Lập kế hoạch Tài nguyên (Resource Planning) là việc chuẩn bị cho tương lai bằng cách ước tính những gì cần thiết và đảm bảo có đủ những thứ đó trong tay. Việc lập kế hoạch tài nguyên cần thiết trong công việc của mọi ngành nghề, từ lưu trữ thực phẩm đến quản lý tài nguyên thiên nhiên – đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn luôn chuẩn bị sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra.
Lập kế hoạch tài nguyên là gì?
Lập kế hoạch tài nguyên là việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm theo khả năng, kỹ năng và mức độ phù hợp với công việc của mỗi cá nhân. Quá trình này cải thiện hiệu quả công việc bằng cách hỗ trợ các nhóm giám sát mức độ năng suất và theo dõi khả năng của họ. Ngoài ra, việc lập kế hoạch cũng hữu ích trong việc đánh giá tiến độ, đảm bảo các dự án nằm trong phạm vi ngân sách và hoạt động theo trình tự hợp lý.
Thông qua việc lập kế hoạch tài nguyên, người quản lý nhóm cũng có thể đảm bảo các thành viên nhóm biết họ cần phải làm gì và khi nào cần làm việc đó. Người lập kế hoạch tài nguyên giúp nhóm quản lý khả năng và thời gian hiệu quả hơn để không ai bị kiệt sức.
Lập kế hoạch tài nguyên cho nhóm
Một định nghĩa chuẩn xác về lập kế hoạch tài nguyên là: Lập kế hoạch tài nguyên là việc tối ưu hoá kết quả dự án bằng cách phân bổ các dự án cho tài nguyên con người và tài nguyên không phải con người.
Trong thực tế, một kế hoạch tài nguyên sẽ giúp nhóm:
– Hoạt động hiệu quả hơn
– Tối đa hoá việc sử dụng các tài nguyên
– Nhận được kết quả tốt nhất từ dự án nhờ việc tổ chức tốt
– Lập kế hoạch và dự báo tính khả dụng của các tài nguyên cho các dự án tương lai
– Nâng cao mức độ hài lòng và duy trì công việc trong nhóm
Các bước lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả
Các bước sau đây đảm bảo một kế hoạch tài nguyên thành công cho bất kỳ dự án nào.
1. Xây dựng kế hoạch thực hiện
Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn cần quyết định dự án tiếp theo mà bạn và nhóm sẽ thực hiện. Đó cũng là lúc bạn lựa chọn các tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án.
Ngoài việc xem xét các tài nguyên, bạn cần lên kế hoạch cho tất cả các công việc cần giải quyết. Có công việc nào tốn thời gian hơn những công việc khác không? Có bất kỳ công việc nào cần được hoàn thành trước không? Hãy ghi lại mọi công việc cần thiết để hoàn thành dự án, nhằm đảm bảo không có công việc nào không được hoàn thành hay trở thành nút thắt cổ chai làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.
2. Tiến hành một phiên Quản lý Tài nguyên
62% các nhà quản lý tin rằng lập lịch tài nguyên là vấn đề hàng đầu trong việc quản lý dự án của họ. Do đó, bạn nên tổ chức một cuộc họp về việc quản lý tài nguyên để đảm bảo tất cả các thành viên nhóm đều hướng tới cùng một mục tiêu.
Bạn cần xác định những tài nguyên nào được sử dụng trong dự án. Nếu bạn đang quản lý một số dự án và nhiều nhóm làm việc cùng nhau, bạn sẽ phải dành thời gian thảo luận về việc phân bổ các tài nguyên đó với các trưởng nhóm. Khi đưa ra những quyết định này, điều quan trọng là cần có một điểm tham chiếu (reference point) được thiết lập cho tất cả các bên liên quan.
3. Tìm các tài nguyên và công việc phù hợp với nhau
Phân công các tài nguyên là một phần trong việc quản lý khối lượng công việc của nhóm. Tuy nhiên, bạn cần nhớ một điều quan trọng là, bạn sẽ không bao giờ ghép được các công việc với tài nguyên phù hợp một cách chính xác tuyệt đối. Hãy cố gắng thực hiện công việc đó theo cách hợp lý nhất có thể.
4. Xác định ngân sách và theo dõi thời gian
Trong quản lý dự án, ngân sách và thời gian có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Bạn có thể thử theo dõi ngân sách và thời gian của mình bằng một bảng tính Excel, nhưng Excel không thể sánh với sức mạnh của một công cụ lập kế hoạch tài nguyên, chẳng hạn như ProScheduler. Các nhóm và các bên liên quan có thể tạo các chiến dịch dựa trên dữ liệu và ngân sách quan trọng nhất, bao gồm tổng chi phí và số giờ được ghi nhận.
Khi thiết lập ngân sách, bạn nên xem thông tin dự án từ công việc trước đó để xác định chi phí bạn sẽ dành ra với các tài nguyên có sẵn. Các công cụ lập kế hoạch và báo cáo tài nguyên đáng tin cậy sẽ hỗ trợ bạn đáng kể trong công đoạn này.
5. Dự đoán và lập kế hoạch trong tương lai
Các đại lý nhỏ, doanh nghiệp của người làm nghề tự do, doanh nghiệp nhỏ thuộc mọi quy mô và những người giám sát nên hiểu về các kế hoạch của mình.
Chúng ta nên nhận thức về điều gì trong tương lai, trong khi phải quản lý vô số các nhiệm vụ khác? Câu trả lời này sẽ giúp bạn quản lý tương lai dễ dàng hơn nhiều. Để dự đoán kế hoạch trong tương lai, trước tiên bạn cần quyết định chiến lược của mình, cho dù đó là chiến lược dẫn đầu, theo sau hay thích ứng. Sau đó, hãy sử dụng một công cụ như ProScheduler để chuẩn bị kế hoạch cụ thể cho từng chiến lược.
Giả sử bạn đang áp dụng phương pháp thích ứng, thì điều cần thiết là phải xác định thời điểm bạn gặp vấn đề về tài nguyên. Lúc này, bạn có thể yêu cầu nhân viên làm việc với các nhà thầu từ bên ngoài để giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ. Lúc này, ProScheduler sẽ giúp bạn đưa ra quyết định một cách nhanh chóng.
6. Cập nhật kế hoạch tài nguyên
Mặc dù sẽ tốt hơn nếu có một quy trình đơn giản hết sức có thể, vẫn một vài thứ bạn luôn cần cập nhật trong quá trình thực hiện dự án. Bởi vì luôn có khả năng mọi thứ sẽ không như mong đợi, khiến bạn phải điều chỉnh kế hoạch của mình, chẳng hạn như những tình huống như:
- – Phê duyệt chậm
- – Thay đổi phạm vi ngoài ý muốn
- – Thay đổi thành viên trong nhóm
- – Thời gian được phân bổ giảm xuống một nửa
Khi gặp những tình huống này, phần mềm quản lý tài nguyên sẽ trở nên càng hữu ích. Bạn đã từng nghĩ đến một công cụ giúp bạn phục hồi nhanh chóng khi ứng phó với quy trình phê duyệt chậm và những thay đổi về phạm vi khi hai thành viên trong nhóm đột ngột nghỉ việc hay chưa?
Sự thật là việc quản lý các dự án có thể rất phức tạp. Tuy nhiên, phần mềm quản lý và lập kế hoạch tài nguyên sẽ giúp bạn ứng phó linh hoạt với các tình huống theo mức độ sẵn sàng của tài nguyên.
7. Thực hiện đánh giá sau dự án
Việc nhìn lại và phân tích hậu kỳ, sau khi dự án đã hoàn thành sẽ giúp bạn tiếp cận dự án tiếp theo với những thông tin hữu ích để tối ưu nguồn lực của mình. Hãy phân tích dự án bằng cách đánh giá lượng tài nguyên bạn dự định sử dụng so với lượng tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án.
Trong dự án vừa qua, liệu bạn có phải làm việc quá giờ hay làm ít hơn số giờ dự tính hay không? Bạn có phải liên lạc với các bên thứ ba để hoàn thành những công việc cụ thể không? Liệu có công việc nào không được ghi lại một cách chính xác hay không?
Một bộ câu hỏi phù hợp sau mỗi dự án có thể mang đến cho bạn bức tranh toàn cảnh về thành quả của những nỗ lực quản lý, đồng thời hỗ trợ quá trình lập kế hoạch dự án tiếp theo. Nếu bạn thấy có sự chênh lệch đáng kể giữa lợi nhuận và chi phí đầu tư cho các dự án, thì một bản đánh giá hậu kỳ chi tiết có thể giúp bạn nhanh chóng nhận ra và đưa ra các ý tưởng cho tương lai.
Tận dụng công cụ lập kế hoạch tài nguyên
Một công cụ lập kế hoạch tài nguyên chuyên dụng sẽ giúp bạn theo dõi ngân sách và lịch trình một cách hiệu quả hơn khi làm việc với bảng tính, đồng thời hỗ trợ nhóm lập kế hoạch một cách tối ưu nhất, thông qua các tính năng như:
- – Tìm kiếm các nguồn lực và nhân sự cần thiết cho một dự án.
- – Ước tính các tài nguyên cần thiết mỗi ngày, tuần hoặc tháng trong quá trình làm việc, sau đó lập lịch (schedule) chúng theo yêu cầu của dự án.
- – Tạo ra một lịch trình dự án và phân bổ thời gian chính xác.
- – Quản lý ngân sách dự án: Tự động tính toán chi phí nhóm khi bạn phân chia các công việc.
- – Theo dõi trực tiếp trạng thái sẵn sàng của các thành viên nhóm – giúp bạn nhanh chóng biết được thành viên nào đang làm việc tại văn phòng và thành viên nào đang trong kỳ nghỉ.
Những công việc trên gần như là không thể nếu không có sự trợ giúp của phần mềm chuyên dụng.
Công cụ giúp việc quản lý đơn giản hơn
Nếu bạn đang lập kế hoạch cho các dự án của mình bằng cách sử dụng bảng tính và bảng trắng, thì khả năng cao là bạn đang không thể tối ưu hoá thời gian của các thành viên trong nhóm hoặc theo dõi ngân sách một cách hiệu quả. Tình trạng này sẽ dẫn đến khả năng các công việc không được hoàn thành đúng thời hạn hoặc chi phí phát sinh vượt quá ngân sách cho phép.
57% các tổ chức tích hợp công cụ quản lý tài nguyên khẳng định rằng việc lập kế hoạch cho công việc nhóm và giờ làm việc cho các dự án luôn luôn diễn ra một cách hiệu quả trong nhóm của họ.
Quá trình tích hợp một công cụ quản lý tài nguyên để giải quyết các vấn đề của bạn trong quản lý dự án không đòi hỏi bạn phải sử dụng thành thạo các phần mềm phức tạp. Với sự giúp đỡ của ProScheduler trong việc lập kế hoạch cho lịch trình của nhóm và các nguồn lực, bạn có thể tiết kiệm hơn 4 giờ mỗi tuần!
Tuy nhiên, lợi ích đáng kể nhất là giữ cho các nhóm “ở trên cùng một con thuyền”. Tất cả mọi người sẽ biết họ đang thực hiện những nhiệm vụ gì và khi nào phải hoàn thành chúng, hay quy trình chung của dự án diễn ra như thế nào.
Và, tất nhiên, cuối cùng bạn có thể loại bỏ chiếc bảng trắng lỗi thời và đảm bảo các dự án của mình hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Kết luận
Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp hỗ trợ nhiều tương tác hơn để lập kế hoạch và quản lý các dự án, hãy lựa chọn ProScheduler của chúng tôi! ProScheduler giúp bạn dễ dàng hình dung timeline của dự án và các yếu tố phụ thuộc để luôn cập nhật tình trạng mọi công việc. Đây là một ứng dụng hỗ trợ quản lý tài nguyên đơn giản, dễ sử dụng và là lựa chọn của một số nhóm ưu tú nhất trên thế giới! Hãy bắt đầu lập kế hoạch tài nguyên hiệu quả hơn ngay hôm nay! Nhóm DevSamurai chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào khi bạn cần.
