Jira là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án, nhưng để sử dụng hiệu quả, bạn cần hiểu hai tính năng chính: Quy trình làm việc (workflows) và bảng (boards). Workflows xác định các bước mà một issue trải qua từ đầu đến cuối, trong khi bảng giúp theo dõi tiến trình một cách trực quan. Biết cách Workflow và Board trong Jira hoạt động cùng nhau có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách nhóm của bạn xử lý các nhiệm vụ.

Trong blog này, chúng tôi sẽ phân tích mối quan hệ giữa workflows và boards trong Jira, chỉ cho bạn cách tận dụng tối đa cả hai. Hãy cùng khám phá nhé!

Workflows trong Jira là gì?

Một workflows trong Jira về cơ bản là con đường mà một issue đi qua từ lúc tạo ra đến khi hoàn thành. Đây là một bản đồ phác thảo từng bước hoặc trạng thái mà issue trải qua, như “To Do,” “In Progress,” và “Done.” Những bước này đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình của nhóm, giúp mọi người đồng nhất về tình trạng công việc vào bất kỳ thời điểm nào.

Workflows được tạo thành từ ba thành phần chính:

Trạng thái (Statuses): Những thông tin này cho biết issue đang ở đâu trong quy trình. Ví dụ, một issue có thể bắt đầu với trạng thái “Open,” chuyển sang “In Progress,” và cuối cùng được đánh dấu là “Done.” Mỗi trạng thái phản ánh một điểm cụ thể trong workflow.
Chuyển tiếp (Transitions): Đây là những hành động chuyển một issue từ trạng thái này sang trạng thái khác. Ví dụ: khi một tác vụ đã sẵn sàng chuyển từ “In Progress” sang “Done”, thì quá trình chuyển đổi sẽ đưa tác vụ đến đó.
Giải quyết (Resolutions): Khi một issue đã hoàn thành, nó cần một giải pháp, như “Resolved” hoặc “Won’t Fix.” Bước cuối cùng này giúp làm rõ kết quả của issue và đảm bảo rằng không có gì còn sót lại.

Trong Jira, workflows có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của nhóm. Bạn có thể tạo workflow đơn giản cho các nhiệm vụ đơn giản hoặc các quy trình phức tạp hơn cho các dự án yêu cầu nhiều bước và phê duyệt. Hiểu và thiết lập chính xác workflow là rất quan trọng vì chúng tạo thành nền tảng cho cách công việc di chuyển từ đầu đến cuối.

=>Workflows của Jira: Mọi điều bạn cần biết

Jira Boards là gì?

Jira Boards là một công cụ trực quan giúp bạn theo dõi và quản lý công việc của nhóm khi tiến triển trong workflow. Hãy coi nó như một bảng trắng tương tác, nơi bạn có thể xem nhanh tất cả nhiệm vụ của mình, được sắp xếp theo trạng thái hiện tại của chúng.

Jira cung cấp hai loại board chính:

Kanban Board: Board này lý tưởng cho các nhóm tập trung vào công việc liên tục. Nó hiển thị các nhiệm vụ khi chúng chuyển từ trạng thái này sang trạng thái tiếp theo, giúp bạn quản lý luồng và đảm bảo rằng công việc được phân bổ đồng đều.
Scrum Board: Được thiết kế cho các nhóm làm việc theo các sprints, Scrum board tổ chức các nhiệm vụ theo vòng lặp. Nó giúp các nhóm lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá công việc trong các khung thời gian đã đặt, giúp theo dõi tiến độ và điều chỉnh trong quá trình thực hiện dễ dàng hơn.

Mỗi board được chia thành các cột thể hiện các trạng thái khác nhau trong workflow của bạn. Khi nhiệm vụ di chuyển trong workflow, chúng sẽ được kéo từ cột này sang cột tiếp theo. Đối với workflow đơn giản, mỗi cột có thể đại diện cho một trạng thái duy nhất. Đối với các workflow phức tạp hơn, nhiều trạng thái có thể được nhóm thành một cột duy nhất để sắp xếp mọi thứ gọn gàng.

Board có tác dụng mạnh mẽ vì chúng cung cấp một cái nhìn rõ ràng, theo thời gian thực về công việc của nhóm bạn. Chúng giúp mọi người đi đúng hướng, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định sáng suốt về những gì cần tập trung vào tiếp theo.

=> Bắt đầu một Agile Board trên Jira

Mối quan hệ giữa Workflow và Board

Trong Jira, Workflow và Board được kết nối chặt chẽ với nhau, phối hợp với nhau để cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ về nhiệm vụ của nhóm từ đầu đến cuối. Trong khi workflow xác định các bước mà một vấn đề phải trải qua, board lại thể hiện trực quan những bước này, giúp dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ.

Đây là cách chúng liên quan đến nhau:

Mapping workflow với board: Mỗi cột trên Jira board tương ứng với một hoặc nhiều trạng thái trong workflow của bạn. Khi một vấn đề di chuyển trong workflow, nó được thể hiện một cách trực quan bằng cách di chuyển từ cột này sang cột khác trên board. Đối với workflow đơn giản, mỗi cột có thể khớp trực tiếp với một trạng thái duy nhất, giúp bạn dễ dàng biết mọi thứ đang ở đâu.
Xử lý workflow phức tạp: Trong workflow phức tạp hơn, bạn có thể có nhiều trạng thái được nhóm thành một cột trên board. Điều này giúp cho board luôn ngăn nắp và dễ quản lý, ngay cả khi xử lý các quy trình phức tạp. Ví dụ: cột có nhãn “In Progress” có thể chứa các nhiệm vụ “In Development”, “In Review” hoặc “Awaiting Feedback”.

Trực quan hoá tiến độ: Board làm cho workflow trở nên sống động, thể hiện nhanh cách công việc đang diễn ra qua các giai đoạn khác nhau. Đây là một công cụ thiết yếu để daily stand-ups, lập kế hoạch sprint và các phương pháp thực hành agile khác, cung cấp hình ảnh rõ ràng về nơi mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và nơi có thể có tắc nghẽn.
Tùy chỉnh và linh hoạt: Jira cho phép bạn tùy chỉnh cả workflow và board để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm. Cho dù bạn cần thiết lập đơn giản với một vài trạng thái hay sắp xếp phức tạp với nhiều giai đoạn, Jira đều có thể xử lý được. Và vì board được liên kết với workflow nên mọi thay đổi bạn thực hiện đối với workflow sẽ tự động được phản ánh trên board.

Về bản chất, workflow xác định hành trình của một issue và board cung cấp bản đồ giúp hành trình này trở nên rõ ràng và dễ quản lý. Nắm vững cách hai yếu tố này tương tác là chìa khóa để giữ cho dự án của bạn hoạt động trơn tru.

Cấu hình Advanced Workflow và tương tác với Board

Khi bạn quen thuộc hơn với Jira, bạn có thể thấy rằng các dự án của mình yêu cầu workflow phức tạp hơn. Cấu hình workflow nâng cao của Jira (advanced workflow) cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý ngay cả những quy trình phức tạp nhất và việc hiểu những quy trình này ảnh hưởng đến các board của bạn như thế nào là điều quan trọng để quản lý dự án hiệu quả.

Cấu hình Advanced Workflow: Jira cho phép bạn thiết lập các điều kiện, trình xác thực và chức năng đăng bài trong workflow của mình. Những công cụ này có thể kiểm soát ai được phép chuyển tiếp issue, đảm bảo rằng nhóm đáp ứng các tiêu chí nhất định trước khi chuyển issue sang giai đoạn tiếp theo và tự động hóa các hành động như gửi thông báo hoặc cập nhật fields. Các cài đặt nâng cao này giúp điều chỉnh workflow của bạn để phù hợp với nhu cầu chính xác của bạn.
Tác động lên Jira Board: Khi bạn tinh chỉnh workflow của mình bằng các cấu hình nâng cao này, những thay đổi sẽ được phản ánh trên các board của bạn. Ví dụ: nếu bạn đặt điều kiện là chỉ một số người dùng nhất định mới có thể chuyển một issue từ “In Progress” sang “Done,” điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách board của bạn hoạt động. Chỉ những người dùng đó mới có thể di chuyển các tác vụ qua các cột tương ứng.
Quy tắc tự động hóa so với cấu hình advanced: Jira cũng cung cấp các quy tắc tự động hóa, có thể thực hiện các chức năng tương tự với cấu hình Advanced Workflow nhưng có một số khác biệt. Quy tắc tự động hóa có thể áp dụng trên nhiều dự án và có thể linh hoạt hơn đối với một số loại hành động nhất định. Tuy nhiên, chúng có thể yêu cầu nhiều tài nguyên hơn so với các cấu hình ddvanced workflow gắn trực tiếp với workflow và dự án.
Quản lý độ phức tạp: Khi làm việc với các workflow phức tạp, điều quan trọng là phải thường xuyên xem lại cách board của bạn thể hiện các quy trình này. Nếu bạn có nhiều trạng thái được map vào một cột, hãy đảm bảo rằng cột đó vẫn phản ánh chính xác công việc của nhóm bạn. Khi dự án của bạn phát triển, bạn có thể cần thực hiện các điều chỉnh để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru.

Bằng cách thành thạo các tính năng nâng cao này, bạn có thể tạo workflow không chỉ hiệu quả hơn mà còn phù hợp hơn với các quy trình đặc thù của nhóm bạn. Sự tương tác giữa các cấu hình này và board của bạn đảm bảo rằng cho dù workflow của bạn có phức tạp đến đâu, board sẽ luôn cung cấp cái nhìn rõ ràng, chính xác về tiến trình của nhóm bạn.

Làm cách nào để thiết lập Advanced Workflow?

Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách thiết lập Advanced Workflow và quản lý tương tác của chúng với các board trong Jira:

1. Truy cập Workflow Editor

Bước 1: Đăng nhập vào Jira bằng tài khoản có các quyền cần thiết (thường là quản trị viên).
Bước 2: Đi tới dự án mà bạn muốn configure workflow.
Bước 3: Trong cài đặt dự án, chọn Workflows từ thanh bên.
Bước 4: Tìm workflow bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào Edit. Thao tác này sẽ mở Workflow Editor.

2. Thêm và chỉnh sửa các bước trong Workflow (Trạng thái)

Bước 1: Trong Workflow Editor, bạn sẽ thấy phần trình bày trực quan về workflow của mình.
Bước 2: Để thêm trạng thái mới, click vào nút Add Status. Nhập tên cho trạng thái, chẳng hạn như “In Review” hoặc “Awaiting Approval”.
Bước 3: Kéo và thả trạng thái vào sơ đồ workflow để đặt trạng thái theo trình tự mong muốn.
Bước 4: Kết nối trạng thái với các bước khác bằng cách kéo mũi tên giữa các trạng thái, xác định sự chuyển tiếp.

3. Định cấu hình chuyển đổi giữa các trạng thái

Bước 1: Bấm vào mũi tên chuyển tiếp giữa hai trạng thái để chỉnh sửa.
Bước 2: Trong transition properties, bạn có thể thiết lập các điều kiện, bộ xác thực và Post Functions:
- Điều kiện: Chỉ định ai có thể thực hiện chuyển đổi (ví dụ: chỉ project lead).
- Bộ xác thực: Đảm bảo đáp ứng các tiêu chí cụ thể trước khi quá trình chuyển đổi diễn ra (ví dụ: điền vào field bắt buộc).
- Post Functions: Tự động hóa các hành động sẽ xảy ra sau quá trình chuyển đổi (ví dụ: gửi thông báo hoặc cập nhật field).

4. Publish các thay đổi trong Workflow của bạn

Bước 1: Khi bạn đã thực hiện tất cả các thay đổi cần thiết đối với workflow, hãy click vào Publish Draft.
Bước 2: Xem lại các thay đổi và nếu mọi thứ đều ổn, hãy xác nhận việc publish. Workflow của bạn hiện đã được cập nhật và hoạt động.

5. Mapping các bước của Workflow vào các cột của Board

Bước 1: Điều hướng đến board liên kết với dự án.
Bước 2: Bấm vào Board Settings (thường nằm ở góc trên bên phải của board).
Bước 3: Lựa chọn Columns từ thanh bên.
Bước 4: Bạn sẽ thấy một danh sách các cột trên board của bạn. Kéo và thả trạng thái từ workflow vào các cột thích hợp. Bạn có thể map nhiều trạng thái vào một cột nếu cần.
Bước 5: Nếu muốn thêm cột mới nhấn vào Add Column và đặt tên. Sau đó, map các trạng thái mong muốn vào cột này.

6. Sử dụng quy tắc tự động hóa

Bước 1: Đi tới Project Settings > Automation.
Bước 2: Bấm vào Create Rule.
Bước 3: Chọn trigger cho quy tắc của bạn, chẳng hạn như ‘Khi sự cố chuyển tiếp.
Bước 4: Xác định hành động sẽ xảy ra khi trigger kích hoạt, như di chuyển issue sang một cột cụ thể hoặc gửi thông báo.
Bước 5: Lưu và kích hoạt quy tắc tự động hóa của bạn. Nó sẽ chạy bất cứ khi nào các điều kiện được chỉ định được đáp ứng.

7. Kiểm tra và xem lại thiết lập của bạn

Bước 1: Sau khi configure workflow và board của bạn, hãy tạo một test issue để xem cách nó di chuyển trong workflow và phản ánh trên board.
Bước 2: Chuyển issue qua nhiều trạng thái khác nhau để đảm bảo rằng các điều kiện, trình xác nhận và post functions hoạt động như mong đợi.
Bước 3: Xem lại board để đảm bảo rằng các bước trong workflow thể hiện chính xác quy trình và board này dễ sử dụng cho nhóm của bạn.

8. Điều chỉnh khi cần thiết

Bước 1: Giám sát cách nhóm của bạn tương tác với workflow và thiết lập board mới.
Bước 2: Thu thập phản hồi và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với workflow hoặc board để cải thiện hiệu quả và sự rõ ràng.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo workflow tùy chỉnh trong Jira phù hợp với nhu cầu của nhóm và đảm bảo rằng board phản ánh chính xác tiến độ nhiệm vụ của bạn. Thiết lập này sẽ giúp nhóm của bạn luôn ngăn nắp và hiệu quả khi quản lý dự án.

Lời khuyên thiết thực để quản lý Workflow và Board trong Jira

Quản lý workflow và board trong Jira có thể nâng cao đáng kể năng suất của nhóm bạn, nhưng điều quan trọng là phải tuân theo các phương pháp hay nhất để tận dụng tối đa các công cụ này. Dưới đây là một số mẹo thiết thực giúp bạn quản lý hiệu quả workflow và board của mình:

1. Thiết kế workflow đơn giản và hiệu quả

Bắt đầu đơn giản: Khi tạo workflow mới, hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Chỉ thêm các trạng thái và chuyển tiếp cần thiết phản ánh quy trình thực tế của nhóm. Khi nhu cầu của nhóm tăng lên, bạn có thể dần dần đưa ra mức độ phức tạp hơn.
Tránh phức tạp hoá: Mặc dù việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là rất hấp dẫn nhưng việc phức tạp hóa quy trình làm việc của bạn quá mức có thể dẫn đến nhầm lẫn và kém hiệu quả. Hãy tập trung vào các bước cốt lõi để thúc đẩy công việc và giảm thiểu những chuyển đổi không cần thiết.
Sử dụng các trạng thái mô tả rõ ràng: Đảm bảo mỗi trạng thái mô tả rõ ràng giai đoạn của nhiệm vụ. Điều này giúp mọi người trong nhóm hiểu được vấn đề nằm ở đâu mà không cần phải hỏi thêm thông tin.

2. Tối ưu hóa Board Layouts

Tùy chỉnh các cột để phù hợp với workflow của bạn: Đảm bảo rằng các cột trên board phản ánh chính xác các trạng thái chính trong workflow của bạn. Nếu workflow của bạn đơn giản thì mỗi trạng thái có thể tương ứng với một cột. Đối với workflow phức tạp hơn, hãy cân nhắc việc nhóm nhiều trạng thái vào một cột duy nhất để tránh lộn xộn.
Sử dụng giới hạn WIP (Work In Progress): Đối với Kanban board, hãy đặt giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) trên các cột để ngăn các thành viên trong nhóm đảm nhận quá nhiều công việc cùng một lúc. Điều này giúp duy trì sự tập trung và đảm bảo công việc được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới.
Giữ board có tổ chức: Thường xuyên xem xét và dọn dẹp board của bạn. Xóa các cột cũ, không cần thiết và đảm bảo rằng các issues được đặt đúng vị trí. Một board được tổ chức tốt giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định các điểm nghẽn.

3. Thường xuyên xem xét và điều chỉnh Workflow

Lên lịch đánh giá workflow thường xuyên: Dành thời gian, có thể vào cuối mỗi sprint hoặc dự án, để xem lại workflow của bạn. Hãy xem xét liệu thiết lập hiện tại có còn hiệu quả hay không hoặc có cần điều chỉnh hay không.
Thu thập phản hồi của nhóm: Cho nhóm của bạn tham gia vào quá trình xem xét. Họ là những người sử dụng workflow hàng ngày nên phản hồi của họ rất có giá trị trong việc xác định điều gì hiệu quả và điều gì không.
Thích ứng với những thay đổi: Khi dự án của bạn phát triển, workflow của bạn cũng có thể cần phải điều chỉnh. Đừng ngần ngại thực hiện những thay đổi cần thiết, cho dù đó là thêm trạng thái mới, điều chỉnh chuyển tiếp hay sắp xếp lại board layout.

4. Sử dụng tự động hóa để nâng cao hiệu quả Workflow

Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại: Sử dụng các quy tắc tự động hóa của Jira để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như tự động chuyển đổi các issue khi đáp ứng một số điều kiện nhất định, gửi thông báo hoặc cập nhật các field. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ lỗi của con người.
Giữ tự động hóa đơn giản: Giống như workflow, tự động hóa phải đơn giản và tập trung. Tránh các quy tắc quá phức tạp, khó quản lý hoặc khắc phục sự cố.

5. Những cạm bẫy thường gặp cần tránh

Bỏ qua những thay đổi về workflow trên board: Bất cứ khi nào bạn cập nhật workflow, hãy đảm bảo board của bạn phản ánh những thay đổi này. Nếu không làm như vậy, bạn có thể gặp phải sự nhầm lẫn và quản lý nhiệm vụ không hiệu quả.
Board quá tải với các cột: Quá nhiều cột có thể khiến board khó điều hướng và khó hiểu. Tập trung vào những gì cần thiết để giữ cho board luôn sạch sẽ và hoạt động tốt.
Bỏ qua việc bảo trì thường xuyên: Jira Board và Workflow cần được chú ý thường xuyên. Việc bỏ qua chúng có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả, quy trình không đồng bộ và khiến các thành viên trong nhóm thất vọng.

6. Tận dụng tối đa các tính năng báo cáo của Jira

Sử dụng báo cáo để theo dõi hiệu suất của workflow: Jira cung cấp nhiều báo cáo khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ ghi lại và sơ đồ luồng tích lũy, có thể giúp bạn theo dõi hiệu quả hoạt động của workflow. Sử dụng những hiểu biết này để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Xác định các tắc nghẽn và tối ưu hóa: Thường xuyên kiểm tra xem issue đang mắc kẹt ở đâu trong workflow của bạn. Nếu nhóm liên tục quá tải một trạng thái hoặc cột cụ thể, điều đó có thể chỉ ra một nút thắt mà họ cần giải quyết.

Bằng cách làm theo những mẹo này, bạn sẽ có thể tạo Workflow và Board không chỉ phù hợp với nhu cầu của nhóm mà còn thúc đẩy hiệu quả và sự rõ ràng trong quản lý dự án. Việc xem xét và điều chỉnh thường xuyên, kết hợp với việc tập trung vào tính đơn giản và tính thực tế, sẽ đảm bảo rằng Jira setup của bạn tiếp tục phục vụ tốt cho nhóm khi các dự án của bạn phát triển.

Ví dụ về Workflow phức tạp: Enterprise Software Development Team

Kịch bản:

Enterprise Software Development Team chịu trách nhiệm quản lý nhiều dự án quy mô lớn, mỗi dự án có sự tham gia của nhiều nhóm (development, QA, UX và product management). Workflow của họ cần phải đáp ứng các giai đoạn phát triển khác nhau, nhiều quy trình xem xét và kiểm tra tuân thủ. Nhóm đã thiết kế workflow phức tạp, với các giai đoạn development, testing và phê duyệt riêng biệt trước khi phát hành một tính năng.

Thiết lập workflow:

Nhóm đã tạo một workflow rất chi tiết bao gồm các trạng thái sau:

Backlog: Ban đầu nhóm đặt các tính năng và nhiệm vụ ở đây.
Ready for Design: Các hạng mục sẽ di chuyển tới đây khi nhóm ưu tiên chúng cho chu kỳ thiết kế tiếp theo.
In Design: Nhóm UX/UI làm việc trên các thiết kế và nguyên mẫu.
Design Review: Product managers và các bên liên quan xem xét các thiết kế đã hoàn thành.
Ready for Development: Sau khi nhóm phê duyệt thiết kế, nhiệm vụ sẽ chuyển sang trạng thái này.
In Development: Nhà phát triển bắt đầu mã hóa tính năng hoặc nhiệm vụ.
Code Review: Các đồng nghiệp xem xét code đã hoàn thành để đảm bảo chất lượng.
QA: Nhóm đảm bảo chất lượng sẽ kiểm tra tính năng này.
Ready for UAT (User Acceptance Testing): Tính năng di chuyển vào môi trường UAT để kiểm tra bởi người dùng nội bộ hoặc bên ngoài.
In UAT: Tính năng này đang trải qua quá trình thử nghiệm chấp nhận của người dùng.
Ready for Release: Sau khi UAT thành công, nhóm sẽ lên lịch release tính năng này.
Release: Nhóm chính thức triển khai tính năng này vào sản xuất.
Closed: Tính năng này đã hoàn tất và không cần thực hiện thêm hành động nào.

Chuyển tiếp:

Chuyển tiếp tùy chỉnh: Workflow bao gồm nhiều chuyển đổi tùy chỉnh phụ thuộc vào các điều kiện được đáp ứng. Ví dụ:
- Từ “Code Review” đến “QA”, issue chỉ có thể chuyển đổi nếu người review code đã phê duyệt các thay đổi.
- Từ “QA” đến “Sẵn sàng UAT”, vấn đề không thể tiếp tục trừ khi tất cả các trường hợp thử nghiệm đều được thông qua.
- Di chuyển từ “Đang UAT” đến “Sẵn sàng release” yêu cầu sự đồng ý của cả team product management và QA lead.
Cổng phê duyệt: Một số trạng thái yêu cầu phê duyệt cụ thể:
- Đánh giá thiết kế: Yêu cầu product managers và các bên liên quan phê duyệt trước khi chuyển sang “Sẵn sàng phát triển”.
- UAT: Cần có sự chấp thuận của người quản lý UAT được chỉ định trước khi chuyển sang “Sẵn sàng phát hành”.
Chuyển tiếp tự động: Tự động hóa được sử dụng để tối ưu hóa quá trình chuyển đổi:
- Khi một vấn đề được chuyển đến review code, nó sẽ tự động kích hoạt thông báo để peer review.
- Nếu tất cả các trường hợp QA test đều vượt qua thành công, vấn đề sẽ tự động được chuyển sang Sẵn sàng UAT.

Cấu hình Board:

Nhóm cấu hình Board để quản lý mức độ phức tạp của workflow này trong khi vẫn giữ nó đơn giản về mặt hình ảnh:

Cột: Mặc dù workflow có nhiều trạng thái nhưng bảng hợp nhất các trạng thái liên quan thành các cột rộng hơn để tránh lộn xộn:
- Backlog: Bao gồm “Backlog” và “Ready for Design.”
- Design: Bao gồm “In Design” và “Design Review.”
- Development: Bao gồm “Ready for Development” và “In Development.”
- Testing: Bao gồm “Review code”, “QA” và “In UAT.”
- Release: Bao gồm “Ready for Release” và “Released.”
Nhiều trạng thái trên mỗi cột: Mỗi cột có thể chứa nhiều trạng thái, mang lại sự linh hoạt mà không khiến nhóm bị choáng ngợp. Ví dụ, cột Development chứa cả hai Ready for Development và In Development, cho phép các developers biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo và những gì họ đang làm.
Giới hạn tự động hóa và WIP:
- Nhóm áp dụng Giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) cho một số cột nhất định, như In Development và QA, để tránh đảm nhận quá nhiều công việc cùng một lúc
- Nhóm thiết lập tự động hóa để cảnh báo cho product manager khi các nhiệm vụ vẫn bị kẹt trong một cột cụ thể quá lâu, chẳng hạn như khi một issue vẫn nằm trong Code Review hoặc QA mà không tiến triển trong một số ngày nhất định.

Quản lý sự hợp tác giữa các nhóm:

Nhóm đã xây dựng workflow để đáp ứng sự cộng tác đa chức năng, đặc biệt là giữa các nhóm development, QA và UX:

Chuyển giao UX: Khi một tính năng được Ready for Design, team UX sẽ tiếp quản và team sản phẩm sẽ xem xét các thiết kế. Sau khi được phê duyệt, tính năng này sẽ chuyển sang Ready for Development.
Tích hợp QA: Sau khi code được review và phê duyệt, team QA sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng. Hệ thống sẽ tích hợp kết quả kiểm tra tự động với Jira, tự động cập nhật trạng thái của issue dựa trên việc nó vượt qua hay thất bại.
Vòng phản hồi: Trong trường hợp issue không vượt qua quá trình QA hoặc UAT, workflow sẽ bao gồm chuyển tiếp ngược để trả nhiệm vụ về In Development hoặc In UAT, đảm bảo rằng nhóm thực hiện các sửa chữa cần thiết trước khi tiếp tục.

Kết quả:

Nhóm phát triển phần mềm doanh nghiệp được hưởng lợi từ một workflow có cấu trúc rõ ràng, phản ánh các bước chi tiết của họ. Bằng cách gộp các trạng thái liên quan thành những cột rộng hơn trên board, họ có thể giữ mức độ phức tạp trong tầm kiểm soát, đồng thời vẫn duy trì cái nhìn rõ ràng về tiến độ của từng nhiệm vụ. Việc tự động hóa giúp loại bỏ các bước thủ công, chẳng hạn như khởi động quy trình code reviews và thông báo cho các thành viên trong nhóm khi có sự cố.

Các cổng phê duyệt đảm bảo rằng các nhiệm vụ không thể tiến hành mà không có sự giám sát thích hợp, giúp nhóm tuân thủ các tiêu chuẩn về quy định và chất lượng. Cách thiết lập này cho phép nhóm quản lý nhiều dự án lớn một cách hiệu quả, đồng thời vẫn linh hoạt và phản ứng nhanh với các nhu cầu thay đổi.

Workflow và Board trong Jira rất quan trọng cho việc quản lý dự án hiệu quả. Workflow xác định lộ trình thực hiện các nhiệm vụ, trong khi board giúp theo dõi tiến độ một cách trực quan. Việc kết hợp hai yếu tố này đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, bất kể bạn đang xử lý các nhiệm vụ đơn giản hay các dự án phức tạp.

Sử dụng các tính năng của Jira như chuyển tiếp tùy chỉnh và tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và giữ cho board của bạn luôn rõ ràng. Thường xuyên xem lại thiết lập của bạn để đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhóm bạn.

Hãy sử dụng các tính năng của Jira như chuyển tiếp tùy chỉnh và tự động hóa để tối ưu hóa workflow và giữ cho board của bạn luôn gọn gàng. Đừng quên thường xuyên xem lại thiết lập của bạn để đảm bảo nó đáp ứng được những nhu cầu phát triển của đội ngũ.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.