Chào mừng quay trở lại với Jira Guru Series! Trong bài viết này, chúng ta sẽ đề cập đến một điều cực kỳ hữu ích trong Jira – Original Estimate trong Jira. Nếu bạn đã từng vò đầu bứt tai tự hỏi làm cách nào để giữ cho các dự án của mình đi đúng tiến độ thì bạn đã tìm đến đúng nơi rồi đó!

Vậy Original Estimate là gì? Nó có gì khác biệt với Remaining Estimate hay Time Spent? Và quan trọng nhất, bạn có thể sử dụng nó như thế nào để dự án của mình chạy trơn tru hơn? Chúng tôi sẽ đề cập đến tất cả những điều đó và hơn thế nữa.

Original Estimate trong Jira là gì?

Chúng ta hãy đi sâu vào những gì Original Estimate trong Jira có nghĩa. Đó là dự đoán ban đầu của bạn về thời gian thực hiện một nhiệm vụ hoặc dự án. Khi tạo một task trong Jira, sẽ có một trường dành cho ‘Original Estimate’, nơi bạn nhập thời gian – dù theo giờ, ngày hay đơn vị khác.

Ước tính này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch. Nó hoạt động như một điểm chuẩn, giúp bạn theo dõi tiến độ, quản lý khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực. Một ước tính tốt dựa trên sự hiểu biết về nhiệm vụ, nguồn lực sẵn có và có thể cả dữ liệu trong quá khứ từ các dự án tương tự.

Về bản chất, Original Estimate là nơi bạn bắt đầu quản lý thời gian trong bất kỳ dự án nào. Nó dự kiến ​​sẽ phát triển khi dự án tiến triển, nhưng ban đầu việc đạt được độ chính xác cao nhất có thể là chìa khóa để thực hiện dự án suôn sẻ.

Làm cách nào để thêm trường Original Estimate trong Jira?

1. Bật Estimation Đối với dự án do nhóm quản lý

• Điều hướng đến dự án team-managed.
• Đi đến Project Settings > Features.
• Kích hoạt tính năng Estimation.
• Sau khi bật Estimation, bạn có thể chọn sử dụng Story Points hay Time.

2. Kích hoạt tính năng Estimation cho các dự án do công ty quản lý

• Từ bảng Company-managed, hãy chọn “xem thêm” (····) ở góc trên bên phải của bảng > Board Settings.
• Chọn Estimation từ menu bên trái.
• Điều chỉnh cài đặt Estimation theo ý muốn.
• Sử dụng Estimation Statistic để thay đổi cách ước tính các issue trên bảng của bạn.
• Sử dụng phần Theo dõi thời gian nếu bạn muốn sử dụng một phương pháp khác để theo dõi tiến trình trên bảng của mình. Các nhóm thường ước tính công việc sau đó theo dõi tiến độ bằng hai phương pháp khác nhau.

Tìm hiểu nhiều hơn về Các trường tùy chỉnh trong Jira

3. Thêm trường Original Estimate vào task của bạn trong Jira

• Trước tiên, hãy chuyển đến nhiệm vụ hoặc issue mà bạn muốn thêm ước tính.
• Khi bạn đang thực hiện nhiệm vụ, hãy tìm‘Cấu hình’ nút ở góc dưới bên phải. Điều này cho phép bạn sửa đổi các chi tiết của nhiệm vụ.
• Kéo và thả trường Original Estimate Và Time Tracking (Trường Time tracking sẽ giúp bạn ghi lại thời gian và theo dõi số thời gian còn lại)

4. Thêm Original Estimate

• Nhấp vào trường Original Estimate và nhập ước tính của bạn. Hãy nhớ rằng, thời gian này có thể tính bằng giờ, ngày hoặc bất kỳ đơn vị thời gian nào phù hợp với dự án của bạn.
• Sau khi bạn nhấn lưu, ước tính của bạn sẽ được ghi lại và hiển thị cho bất kỳ ai truy cập tác vụ.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng việc thêm ước tính không chỉ đơn thuần là điền vào một trường. Đó là về việc đưa ra một phỏng đoán có hiểu biết. Vì vậy, hãy dành chút thời gian để xem xét tất cả các yếu tố liên quan trước khi ghi lại một con số.

Original Estimate so với Remaining Estimate trong Jira

trong Jira, hiểu được sự khác biệt giữa ‘Original Estimate‘ Và ‘Remaining Estimate‘ là chìa khóa để quản lý tiến độ dự án của bạn một cách hiệu quả. Hãy phân tích ý nghĩa của từng thuật ngữ và chúng khác nhau như thế nào:

1. Original Estimate:

• Sự định nghĩa:Đây là thời gian đầu tiên bạn ước tính cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án khi bạn tạo nó lần đầu tiên trong Jira. Đó là dự đoán tốt nhất của bạn trước khi công việc bắt đầu.
• Mục đích: Nó phục vụ như một chuẩn mực cho việc lập kế hoạch và theo dõi. Original Estimate giúp thiết lập kỳ vọng và lập kế hoạch khối lượng công việc ngay từ đầu dự án.
• Điều chỉnh: Thông thường, bạn đặt Original Estimate một lần và không thay đổi nó. Điều này giúp hiểu được mức độ chính xác của những dự đoán ban đầu của bạn khi dự án tiến triển.

2. Remaining Estimate:

• Sự định nghĩa: Như tên cho thấy, đây là lượng thời gian Remaining Estimate để hoàn thành một nhiệm vụ tại bất kỳ thời điểm nào trong vòng đời của nó. Nó được cập nhật khi công việc tiến triển.
• Mục đích: Remaining Estimate đưa ra cái nhìn hiện tại về số lượng công việc còn lại. Điều quan trọng là phải điều chỉnh kế hoạch và kỳ vọng khi dự án mở ra.
• Điều chỉnh: Không giống như Original Estimate, Remaining Estimate là động. Nó thay đổi dựa trên công việc đã hoàn thành và có thể được các thành viên trong nhóm cập nhật thường xuyên.

3. Sự khác biệt chính:

• Quan điểm thời gian: Original Estimate được đặt ngay từ đầu, trong khi Remaining Estimate sẽ phát triển khi dự án tiến triển.
• Tần số điều chỉnh: Original Estimate thường ở trạng thái tĩnh sau khi được đặt, nhưng Remaining Estimate được cập nhật liên tục.
• Theo dõi dự án: Mặc dù cả hai đều quan trọng, nhưng Original Estimate thiên về lập kế hoạch ban đầu và Remaining Estimate thiên về quản lý và điều chỉnh dự án đang diễn ra.
• Cả hai ước tính đều đóng vai trò riêng biệt: một trong việc lập kế hoạch đường đi và một trong việc điều hướng hành trình khi bạn đi. Cùng nhau, chúng cung cấp cái nhìn toàn diện về động lực thời gian của dự án, giúp bạn giữ mọi thứ đi đúng hướng và thích ứng khi cần.

Story Points so với Original Estimate trong Jira

Trong Jira, cả hai ‘Story Points’ Và ‘Original Estimate‘ được sử dụng để lập kế hoạch và theo dõi, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và được sử dụng trong các bối cảnh khác nhau.

1. Story Points:

• Sự định nghĩa: Story Points thể hiện nỗ lực tương đối cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Thay vì tập trung vào giờ hoặc ngày, họ đo lường mức độ phức tạp, rủi ro và nỗ lực liên quan.
• Cách sử dụng: Thường được sử dụng trong các phương pháp Agile như Scrum, Story Points giúp các nhóm ước tính công việc một cách trừu tượng và tương đối hơn.
• Những lợi ích: Chúng cho phép các nhóm ước tính nhiệm vụ một cách nhanh chóng mà không bị sa lầy vào việc phân tích từng giờ. Sự trừu tượng hóa này có thể dẫn đến những ước tính chính xác hơn vì nó ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau của công việc.

2. Original Estimate:

• Sự định nghĩa: Như đã thảo luận trước đó, Original Estimate là thời gian dự đoán (tính bằng giờ hoặc ngày) để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc dự án.
• Cách sử dụng: Điều này mang tính truyền thống hơn và được sử dụng trên nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, không chỉ Agile.
• Những lợi ích: Original Estimate cung cấp tiến trình rõ ràng và hữu hình cho các nhiệm vụ, giúp dễ dàng điều chỉnh theo thời hạn và lập lịch trình nguồn lực.

3. Sự khác biệt chính:

• Bản chất của phép đo: Story Points đo lường mức độ phức tạp và nỗ lực theo nghĩa tương đối, trong khi Original Estimate định lượng thời gian cần thiết theo nghĩa tuyệt đối.
• Sự phù hợp của phương pháp: Story Points phù hợp hơn với các dự án Agile, trong đó tính linh hoạt và khả năng thích ứng là chìa khóa. Original Estimate được sử dụng trong nhiều loại dự án hơn.
• Phương pháp lập kế hoạch: Story Points tạo điều kiện cho cách tiếp cận quy hoạch rộng hơn, toàn diện hơn, trong khi Original Estimate yêu cầu cách tiếp cận tập trung vào thời gian cụ thể và chi tiết hơn.

Mặc dù cả Story Points và Original Estimate đều là những công cụ thiết yếu trong Jira để lập kế hoạch dự án nhưng chúng phục vụ cho các nhu cầu và phương pháp khác nhau.Story Points nhiều hơn về‘kích cỡ’ của công việc xét về độ phức tạp, trong khi đóOriginal Estimate là về ‘khoảng thời gian‘ nó sẽ cần để hoàn thành công việc.

Làm cách nào để xem báo cáo Original Estimate trong Jira?

Việc xem các Original Estimate của bạn so với tiến độ thực tế như thế nào là rất quan trọng để quản lý dự án hiệu quả trong Jira. Jira cung cấp một số cách để xem dữ liệu này, cho phép các nhóm giám sát và điều chỉnh kế hoạch của họ nếu cần. Dưới đây là cách truy cập và diễn giải báo cáo Original Estimate:

1. Sử dụng Jira Dashboard

• Tạo trang tổng quan mới hoặc sử dụng trang tổng quan hiện có để theo dõi ước tính thời gian của dự án.
• Sử dụng các tiện ích như ‘Filter Results’ để hiển thị thông tin liên quan đến Original Estimate. Bạn có thể tùy chỉnh các tiện ích này để hiển thị dữ liệu liên quan đến nhu cầu dự án của bạn.
• Trang tổng quan cung cấp cách trình bày trực quan về dữ liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng phát hiện các xu hướng và kiểu mẫu trong cách nhóm của bạn đang ước tính và dành thời gian cho các nhiệm vụ.

2. Tạo báo cáo

• Jira đưa ra nhiều báo cáo khác nhau như ‘Version Report’ Và ‘Sprint Report’ có thể bao gồm thông tin theo dõi thời gian.
• đi đến ‘Report’ trong dự án của bạn và chọn báo cáo phù hợp với nhu cầu của bạn. Tùy chỉnh nó để bao gồm dữ liệu Original Estimate nếu cần.
• Những báo cáo này có thể giúp bạn đánh giá tiến độ chung của dự án và hiểu liệu ước tính thời gian ban đầu của bạn có thực tế hay không.

Mẹo và thủ thuật để nâng cao hiệu quả của việc quản lý thời gian trong Jira

1. Đặt Original Estimate thực tế

• Trước khi đặt ước tính, hãy đảm bảo bạn hiểu đầy đủ về độ phức tạp và yêu cầu của nhiệm vụ.
• Xem xét các nhiệm vụ tương tự trong quá khứ để hướng dẫn ước tính của bạn. Học hỏi từ lịch sử có thể dẫn đến những dự đoán chính xác hơn.
• Nhận ý kiến ​​đóng góp từ những người sẽ thực hiện công việc. Những quan điểm khác nhau có thể dẫn đến những ước tính thực tế hơn.

2. Thường xuyên xem xét và cập nhật ước tính

• Thường xuyên kiểm tra tiến độ so với Original Estimate và điều chỉnh Remaining Estimate nếu cần.
• Sử dụng sự khác biệt giữa ước tính và thực tế làm cơ hội học tập để tinh chỉnh các ước tính trong tương lai.

3. Sử dụng các tính năng Báo cáo và Bảng điều khiển của Jira:

• Sử dụng trang tổng quan và báo cáo để theo dõi thời gian sử dụng thực tế so với ước tính của bạn.
• Sử dụng biểu đồ burn-down và các công cụ trực quan khác để nhanh chóng đánh giá tiến độ dự án và hiệu quả quản lý thời gian.

4. Tích hợp quản lý thời gian với các tính năng khác của Jira:

• Nếu bạn đang sử dụng Scrum, hãy liên kết ước tính thời gian của bạn với kế hoạch chạy nước rút để thực hiện chạy nước rút tốt hơn.
• Hãy để ước tính thời gian hướng dẫn bạn trong việc sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên. Giải quyết sớm các nhiệm vụ cần nỗ lực cao hoặc quan trọng.

5. Tận dụng các tiện ích bổ sung Jira:

• Khám phá các công cụ quản lý thời gian: Nhiều tiện ích bổ sung trong Atlassian Marketplace có thể nâng cao khả năng theo dõi thời gian của Jira.
• Tự động hóa khi có thể: Tìm kiếm các tiện ích bổ sung tự động hóa việc theo dõi và báo cáo thời gian để tăng hiệu quả.

 

Tìm hiểu về Teamboard ProScheduler Và Công cụ lập kế hoạch thời gian của TeamBoard sẽ giúp bạn quản lý Original Estimate, Remaining Estimate, time logs và workload một cách hiệu quả trong Calendar View.

Kết thúc hướng dẫn về Original Estimate trong Jira: Mẹo và thủ thuật để quản lý thời gian tốt hơn’, rõ ràng là việc sử dụng hiệu quả các tính năng time tracking của Jira là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Điều quan trọng không chỉ là đặt Original Estimate mà còn ở việc theo dõi và điều chỉnh nó cùng với Remaining Estimate và Time Spent khi dự án của bạn tiến triển.

Chúng tôi hy vọng phần này đã trang bị cho bạn những chiến lược có giá trị để tận dụng tối đa khả năng của Jira. Đây là cách quản lý thời gian và dự án của bạn hiệu quả hơn với Jira!