Jira Align | Sự khác biệt giữa Jira Standard và Jira align

ITIL và ITSM: Điểm khác biệt và cách tích hợp JSM

Parallel sprints: Cách để nhiều sprint chạy cùng lúc

Tháng bảy 1, 2024

Các sprints song song (Parallel sprints) cho phép nhiều sprints hoạt động đồng thời trong cùng một dự án. Tính năng này cực kỳ hữu ích cho các nhóm thực hiện nhiều tasks khác nhau hoặc làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Bằng cách cho phép sprints song song trong Jira, các nhóm có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, nâng cao tính linh hoạt và quản lý tốt hơn các phần phụ thuộc cũng như tasks song song.

Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá parallel sprints là gì, cách thiết lập chúng trong Jira và các phương pháp hay nhất để quản lý chúng một cách hiệu quả.

Parallel Sprints là gì?

Parallel Sprints là những sprint hoạt động cùng lúc trong cùng một dự án Jira.. Thay vì có một sprint duy nhất mà tất cả các thành viên trong nhóm cùng thực hiện, bạn có thể có nhiều sprints tập trung vào các nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau. Cách tiếp cận này cho phép các nhóm linh hoạt và hiệu quả hơn, đặc biệt khi xử lý các dự án phức tạp đòi hỏi nhiều kỹ năng và nguồn lực khác nhau.

Parallel sprints có thể đặc biệt hữu ích khi nhóm của bạn muốn phân chia công việc của họ để tập trung vào các mục tiêu khác nhau trong khi sử dụng cùng một backlog. Ví dụ: một phần trong nhóm của bạn có thể chạy một sprint để development, trong khi các thành viên khác trong nhóm tập trung vào sprint riêng biệt cho thiết kế. Cả hai sprint sẽ chứa các vấn đề từ cùng một backlog, nhưng mỗi sprint có thể được bắt đầu và hoàn thành một cách độc lập.

Tầm quan trọng và lợi ích của Parallel Sprints:

Các nhóm có thể làm việc đồng thời trên các tasks khác nhau, tận dụng tốt hơn các kỹ năng và thời gian của họ.
Cho phép các nhóm chuyển trọng tâm giữa các sprints khác nhau khi cần, thích ứng nhanh chóng với các ưu tiên thay đổi.
Giúp quản lý các tasks chồng chéo và phụ thuộc giữa các dự án khác nhau hiệu quả hơn.

Cách kích hoạt Parallel Sprints trong Jira

Parallel Sprints trong Jira cho phép nhiều sprint hoạt động cùng một lúc trong cùng một dự án. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho company-managed projects, vì nó cho phép các nhóm xử lý đồng thời các tasks hoặc mục tiêu khác nhau bằng cách sử dụng cùng một backlog. Lưu ý rằng tính năng này không khả dụng cho các dự án do nhóm quản lý (team-managed projects).

Dưới đây là cách kích hoạt và sử dụng parallel sprints trong Jira cho các company-managed projects:

Điều kiện tiên quyết:

Đảm bảo bạn đang sử dụng Jira Software phiên bản 7.6 trở lên nếu bạn đang sử dụng Jira Software Server hoặc Data Center. Đối với Jira Software Cloud, tính năng này có sẵn theo mặc định.
Bạn phải có quyền Administer Jira global.

Kích hoạt Parallel Sprints:

Từ Jira dashboard, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải để truy cập “Settings” menu.
Lựa chọn “Products” từ dropdown menu.

Trong phần Jira Software, tìm “Jira configuration settings”
Chuyển công tắc sang enable parallel sprints.

Các phương pháp hay nhất để quản lý nhiều Sprints đang hoạt động

Quản lý nhiều sprints đang hoạt động trong Jira có thể nâng cao đáng kể năng suất và tính linh hoạt của nhóm bạn. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi phải lập kế hoạch và phối hợp cẩn thận để tránh những rủi ro phổ biến như vấn đề phân bổ nguồn lực và các ưu tiên chồng chéo. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để giúp bạn quản lý hiệu quả nhiều sprints đang hoạt động:

1. Tổ chức Teams và Tasks

Xác định vai trò của team: Phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm trong mỗi sprint. Điều này đảm bảo mọi người đều biết họ đang làm gì và tránh nhầm lẫn.
Phân đoạn task: Chia task thành các phần có thể quản lý được và assign chúng cho các sprints thích hợp dựa trên mức độ ưu tiên và khả năng của team.

2. Xử lý sự phụ thuộc và chồng chéo

Theo dõi sự phụ thuộc: Sử dụng tính năng liên kết của Jira để theo dõi sự phụ thuộc giữa các tác vụ trong các sprints khác nhau. Điều này giúp đảm bảo rằng các tasks được hoàn thành theo đúng thứ tự và các phần phụ thuộc được quản lý hiệu quả.
Quản lý chồng chéo: Xác định và lập kế hoạch cho mọi công việc chồng chéo giữa các sprints. Điều này có thể liên quan đến việc phối hợp với các team khác nhau để đảm bảo rằng các tasks chồng chéo được hoàn thành mà không có xung đột.

3. Lập kế hoạch Sprint hiệu quả

Mục tiêu của Sprint: Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được cho mỗi lần chạy nước rút. Điều này giúp nhóm tập trung và đảm bảo rằng mỗi sprint đều mang lại giá trị.
Phân bổ nguồn lực: Phân bổ nguồn lực dựa trên nhu cầu của từng sprint. Điều này có thể liên quan đến việc cân bằng khối lượng công việc của các thành viên trong team để đảm bảo rằng không ai bị quá tải.

Những thách thức và giải pháp

Việc quản lý nhiều sprints đang hoạt động trong Jira có thể mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra một số thách thức. Dưới đây là một số thách thức phổ biến mà bạn có thể gặp phải và giải pháp để vượt qua chúng:

1. Vấn đề phân bổ nguồn lực

Thử thách: Việc đảm bảo có đúng người cho đúng task vào đúng thời điểm có thể khó khăn, đặc biệt khi có nhiều sprints đồng thời.

Các giải pháp:

Lập kế hoạch năng lực: Sử dụng các công cụ lập kế hoạch năng lực của Jira để phân bổ nguồn lực hiệu quả trong các sprints. Đảm bảo khối lượng công việc của mỗi thành viên trong team được cân bằng để tránh bị kiệt sức.
Bản đồ kỹ năng: Vạch ra các kỹ năng của các thành viên trong nhóm của bạn và phân công nhiệm vụ phù hợp. Đảm bảo rằng các kỹ năng quan trọng được phân bổ đồng đều trong các sprints.
Linh hoạt: Duy trì mức độ linh hoạt trong kế hoạch của bạn để thích ứng với những thay đổi không lường trước được về tính khả dụng hoặc khối lượng công việc.

2. Ưu tiên chồng chéo

Thử thách: Cân bằng sự ưu tiên giữa các sprints khác nhau có thể là một thách thức, đặc biệt khi các nhiệm vụ chồng chéo lên nhau hoặc khi có thời hạn cạnh tranh.

Các giải pháp:

Xóa mức độ ưu tiên: Sử dụng các tính năng ưu tiên của Jira để xếp hạng các tasks và đảm bảo rằng các mục có mức độ ưu tiên cao được giải quyết trước. Truyền đạt những ưu tiên này một cách rõ ràng cho nhóm.
Quản lý phụ thuộc: Xác định và quản lý sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong các sprints khác nhau. Sử dụng các tính năng liên kết của Jira để hiển thị các phần phụ thuộc và theo dõi tiến trình của chúng.
Sự liên kết của các bên liên quan: Thường xuyên liên lạc với các bên liên quan để đảm bảo sự thống nhất về các ưu tiên và điều chỉnh các mục tiêu sprint khi cần dựa trên ý kiến đóng góp của họ.

3. Tăng độ phức tạp

Thử thách: Việc quản lý nhiều sprints làm tăng độ phức tạp của việc theo dõi và quản lý tasks, điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn và kém hiệu quả.

Các giải pháp:

Sử dụng hiệu quả Jira: Tận dụng các tính năng nâng cao của Jira như custom dashboards, filters và tự động hóa để quản lý và theo dõi tasks một cách hiệu quả. Sử dụng những công cụ này để tạo cái nhìn rõ ràng và có tổ chức về tất cả các sprints đang hoạt động.
Quy trình nhất quán: Thiết lập các quy trình và workflows nhất quán cho tất cả các sprints. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều quen thuộc với các quy trình này và tuân thủ chúng một cách nhất quán.
Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo và hỗ trợ thường xuyên cho nhóm của bạn về cách sử dụng Jira một cách hiệu quả. Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ các mẹo và phương pháp hay nhất.

4. Sự cố liên lạc

Thử thách: Khi chạy nhiều sprints, việc duy trì giao tiếp rõ ràng và hiệu quả có thể trở nên khó khăn, dẫn đến hiểu lầm và sai lệch.

Các giải pháp:

Họp thường xuyên: Tổ chức các cuộc họp thường xuyên như họp độc lập hàng ngày, lập kế hoạch sprint và xem xét lại từng sprint. Ngoài ra, hãy lên lịch các cuộc họp giữa các nhóm để giải quyết các vấn đề kéo dài trong nhiều sprints.
Truyền thông tập trung: Sử dụng các tính năng nhận xét và thông báo của Jira để tập trung giao tiếp xung quanh các tasks và issues. Đảm bảo tất cả các thông tin liên quan được ghi lại và nhóm có thể truy cập được.
Tài liệu rõ ràng: Duy trì tài liệu rõ ràng và cập nhật cho mỗi sprint, bao gồm mục tiêu, task, sự phụ thuộc và tiến độ. Sử dụng các công cụ tài liệu của Jira để giữ mọi thứ ngăn nắp và dễ tiếp cận.

5. Duy trì sự tập trung và tinh thần

Thử thách: Việc quản lý nhiều sprints có thể khiến các thành viên trong nhóm cảm thấy bị áp lực, dẫn đến việc giảm tập trung và tinh thần.

Các giải pháp:

Tập trung vào mục tiêu: Xác định và truyền đạt rõ ràng mục tiêu của từng sprint. Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm hiểu công việc của họ có đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung.
Tinh thần đồng đội: Ghi nhận và tôn vinh thành tích thường xuyên. Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm đưa ra phản hồi và giải quyết mọi mối quan ngại.
Cân bằng cuộc sống và công việc: Khuyến khích sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống bằng cách giám sát khối lượng công việc và ngăn ngừa làm việc quá sức. Cung cấp sự hỗ trợ và linh hoạt khi cần thiết.

Case Studies

Các ví dụ thực tế có thể giúp minh họa lợi ích của parallel sprints. Dưới đây là một vài ví dụ:

Ví dụ 1:

Một công ty phát triển phần mềm sử dụng các parallel sprints để quản lý các tính năng khác nhau đang được phát triển đồng thời. Cách tiếp cận này cho phép họ phát hành bản cập nhật nhanh hơn và phản hồi feedback của khách hàng nhanh hơn.

Ví dụ 2:

Một đại lý tiếp thị dùng parallel sprints cho các dự án khách hàng khác nhau. Bằng cách đó, họ có thể đảm bảo mỗi khách hàng nhận được sự quan tâm tập trung đồng thời quản lý hiệu quả khối lượng công việc của nhóm mình.

Parallel sprints trong Jira cung cấp một phương pháp hiệu quả để quản lý nhiều tasks và dự án cùng một lúc. Bằng cách cho phép và quản lý hiệu quả các parallel sprints, các nhóm có thể cải thiện việc sử dụng tài nguyên, nâng cao tính linh hoạt và xử lý các phần phụ thuộc tốt hơn. Thử nghiệm parallel sprints để xem cách chúng có thể tối ưu hóa Agile workflows của bạn nhé.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.