Chào mừng đến với Jira Guru Series! Hôm nay, chúng tôi tập trung vào một phần quan trọng trong quản lý dự án (Project Management) ở Jira: Estimation. Nếu bạn chỉ mới làm quen với Jira hoặc muốn cải thiện kỹ năng quản lý dự án của mình thì việc biết cách Estimate các tasks một cách hiệu quả là rất quan trọng.

Estimation trong Jira giúp thiết lập các timelines thực tế và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. Đó không chỉ là việc ước tính thời gian; đó là về việc planning và tracking projects hiệu quả hơn. Trong blog này, chúng tôi sẽ đề cập đến việc làm thế nào để estimate tasks trong Jira, chọn phương pháp phù hợp và sử dụng các công cụ giúp estimate dễ dàng hơn. Bạn đã ẵn sàng để nâng cao kỹ năng Jira của bạn chưa? Hãy cùng Jira Guru tìm hiểu nhé!

Estimation trong Jira là gì?

Estimation trong Jira là quá trình đánh giá khối lượng công việc, nỗ lực và thời gian cần thiết để hoàn thành một task hoặc issue cụ thể trong một project. Việc Estimation này giúp các nhóm lập kế hoạch cho project của họ hiệu quả hơn bằng cách đặt ra những kỳ vọng thực tế về thời gian thực hiện các tasks và đảm bảo nguồn lực được phân bổ hiệu quả.

Trong Jira, Estimation đóng một vai trò quan trọng, đặc biệt là trong Agile project management, bằng cách hỗ trợ:

• Sprint Planning: Estimations giúp các nhóm quyết định số lượng tasks họ có thể giải quyết trong một sprint dựa trên năng lực của họ.
• Phân bổ nguồn lực (Resource Allocation): Hiểu được nguồn lực cần thiết cho các tasks sẽ giúp phân công đúng người và đúng khối lượng công việc để đảm bảo khối lượng công việc được cân bằng.
• Project Tracking: Các estimations cung cấp đường cơ sở (baseline) mà các teams có thể sử dụng để theo dõi tiến độ và điều chỉnh các mốc thời gian hoặc nguồn lực nếu cần.
• Ưu tiên (Prioritization): Các teams có thể sử dụng estimations để ưu tiên các tasks dựa trên nỗ lực và tác động, giúp họ tập trung vào những gì mang lại giá trị cao nhất.

Các loại estimations được sử dụng trong Jira

Dưới đây là bảng phân tích các phương pháp estimation khác nhau có sẵn trong Jira cho Company-Managed và Team-Managed projects:

Company-Managed Projects

Trong các company-managed projects, Jira cung cấp nhiều phương pháp estimation hơn do tính chất có thể tùy chỉnh của các projects này. Dưới đây là các phương pháp phổ biến:

1.Story Points

Cách dùng: Thường được sử dụng trong Agile project management để estimate nỗ lực tương đối cần thiết để hoàn thành một issue so với các issues khác.

Lợi ích: Giúp planning sprints và quản lý vận tốc của nhóm mà không cần liên kết các estimates với khoảng thời gian cụ thể.

Ứng dụng:

• Trong quá trình backlog grooming hoặc sprint planning, hãy thảo luận từng issue.
• Sử dụng kỹ thuật consensus-based như Planning Poker để assign story points.
• Nhập các agreed points vào trường “Story Points” trên issue page.

2. Original Time Estimate

Cách dùng: Estimates được đưa ra theo đơn vị thời gian (hours, days, weeks) để thể hiện thời gian dự kiến ​​hoàn thành một issue.

Lợi ích: Lý tưởng cho các projects mà time tracking đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán hoặc khi các stakeholders cần dự báo chính xác.

Ứng dụng:

• Estimate số giờ hoặc ngày mà mỗi task sẽ thực hiện trong các planning sessions.
• Nhập các estimates này vào field “Original Estimate”.
• Sử dụng khả năng time tracking của Jira để theo dõi tiến độ so với estimates.

3. Pricing Transitions Count

Cách dùng: Phương pháp này đếm số lần transitions (hoặc thay đổi status) mà một issue trải qua dưới dạng estimation.

Lợi ích: Hữu ích trong workflows trong đó mức độ phức tạp hoặc nỗ lực được phản ánh qua số lần một issue cần được xem xét hoặc thông qua giữa các thành viên khác nhau trong team.

Ứng dụng:

• Sử dụng các công cụ tự động để đếm số lần một issue thay đổi status.
• Phân tích số lượng này để estimate nỗ lực dựa trên độ phức tạp của quy trình.

4. Issue Count

Cách dùng: Phương pháp này chỉ đơn giản đếm số lượng các issues như một đơn vị đo lường thống nhất. Nó giả định rằng mỗi task sẽ yêu cầu nỗ lực tương tự nhau.

Lợi ích: Phù hợp nhất với các projects hoặc tasks đơn giản trong đó detailed estimates không phải là yếu tố quan trọng và mục tiêu chính là theo dõi số lượng completed issues so với số lượng pending.

Ứng dụng:

• Sử dụng trong các trường hợp mà mục tiêu chỉ là hoàn thành tasks, chẳng hạn như sửa lỗi nhỏ hoặc các tasks đơn giản.
• Theo dõi tiến trình theo số lượng issues đã được giải quyết so với tổng số vấn đề.

Team-Managed Projects

Team-managed projects thường cung cấp nhiều tùy chỉnh sẵn có đơn giản hơn, phù hợp với các nhóm nhỏ hơn hoặc độc lập hơn. Các phương pháp có sẵn bao gồm:

1. Story Points

Cách dùng và Lợi ích: Tương tự như các company-managed projects, các story points trong các team-managed projects giúp các teams đánh giá công việc công việc theo độ phức tạp và nỗ lực so với các tasks khác.

2. Original Time Estimate

Cách dùng và Lợi ích: Cũng như các company-managed projects, phương pháp này cho phép các teams cung cấp các time-based estimates, điều này rất quan trọng trong việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực.

Phương pháp Estimation khác

1. T-Shirt Sizes

T-shirt sizing là một cách không chính thức và trực quan để estimate tasks. Trong phương pháp này, các tasks được phân loại thành các kích cỡ (XS, S, M, L, XL) để biểu thị độ phức tạp hoặc mức độ nỗ lực. Đây là một cách estimation ít chi tiết hơn nhưng trực quan hơn, thường được sử dụng để tạo điều kiện cho các estimation sessions nhanh hơn và mang tính collaborative hơn.

Ứng dụng:

• Sử dụng field này trong quá trình estimations ban đầu để phân loại các issues theo quy mô tương đối.

Tinh chỉnh những ​​estimates này thành estimates chính xác hơn (như story points hoặc time) khi có thêm thông tin.

2. Ideal Days

Ideal days estimation liên quan đến việc đánh giá xem một task cần bao nhiêu “ideal working days” để hoàn thành, không tính đến những gián đoạn có thể xảy ra. Phương pháp này cố gắng cân bằng giữa tính trừu tượng của story points và tính cụ thể của time estimates, tập trung vào lượng công việc trong một ngày dưới điều kiện hoàn hảo.

Ứng dụng:

• Thảo luận với team về số ideal days (ngày không bị phân tâm) để hoàn thành một issue.
• Nhập estimate này vào field chuyên dụng.

3. Phương pháp Custom 

Jira’s flexible configuration cho phép các teams phát triển và sử dụng các phương pháp custom estimation phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của họ. Điều này có thể liên quan đến việc kết hợp các yếu tố của các phương pháp trên hoặc giới thiệu các số liệu hoàn toàn mới liên quan đến workflow của tổ chức.

Ứng dụng:

• Xác định quy trình estimation phù hợp với phương pháp custom này.
• Đảm bảo tất cả các thành viên trong team hiểu cách sử dụng phương pháp này trong quá trình estimations.

Chọn phương pháp Estimation phù hợp

Khi quyết định phương pháp estimation, hãy xem xét tính chất của dự án, sở thích của team và yêu cầu của stakeholders. Ví dụ:

• Agile Teams có thể thích các story points vì tính linh hoạt và tập trung vào nỗ lực tương đối hơn là thời gian cụ thể.
• Các team có quan ngại về thanh toán hoặc deadline nghiêm ngặt có thể chọn original time estimates để đảm bảo theo dõi và trách nhiệm chính xác.

Configure cách board của bạn estimates và theo dõi theo dõi công việc

Để configure hiệu quả Jira board của bạn để estimate và theo dõi công việc, điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt trong các cài đặt giữa company-managed và team-managed projects. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách configure project estimates cho cả hai loại project:

Đối với Company-Managed Projects

Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Bạn phải là project administrator cho vị trí của board hoặc board administrator.

Các bước:

Access Board Configuration:

• Điều hướng đến company-managed board.
• Bấm vào nút tùy chọn khác (•••) ở góc trên bên phải của board.
• Lựa chọn Configure board.

Đặt Estimation Settings:

• Từ menu bên trái, chọn Estimation.
• Trong Estimation method dropdown, hãy chọn cách estimate issues (ví dụ: Story Points, Time Estimate).

Nếu bạn muốn track progress bằng phương pháp khác với phương pháp estimation của mình, hãy bật Time tracking:

• Việc chọn None sẽ track progress dựa trên phương pháp estimation.
• Việc chọn Remaining estimate và thời gian sử dụng sẽ track progress theo thời gian được ghi so với original estimate.

Dành cho Team-Managed Projects

Điều kiện tiên quyết: Giống như company-managed projects, bạn phải có quyền quản trị phù hợp.

Các bước:

Kích hoạt tính năng Estimation:

• Đi tới team-managed project board của team bạn.
• Chọn Project settings từ menu bên trái.
• Nhấp vào Features ở menu bên trái.

Activate và Configure Estimation:

• Tìm tính năng có nhãn Estimation và bật tính năng này nếu chưa có.
• Chọn sử dụng Story Points hoặc Time làm phương pháp estimation của bạn.

Hiểu các thay đổi:

Hãy lưu ý những thay đổi xảy ra khi bạn bật tính năng estimation trong các team-managed projects. Bạn cần phải làm quen với những thay đổi này vì chúng có thể ảnh hưởng đến cách nhóm của bạn tương tác với board và quản lý công việc.

Cách Estimate Issue trong Jira

Estimate một Issue trong Jira là một bước quan trọng trong quản lý dự án giúp các nhóm lập kế hoạch khối lượng công việc và timelines một cách hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách Estimate một Issue trong Jira, sử dụng các phương pháp estimation khác nhau.

Bước 1: Truy cập Issue: Đầu tiên, hãy điều hướng đến Issue bạn muốn estimate. Điều này có thể được thực hiện từ backlog, board, hoặc issue navigator của project.

Bước 2: Mở Issue để edit: Nhấp vào issue để mở chế độ xem chi tiết của nó. Nếu các estimation fields không thể edit trực tiếp trong chế độ xem chi tiết, bạn sẽ cần click vào nút “Edit” để sửa đổi các fields này.

Bước 3: Chọn và nhập Estimation: Dựa trên các phương pháp configured estimation trong project của bạn (story points, original time estimate, v.v.), hãy tiến hành như sau:

Story Points:

• Xác định vị trí ‘Story Points’ Field: Field này sẽ hiển thị trong chi tiết issue details. Nếu không, nó có thể cần được thêm thông qua project settings.
• Nhập Story Points: Xác định độ phức tạp tương đối và công sức cần có so với các tasks khác và nhập số thích hợp

Original Time Estimate:

• Tìm ‘Original Estimate’ Field: Field này thường nằm trong phần “Time Tracking”.
• Input thời gian: Nhập khoảng thời gian bạn dự kiến ​​thực hiện task, sử dụng các đơn vị như giờ (h) hoặc ngày (d).

Các phương pháp khác (Company-Managed Projects):

Pricing Transitions Count và Issue Count: Đây là những phương pháp chuyên biệt hơn và có thể yêu cầu custom configurations. Chúng thường liên quan đến việc theo dõi số lần transitions hoặc đơn giản là đếm số lượng các issues.

Sau khi nhập estimation, hãy nhớ lưu các thay đổi này. Việc cập nhật này sẽ được phản ánh ngay lập tức trong các tracking và reporting tools của dự án.

Các Tools và plugin hỗ trợ Estimation trong Jira

Việc Estimate hiệu quả trong Jira có thể được cải thiện đáng kể nhờ nhiều tools và plugin được thiết kế để tích hợp hoàn hảo với hệ sinh thái của nó. Những công cụ này giúp đơn giản hóa quy trình estimation, mang lại độ chính xác cao hơn và cung cấp các công cụ hỗ trợ trực quan có thể giúp các nhóm hiểu rõ hơn về khối lượng công việc và sprint capacities của họ. Dưới đây là một số tools và plugin phổ biến có thể hỗ trợ estimation trong Jira:

1. Planning Poker

Plugin: Agilebox

Features: Plugin này đưa trực tiếp kỹ thuật classic agile estimating vào Jira, cho phép các thành viên trong nhóm bỏ phiếu về các story points hoặc time estimates một cách không đồng bộ hoặc trong các phiên thời gian thực.

2. Project Portfolio cho Jira

Plugin: TeamBoard ProScheduler

Features: Giúp lập kế hoạch và dự báo dài hạn bằng các estimation tools nâng cao hơn, có tính đến năng lực của nhóm, thời hạn dài hạn, v.v.

Cung cấp các tính năng PPM và quản lý dự án mạnh mẽ bao gồm Gantt charts, resource management, và roadmapping, tất cả đều sử dụng các estimates để tạo ra tổng quan dự án chi tiết hơn.

3. Team Timesheets và Planner

Plugin:TeamBoard TimePlanner

Features: Nâng cao khả năng time tracking trong Jira. Các nhóm có thể ghi lại số giờ làm việc trực tiếp vào các issues, giúp dễ dàng so sánh original estimates với thời gian sử dụng thực tế, qua đó cải thiện các estimates trong tương lai.

Tập trung vào việc lập kế hoạch và quản lý tài nguyên. Nó cho phép bạn xem năng lực của nhóm mình, lập kế hoạch làm việc dựa trên các nguồn lực có sẵn và và cải thiện việc estimate dựa trên dữ liệu lịch sử.

4. User Story Maps

Plugin:User Story Maps for Jira

Features: Cung cấp giao diện user story mapping cho Jira, giúp các nhóm visualize user journey, điều này có thể hỗ trợ estimate chính xác và có ý nghĩa hơn đối với các backlog items.

Những tools và plugin này được thiết kế để tích hợp trực tiếp với Jira, đảm bảo rằng dữ liệu lưu chuyển một cách liền mạch giữa các hoạt động estimation và quy trình project management của bạn. Bằng cách tận dụng các tính năng này, các nhóm có thể đạt được các estimates chính xác hơn, phân bổ nguồn lực tốt hơn và theo dõi dự án tổng thể tốt hơn.

Những thách thức chung và cách vượt qua chúng

Estimation trong project management, đặc biệt là trong các công cụ như Jira, có thể gặp phải nhiều thách thức. Giải quyết những thách thức này một cách hiệu quả là chìa khóa để cải thiện độ chính xác của các estimates và thành công tổng thể của các projects. Dưới đây là một số thách thức phổ biến khi estimation và các chiến lược để vượt qua chúng:

1. Requirements không chính xác

Thách thức thường gặp: Các Estimates thường dựa trên các yêu cầu không đầy đủ hoặc không rõ ràng, dẫn đến thời gian và phân bổ nguồn lực không chính xác.

Giải pháp: Nâng cao quy trình thu thập yêu cầu bằng cách đưa tất cả stakeholders tham gia và sử dụng các kỹ thuật như user story mapping để có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì cần phải làm. Các phiên xem xét định kỳ để tinh chỉnh và làm rõ các yêu cầu trước và trong quá trình estimate cũng có thể giúp ích.

2. Phạm vi dự án bị lệch

Thách thức thường gặp: Phạm vi của dự án mở rộng dần mà không có sự điều chỉnh thích hợp về thời gian và tài nguyên, điều này có thể làm trệch hướng các dự án.

Giải pháp: Thiết lập một quy trình quản lý thay đổi chính thức. Mọi thay đổi về phạm vi phải được ghi lại, estimate và phê duyệt chính thức trước khi thêm vào dự án. Điều này giữ cho phạm vi dự án được kiểm soát và đảm bảo rằng tác động của những thay đổi được đánh giá và quản lý hợp lý.

3. Variability trong Skill Levels

Thách thức thường gặp: Các thành viên khác nhau trong nhóm có thể có trình độ kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau, điều này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của các estimates.

Giải pháp: Sử dụng dữ liệu lịch sử và số liệu hiệu suất nhóm để điều chỉnh estimates dựa trên người sẽ thực hiện công việc. Khuyến khích việc estimate theo cặp hoặc các buổi họp nhóm để các thành viên trong nhóm có thể thảo luận và dung hòa những khác biệt trong estimate dựa trên kiến ​​thức chuyên môn của từng cá nhân.

4. Quá lạc quan hoặc bi quan

Thách thức thường gặp: Các thành viên trong nhóm có thể quá lạc quan hoặc bi quan về khả năng hoàn thành nhiệm vụ của họ, dẫn đến những estimation không thực tế.

Giải pháp: Áp dụng các kỹ thuật estimate có sự tham gia của nhiều thành viên trong nhóm, chẳng hạn như Planning Poker, để cân bằng các ý kiến ​​cá nhân. Ngoài ra, việc xem xét dữ liệu dự án trong quá khứ để thảo luận về sự khác biệt giữa nỗ lực ước tính và thực tế có thể giúp điều chỉnh các estimates trong tương lai.

5. Không tính đến các công việc Non-Development

Thách thức thường gặp: Estimates thường chỉ tập trung vào thời gian phát triển mà bỏ qua các hoạt động quan trọng khác như documentation, testing, và meetings.

Giải pháp: Đảm bảo rằng Estimate bao gồm thời gian cho tất cả các khía cạnh của task, không chỉ công việc cốt lõi. Chia nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn và estimate từng phần riêng biệt để bao gồm các công việc non-development.

6. Thiếu sự gắn kết từ nhóm

Thách thức thường gặp: Đôi khi, các thành viên trong nhóm có thể không tham gia đầy đủ vào quá trình estimate, điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và cam kết đối với các estimates.

Giải pháp: Làm cho các phiên estimate mang tính tương tác và bao gồm các yếu tố trò chơi như Planning Poker để tăng mức độ tương tác. Đảm bảo rằng tầm quan trọng của việc estimate chính xác được truyền đạt rõ ràng và tất cả các thành viên trong nhóm cảm thấy ý kiến ​​đóng góp của họ được đánh giá cao.

7. Mệt mỏi do Estimate liên tục

Thách thức thường gặp: Việc ước lượng liên tục và thường xuyên có thể dẫn đến mệt mỏi, giảm chất lượng estimate theo thời gian.

Giải pháp: Giữ các phiên estimate ngắn gọn và tập trung. Nếu một project yêu cầu ước tính rộng lớn, hãy chia các phiên thành các phần nhỏ hơn trải dài trong vài ngày để giữ cho nhóm luôn mới mẻ và tập trung.

8. Sự khác biệt về văn hóa và các Remote Teams

Thách thức thường gặp: Trong các team global và remote, sự khác biệt về văn hóa và khoảng cách giao tiếp có thể làm phức tạp quá trình estimate.

Giải pháp: Sử dụng ngôn ngữ chung, rõ ràng cho các yêu cầu và estimates của project. Tận dụng các công cụ giao tiếp đồng bộ để thảo luận estimate nhằm đảm bảo giải quyết những hiểu lầm trong thời gian thực.

Kết luận

Việc estimate hiệu quả là rất quan trọng để quản lý dự án thành công trong Jira. Việc chọn phương pháp phù hợp—có thể là story points, time estimates hoặc phương pháp khác—tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của projects và động lực của team. Mặc dù những thách thức như yêu cầu không chính xác và phạm vi thay đổi là phổ biến nhưng chúng có thể được quản lý thông qua các phương pháp thực hành chiến lược giúp tăng cường lập kế hoạch và gắn kết nhóm.

Series này nhằm mục đích giúp các team sử dụng các công cụ estimate của Jira một cách hiệu quả, thúc đẩy văn hóa minh bạch và cải tiến liên tục. Khi các nhóm tinh chỉnh kỹ năng estimate của mình, khả năng thực hiện dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách sẽ được cải thiện, đảm bảo sự thành công nhất quán của dự án trong một môi trường năng động.

Tìm hiểu DevSamurai Solutions trong Jira

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.