Sprint Planning là nhịp tim của quản lý dự án Agile, thiết lập nhịp độ để các đội đạt được mục tiêu của mình. Jira được biết đến như một công cụ vô giá trong lĩnh vực này, hợp lý hóa và nâng cao quá trình lập kế hoạch. Bài viết này sẽ đi sâu vào các yếu tố cần thiết của việc Sprint Planning trong Jira, cung cấp thông tin chi tiết cho cả những người mới thực hành Agile dày dạn và những người mới. Hãy khám phá cách Jira có thể nâng cao trải nghiệm Sprint Planning của bạn.

Tổng quan về Lập kế hoạch Sprint ở Jira

Sprint Planning, một yếu tố then chốt trong Phương pháp Agile, là nơi các nhóm cộng tác để quyết định phạm vi công việc cho sprint sắp tới. Đó là sự kết hợp giữa chiến lược, tầm nhìn xa và tinh thần đồng đội. Trong Jira, quá trình này được hỗ trợ bằng các giao diện thân thiện với người dùng, các công cụ mạnh mẽ và các tính năng trực quan.

Ở Jira, việc Sprint Planning xoay quanh ‘Active Sprint‘ hoặc ‘Backlog‘ view, nơi chứa các mục Backlog của nhóm. Tại đây, chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) cùng với nhóm có thể ưu tiên, ước tính và chỉ định các story, task hoặc bug của người dùng cho các Sprint cụ thể. Chức năng kéo và thả cho phép dễ dàng di chuyển các issue vào giai đoạn Sprint, đảm bảo nhóm cam kết thực hiện đúng khối lượng công việc.

Các tính năng tích hợp của Jira, chẳng hạn như bộ lọc, quy trình làm việc tùy chỉnh và trường ước tính, tiếp tục trao quyền cho các nhóm để có các phiên lập kế hoạch có cấu trúc và hiệu quả. Cộng tác theo thời gian thực là một điểm nổi bật khác, đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm, ngay cả khi họ ở cách xa nhau trên các lục địa.

Về bản chất, Jira không chỉ hỗ trợ các nguyên tắc cơ bản của việc Sprint Planning mà còn nâng cao chúng, cho phép các nhóm tập trung hơn vào việc ra quyết định chiến lược và giảm bớt các rào cản hành chính.

Cần chuẩn bị gì trước khi lập kế hoạch Sprint

Trước khi bắt đầu Sprint Planning, sự chuẩn bị là chìa khóa. Việc Backlog được chuẩn bị tốt và sự hiểu biết rõ ràng về năng lực của nhóm có thể hợp lý hóa đáng kể quá trình lập kế hoạch và dẫn đến những Sprint thành công hơn. Đây là những gì bạn nên tập trung vào trước khi phiên lập kế hoạch bắt đầu:

1. Sự sẵn sàng của Product Backlog:

Ưu tiên Backlog: Đảm bảo những việc quan trọng và khẩn cấp nhất sẽ được đặt lên hàng đầu. Điều này liên quan đến việc cộng tác với các bên liên quan để sắp xếp các hạng mục phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Tinh chỉnh user story và task: Mỗi mục phải rõ ràng, dễ hiểu và có thể thực hiện được. Những điều mơ hồ cần được làm rõ và các story lớn hơn của người dùng có thể cần được chia thành các phần có thể quản lý được.
Ước tính: Sử dụng các kỹ thuật như điểm story hoặc ước tính thời gian, đảm bảo rằng mỗi mục trong Backlog đều có ước tính nỗ lực liên quan. Điều này hỗ trợ trong việc thiết lập các mục tiêu Sprint thực tế.

2. Tài nguyên nhóm:

Yếu tố vắng mặt: Xem xét các kỳ nghỉ sắp tới hoặc bất kỳ kỳ nghỉ nào theo kế hoạch của các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng lực Sprint của nhóm.
Xác định năng lực của nhóm: Tính toán tổng số giờ hoặc điểm story hiện có mà nhóm có thể cam kết, dựa trên hiệu suất trong quá khứ và quy mô nhóm hiện tại.

3. Retrospective Points của Sprint trước:

Action Items: Giải quyết các điểm cải tiến được xác định trong lần hồi cứu gần đây nhất. Cho dù đó là điều chỉnh quy trình hay công cụ mới, hãy đảm bảo thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi bắt đầu Sprint tiếp theo.
Feedback Loop: Xem lại những thành công và thách thức của Sprint trước. Nó cung cấp nền tảng để lập kế hoạch cho Sprint sắp tới và giúp tránh những cạm bẫy trong quá khứ.

Thiết lập Sprint ở Jira

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu:

1. Điều hướng đến Sprint Planning:

Truy cập Right Board: Bắt đầu bằng cách điều hướng tới bảng Scrum của bạn, bảng này được thiết kế riêng cho các phương pháp Agile có lưu ý đến các Sprint.
Vào phần ‘Backlog’: Chế độ xem này hiển thị cho bạn tất cả các mục trong danh sách sản phẩm Backlog của bạn, giúp bạn dễ dàng chọn và chuyển chúng vào Sprint sắp tới hơn.

2. Bắt đầu một Sprint mới:

Tạo một Sprint mới: Ở đầu phần Backlog, có một tùy chọn có lable “Create Sprint”. Nhấp vào đây sẽ khởi tạo một vùng chứa Sprint mới.
Thêm các mục vào Sprint: Sử dụng chức năng kéo và thả, di chuyển các mục từ sản phẩm Backlog sang giai đoạn Sprint mới được tạo. Ngoài ra, bạn có thể chọn nhiều mục và sử dụng tùy chọn ‘Bulk Change’ để thêm chúng vào sprint.

3. Định cấu hình Cài đặt Sprint:

Tên Sprint: Đặt cho nước rút của bạn một cái tên có ý nghĩa, thường phản ánh các mục tiêu chính hoặc tham chiếu thời gian (ví dụ: “Sprint 12: Cải tiến bảng điều khiển người dùng” hoặc “Sprint ngày 1 tháng 4 – Sprint ngày 15 tháng 4”).
Thời gian của Sprint: Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho Sprint, đảm bảo ngày bắt đầu phù hợp với thời lượng Sprint đã quyết định (ví dụ: hai tuần).
Mục tiêu của Sprint (Tùy chọn nhưng khuyến nghị): Thêm mục tiêu ngắn gọn tóm tắt mục tiêu chính của Sprint này. Nó đóng vai trò là đầu mối cho nhóm trong suốt thời gian Sprint.

Cài đặt Sprint — Điều hướng đến Phần Sprint Planning

4. Bắt đầu Sprint:

Sau khi mọi thứ đã sẵn sàng và cả nhóm đã đồng ý, hãy nhấp vào nút “Start Sprint” cái nút. Điều này sẽ bắt đầu Sprint và sau đó nhóm có thể bắt đầu làm việc với các mục đã chọn.

Báo cáo Sprint ở Jira

Trong Jira, Báo cáo Sprint đóng vai trò quan trọng này, cung cấp bản tóm tắt trực quan và dựa trên dữ liệu về kết quả của sprint. Đây là những điều bạn cần biết về tính năng vô giá này:

1. Bản chất của Báo cáo Sprint:

Cái nhìn nhanh về hiệu suất: Về cốt lõi, Báo cáo Sprint trong Jira cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về những gì đã hoàn thành trong sprint và những gì còn Backlog.
Quyết định sáng suốt: Bằng cách phân tích báo cáo, các nhóm và các bên liên quan có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, tinh chỉnh cách tiếp cận của họ cho các Sprint tiếp theo.

2. Truy cập Báo cáo Sprint trong Jira:

Chọn ‘Reports’: Thường nằm ở thanh điều hướng trên cùng, thao tác này sẽ dẫn bạn đến phần báo cáo của Jira.
Chọn ‘Sprint Reports’: Từ danh sách các báo cáo có sẵn, chọn Báo cáo Sprint. Sau đó, bạn có thể chọn Sprint cụ thể mà bạn muốn phân tích từ danh sách thả xuống.

3. Các thành phần chính của Báo cáo Sprint:

Các issue đã hoàn thành: Phần này liệt kê tất cả các issue đã được giải quyết thành công trong Sprint. Nó cung cấp sự rõ ràng về những gì nhóm đã đạt được.
Các issue chưa hoàn chỉnh: Đây là những hạng mục mà nhóm không thể hoàn thành trong sprint. Hiểu được lý do đằng sau những khoản chuyển tiếp này có thể là công cụ cho việc lập kế hoạch trong tương lai.
Burndown Chart: Là một công cụ trực quan thiết yếu, biểu đồ phân tích thể hiện số lượng công việc đã hoàn thành theo thời gian so với ước tính ban đầu. Đó là một chỉ báo mạnh mẽ về tốc độ của nhóm và liệu họ có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu Sprint hay không.

4. Tận dụng Báo cáo Sprint để cải tiến:

Phân tích các issue chưa hoàn chỉnh: Việc hiểu lý do tại sao một số task nhất định không được hoàn thành có thể cung cấp thông tin chuyên sâu về những sai sót trong ước tính, những thách thức không lường trước được hoặc hạn chế về nguồn lực.
Đánh giá Burndown: Một đường thẳng trong biểu đồ suy giảm có thể biểu thị các giai đoạn trì trệ. Ngược lại, sự sụt giảm mạnh có thể cho thấy sự vội vàng về phía cuối, gợi ý về sự thỏa hiệp về chất lượng.
Thu thập phản hồi: Chia sẻ báo cáo với nhóm trong quá trình hồi cứu. Nó đóng vai trò như một điểm tham chiếu hữu hình cho các cuộc thảo luận, cho phép nhóm ghi lại những thành tựu và lập chiến lược cho những thách thức.

Mẹo dành cho Sprint Planning trong Jira

1. Tận dụng JQL (Ngôn ngữ truy vấn Jira):

Sử dụng JQL để tạo các truy vấn cụ thể nhắm mục tiêu chính xác những gì bạn cần để lập kế hoạch.
Ví dụ: Giả sử bạn muốn tìm tất cả các bug có mức độ ưu tiên cao chưa được gán cho bất kỳ sprint nào: priority = Highest AND issuetype = Bug AND Sprint IS EMPTY.

2. Sử dụng Bộ lọc nhanh:

Cài đặt bộ lọc nhanh trên bảng của bạn để xem issue nhanh hơn trong quá trình lập kế hoạch.
Ví dụ: Một bộ lọc như “UX task” có thể hiển thị ngay lập tức tất cả các issue liên quan đến trải nghiệm người dùng, giúp nhóm nhóm hoặc giải quyết chúng cùng nhau.

3. Thay đổi hàng loạt cho hiệu quả (bulk change):

Nhóm chọn những task giống nhau và cùng nhau chỉnh sửa để tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: Nếu bạn muốn chuyển nhiều task từ backlog sang sprint tiếp theo, hãy chọn chúng cùng nhau và sử dụng ‘bulk change’ để phân công chúng cho sprint mong muốn.

4. Dự toán kỹ thuật:

Thiết lập một đơn vị đo lường nhất quán cho các story point hoặc ước tính dựa trên thời gian.
Ví dụ: Nếu sử dụng chuỗi Fibonacci cho story point, một task dễ có thể là 1 point, một task vừa phải là 3 points và một task phức tạp là 8 points.

5. Sử dụng tuỳ chỉnh workflow:

Thiết kế workflow phản ánh chính xác các giai đoạn trong quy trình của nhóm bạn.
Ví dụ: Thay vì mặc định “To Do → In Progress → Done”, bạn có thể thực hiện “Backlog → Design → Development → QA → Done”.

6. Xử lý Backlog:

Dành thời gian giữa các Sprint để tinh chỉnh và sắp xếp lại mức độ ưu tiên cho các Backlog của bạn.
Ví dụ: Chuyển các issue lỗi thời sang mục ‘Future Consideration’ hoặc đóng các task không còn phù hợp nữa.

7. Các issue liên quan đến liên kết:

Mẹo: Hiển thị các phần phụ thuộc hoặc công việc liên quan bằng cách sử dụng Tính năng liên kết của Jira.
Ví dụ: Nếu một tác vụ bị chặn bởi một bug, hãy liên kết tác vụ đó với bug đó bằng loại liên kết “is blocked by”.

8. Sử dụng Lables và Components một cách khôn ngoan:

Đặt Lables các issue một cách nhất quán để dễ dàng phân loại.
Ví dụ: Đặt lables tất cả các task liên quan đến hiệu suất là “Hiệu suất” để nhanh chóng lọc và đánh giá chúng trong quá trình lập kế hoạch.

9. Xem lại các Sprint trước đây:

Bắt đầu lập kế hoạch bằng cách đánh giá kết quả của Sprint trước đó.
Ví dụ: Nhìn vào ‘Velocity Chart’ từ Sprint cuối cùng để đánh giá xem nhóm có khả năng xử lý bao nhiêu công việc trong Sprint sắp tới.

10. Sử dụng Permission của Sprint:

Cài đặt permission để ngăn chặn những thay đổi Sprint không mong muốn.
Ví dụ: Hạn chế việc đóng sprint chỉ ở Scrum Master để đảm bảo sprint không bị đóng sớm.

Lập kế hoạch Sprint có vai trò then chốt trong phát triển Agile và Jira đóng vai trò là người dẫn đường trong nỗ lực này. Thông qua các tính năng đa dạng của Jira, các nhóm có thể khai thác cách tiếp cận có cấu trúc và hiệu quả để lập kế hoạch. Tuy nhiên, bản chất của công cụ này được phát huy tốt nhất khi kết hợp với sự cộng tác nhóm hiệu quả và giao tiếp rõ ràng. Khi bạn điều hướng bối cảnh Agile với Jira, hãy để hướng dẫn này làm nền tảng cho bạn, đưa bạn tới thành công trong mỗi Sprint. Chúc các bạn thành công!

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.

Để tìm hiểu về các ứng dụng mở rộng hỗ trợ quản lý dự án của bạn, vui lòng tham khảo tại: Atlassian Marketplace