nghiệm