Kanban là một framework quản lý dự án trực quan, đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực – từ sản xuất, phát triển phần mềm đến chăm sóc sức khoẻ – suốt nhiều năm qua. Kanban được phát triển ở Nhật Bản, ban đầu là ở nhà máy ô tô Toyota và sau đó ngày càng được nhiều nhóm trên toàn thế giới áp dụng. Nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình làm việc của mình, cộng tác và xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn, thì Kanban có thể là một framework phù hợp với bạn. Trong bài viết này, Jira Guru sẽ giải thích cho bạn Kanban là gì, cách Kanban hoạt động và lợi ích của việc sử dụng Kanban.
Kanban là gì?
Kanban là một khung (framework) quản lý dự án dựa trên các nguyên tắc Lean manufacturing (sản xuất tinh gọn). Kanban sử dụng các bảng trực quan để thể hiện các công việc cần hoàn thành, giúp nhóm quản lý luồng công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ một cách dễ dàng và hiệu quả.
Các bảng trong Kanban có thể là bảng vật lý hoặc bảng kỹ thuật số, và chúng thường có các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của dự án.
Kanban hoạt động như thế nào?
Kanban hoạt động bằng cách sử dụng bảng trực quan để thể hiện các công việc cần hoàn thành. Bảng thường có các cột thể hiện các giai đoạn khác nhau của dự án, chẳng hạn như To Do, In Progress và Done. Các nhóm có thể thêm thẻ hoặc ghi chú vào bảng để thể hiện các mục công việc, và di chuyển các mục này qua các giai đoạn khác nhau mỗi khi chúng được hoàn thành.
Chìa khoá để sử dụng Kanban hiệu quả chính là luôn giới hạn khối lượng công việc đang được thực hiện. Điều này giúp giảm hiện tượng đa nhiệm và đảm bảo rằng nhóm tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Các nhóm cũng có thể sử dụng bảng để ưu tiên các nhiệm vụ và đảm bảo rằng họ luôn làm việc trên các mục quan trọng nhất trước tiên.
Các nguyên lý chính của Kanban
Kanban được xây dựng dựa trên một số nguyên lý chính để giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn, bao gồm:
1. Trực quan hoá công việc: Tính trực quan của bảng Kanban giúp các nhóm nhìn thấy công việc cần hoàn thành, tiến độ đang đạt được và những trở ngại tiềm ẩn. Điều này giúp nhóm dễ dàng hiểu được những gì đang xảy ra và xác định các yếu tố cần cải tiến.
2. Giới hạn công việc đang được thực hiện: Kanban khuyến khích các nhóm giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này giúp giảm hiện tượng đa nhiệm và giúp nhóm tập trung hoàn thành công việc trước khi bắt đầu công việc mới.
3. Quản lý quy trình: Hệ thống kéo (pull-based system) được sử dụng trong Kanban giúp các nhóm quản lý quy trình công việc và ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên năng lực và mức độ ưu tiên của nhóm.
4. Làm rõ các chính xác quy trình: Các nhóm có thể sử dụng bảng Kanban để làm rõ các chính sách quy trình của họ. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều tuân theo cùng một quy trình, đồng thời tránh được nhầm lẫn hoặc hiểu lầm.
5. Cải thiện khả năng cộng tác: Kanban khuyến khích các nhóm liên tục cải tiến quy trình của họ. Các nhóm có thể sử dụng bảng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và áp dụng các thay đổi khi cần.
Làm thế nào để áp dụng Kanban trong nhiều lĩnh vực công việc?
Kanban có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau, bao gồm phát triển phần mềm, sản xuất và chăm sóc sức khoẻ. Trong mỗi lĩnh vực, các nguyên lý của Kanban đều giống nhau nhưng các ứng dụng cụ thể sẽ có thể khác nhau.
1. Phát triển Phần mềm: Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, các nhóm sử dụng bảng Kanban để quản lý luồng công việc và ưu tiên các nhiệm vụ. Các nhóm có thể thêm các câu chuyện hoặc nhiệm vụ vào bảng và chuyển chúng qua các giai đoạn khác nhau khi chúng được hoàn thành. Điều này đảm bảo các nhóm luôn thực hiện các công việc quan trọng nhất trước tiên và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
2. Sản xuất: Trong sản xuất, các nhóm sử dụng bảng Kanban để quản lý luồng vật liệu và các bộ phận. Các bảng giúp nhóm nắm được những gì đang xảy ra trong nhà máy và đảm bảo rằng công việc đang diễn ra suôn sẻ. Cá cnhosm có thể thêm các mục công việc, chẳng hạn như các bộ phận hoặc vật liệu vào bảng và di chuyển chúng qua các giai đoạn khác nhau theo tình hình sản xuất thực tế.
3. Chăm sóc sức khoẻ: Trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ, các nhóm sử dụng bảng Kanban để quản lý luồng bệnh nhân và quy trình y tế. Các bảng này giúp nhóm ưu tiên các nhiệm vụ, quản lý các bệnh nhân và cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban khác nhau. Các nhóm cũng có thể thêm các trường hợp bệnh nhân vào bảng và chuyển các ca bệnh qua những giai đoạn khác nhau sau quá trình thăm khám, từ đó đảm bảo rằng bệnh nhân nhận được sự chăm sóc tốt nhất.
Lợi ích khi sử dụng Kanban
Việc sử dụng Kanban đem lại cho nhóm nhiều lợi ích, trong đó bao gồm:
– Cải thiện quy trình làm việc: Kanban giúp các nhóm quản lý công việc một cách hiệu quả hơn và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ. Điều này giúp giảm thiểu các trở ngại và cải thiện năng suất tổng thể của nhóm.
– Tăng tính minh bạch: Bản chất trực quan của bảng Kanban giúp các nhóm dễ dàng hiểu những gì đang xảy ra và xác định được các yếu tố cần cải thiện.
– Xác định thứ tự ưu tiên tốt hơn: Kanban giúp các nhóm ưu tiên công việc của họ và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, đảm bảo nhóm luôn làm việc trên những hạng mục quan trọng trước tiên và tránh lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn.
– Cải thiện khả năng cộng tác: Kanban khuyến khích các nhóm làm việc cùng nhau và cộng tác để cải thiện các quy trình, từ đó đảm bảo rằng mọi người đều có chung quan điểm, tránh nhầm lẫn hoặc hiểu lầm.
– Nâng cao khả năng giao tiếp: Bảng Kanban tạo điều kiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, giúp họ dễ dàng thấy được những gì người khác đang làm và ưu tiên của nhóm là gì. Khả năng này giúp nhóm tránh được những nỗ lực trùng lặp, đồng thời khuyến khích tinh thần đồng đội của nhóm.
– Rút ngắn thời gian thực hiện: Bằng cách giới hạn số lượng công việc đang được tiến hành tại bất kỳ thời điểm nào, Kanban có thể giúp nhóm rút ngắn thời gian thực hiện và cải thiện tốc độ tổng thể của dự án.
– Tăng khả năng hiển thị: Bảng Kanban cung cấp cho các nhóm một bản trình bày trực quan rõ ràng về công việc của họ và tiến độ họ đã đạt được, từ đó giúp các thành viên cùng được cập nhật các thông tin mới nhất và duy trì động lực cho tất cả mọi người.
– Tính linh hoạt: Kanban linh hoạt và có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của các nhóm và dự án khác nhau. Kanban có thể được tăng hoặc giảm quy mô để áp dụng cho cả các dự án lớn và nhỏ.
Kết
Kanban là một khung quản lý dự án trực quan đã được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm phát triển phần mềm, sản xuất và chăm sóc sức khoẻ. Kanban giúp các nhóm quản lý luồng công việc, ưu tiên các nhiệm vụ và cộng tác hiệu quả hơn. Với những lợi ích chính như cải thiện quy trình làm việc, tăng tính minh bạch, xác định độ ưu tiên tốt hơn, cải thiện cộng tác, tăng cường giao tiếp, rút ngắn thời gian thực hiện, tăng khả năng hiển thị và tính linh hoạt, Kanban có thể là một công cụ mạnh mẽ cho bất kỳ nhóm nào muốn cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
—
Jira Guru là một series hướng dẫn của DevSamurai, với mục tiêu phổ biến kiến thức về cách dùng, cấu hình và quản trị Jira từ vỡ lòng tới nâng cao, cùng với các kiến thức bổ trợ về Quy trình Phát triển Phần mềm Linh hoạt (Agile Development) và Quản lý Dịch vụ CNTT (IT Service Management – ITSM). Jira Guru hứa hẹn sẽ hữu ích cho tất cả mọi người, từ người mới bắt đầu đến người dày dạn kinh nghiệm!