Vòng đời dự án bao năm giai đoạn: Initiation – Khởi đầu, Planning – Lập kế hoạch, Execution – Triển khai, Monitoring – Giám sát và Closure – Kết thúc. Các giai đoạn này chính là lộ trình của bạn khi bạn và nhóm chinh phục các dự án phức tạp.
Hầu hết chúng ta nghĩ về các dự án theo hai giai đoạn: bắt đầu và kết thúc. Tuy nhiên, một dự án có nhiều hơn thế. Hãy nghĩ về nó giống như việc nướng một chiếc bánh. Bạn không thể đi thẳng từ một đống nguyên liện ngẫu nhiên cho đến một chiếc bánh thơm ngon tuyệt vời. Cần rất nhiều hoạt động khác như mua sắm, chuẩn bị, trộn nguyên liệu và nếm thử diễn ra từ đầu đến cuối quá trình.
Các giai đoạn quản lý dự án thể hiện các bước khác nhau mà bạn thực hiện từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án. Hiểu rõ chúng sẽ giúp bạn lập các kế hoạch dự án chính xác hơn, ước tính các mốc thời gian một cách thực tế hơn, từ đó chinh phục các dự án một cách có chiến lược và có tổ chức.
Hãy cùng xem một vòng đời dự án điển hình bao gồm những giai đoạn nào.
Vòng đời dự án là gì?
Thuật ngữ life cycle – vòng đời nghe có vẻ giống như một thứ gì đó xuất hiện trong một tiết sinh học ở trường trung học của bạn, nhưng khái niệm này thực ra khá đơn giản. Vòng đời dự án là tập hợp các giai đoạn mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Bạn di chuyển tuần tự qua các giai đoạn để đưa một dự án từ ý tưởng đến một sản phẩm hoàn thiện.
Thay vì giải quyết dự án một cách bừa bãi theo bản năng, việc hiểu được vòng đời quản lý dự án giúp các nhóm:
– Triển khai dự án một cách có tổ chức và có chiến lược
– Theo dõi tiến độ và trạng thái dự án
– Hoàn thành các dự án nhanh hơn vì chúng được lên kế hoạch chính xác hơn và ít trở ngại bất ngờ hơn
Kết hợp tất cả những lợi ích trên với nhau, bạn sẽ nhận được lợi ích lớn nhất: các nhóm có thể thực hiện các dự án thành công nhanh hơn.
Theo Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute – PMI), cứ 1 tỷ đô la đầu tư thì có 122 triệu đô la bị lãng phí vì hiệu suất dự án kém.
Khi hiểu và áp dụng vòng đời dự án, bạn sẽ không phải vung tiền vào những dự án không đạt được mục tiêu ban đầu.
Giờ đây bạn đã hiểu rằng vòng đời dự án mang lại rất nhiều lợi ích. Vậy thì, những giai đoạn nào bạn cần để thúc đẩy các dự án?
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) chia vòng đời quản lý dự án thành năm giai đoạn riêng biệt:
1. Initiation – Khởi đầu
2. Planning – Lập kế hoạch
3. Execution – Triển khai
4. Monitoring – Giám sát
5. Closure – Kết thúc
5 giai đoạn trong vòng đời quản lý dự án
Năm giai đoạn có vẻ như là một nhiệm vụ khó nhằn (đặc biệt trong trường hợp bạn đã từng nghĩ rằng các dự án chỉ có “bắt đầu” và “kết thúc”). Mỗi giai đoạn phục vụ một mục đích riêng biệt để thúc đẩy dự án của bạn hướng tới kết quả tốt nhất.
Giống như bảng chữ cái, các giai đoạn này là tuần tự. Để gặt hái những lợi ích của vòng đời quản lý dự án, bạn cần thực hiện các giai đoạn này theo thứ tự.
Giai đoạn #1: Project initiation
Khi bắt đầu một dự án, bạn hẳn sẽ rất mong muốn khởi động quá trình onboarding dự án cho các thành viên nhóm. Nhiều người sẽ nghĩ rằng bước đầu tiên là vạch ra một kế hoạch và mốc thời gian, nhưng không hẳn.
Lập kế hoạch (Planning) không phải bước đầu tiên trong vòng đời dự án. Đó là Khởi đầu (Initiation).
Trong giai đoạn Khởi đầu, dự án chưa thực sự được phê duyệt và được triển khai. Nhóm sẽ mở rộng và dần dần xác định nó từ cấp độ cao, với mục tiêu xác định xem có đáng để theo đuổi dự án hay không. Để làm được điều này, nhóm sẽ tìm ra:
– Trường hợp kinh doanh (business case) cần đến dự án
– Lợi ích của việc hoàn thành dự án (ví dụ: dự án hỗ trợ mục tiêu kinh doanh nào lớn hơn?)
– Các sản phẩm bàn giao chính
– Định nghĩa về thành công
Ví dụ, sau khi suy nghĩ về những yếu tố này, các thành viên nhóm sẽ xác định:
– Trường hợp kinh doanh: Công ty đang gặp khó khăn vì vấn đề nghỉ việc của nhân viên. Phần lớn nhân viên nghỉ việc trong vòng 12 tháng làm việc đầu tiên.
– Lợi ích: Quy trình onboarding mới được sửa đổi sẽ tăng cường sự minh bạch, thúc đẩy giao tiếp và sự gắn kết trong vài tháng đầu tiên của nhân viên với công ty, và hy vọng sẽ giữ chân họ lâu dài.
– Sản phẩm bàn giao: Nhóm nhân sự cần một quy trình được ghi lại thành văn bản để tham khảo và quản lý, cũng như một bảng tổng quan (dashboard) trực tuyến cho các nhân viên để họ làm việc trong tuần đầu tiên.
– Chỉ số thành công: Tỷ lệ giữ chân nhân viên tăng 15% vào cuối Quý 4 và có điểm phản hồi tích cực từ ít nhất 85% nhân viên mới.
Tất cả những yếu tố này có thể được đưa vào một poster dự án để nhóm có thể tham khảo bất cứ khi nào họ cần một tầm nhìn rộng hơn và tìm hiểu dự án ở cấp độ cao hơn.
Khi nhóm đã làm việc qua tất cả các yếu tố này, họ nên đặt câu hỏi: Dự án có khả thi và đáng để theo đuổi không?
Nếu câu trả lời là có, họ sẽ nhận được sự chấp thuận cho dự án (nếu cần) và chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Còn nếu không – cũng không cần phải hoảng sợ. Nhóm sẽ quay trở lại bảng vẽ và xem liệu có cách nào khác để giải quyết vấn đề họ đang gặp phải hay không, chẳng hạn như sử dụng một template poster dự án.
Giai đoạn #2: Lập kế hoạch
Bây giờ khi nhóm đã xác định được dự án ở mức độ tổng thể, đã đến lúc đi sâu vào những chi tiết nhỏ. Trong giai đoạn này, nhóm sẽ vạch ra một kế hoạch để thực sự hoàn thành dự án.
Ngay cả khi bạn vô cùng háo hức bắt tay vào công việc thực tế, điều quan trọng bạn cần nhớ là không được bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch hiệu quả có thể ngăn chặn được rất nhiều nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án, trong đó có tầm nhìn và mục tiêu không phù hợp, giao tiếp kém và ước tính thời gian không chính xác.
Việc lập kế hoạch cũng cần thời gian và công sức, do đó hãy đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian cho nó khi bắt đầu dự án của mình.
Các câu hỏi mà nhóm nên trả lời trong giai đoạn này bao gồm:
– Mục tiêu của dự án?
– Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của dự án?
– Phạm vi dự án?
– Ngân sách dự án?
– Những rủi ro của dự án?
– Những thành viên nhóm tham gia vào dự án?
– Những nhiệm vụ liên quan trong dự án?
– Những mốc thời gian quan trọng cần được tuân thủ?
Lý tưởng nhất là bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu cho dự án theo khung mục tiêu SMART – specific (cụ thể), measurable (có thể đo lường được), achievable (có thể đạt được), relevant (có liên quan) và time-bound (có thời hạn).
Theo các tiêu chí trên, nhóm sẽ xác định mục tiêu dự án và giới thiệu với các thành viên như sau:
Tạo quy trình onboarding cho viên mới nhằm đào tạo và thu hút nhân viên mới, cũng như tăng 15% tỷ lệ giữ chân nhân viên. Quy trình mới này cần được triển khai trước ngày 25 tháng 1 năm 2024.
Bây giờ nhóm đã biết mục tiêu của họ là gì. Tuy nhiên, họ sẽ không thể đạt được mục tiêu đó chỉ bằng mong ước và hy vọng. Nhóm cần tìm ra những công việc cụ thể cần phải hoàn thành.
Hãy tạo một cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS) để chia toàn bộ dự án thành các nhiệm vụ và thị giác hoá chúng. Hãy để mọi người tham gia đều có thể dễ dàng nhìn thấy các mục hành động của dự án. Trong ví dụ về quy trình onboarding nhân viên mới nói trên, bạn có thể xác định các nhiệm vụ sau:
– Khảo sát nhân viên hiện tại để nhận phản hồi về quy trình onboarding hiện tại
– Phỏng vấn các nhà quản lý về những gì họ muốn đưa vào quy trình
– Tạo luồng tổng quát cho quy trình onboarding hoặc kế hoạch 90-ngày
– Ghi lại các video hướng dẫn để đưa vào bảng tổng quan dành cho nhân viên
– Xây dựng một bảng tổng quan kỹ thuật số
– Khởi chạy một cổng thông tin để nhân viên có thể yêu cầu trợ giúp
– Dự thảo quy trình và các checklist cho quy trình onboarding
– Đăng tải video và tài liệu bên bảng tổng quan
Khi nhóm đã biết những gì dự án yêu cầu, họ sẽ dự tính được thời gian làm việc, những nguồn cung cần thiết và nên làm gì trước tiên một cách dễ dàng hơn.
Họ cũng có thể xác định những người tham gia chính trong dự án (trong ví dụ trên có thể là nhóm nhân sự, nhóm phát triển web, nhà thiết kế đồ hoạ và nhóm nội dung), cũng như những phụ thuộc về tài nguyên. Những phụ thuộc này là các khía cạnh của dự án được liên kết chặt chẽ với nhau.
Ví dụ, đây là một nhiệm vụ phụ thuộc: không thể đăng tải tài liệu lên bảng tổng quan trước khi bảng tổng quan được hoàn thành. Một nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước nhiệm vụ tiếp theo. Hoặc, có thể nhóm phát triển web không thể hỗ trợ dự án cho đến khi họ hoàn thành việc thiết kế lại trang web của công ty – tài nguyên cần thiết không có sẵn vì nó phụ thuộc vào một thứ khác.
Bây giờ, nhóm có thể ghi nhớ những yếu tố phụ thuộc, sắp xếp các nhiệm vụ của dự án theo thứ tự hợp lý và ấn định thời hạn cho từng công việc riêng lẻ.
Hoàn thành công việc nói trên chính là hoàn thành lập kế hoạch cho dự án. Những nội dung này cần được tài liệu hoá và lưu trữ ở đâu đó mà cả nhóm đều có quyền truy cập (Confluence là một lựa chọn cực kỳ phù hợp cho việc này).
Giai đoan #3: Triển khai
Đây là giai đoạn bao gồm rất nhiều công việc khó khăn, là khúc nhóm bắt tay vào hoàn thành các nhiệm vụ dự án mà họ đã xác định. Họ sẽ tạo ra các quy trình onboarding, quay video, thực hiện các cuộc phỏng vấn và những công việc khác.
Trong khi nhóm thực hiện các công việc cần thiết của dự án, họ đồng thời tham gia vào một giai đoạn nữa…
Giai đoạn #4: Giám sát
Hãy quay lại với ví dụ nướng bánh ở trên. Liệu bạn có thể làm ra chiếc bánh ngon nhất thế giới chỉ sau một lần nhìn lướt qua công thức? Chắc chắn là không.
Bạn cần tham khảo lại công thức đó, chẳng hạn như khi đập trứng và khuấy bột, để đảm bảo mình đang làm đúng. Bạn sẽ nhìn vào lò nướng năm phút một lần để đảm bảo rằng mặtt trên của bánh không bị cháy. Bạn sẽ liên tục để ý chiếc bánh quý giá của mình.
Các dự án cũng hoạt động theo cách tương tự vậy, và đó là tất cả những công việc của giai đoạn giám sát. Nó xảy ra đồng thời với giai đoạn triển khai. Nhóm sẽ đánh giá định kỳ các công việc để đảm bảo:
– Đáp ứng các mốc thời gian
– Đảm bảo kiểm soát được phạm vi dự án (tránh tình trạng scope creep)
– Đảm bảo ngân sách
– Luôn cam kết với mục tiêu (tầm nhìn rộng hơn có thể bị bất khi bạn đang triển khai dự án – đó là cái bẫy “tìm cây bỏ rừng”)
Việc giám sát sẽ dễ dàng hơn nhiều với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý dự án. Một phần mềm hiệu quả sẽ gia tăng khả năng hiển thị của toàn bộ dự án, đồng thời tập trung các cuộc hội thoại và thông tin liên quan đến dự án.
Thêm vào đó, các cuộc họp đánh giá tiến độ thường xuyên sẽ giúp nhóm luôn được cập nhật tiến độ tổng thể. Template ghi chú cuộc họp hàng tuần này có thể giúp nhóm ghi lại các chủ đề thảo luận, các quyết định và hành động được đưa ra từ cuộc họp một cách dễ dàng hơn.
Nếu nhóm nhận thấy mọi thứ không hoạt động như kế hoạch, nhóm có thể sửa chữa ngay lập tức hoặc điều chỉnh kế hoạch dự án ban đầu để thích ứng với hướng đi mới.
Giai đoạn #5: Kết thúc
Nhóm đã làm được! Họ đã triển khai một quy trình onboarding mới và được cải tiến hơn trước. Họ đã sẵn sàng ăn mừng bằng một bữa tiệc và gạt bỏ mọi suy nghĩ về dự án!
Tuy nhiên, trước khi đánh dấu cột mốc này là một chiến thắng, họ cần trải qua giai đoạn kết thúc để tổng kết lại mọi thứ. Giai đoạn này bao gồm:
– Tổ chức một thời gian hồi tưởng (retrospective) để nhìn lại những gì đã diễn ra tốt đẹp và những điều họ cảm thấy đáng tiếc
– Chuẩn bị một báo cáo dự án cuối cùng và trình bày nó với các bên liên quan nếu cần thiết
– Lưu trữ tất cả tài liệu dự án ở một nơi an toàn để có thể dễ dàng truy cập và tham khảo trong tương lai (một lần nữa, Confluence vẫn là lựa chọn hoàn hảo!)
Sau tất cả những nỗ lực, các dự án của bạn xứng đáng được kết thúc thành công tốt đẹp. Mặc dù các nhiệm vụ thực tế của dự án đã ở phía sau bạn, nhưng giai đoạn kết thúc vẫn rất quan trọng để tổng kết dự án và nhận ra các bài học kinh nghiệm để tăng khả năng thành công cho các dự án trong tương lai.
Các phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn
Bạn có từng nghĩ rằng các phần mềm quản lý dự án chỉ là thứ “có thì tốt, không có cũng không sao”? Hãy thử nghĩ lại. Nếu bạn muốn thúc đẩy thành công và giảm thiểu căng thẳng, các phần mềm quản lý dự án là một yếu tố bắt buộc. Trên thực tế, 77% các dự án hiệu suất cao có sử dụng phần mềm quản lý dự án.
Lý do khiến phần mềm quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong vòng đời quản lý dự án chính là, phần mềm giúp bạn:
– Cải thiện tính minh bạch và khả năng hiển thị, vì toàn bộ nhóm có thể theo dõi vòng đời dự án
– Làm rõ vai trò và trách nhiệm, để mọi người biết họ được kỳ vọng thực hiện những gì
– Làm cho kế hoạch dự án trở nên khả thi hơn bằng cách tạo các nhiệm vụ có thể phân công
– Giảm thiểu sự không chính xác, vì mọi người đều biết cách tìm đúng thông tin
– Cung cấp các thông tin cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo không một ai làm việc với các thông tin lỗi thời
Đừng cố gắng quản lý vòng đời dự án của bạn với vô số các email hay tài liệu và bảng tính lộn xộn. Một phần mềm quản lý dự án hiệu quả như Jira có thể giúp nhóm của bạn đưa các dự án từ ý tưởng đến sản phẩm thực tế một cách có tổ chức và chiến lược.
Theo Atlassian
