Story points được hiểu nôm na là một cách ước lượng nguồn lực phải bỏ ra để hoàn thành nhiệm vụ. 

Nếu bạn đã từng nghe về story points trong Jira nhưng lại không biết nó có mục đích gì thì bạn không hề cô đơn. Nhiều người bắt đầu sử dụng Jira, một công cụ quản lý công việc, đều gặp phải thuật ngữ này. Nói một cách đơn giản, story points là cách các nhóm đoán xem nhiệm vụ đó lớn hay nhỏ. Thay vì nói: “Việc này sẽ mất 3 giờ”, họ có thể nói: “Đây là nhiệm vụ 2-point”. Nhưng tại sao họ làm điều này? Và làm thế nào để bạn quyết định một nhiệm vụ nên đạt bao nhiêu points? Blog này sẽ giúp trả lời những câu hỏi đó một cách đơn giản và dễ hiểu. Hãy cùng khám phá ngay sau đây!

Story points trong Jira là gì?

Khi nói về story points, chúng ta không thảo luận về thời gian như giờ hay phút. Thay vào đó, chúng ta đang thảo luận về sự ước lượng nguồn lực phải bỏ ra để hoàn thành nhiệm vụ. Giả sử bạn có hai nhiệm vụ: gửi một email và làm một báo cáo chi tiết. Nếu bạn phải so sánh chúng, trực giác bạn sẽ biết rằng báo cáo cần được chú ý nhiều hơn email. Story points nắm bắt được bản chất này, phản ánh nỗ lực mà không bị trì hoãn vào thời gian chính xác.

Story points hỗ trợ rất tốt trong việc lập kế hoạch linh hoạt, đặc biệt là với các nhóm scrum. Chúng cung cấp một cách để đánh giá nhiệm vụ và theo dõi tiến độ một cách minh bạch hơn. Điều này giống như việc dán nhãn cho mỗi nhiệm vụ với mức độ công việc phải thực hiện hoặc độ phức tạp của nó.

Trong thế giới Jira, những nhiệm vụ này, được gọi là “stories” hoặc “epics”, có thể được chỉ định những điểm này, cho thấy ‘sức nặng’ của chúng khi xét về nỗ lực. Thông thường, các nhiệm vụ chính như stories hay epics sẽ nhận được những điểm này, loại bỏ các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn như bugs. Tuy nhiên, Jira có khả năng thích ứng nên nếu các nhóm cảm thấy cần phải điều chỉnh điều này thì họ có thể thực hiện với permissions phù hợp.

Làm cách nào để thêm story points?

Việc sử dụng story points trong Jira có thể biến đổi workflow của nhóm bạn, mang lại sự rõ ràng và định hướng. Bằng cách ước tính nỗ lực dựa trên những điểm này, bạn đang tạo tiền đề cho việc cải thiện việc theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực.

Đối với Dự án do nhóm quản lý (Team-managed):

1. Điều hướng đến Project settings > Features. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Estimation (Story Points) và bật nó lên.
2. Trong bất kỳ issue nào của Jira, hãy tìm Story Points estimation ở bên phải.
3. Bấm vào field, thêm estimate của bạn rồi bấm vào bên ngoài để lưu.

Đối với Dự án do Công ty quản lý (Company-managed):

1. Mở một issue trong Jira. Nếu field Story Points không hiển thị, hãy nhấp vào Configuration ở dưới cùng bên phải.
2. Trên màn hình bố cục Issue, hãy xem phần Hidden Fields. Nếu field Story Points có ở đó, hãy kéo và thả nó vào chế độ xem bạn muốn.
3. Nếu không có, hãy làm theo hướng dẫn cho Custom Fields trong Jira. Từ đó, chọn field Story Points.
4. Khi field được bật, hãy mở bất kỳ issue Jira nào. Bạn sẽ thấy field Story Points ở bên phải.
5. Nhấp vào field, nhập estimate của bạn (thường tính bằng giờ) và nhấp vào bên ngoài hộp để lưu.

Làm cách nào để sử dụng Story points trong Jira của Atlassian?

Chúng tôi đã thảo luận về story points là gì và cách thêm chúng vào Jira. Nhưng bạn phải sử dụng chúng như thế nào để giúp việc quản lý dự án của bạn suôn sẻ và hiệu quả hơn?

Trước hết, story points đều xoay quanh việc hiểu được về nguồn lực phải bỏ ra. Không phải là số phút hoặc số giờ chính xác mà một nhiệm vụ sẽ thực hiện mà là ước lượng về mức độ lớn hoặc thách thức của một nhiệm vụ so với những nhiệm vụ khác.

1. Bắt đầu với một nhiệm vụ cơ bản

Khi bạn mới bắt đầu với story points, hãy chọn một nhiệm vụ chung làm cơ sở. Ví dụ như trong thiết kế một trang web hoặc viết một đoạn mã, ta gán cho nó một giá trị—có thể là ‘3’. Sau đó, khi bạn gặp những nhiệm vụ mới, hãy so sánh độ phức tạp của chúng với đường cơ sở này. Có phức tạp gấp đôi không? Vậy thì có thể đó là số ‘6’. Khó bằng một nửa? Vậy thì nó có thể là ‘1,5’ hoặc ‘2’.

2. Chủ trì các cuộc họp đánh giá

Tạo một cuộc họp dành riêng cho nhóm bạn. Khi bạn thảo luận về các nhiệm vụ sắp tới, hãy cùng nhau ước tính story points. Đó là một nỗ lực hợp tác và quan điểm của mọi người sẽ giúp đạt được sự đồng thuận. Hãy nhớ rằng, vấn đề không phải là phải chính xác đến phút cuối cùng. Đó là việc cảm nhận về quy mô và độ phức tạp của nhiệm vụ.

3. Theo dõi và điều chỉnh

Sau khi bạn đã hoàn thành một số nhiệm vụ, hãy nhìn lại. Nhiệm vụ 5 điểm có mất nhiều thời gian hơn dự kiến không? Hay một nhiệm vụ 2 điểm lại tốn thời gian một cách đáng ngạc nhiên? Điều chỉnh ước tính trong tương lai của bạn dựa trên những kinh nghiệm này. Story points rất linh hoạt và bạn có thể hiệu chỉnh lại khi tìm hiểu thêm về tiến độ của nhóm cũng như tính chất nhiệm vụ.

4. Sử dụng công cụ báo cáo của Jira

Jira cung cấp các công cụ báo cáo vô cùng hữu ích, giúp các nhóm hiểu được tốc độ của họ – đó là story points mà họ có thể hoàn thành trong một sprint. Bằng cách theo dõi tốc độ của nhóm theo thời gian, bạn có thể dự đoán hiệu suất trong tương lai và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.

Bạn có thể chọn Công cụ báo cáo hoặc xem thông tin chi tiết backlog insight.

5. Hãy nhớ rằng tất cả vì đại sự

Story points không phải là về việc quản lý vi mô từng phút. Họ muốn hiểu được bối cảnh công việc rộng lớn hơn. Sử dụng chúng để hướng dẫn lập kế hoạch sprint, đánh giá năng lực nhóm và đảm bảo không ai bị quá tải.

Các kỹ thuật ước tính phổ biến khác cho Jira

Kỹ thuật ước tính là một nghệ thuật cũng như mang tính khoa học. Trong những năm qua, các nhóm Agile đã phát triển nhiều kỹ thuật khác nhau để ước tính nhiệm vụ, giúp họ xác định khối lượng công việc hoặc mức độ phức tạp liên quan đến việc hoàn thành chúng. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về một số phương pháp phổ biến nhất:

1. Planning Poker

• Định nghĩa: Phương pháp này được mô phỏng giống như một trò chơi, yêu cầu các thành viên trong nhóm thực hiện các ước tính bí mật bằng cách sử dụng thẻ, sau đó tiết lộ chúng cùng một lúc.
• Cách thức hoạt động trong Jira: Các nhiệm vụ được thảo luận lần lượt. Các thành viên trong nhóm chọn một thẻ (hoặc thẻ ảo nếu sử dụng tiện ích bổ sung Jira) thể hiện ước tính của họ về story points. Sau khi mọi người tiết lộ thẻ của mình, nhóm thảo luận về lý do căn bản đằng sau các lựa chọn của họ, đặc biệt nếu có sự khác biệt đáng kể và sau đó đi đến nhất trí.
• Lợi ích: Khuyến khích thảo luận nhóm và giảm ảnh hưởng của các thành viên có chức vụ cao hơn trong nhóm đến việc ước tính.
• Ứng dụng trong Jira: Sử dụng các tiện ích bổ sung hoặc tích hợp Jira như “Planning Poker” hoặc chỉ cần sử dụng comments và custom fields để ghi lại ước tính.

2. T-shirt Sizes

• Định nghĩa: Các nhiệm vụ được ước tính dựa trên ‘sizes’ như XS, S, M, L, XL, phản chiếu kích cỡ áo phông.
• Cách thức hoạt động trong Jira: Trong Jira, các đội có thể ánh xạ size áo phông thành các story points bằng số. Chẳng hạn, XS có thể là 1 điểm, S có thể là 3 điểm, v.v. Điều này tóm tắt quá trình ước tính, khiến chúng thiên về kích thước tương đối hơn là con số chính xác.
• Lợi ích: Đơn giản hóa quá trình ước tính và đặc biệt hữu ích cho các ước tính sơ bộ ban đầu.
• Ứng dụng trong Jira: Sử dụng custom fields để ghi lại T-shirt sizes. Chuyển đổi các size này thành điểm câu chuyện bằng số nếu cần.

3. Chấm biểu quyết (Dot Voting)

• Định nghĩa: Các thành viên trong nhóm được cấp một số dấu chấm (hoặc phiếu bầu) nhất định để thực hiện các nhiệm vụ dựa trên nỗ lực hoặc mức độ phức tạp được nhận thức của họ.
• Cách thức hoạt động trong Jira: Các nhiệm vụ có thể được hiển thị trên bảng kỹ thuật số và các thành viên trong nhóm phân bổ các dấu chấm của họ cho các nhiệm vụ mà họ cảm thấy đòi hỏi khắt khe nhất. Nhiệm vụ có nhiều dấu chấm hơn được coi là phức tạp hơn. Điều này có thể được kết hợp với story points để có độ chi tiết cao hơn.
• Lợi ích: Thu hút toàn bộ nhóm và nhanh chóng nêu bật các nhiệm vụ có thể cần nhiều sự chú ý hoặc nguồn lực hơn.
• Ứng dụng trong Jira: Triển khai bằng cách sử dụng Jira labels hoặc custom fields. Nhiều plugin Jira khác nhau cũng có sẵn để tạo điều kiện thuận lợi cho kỹ thuật dot voting.

4. Affinity Estimation

• Định nghĩa: Một phương pháp trong đó các nhiệm vụ được lọc theo sự tương đồng về quy mô hoặc độ phức tạp.
• Cách thức hoạt động trong Jira: Các nhiệm vụ được lọc ra và nhóm cộng tác gom chúng lại dựa trên khối lượng công việc phải thực hiện mà không chỉ định con số chính xác ban đầu. Sau khi các nhiệm vụ được nhóm lại, mỗi đội sẽ được cấp một giá trị story point.
• Lợi ích: Đây là một cách sắp xếp số lượng lớn nhiệm vụ một cách nhanh chóng và mang tính kết hợp cao giữa các thành viên, đẩy mạnh các cuộc thảo luận nhóm về độ phức tạp của nhiệm vụ.
• Ứng dụng trong Jira: Sử dụng Jira boards để trực quan hóa các nhiệm vụ, nhóm chúng thành columns và swimlanes dựa trên độ phức tạp.

5. Bucket System

• Định nghĩa: Bucket System các nhiệm vụ thành “buckets” dựa trên độ phức tạp tương đương với chúng. Mỗi nhóm tương ứng với một loạt story points.
• Cách thức hoạt động:

• • Bucket Creation: Tạo buckets, thường sử dụng các chuỗi như Fibonacci (ví dụ: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13).
  • Task Sorting: Các thành viên trong nhóm thảo luận và đặt từng nhiệm vụ với bucket label phản ánh quy mô của nhiệm vụ đó.
  • Point Assignment: Nhiệm vụ được cấp story points dựa trên nhóm của chúng.
• Lợi ích: Đây là một phương pháp nhanh chóng, đặc biệt hữu ích cho các backlogs lớn hơn. Thúc đẩy sự hợp tác nhóm và giảm sự thiên vị cá nhân.
• Ứng dụng trong Jira: Sử dụng custom fields cho bucket label. Nhiệm vụ có thể được kéo vào các danh mục nhóm khác nhau trên Jira boards.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng Story Points

Đánh đồng số story points với số giờ đã sử dụng hoặc giá trị:

Lỗi: Các nhóm thường mắc lỗi khi dịch trực tiếp một story point sang một số giờ hoặc ngày cụ thể. Một số người cũng mắc sai lầm khi đánh đồng story points trực tiếp với giá trị doanh nghiệp.

Tại sao điều này quan trọng: Story points là thước đo mức độ phức tạp, nỗ lực và sự không chắc chắn, không phải là thước đo chính xác về thời gian hoặc giá trị. Bằng cách ràng buộc chúng với một giá trị thời gian, các nhóm có nguy cơ ảnh hưởng đến tính linh hoạt và mục đích của story points.

Điều chỉnh ước tính story points của issues trong Sprint:

Lỗi: Đôi khi, ở giữa một sprint, một nhóm có thể cảm thấy rằng một nhiệm vụ khó hơn suy nghĩ ban đầu và điều chỉnh story points của mình.

Tại sao điều này quan trọng: Việc thay đổi ước tính story points trong một sprint có thể làm sai lệch tốc độ của sprint và gây khó khăn cho việc lập kế hoạch cho sprints khác trong tương lai. Tốt hơn hết bạn chỉ nên điều chỉnh trong các sprint trong tương lai.

Không bao giờ tính điểm cho bugs:

Lỗi: Các nhóm thường có xu hướng không chỉ định story points cho bugs vì tin rằng đó là “công việc ngoài kế hoạch” hoặc quá khó để ước tính.

Tại sao điều này quan trọng: Nếu một nhóm dành một lượng thời gian đáng kể để giải quyết bugs thì việc không chỉ ra chúng có thể dẫn tới việc tính toán không chính xác về năng lực và vận tốc của nhóm.

Thêm story points vào nhiệm vụ nhỏ:

Lỗi: Các nhóm đôi khi chỉ định các điểm trong câu chuyện cho những nhiệm vụ rất nhỏ, khiến chúng có vẻ quan trọng hơn thực tế.

Tại sao điều này quan trọng: Việc chỉ định story point cho các nhiệm vụ nhỏ có thể làm tăng tốc độ của nhóm mà không tăng giá trị được phân phối tương ứng. Tốt hơn hết bạn nên nhóm các nhiệm vụ nhỏ lại hoặc đặt ra ngưỡng tối thiểu cho những gì được chỉ định.

Tính điểm cho các Issues chưa hoàn tất:

Lỗi: Nếu một issue chưa được hoàn thành trong một sprint, các nhóm có thể phải ước tính lại và chỉ định story points  mới khi issue đó được chuyển sang sprint tiếp theo.

Tại sao điều này quan trọng: Lỗi lầm này có thể dẫn đến việc phải tính điểm hai lần và có thể dẫn đến việc tăng vận tốc. Các story point ban đầu nên được giữ nguyên và nhóm sẽ cần suy ngẫm về lý do tại sao nhiệm vụ chưa hoàn thành.

Phần kết luận

Trong bối cảnh quản lý dự án ngày càng phát triển, Story Points đã nổi lên như một công cụ quan trọng giúp các nhóm agile điều hướng sự phức tạp trong nhiệm vụ của họ. Tuy nhiên, như với tất cả các công cụ, tính hiệu quả của chúng không chỉ gắn liền với sức mạnh vốn có mà còn với mức độ thành thạo khi sử dụng. Việc nhầm lẫn chúng với các thước đo trực tiếp về thời gian hoặc giá trị hoặc áp dụng sai chúng theo những cách khác có thể dẫn đến các đánh giá sai lệch và cản trở hiệu quả của nhóm.

Nhưng khi được sử dụng một cách chính xác, story points sẽ hoạt động như một thước đo tương đối về khối lượng công việc phải hoàn thành, thúc đẩy thảo luận nhóm và học tập không ngừng, nâng cao đáng kể khả năng của nhóm trong việc mang lại giá trị một cách nhất quán. Chúng là lời nhắc nhở rằng trong lĩnh vực phát triển agile, sự cộng tác và hiểu biết cũng quan trọng như các thống kê và số liệu. Khi bạn tham gia vào hành trình agile của mình, hãy nhớ sử dụng story points một cách khôn ngoan và chúng chắc chắn sẽ trở thành nền tảng cho sự thành công của nhóm bạn.

Chúc bạn lập kế hoạch thành công và chúc các sprint của bạn luôn hiệu quả!

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.

Để tìm hiểu về các ứng dụng mở rộng hỗ trợ quản lý dự án của bạn, vui lòng tham khảo tại: Atlassian Marketplace