Project kick-off – Khởi động dự án là gì? Cuộc họp khởi động dự án là cuộc họp đầu tiên với nhóm dự án và khách hàng của dự án (nếu có). Đây là khoảng thời gian để thiết lập các mục tiêu chung và mục đích của dự án.
Bắt đầu một dự án mà không có cuộc họp khởi động chẳng khác gì bắt đầu một chuyến đi mà không có kế hoạch cụ thể. Bạn có thể sẽ thấy một số điều thú vị trên đường đi, nhưng có lẽ bạn sẽ kết thúc kỳ nghỉ của mình với một số du khách mệt mỏi và một album ảnh thưa thớt. Một cuộc họp khởi động dự án hiệu quả sẽ tạo tiền đề tốt cho sự hợp tác dự án thành công và suôn sẻ.
Vì sao nên họp khởi động dự án?
Là cuộc họp đầu tiên giữa các thành viên dự án và có thể là với khách hàng và nhà tài trợ, thời điểm bắt đầu dự án là thời điểm tốt nhất để đặt kỳ vọng và thúc đẩy tinh thần mạnh mẽ của nhóm. Thông thường, việc khởi động bắt đầu sau khi bản tuyên bố công việc (statement of work) hay poster dự án (project poster) được hoàn thiện và tất cả các bên liên quan đã sẵn sàng.
Giai đoạn khởi động là cơ hội tốt để định hướng nhóm về công việc hiện tại, quyết định cách mọi người sẽ làm việc cùng nhau, đồng thời thiết lập các mục tiêu chung của dự án. Hãy suy nghĩ về việc thảo luận các vấn đề như cách nhóm giao tiếp, tần suất gặp gỡ, dòng thời gian và những khó khăn có thể làm chậm dự án (và cách để phòng tránh chúng).
Lập kế hoạch cho cuộc họp khởi động dự án
Người ta thường nói rằng nếu bạn không chuẩn bị, bạn đang chuẩn bị cho thất bại. Không có gì tệ hơn là tham gia một cuộc họp với một người không dành thời gian để chuẩn bị cho nó. Hãy tránh để bị mất mặt bằng cách lên kế hoạch tốt cho cuộc họp khởi động dự án.
Chuẩn bị
Một cuộc họp khởi động dự án không nên là một buổi “phát thanh thông tin”. Nếu bạn cần chia sẻ trước các thông tin cơ bản, hãy làm việc đó thông qua một tài liệu được chia sẻ, chẳng hạn như một trang Confluence. Các cuộc họp khởi động dự án nên thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhóm và các bên liên quan, thậm chí là những người mà công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
Hãy thiết lập một chương trình họp (agenda) để giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hợp lý. Hãy thử lập danh sách các câu hỏi mà bạn muốn hỏi nhóm của mình. Tốt hơn nữa, hãy gửi những câu hỏi đó cho họ trước cuộc họp để họ có thời gian suy nghĩ về câu trả lời. Đồng thời, hãy chuẩn bị một số câu trả lời dựa trên những câu hỏi mà bạn nghĩ rằng nhóm có thể có.
Cấu trúc cuộc họp
Cách bạn cấu trúc các nội dung trong cuộc họp sẽ phụ thuộc vào dự án, nhưng các yếu tố chính nên bao gồm là 5W – hoặc who, what, where, when, why & how:
- Giới thiệu
- Bối cảnh dự án
- Vì sao lại cần thực hiện dự án
- Phạm vi dự án
- Kế hoạch hành động
- Ai đang làm gì
- Chúng ta sẽ làm việc với nhau như thế nào
- Thành công của dự án là gì
Hãy đảm bảo rằng bạn cũng đề cập đến những nội dung cuộc họp khởi động với nhóm và hỏi xem liệu có câu hỏi hoặc vấn đề gì chưa được thảo luận hay không.
Sự khác biệt giữa cuộc họp khởi động dự án với nhóm và với khách hàng
Nhóm của bạn có thể khởi động dự án nội bộ, chẳng hạn như triển khai hệ thống quản lý tài liệu mới hoặc xây dựng một tính năng mới. Hoặc có thể bạn sẽ bắt đầu một dự án bên ngoài cho một khách hàng hoặc đối tác. Trong cả hai trường hợp, cuộc họp khởi động có chức năng cơ bản là giống nhau: một cuộc họp để thiết lập tầm nhìn và phong cách làm việc cho toàn bộ dự án, đồng thời làm rõ các mục tiêu, nhiệm vụ và dòng thời gian chung với nhóm dự án của bạn.
Đối với những dự án của khách hàng, cuộc họp khởi động dự án sẽ bao gồm việc giới thiệu nhóm làm việc trong dự án, trao đổi với khách hàng về các giai đoạn dự án và thống nhất cách cộng tác hiệu quả để mang đến thành công cho dự án. Đây là cơ hội để nhóm của bạn có được nền tảng bối cảnh vững chắc cho dự án, thể hiện sự hiểu biết và nhiệt huyết dành cho dự án, đồng thời tạo tiền đề cho mối quan hệ cộng tác tích cực với khách hàng của bạn.
Những gì nên được trao đổi trong cuộc họp khởi động?
Tới giờ, bạn đã hoàn thành việc lập kế hoạch trước và sẵn sàng bắt đầu cuộc họp khởi động dự án với nhóm của mình. Bạn làm việc rất có tổ chức! Mỗi dự án đều khác nhau, nhưng Atlassian đề xuất bạn nên đề cập đến các chủ đề này trong cuộc họp khởi động của mình:
Giới thiệu
Đừng cho rằng mọi người đều đã biết nhau, hãy để cho các thành viên tự giới thiệu bản thân, vai trò của họ trong dự án và những gì họ sẽ mang lại. Sẽ tuyệt hơn nữa nếu bạn có một ý tưởng vui nhộn giúp mọi người làm quen nhanh chóng!
Tuyên bố công việc, phạm vi dự án, thời gian và thành phẩm
Đây là phần quan trọng nhất trong tất cả những gì bạn nên thảo luận trong cuộc họp khởi động dự án. Nó củng cố những hiểu biết liên quan đến dự án và đảm bảo mọi người đều có chung quan điểm.
– Tuyên bố công việc (statement of work) bạn đã gửi cho khách hàng cần mô tả công việc bạn sẽ giao và thời hạn bàn giao.
– Phạm vi dự án (project scope) bao gồm một mô tả chi tiết về các sản phẩm bàn giao của dự án và công việc cần thiết để hoàn thành chúng.
– Dòng thời gian (timeline) là một cái nhìn tổng quan về những gì dự kiến sẽ được bàn giao và thời gian bàn giao. Mức độ chi tiết của dòng thời gian phụ thuộc vào nhu cầu dự án của bạn.
– Sản phẩm bàn giao (deliverables) là những thành phẩm thực tế bạn sẽ gửi cho khách hàng và chúng thường được ghi chú trên dòng thời gian.
Theo dõi tiến độ/ các mốc thời gian quan trọng và truyền đạt chúng
Trong cuộc họp khởi động, hãy thiết lập một cơ sở về cách bạn dự định chia sẻ tiến độ với các bên liên quan hoặc khách hàng của mình. Bạn có thể sử dụng một báo cáo trạng thái (status report) để chia sẻ cách bạn đang giám sát ngân sách, nhiệm vụ, các mốc thời gian và tiến độ dự án. Tất cả các bên liên quan và những người có công việc có thể bị ảnh hưởng bởi dự án đều phải truy cập được báo cáo trạng thái, để đảm bảo rằng mọi người đều biết về tiến độ (hoặc sự chậm trễ) của dự án. Đối với các khách hàng của dự án, điều quan trọng là khách hàng của bạn phải đồng ý với mức độ chi tiết mà họ sẽ nhận được trong các báo cáo trạng thái, để giúp việc lập hoá đơn và thanh toán trở nên suôn sẻ hơn.
Công cụ và phương pháp
Hãy tập hợp một bộ công cụ cộng tác mà bạn sẽ sử dụng trong dự án và cùng nhóm quyết định cách sử dụng chúng để giao tiếp. Bạn sẽ chia sẻ báo cáo trạng thái và các tập tin khác như thế nào? Việc thống nhất những điều này sớm sẽ giúp việc giao tiếp trong dự án trở nên hợp lý và suôn sẻ hơn. Bên cạnh đó, hãy đảm báo nhóm hoặc khách hàng của bạn có thể truy cập bất kỳ công cụ nào bạn quyết định sử dụng để cập nhật thông tin của dự án. Một số công cụ hữu ích bạn có thể sử dụng là:
– Một công cụ quản lý công việc để theo dõi các hạng mục công việc đang được thực hiện, ví dụ như Jira, Basecamp hoặc Asana.
– Một hệ thống tài liệu được chia sẻ để đảm bảo mọi người (kể cả khách hàng) đều có quyền truy cập vào các tài liệu và thông tin quan trọng của dự án. Các ví dụ bao gồm Microsoft Docs, Google Docs hoặc một hệ thống quản lý tài liệu có các công cụ tổ chức và phân cấp tích hợp sẵn như Confluence.
– Một công cụ liên lạc như email hoặc Slack để các nhóm có thể giữ liên lạc hoặc trao đổi khi có câu hỏi hoặc nhu cầu mới. Để giúp việc giao tiếp giữa các nhóm trong dự án đa chức năng trở nên dễ dàng hơn, có một công cụ hỗ trợ các bản tóm tắt tự động hàng tuần cho các trạng thái dự án – Atlas. Tính năng này giúp các bên liên quan xem tiến độ hàng tuần qua thông báo email hoặc tích hợp với Slack và MS Teams.
Đối với các dự án của khách hàng, bạn có thể cần truy cập một số công cụ trước khi bắt đầu công việc. Hãy nghĩ đến các yếu tố biểu tượng như logo, phông chữ, các quy ước kiểu dáng, mẫu, cơ sở dữ liệu, thông tin đăng nhập (cho CMS, mạng xã hội, các phân tích, v.v), quyền truy cập vào mạng nội bộ của khách hàng và thông tin chính xác để lập hoá đơn.
Quản lý rủi ro và vấn đề
Hãy giao tiếp với nhóm của bạn (và với khách hàng) về cách bạn muốn cùng nhau xác định và phản hồi với các vấn đề. Ngay cả với các kế hoạch tốt nhất, đôi khi những điều bất ngờ cũng xuất hiện trong một dự án. Để quản lý rủi ro dự án hiệu quả, đối với cả khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài, nhóm của bạn cần liên tục xác định, phân tích, ưu tiên và giảm thiểu những rủi ro có thể cản trở việc thực hiện dự án đúng hạn và trong phạm vi ngân sách đề ra. Điều này có thể bao gồm việc các thành viên theo dõi chặt chẽ số giờ làm việc để lập hoá đơn và luôn cập nhật các bản phiên bản phần mềm mới nhất hoặc các thay đổi trong các công cụ được sử dụng trong dự án.
Ngoài ra, trong cuộc họp khởi động, bạn cũng nên hỏi trước khách hàng về thái độ của họ đối với sự thay đổi, chẳng hạn như những thay đổi trong ngân sách hoặc thời hạn dự án.
Tài liệu hoá cuộc họp khởi động
Nếu bạn muốn bắt đầu dự án của riêng mình nhưng không chắc nên bắt đầu từ đâu, mẫu kế hoạch dự án trong Confluence có thể dẫn bạn đi đúng hướng. Hãy dùng thử mẫu kế hoạch miễn phí của Confluence để quản lý, theo dõi dự án và cập nhật thông tin cho các bên liên quan trong dự án tiếp theo của mình.
Theo Atlassian
