Thay đổi sự thiết lập dự án của bạn trong Jira? Bạn đã tìm đến đúng nơi rồi đó. Trong thế giới quản lý dự án, nhu cầu có thể sẽ thay đổi. Quy trình làm việc của nhóm bạn có khả năng đã phát triển hoặc bạn muốn thử một cách tiếp cận mới. Jira cho phép bạn thực hiện những thay đổi này, nhưng không phải lúc nào nó cũng diễn ra suôn sẻ.

Đó là lý do hướng dẫn này xuất hiện. Chúng tôi sẽ chia nhỏ quá trình thay đổi template của dự án hoặc type của Jira thành các bước đơn giản, dễ thực hiện. Cho dù bạn là người dùng Jira dày dặn hay mới sử dụng nền tảng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những điều bạn cần biết.

Vì vậy, hãy khám phá cách bạn có thể điều chỉnh dự án Jira của mình để phù hợp với nhu cầu thay đổi của nhóm mà không cần đến tất cả các thuật ngữ kỹ thuật. Tất cả hoàn toàn là về việc làm cho dự án của bạn hoạt động một cách hiệu quả.

Hiểu các loại và mẫu dự án (Project Types và Templates)

Trong Jira, Types của dự án phân loại các dự án khác nhau và giúp điều chỉnh các công cụ và tính năng của nền tảng theo các nhu cầu cụ thể. Chủ yếu có ba loại Project Types:

• Các dự án do công ty quản lý (Company-Managed Projects): Những dự án này cho phép mức độ tùy chỉnh và kiểm soát cao, phục vụ chủ yếu cho các tổ chức quy mô lớn với quy trình công việc phức tạp. Quản trị viên có quyền tự do xác định workflows, issue types, fields, v.v.
• Các dự án do nhóm quản lý (Team-Managed Projects): Nhằm vào các nhóm nhỏ hơn, tự chủ, các dự án này ít phức tạp hơn và nhanh nhẹn hơn. Các nhóm có thể nhanh chóng điều chỉnh workflow và cài đặt của họ mà không cần quyền quản trị.
• Dự án kinh doanh: Được thiết kế để xử lý các nhiệm vụ phi phần mềm (non-software), chúng thường được sử dụng cho các nhu cầu về nhân sự, tiếp thị hoặc các bộ phận khác.

Mặt khác, Templates của dự án là các cấu hình được xác định trước trong các loại này. Chúng được thiết kế để hỗ trợ các phương pháp và khuôn khổ khác nhau, cho phép bạn bắt đầu một dự án với một tập hợp các cài đặt có sẵn. Dưới đây là ví dụ về templates:

• Scrum: Đối với các nhóm thực hành Scrum, template này cung cấp các công cụ cần thiết như Sprint Planning, Backlog và Biểu đồ Burndown.
• Kanban: Lý tưởng cho các nhóm muốn quản lý nhiệm vụ liên tục và trực quan.
• Bug Tracking: Điều này phù hợp với các nhóm tập trung vào việc quản lý và giải quyết bugs.
• Task Tracking: Để quản lý nhiệm vụ chung, template này cho phép các nhóm theo dõi tiến trình thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

Mỗi sản phẩm Jira đi kèm với các template của dự án độc đáo phục vụ cho workflow cụ thể. Ví dụ:

Jira Software: Cung cấp templates của Scrum và Kanban, đặc biệt dành cho các nhóm Agile.

Jira Service Management: Được thiết kế để hỗ trợ các nhóm dịch vụ khách hàng và CNTT.

​Thực tế của việc thay đổi Templates trong Jira

Bạn có thể thay đổi template không?

Thật không may, bạn không thể trực tiếp thay đổi template của một dự án hiện có trong Jira. Templates giống như bản thiết kế ban đầu, được thiết lập khi dự án được tạo lần đầu tiên.

Nếu bạn muốn thay đổi thì sao?

Mặc dù bạn không thể tự chuyển đổi template, bạn cũng không bị mắc kẹt với lựa chọn đầu tiên của mình. Nếu bạn muốn làm cho dự án của mình trông giống như được tạo bằng một template khác, đây là những gì bạn có thể làm:

• Định cấu hình lại theo cách thủ công: Bạn có thể điều chỉnh cài đặt của dự án theo cách thủ công để phản chiếu cài đặt của template mong muốn. Điều này bao gồm thay đổi workflows, fields, permissions, v.v. Đó là một quá trình linh hoạt nhưng thường tốn thời gian.
• Tạo một dự án mới với template mong muốn: Nếu việc định lại cấu hình quá phức tạp, bạn có thể tạo một dự án mới bằng cách sử dụng template bạn muốn và sau đó di chuyển hàng loạt vấn đề của bạn từ dự án hiện có sang dự án mới.

Chuyển đổi một dự án thành một template hay type khác

Vì templates của dự án được xác định trước không thể thay đổi, nên để chuyển sang type dự án khác, bạn phải làm theo các bước sau:

1. Đánh giá nhu cầu thay đổi

• Xác định type của dự án mới: Xác định loại dự án nào phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại của nhóm bạn.
• Phân tích sự khác biệt: Hiểu những gì sẽ thay đổi về tính năng, workflow, permission, v.v.
• Xem xét tác động: Đánh giá xem thay đổi sẽ ảnh hưởng đến nhóm của bạn và các quy trình hiện tại như thế nào.

2. Tạo bản sao lưu (bản backup)

• Sao lưu dự án hiện tại: Đảm bảo rằng bạn có một bản sao lưu hoàn chỉnh của dự án hiện tại để tránh rủi ro mất dữ liệu.

3. Tạo một dự án mới với kiểu mong muốn

• Chọn loại dự án mới: Chọn loại dự án mới phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Định cấu hình Cài đặt: Thiết lập dự án mới với các lược đồ và cài đặt cần thiết, bao gồm workflows, issue types, và permissions.

4. Chuyển issues hiện tại sang dự án mới

• Xác định issues của dự án hiện tại: Sử dụng trình điều hướng issue của Jira để tìm tất cả issues trong dự án hiện có.
• Di chuyển hàng loạt issue (Bulk move issue): Sử dụng tính năng bulk move để chuyển tất cả issues vào dự án mới tạo.

Tìm hiểu Bulk Move Issue bằng Tài liệu Atlassian hoặc bạn có thể tìm hiểu thêm về việc thay đổi hàng loạt issues của Jira Guru tại đây

5. Tạo lại cấu hình tùy chỉnh

• Custom Fields và Links: Nếu dự án hiện tại của bạn có custom fields, links hoặc cấu hình cụ thể khác, hãy tạo lại hoặc điều chỉnh chúng trong dự án mới.
• Áp dụng lại quyền: Đảm bảo đặt quyền, thông báo và cài đặt bảo mật phù hợp.

6. Kiểm tra thiết lập mới

• Xem lại các thay đổi: Xem xét cẩn thận tất cả các thay đổi với nhóm của bạn, đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động bình thường.

Những cân nhắc chính trước khi bạn bắt đầu

Trước khi bắt tay vào quá trình thay đổi loại dự án trong Jira, điều cần thiết là tiếp cận nó với sự hiểu biết rõ ràng và một kế hoạch chiến lược. Dưới đây là những cân nhắc chính bạn cần ghi nhớ:

• Hiểu nhu cầu: Đảm bảo rằng loại dự án mới phù hợp với mục tiêu, phương pháp của nhóm bạn và cung cấp các tính năng cần thiết. Phân tích xem thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các quy trình công việc hiện có và những gì có thể bị mất trong quá trình chuyển đổi, chẳng hạn như custom fields hoặc links.
• Quyền và Bảo mật: Bạn phải có các quyền cần thiết để thay đổi dự án. Đánh giá mức độ thay đổi có thể tác động đến cài đặt bảo mật và liệu custom schemes hiện tại của bạn có tương thích với loại dự án mới hay không.
• Sao lưu và quản lý rủi ro: Luôn tạo bản sao lưu trước khi thực hiện các thay đổi quan trọng. Bước này sẽ cung cấp một mạng lưới an toàn nếu có sự cố xảy ra. Đánh giá các rủi ro liên quan và lập kế hoạch làm thế nào để giảm thiểu chúng.
• Liên lạc và liên kết nhóm: Thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về sự thay đổi. Nếu loại dự án mới đưa ra những thay đổi đáng kể trong cách thức hoạt động của nhóm, hãy xem xét cung cấp đào tạo hoặc định hướng.
• Bỏ phiếu cho custom templates (Tùy chọn): Nếu custom templates được yêu cầu, hãy xem xét việc tham gia vào các yêu cầu cộng đồng của Jira để bỏ phiếu cho chúng.

Những lưu ý đặc biệt khi di chuyển từ Company-managed sang Team-managed

Di chuyển từ dự án do công ty quản lý sang dự án do nhóm quản lý (company-managed to a team-managed project) trong Jira là một quá trình chuyển đổi đáng chú ý đi kèm với các cân nhắc đặc thù. Dưới đây là một số lưu ý đặc biệt cần ghi nhớ:

• Cấu trúc và chức năng khác nhau: Các dự án do công ty quản lý và nhóm quản lý trong Jira khác nhau về mặt kỹ thuật, với các biến thể về cấu trúc, tính năng và chức năng. Điều quan trọng là phải hiểu những khác biệt này để đảm bảo rằng dự án do nhóm quản lý sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn.
• Khả năng mất dữ liệu: Một số yếu tố có thể không được truyền suôn sẻ trong quá trình di chuyển.
• Epic Links và Issue Links: Các liên kết hiện có giữa issues có thể bị mất, mặc dù bản thân issues sẽ vẫn còn.
• Subtasks: Các nhiệm vụ phụ (subtasks) có trong dự án do công ty quản lý có thể không được chuyển sang dự án do nhóm quản lý.
• Ước tính story points: Dữ liệu liên quan đến ước tính story points có thể bị mất, mặc dù tính năng ước tính (estimation) có thể được bật lại trong dự án mới.
• Custom fields: custom fields được sử dụng trong dự án do công ty quản lý phải được tạo lại trong dự án do nhóm quản lý. Điều này có thể cần thêm nỗ lực để đảm bảo rằng tất cả các tùy chỉnh cần thiết đều được sao chép chính xác.
• Sao lưu (backup) là rất quan trọng: Vì quá trình di chuyển này liên quan đến những thay đổi quan trọng, nên bạn nên tạo một bản sao lưu (bản backup) đầy đủ cho dự án hiện có trước khi tiếp tục. Bản sao lưu này hoạt động như một biện pháp bảo vệ, cho phép bạn trở lại trạng thái trước đó nếu xảy ra sự cố.
• Kiểm tra và sắp xếp nhóm: Sau khi di chuyển, hãy kiểm tra kỹ lưỡng thiết lập mới để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi. Việc truyền đạt sự thay đổi với nhóm của bạn cũng rất cần thiết, làm nổi bật sự khác biệt giữa dự án do công ty quản lý và dự án do nhóm quản lý, đồng thời cung cấp bất kỳ hoạt động đào tạo cần thiết nào.

Thay đổi template hoặc type của dự án trong Jira không chỉ là một chuyển đổi kỹ thuật; đó là một động thái chiến lược phù hợp với nhu cầu phát triển của một dự án. Cho dù chuyển đổi giữa các phương pháp dự án khác nhau hay di chuyển từ company-managed sang team-managed, mỗi thay đổi đều cần được xem xét, lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận.

Mặc dù quá trình này có vẻ phức tạp, nhưng hiểu được các khía cạnh chính, những cạm bẫy tiềm ẩn và các lưu ý đặc biệt có thể giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Bằng cách tận dụng tính linh hoạt của Jira theo cách này, các nhóm có thể đảm bảo rằng phương pháp quản lý dự án của họ luôn linh hoạt, phù hợp và phù hợp với mục tiêu của họ.

Trong một thế giới mà khả năng thích ứng là chìa khóa, khả năng thay đổi templates và types của dự án trong Jira trở thành một kỹ năng cần thiết cho người quản lý dự án, cho phép họ đáp ứng nhu cầu thay đổi và tiếp tục thúc đẩy thành công.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.

Để tìm hiểu về các ứng dụng mở rộng hỗ trợ quản lý dự án của bạn, vui lòng tham khảo tại: Atlassian Marketplace