Jira là một công cụ mạnh mẽ được các nhóm sử dụng để theo dõi và quản lý công việc của họ. Đôi khi, để tận dụng tối đa khả năng của nó, bạn có thể cần tạo và quản lý những người dùng giả (Dummy users). Đây là những tài khoản giữ chỗ được sử dụng để test, đào tạo hoặc các mục đích cụ thể khác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tất cả những gì bạn cần biết về các Dummy users trong Jira, bao gồm cách tạo ra, quản lý chúng và những phương pháp tốt nhất nên tuân thủ.

Dummy user là gì?

Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó một quy trình làm việc mới được giới thiệu để quản lý bug reports. Trước khi triển khai cho toàn bộ team, quản trị viên sẽ tạo một số dummy user để kiểm tra quy trình làm việc. Những dummy user này được giao nhiều vai trò và nhiệm vụ khác nhau để mô phỏng cách sử dụng trong thực tế. Sau đó, quản trị viên có thể giám sát quá trình, xác định mọi vấn đề và thực hiện các điều chỉnh cần thiết mà không cần sự tham gia của người dùng thực tế.

Dummy user trong Jira là một tài khoản giữ chỗ hoặc tài khoản test phục vụ một số mục đích trong quản lý dự án và phát triển phần mềm. Các tài khoản này không được liên kết với người dùng thực nhưng được sử dụng để mô phỏng tương tác của người dùng, kiểm tra workflows và quản lý task trong các tình huống không có người dùng thực. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về dummy user là gì và cách chúng có thể được sử dụng:

Mục đích của dummy user

1. Kiểm tra Workflows và Permissions:

Trong Jira, Dummy user rất lý tưởng để test các Workflows và Permissions khác nhau. Bằng cách chỉ định nhiệm vụ và vai trò cho các tài khoản này, quản trị viên có thể xác minh rằng cấu hình hoạt động như dự định mà không ảnh hưởng đến người dùng thực.

=> Quản lý kiểm tra toàn diện cho Jira với AgileTest

2. Vấn đề phân công:

Khi một nhiệm vụ hoặc vấn đề cần được giao nhưng không có người dùng cụ thể nào, dummy user có thể đóng vai trò là người giữ chỗ. Điều này đảm bảo rằng quy trình làm việc tiếp tục suôn sẻ và nhiệm vụ vẫn được tiến hành.

3. Biểu diễn tính năng:

Việc đào tạo các thành viên mới trong nhóm hoặc thể hiện khả năng của Jira thường yêu cầu những người dùng mẫu. Dummy user có thể được sử dụng để hiển thị cách tạo sự cố, phân công nhiệm vụ và quản lý dự án.

4. Mô phỏng hoạt động của người dùng:

Vì mục đích hỗ trợ và đào tạo, việc mô phỏng hoạt động của người dùng bằng tài khoản giả có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn và đào tạo các nhóm hỗ trợ về cách xử lý các tình huống khác nhau.

Đặc điểm của dummy user

Thông tin không thực tế:

Các tài khoản Dummy user thường sử dụng tên, email và các chi tiết khác không thực tế để phân biệt rõ ràng họ với người dùng thực.

Quyền kiểm soát:

Quản trị viên thường kiểm soát các quyền và vai trò được gán cho dummy user để đảm bảo họ không can thiệp vào dữ liệu thực tế của dự án hoặc thông tin nhạy cảm.

Tạm thời hoặc vĩnh viễn:

Tạo dummy user tạm thời cho các thử nghiệm hoặc biểu diễn cụ thể hoặc giữ họ vĩnh viễn cho các mục đích đào tạo và thử nghiệm liên tục, tùy thuộc vào nhu cầu.

Lợi ích của việc sử dụng dummy user

Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách sử dụng dummy user, bạn có thể kiểm tra và xác thực cấu hình mà không gặp rủi ro về tính toàn vẹn của dữ liệu người dùng thực và quy trình làm việc của dự án.

Tối ưu chi phí: Mặc dù dummy user có thể được tính vào tổng số lượng người dùng của bạn nhưng về lâu dài họ có thể tiết kiệm chi phí bằng cách ngăn ngừa sự cố và lỗi trong môi trường thực.
Đào tạo nâng cao: Việc đào tạo người dùng mới trở nên dễ dàng hơn với tài khoản giả vì họ có thể thực hành và học hỏi mà không ảnh hưởng đến dữ liệu dự án thực tế.

Làm cách nào để thêm dummy user vào JIRA?

Đăng nhập vào Jira với tư cách quản trị viên: Đảm bảo bạn có các quyền quản trị cần thiết để tạo và quản lý tài khoản người dùng.
Điều hướng đến Quản lý người dùng (User Management): Truy cập phần User Management bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng (⚙️) ở góc trên bên phải và chọn “User Management”.

Thêm người dùng mới: Click vào nút “Invite user“.

Điền thông tin người dùng: Cung cấp thông tin cần thiết cho dummy user:
- E-mail: Sử dụng email hợp lệ hoặc địa chỉ email giả (ví dụ: [email protected]).
- Tên đầy đủ: Sử dụng tên mô tả như “Dummy User” hoặc “Test User” để chỉ rõ mục đích của tài khoản.
- Tên người dùng: Chọn một tên người dùng duy nhất như “dummyuser” hoặc “testuser”.
- Mật khẩu: Đặt mật khẩu hoặc cho phép Jira gửi email thiết lập đến địa chỉ được cung cấp.
Chỉ định nhóm và vai trò: Sau khi tạo người dùng, hãy chỉ định họ vào các nhóm và vai trò có liên quan để xác định cấp độ truy cập và quyền của họ. Điều này có thể được thực hiện từ hồ sơ người dùng trong phần User Management.

Cấu hình ví dụ cho dummy user

E-mail: [email protected]
Tên đầy đủ: Dummy User
Tên người dùng: dummyuser
Nhóm: Testers, Developers (hoặc bất kỳ nhóm có liên quan nào dựa trên những gì bạn muốn dummy user truy cập)
Vai trò: Chỉ định các vai trò cụ thể nếu cần thiết (Project Lead, Developer,…)

Quản lý dummy user

Sau khi tạo dummy user, điều quan trọng là phải quản lý các quyền và hoạt động của họ để đảm bảo chúng phục vụ đúng mục đích đã định mà không can thiệp vào dữ liệu hoặc quy trình làm việc của người dùng thực.

Cài đặt Permissions:

Điều hướng đến cài đặt dự án và điều chỉnh permission cho dummy user. Đảm bảo họ có quyền truy cập cần thiết để kiểm tra hoặc đào tạo nhưng tránh cấp quyền quá mức có thể dẫn đến rủi ro bảo mật.

Chỉ định issues:

Sử dụng dummy user để chỉ định các issues trong quá trình test hoặc biểu diễn. Điều này có thể được thực hiện giống như với bất kỳ người dùng thực nào, bằng cách chọn dummy user từ Assignee field khi tạo hoặc chỉnh sửa issues.

Hoạt động giám sát:

Theo dõi hoạt động của dummy user thông qua phần User Management hoặc bằng cách chạy báo cáo trong Jira. Điều này giúp hiểu cách dummy user tương tác với các quy trình và cấu hình khác nhau.

Vô hiệu hóa hoặc xóa:

Nếu dummy user không còn cần thiết nữa, bạn có thể vô hiệu hoá hoặc xóa họ:

Vô hiệu hóa: Điều này giữ lại lịch sử của người dùng nhưng sẽ ngăn cản việc đăng nhập trong tương lai.
Xóa bỏ: Điều này sẽ xóa người dùng và tất cả dữ liệu liên quan khỏi Jira.

Bạn có cần phải trả tiền cho mỗi dummy user trong Jira không?

Có, trong hầu hết các trường hợp, bạn cần trả tiền cho mỗi dummy user trong Jira. Đây là lý do và những gì bạn có thể cân nhắc để quản lý chi phí một cách hiệu quả:

Hiểu về Jira Licensing

Cấp phép dựa trên người dùng:

Giá của Jira thường dựa trên số lượng người dùng đang hoạt động. Mỗi tài khoản người dùng, cho dù đó là người dùng thực hay dummy user, đều được tính vào tổng số người dùng của bạn.

Người dùng đang hoạt động:

Jira định nghĩa người dùng đang hoạt động là bất kỳ ai có quyền truy cập để đăng nhập. Do đó, Jira coi ngay cả những người dùng được tạo cho mục đích test hoặc biểu diễn cũng là đang hoạt động và cần có license.

Chiến lược quản lý chi phí

Tài khoản Test được chia sẻ:

Thay vì tạo nhiều dummy user, bạn có thể tạo một hoặc hai tài khoản test dùng chung. Các testers có thể sử dụng những tài khoản này cho nhiều tình huống test khác nhau, giúp giảm số lượng người dùng cần thiết.

Môi trường Sandbox:

Hãy cân nhắc việc thiết lập một môi trường Jira sandbox riêng biệt để Test rộng rãi. Môi trường này có thể có cấp phép và quản lý người dùng riêng tách biệt với phiên bản sản xuất của bạn, cho phép linh hoạt hơn với dummy user.

Người dùng tạm thời:

Chỉ tạo dummy user khi cần thiết và vô hiệu hoá khi không cần nữa. Người dùng đã vô hiệu hoá không được tính vào giới hạn số người dùng của bạn, mặc dù dữ liệu của họ vẫn còn trong Jira để tham khảo trong tương lai nếu được kích hoạt lại.

Service Desk Customers:

Nếu sử dụng Jira Service Management, hãy cân nhắc sử dụng tài khoản khách hàng để hạn chế tương tác. Những tài khoản này không được tính vào giới hạn người dùng giống như người dùng Jira đầy đủ.

Đánh giá định kỳ:

Thường xuyên xem lại danh sách người dùng của bạn và vô hiệu hoá hoặc xóa bất kỳ dummy user nào không còn cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa số lượng người dùng hoạt động.

Kịch bản ví dụ

Hãy tưởng tượng bạn có một phiên bản Jira với giới hạn người dùng là 100. Nếu bạn tạo 5 dummy user cho mục đích test, 5 người dùng đó sẽ được tính vào giới hạn 100 người dùng của bạn, để lại cho bạn 95 vị trí cho người dùng thực. Để tránh những chi phí không cần thiết:

Sử dụng một hoặc hai tài khoản giả được chia sẻ cho tất cả các nhu cầu test của bạn.
Thiết lập môi trường test riêng nếu cần test rộng rãi với nhiều dummy user.
Thường xuyên kiểm tra và dọn sạch các tài khoản giả không sử dụng.

Rủi ro của việc sử dụng dummy user là gì?

Sử dụng dummy user trong Jira có thể rất hữu ích cho việc test, đào tạo và biểu diễn, nhưng cũng đi kèm với một số rủi ro nhất định. Nhận thức được những rủi ro này và quản lý chúng một cách phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo an ninh và tính toàn vẹn của môi trường Jira của bạn.

1. Rủi ro bảo mật

Truy cập trái phép: Nếu dummy user không được quản lý đúng cách, họ có thể có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm hoặc các phần quan trọng của môi trường Jira. Điều này có thể dẫn đến việc truy cập trái phép vào dữ liệu bí mật của dự án.

Permissions quá mức: Việc chỉ định nhiều permissions hơn mức cần thiết cho dummy user có thể tạo ra các lỗ hổng bảo mật. Đảm bảo rằng dummy user có các quyền tối thiểu cần thiết cho mục đích dự định của họ.

2. Chi phí License

Chi phí tăng: Mỗi dummy user sẽ được tính vào tổng số người dùng của bạn. Việc sử dụng quá nhiều tài khoản giả có thể làm tăng chi phí license của bạn một cách không cần thiết. Điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét và vô hiệu hoá bất kỳ dummy user nào không còn cần thiết nữa.

3. Tính toàn vẹn dữ liệu

Can thiệp vào dữ liệu thực: dummy user có thể vô tình can thiệp vào dữ liệu dự án thực nếu không được sử dụng cẩn thận. Ví dụ: giao nhiệm vụ thực cho dummy user hoặc để họ tương tác với các vấn đề trực tiếp của dự án có thể gây nhầm lẫn và sai sót.

Báo cáo gây hiểu lầm: Hoạt động từ dummy user có thể làm sai lệch các báo cáo và số liệu của dự án, dẫn đến việc phân tích dữ liệu và ra quyết định không chính xác.

4. Chi phí bảo trì

Yêu cầu kiểm tra thường xuyên: Để đảm bảo dummy user không gây rủi ro, việc kiểm tra thường xuyên là cần thiết. Điều này làm tăng thêm chi phí quản trị vì bạn cần liên tục theo dõi và quản lý các tài khoản này.

Tài liệu và theo dõi: Việc lưu giữ tài liệu thích hợp về dummy user, mục đích và permission của họ là điều cần thiết. Điều này có thể trở nên khó khăn nếu bạn có nhiều dummy user.

5. Khả năng bị lạm dụng

Lạm Dụng Bởi Thành Viên Nhóm: Có nguy cơ rằng các thành viên trong nhóm có thể lạm dụng tài khoản giả cho các hoạt động trái phép, như test quy trình làm việc với dữ liệu không phù hợp hoặc vượt qua một số quy định nhất định.

Thiếu Trách Nhiệm: Các hành động được thực hiện bởi dummy user đôi khi thiếu tính trách nhiệm, khiến việc truy vết và tìm hiểu ai đã thực hiện những hành động cụ thể trở nên khó khăn, đặc biệt là khi nhiều người sử dụng cùng một tài khoản giả.

6. Hiệu suất hệ thống

Ảnh Hưởng Đến Hiệu Suất: Việc tạo và sử dụng nhiều dummy user có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của phiên bản Jira của bạn, đặc biệt nếu bạn lưu trữ nó trên hệ thống nội bộ hoặc sử dụng gói dịch vụ đám mây nhỏ.

Giảm thiểu rủi ro

Để giảm thiểu những rủi ro này, hãy xem xét thực hiện các chiến lược sau:

Sử dụng quy ước đặt tên rõ ràng: Dán nhãn rõ ràng cho dummy user để phân biệt họ với người dùng thực. Ví dụ: sử dụng các tên như “Test_User” hoặc “Dummy_User”.
Giới hạn Permissions: Chỉ định các Permissions tối thiểu cần thiết để dummy user thực hiện các tác vụ dự định của họ.
Kiểm tra thường xuyên: Tiến hành kiểm tra thường xuyên để xem xét hoạt động và sự cần thiết của dummy user. Vô hiệu hóa hoặc xóa những thứ không cần thiết.
Môi trường riêng biệt: Sử dụng môi trường sandbox riêng biệt để test rộng rãi với dummy user nhằm ngăn chặn sự can thiệp vào dữ liệu dự án trực tiếp.
Tài liệu và theo dõi: Lưu giữ tài liệu kỹ lưỡng về tất cả dummy user, mục đích, quyền của họ và người chịu trách nhiệm quản lý họ.
Giám sát hoạt động:Giám sát hoạt động của dummy user để đảm bảo sử dụng phù hợp và ngăn chặn sự can thiệp vào quy trình làm việc của dự án thực.
Đào tạo và chính sách: Hướng dẫn nhóm của bạn cách sử dụng thích hợp dummy user và thiết lập các chính sách rõ ràng về việc sử dụng họ.

Dummy user trong Jira rất cần thiết cho việc test, đào tạo và biểu diễn các tính năng mà không ảnh hưởng đến dữ liệu dự án thực. Mặc dù việc tạo và quản lý những người dùng này rất đơn giản nhưng điều quan trọng là phải chỉ định các permissions thích hợp, tiến hành kiểm tra thường xuyên và duy trì tài liệu rõ ràng để ngăn ngừa rủi ro bảo mật và chi phí phát sinh.

Bằng cách sử dụng các phương pháp hay nhất và xem xét các lựa chọn thay thế như tài khoản dùng chung hoặc môi trường sandbox, bạn có thể tận dụng hiệu quả dummy user để nâng cao Jira workflows của mình. Được quản lý đúng cách, những tài khoản này có thể hỗ trợ đáng kể nỗ lực quản lý dự án của bạn, giúp môi trường Jira của bạn hiệu quả và an toàn hơn.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.