Chào mừng bạn trở lại với một phần khác trong loạt blog “JIRA GURU”. Các khóa học, đào tạo và huấn luyện Jira sẽ quay trở lại trong một tuần nữa! Hy vọng loạt blog này hữu ích đối với bạn khi chúng tôi tiếp tục giải mã và làm sáng tỏ thế giới của Jira. Sự khác biệt giữa Workflow và Workflow Scheme trong Jira là chủ đề của ngày hôm nay. Chúng ta hãy cùng bắt đầu nhé.

Tìm hiểu về Workflow và các loại Issues

Trong Jira, workflow là một tập hợp các trạng thái và quá trình chuyển đổi mà một issue trải qua trong vòng đời của nó. Về cơ bản, đây là bản đồ đường đi cho các task của bạn và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm bạn. Ví dụ: Một workflow điển hình có thể bao gồm các giai đoạn như ‘To-do’, ‘In Progress’, ‘In review’ và ‘Done’.

Workflow được liên kết với các loại issue. Các loại issue này có thể là ‘Stories’, ‘Bugs’, ‘Epics’ hoặc bất kỳ loại tùy chỉnh nào khác mà nhóm của bạn thấy hữu ích. Các loại issue khác nhau có thể có workflow khác nhau. Ví dụ: Bạn có thể có một workflow (hãy gọi nó là Workflow 1) cho ‘Stories’ và một workflow khác (Workflow 2) cho ‘Bugs’. Bằng cách này, bạn có thể điều chỉnh vòng đời của task theo bản chất của issue hiện tại.

Hiểu rõ hơn về Workflow

Workflow 1 cho ‘Stories’ có thể bao gồm các giai đoạn như ‘New’, ‘In Progress’, ‘In Review’, ‘Testing’ và ‘Done’. Điều này cho phép thực hiện quy trình theo từng bước. Trong đó, đầu tiên story được tạo, sau đó được thực hiện, xem xét, thử nghiệm và cuối cùng được đánh dấu là đã hoàn thành.

Mặt khác, Workflow 2 cho ‘Bugs’ có thể bao gồm các giai đoạn như ‘Reported’, ‘Confirmed’, ‘In Progress’, ‘Testing’, ‘Re-testing’ và ‘Resolved’. Điều này đảm bảo rằng bug trải qua quá trình kiểm tra và xác minh cần thiết trước khi được đánh dấu là đã giải quyết.

Giới thiệu về Workflow Scheme

Vừa rồi là các thông tin về workflow. Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về workflow scheme. Trong Jira, workflow được quản lý ở project level. Mỗi project được liên kết với một scheme và mỗi scheme chứa tất cả các workflow cho một project. Do đó, workflow scheme về cơ bản mô tả cách một project sẽ hoạt động theo các loại issue và workflow.

Nếu bạn đang sử dụng cả ‘Stories’ và ‘Bugs’ trong một project (hãy gọi nó là Project A), thì bạn sẽ có một workflow scheme được liên kết với project này. Scheme này sẽ chứa Workflow 1 cho ‘Stories’ và Workflow 2 cho ‘Bugs’.

Tuy nhiên, nếu bạn có một project (Project B) chỉ sử dụng ‘Stories’, thì bạn sẽ có một workflow scheme khác chỉ chứa Workflow 1.

So sánh Workflow và Workflow Scheme

Hiểu một cách đơn giản, workflow và workflow scheme phục vụ các chức năng khác nhau trong Jira.

Workflows và Company-Managed Projects trong Jira

Khi chúng ta nghiên cứu sâu hơn về chủ đề workflow và workflow scheme trong Jira, điều quan trọng là phải làm rõ rằng workflow chỉ tồn tại trong các dự án do công ty quản lý (company-managed projects). Sự khác biệt này rất quan trọng vì Jira cung cấp hai loại dự án: do công ty quản lý và do nhóm quản lý (company-managed and team-managed).

Các dự án do công ty quản lý (trước đây được gọi là dự án ‘classic’) được thiết kế cho các nhóm yêu cầu kiểm soát chi tiết đối với workflow, quyền scheme và các cài đặt project khác của họ. Chúng cung cấp mức độ tùy chỉnh cao và phù hợp nhất cho các project lớn, phức tạp trải rộng trên nhiều nhóm trong một tổ chức.

Trong một dự án do công ty quản lý, bạn có thể tạo các workflow tùy chỉnh phản ánh các quy trình duy nhất mà nhóm hoặc công ty của bạn tuân theo. Các workflow này có thể được thiết kế với nhiều trạng thái và quá trình chuyển đổi để vạch ra hành trình chính xác mà bạn muốn từng loại vấn đề thực hiện từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Hơn nữa, trong các dự án do công ty quản lý, bạn có thể tận dụng sức mạnh của workflow scheme. Các scheme này cho phép bạn liên kết các workflow khác nhau với các loại issue khác nhau trong cùng một project. Chẳng hạn, bạn có thể muốn các issue về “Story” tuân theo development workflow trong khi các issue về “Bug” tuân theo troubleshooting and resolution workflow. Workflow scheme cho dự án do công ty quản lý của bạn giúp điều này trở nên khả thi.

Các Câu Hỏi Thường Gặp: Workflow và Workflow Scheme trong Jira

Câu hỏi 1: Có thể có nhiều workflow scheme trong một project không?

Không, một project trong Jira chỉ có thể được liên kết với một workflow scheme. Tuy nhiên, workflow scheme có thể chứa nhiều workflow, mỗi workflow dẫn tới một loại issue khác nhau. Nếu muốn thêm các workflow mới, bạn sẽ phải tạo các loại issue mới rồi thêm chúng vào workflow scheme hiện có của mình.

Câu hỏi 2: Nếu tôi thêm một loại issue mới vào workflow scheme, tôi có cần tạo workflow mới cho nó không?

Không cần thiết. Bạn có thể liên kết loại issue mới với workflow hiện có trong scheme của mình. Tuy nhiên, nếu quy trình cho loại issue mới này có sự khác biệt đáng kể, thì bạn có thể sẽ cần tạo một workflow mới thể hiện chính xác quy trình này.

Câu hỏi 3: Nếu tôi xóa một loại issue khỏi Workflow Scheme, các issue trước đây có bị xóa không?

Việc xóa một loại issue khỏi workflow scheme sẽ không xóa các issue trước đây thuộc loại đó. Thay vào đó, hành động này chỉ ngắt kết nối loại issue đó khỏi workflow được liên kết của nó trong scheme. Do đó, loại issue này sau đó sẽ được liên kết với workflow mặc định (workflow cho tất cả các loại issue chưa được liên kết).

Nếu bạn muốn loại bỏ hoàn toàn một loại issue khỏi project của mình, bạn cần điều chỉnh Issue Type Schemes của project đó. Trong quá trình này, Jira sẽ nhắc bạn sắp xếp lại các issue hiện có thuộc loại đó sang một loại issue khác.

Tài liệu tham khảo

Để nắm thêm thông tin về Workflow và Workflow Schemes, bạn có thể tham khảo các tài liệu sau:

Atlassian Documentation – Configure workflow schemes

Atlassian Documentation – Creating a workflow

Atlassian Documentation – Work with issue workflows

Hiểu được sự khác biệt giữa Workflow và Workflow Schemes trong Jira là rất quan trọng để quản lý hiệu quả các task và project. Trong khi các workflow xác định vòng đời của các loại issue khác nhau, các workflow scheme hợp nhất các workflow này cho từng project.

Tuần tới, chúng ta sẽ thảo luận về một khía cạnh hấp dẫn khác của Jira. Hãy theo dõi để biết thêm thông tin về Jira. Và, hãy nhớ rằng, trở thành một ‘JIRA GURU’ nghĩa là không ngừng học hỏi!

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.

Nếu bạn muốn có nhiều ứng dụng hơn nữa để quản lý dự án của mình, hãy xem tài liệu sau: Atlassian Marketplace