Khi quản lý một dự án, bạn phản chiến thắng trong trò chơi điều phối – làm rõ các chi tiết cụ thể và đảm bảo nhóm của bạn được cung cấp các nguồn lực phù hợp. Confluence có thể giúp bạn quản lý đầy đủ các thông tin cho nhóm. Từ phát triển phần mềm đến các chiến dịch tiếp thị lớn, hay thậm chí là các sự kiện của công ty, quản lý dự án trong Confluence giúp bạn bắt đầu bất kỳ dự án nào, giữ liên lạc với nhóm và đảm bảo rằng mọi người đều đang đi theo cùng một hướng.
3 cách Confluence giúp bạn quản lý dự án
Trong thời đại ngày nay, cần có cả một ngôi làng để đảm bảo một dự án thành công. Dưới đây là ba cách cụ thể bạn có thể áp dụng Confluence để giảm bớt gánh nặng quản lý dự án.
1. Tạo, chia sẻ và cập nhật kế hoạch dự án ở một nơi duy nhất
Hãy tạo một trang lập kế hoạch dự án – Project Planning page duy nhất để theo dõi tất cả công việc liên quan đến dự án của bạn, bao gồm những người liên quan và thời hạn dự án, mang lại cho bạn sự minh bạch cần thiết để giúp các thành viên nhóm có thể chủ động. Không còn sự mơ hồ hay các email liên tục để làm rõ các yêu cầu. Trang lập kế hoạch trở thành nguồn sự thật duy nhất (single source of truth) cho dự án đối với tất cả những người liên quan và những người khác trong doanh nghiệp, giúp nhóm luôn chú ý và tập trung vào những gì cần hoàn thành.
Tại Atlassian, các thành viên tạo các trang lập kế hoạch dự án trên phiên bản nội bộ của Confluence cho bất kỳ dự án và loại dự án nào. Các bên liên quan chính của dự án có thể truy cập trang này mọi lúc mọi nơi, đóng góp và đưa ra phản hồi hoặc đặt câu hỏi qua tính năng nhận xét. Thay vì có một người quản lý dự án tập hợp mọi người trước vạch xuất phát, Confluence giúp nhóm làm việc cùng nhau để hoàn thành các mốc quan trọng và đạt được mục tiêu cuối cùng – làm việc hiệu quả theo nhóm.
Bạn không chắc cần bắt đầu tạo trang kế hoạch từ đâu? Atlassian đã vạch ra một vài bước cho bạn và chuẩn bị một vài template để giúp bạn bắt đầu:
-
- Tạo một trang trống mới trong Space của nhóm bạn.
- Đặt tiêu đề trang là tên của dự án. Bên dưới, hãy bổ sung những thông tin cơ bản về dự án mà bất kỳ người truy cập nào cũng cần. Bạn có thể mô tả tổng quan, cung cấp thông tin những thành viên nhóm, các ticket Jira, tài nguyên và các thông tin bối cảnh dự án, các hành động, sản phẩm chính hay hình ảnh. Mẹo: Hãy sử dụng macro để tạo thêm sơ đồ hoặc chèn các ticket một cách nhanh chóng.
- Chia sẻ trang (chọn từ góc trên bên phải) với các bên liên quan và những người khác trong nhóm.
“Confluence đã cung cấp cho chúng tôi một nơi duy nhất để tất cả các nhóm và phòng ban ghi lại tài liệu, theo dõi và cộng tác trên Nextiva.” – Josh Costella, Chuyên gia Giải pháp Cấp cao tại Nextiva2.
2. Phân công nhiệm vụ cho nhóm
Một yếu tố chính của trang lập kế hoạch dự án là sử dụng Confluence Tasks. Các nhiệm vụ giúp bạn tập trung vào các sản phẩm quan trọng nhất và loại bỏ các công việc phụ gây xao nhãng.
Hãy sử dụng tính năng mention – đề cập bằng cú pháp @ để nhắc đến các thành viên trong nhóm nhằm phân công nhiệm vụ ngay từ trang lập kế hoạch dự án. Nhờ đó, mọi người liên quan biết họ cần phải hoàn thành những gì, họ có thể chia sẻ về trạng thái công việc của mình khi nào và ở đâu. Việc tạo các nhiệm vụ từ trang lập kế hoạch dự án giúp bạn cung cấp ngữ cảnh tốt hơn, giảm bớt giao tiếp trung gian, các cuộc họp báo cáo về tiến độ công việc và sự không chắc chắn vốn đã quá phổ biến đối với các dự án làm việc nhóm.
3. Ra quyết định trực tuyến
Atlassian chia sẻ rằng trong suốt vòng đời của một dự án, họ gần như không gửi một email nào. Một dự án chỉ tổ chức năm cuộc họp. NĂM! Trang lập kế hoạch dự án giúp mọi người được thông báo về tiến độ dự án và bất kỳ cập nhật nào mới được thực hiện, loại bỏ các cuộc họp báo cáo tiến độ. Nếu ai đó có câu hỏi hoặc cần đưa ra quyết định, họ sẽ thêm nhận xét ở cuối trang hoặc ngay ở một vị trí cụ thể trong trang (bằng cách sử dụng tính năng inline comment), từ đó duy trì cuộc trò chuyện ở vị trí phù hợp và có đầy đủ ngữ cảnh, thay vì mang nó vào một email hoặc tổ chức một cuộc họp không cần thiết.
Khi có một cuộc họp, các thành viên ở Atlassian đảm bảo rằng cuộc họp được tập trung và có mục đích bằng cách tạo sẵn các nội dung cần thiết – agenda trong Confluence. Nhờ có sẵn tất cả tài liệu dự án ở một nơi và có thể liên kết đến cách trang khác, đồng thời có khả năng sử dụng các nhiệm vụ để cung cấp ngữ cảnh bổ sung, các cuộc họp với các bên liên quan trở nên ngắn gọn hơn – chỉ diễn ra trong vòng 15 phút! và chỉ bao gồm 3 câu hỏi:
- Bạn đã hoàn thành những gì trong tuần trước?
- Bạn đang làm gì trong tuần này?
- Bạn có gặp trở ngại nào không?
Sử dụng Confluence
Bạn và nhóm của bạn có một nguồn sự thật duy nhất, tiết kiệm thời gian bằng cách đưa hiểu biết chung của nhóm thành các câu trả lời dễ tìm cho tất cả mọi người.
Công việc diễn ra suôn sẻ. Từ các ghi chú cuộc họp thúc đẩy hành động cho đến các kế hoạch đầy cảm hứng, bạn có khởi động và thúc đẩy sự tham gia của nhóm với một không gian làm việc linh hoạt.
Làm việc cùng nhau và khuyến khích tất cả các nhóm – từ bộ phận tiếp thị đến kỹ thuật – để chia sẻ thông báo, củng cố văn hoá công ty và nhận phản hồi tức thì.
Quan trọng nhất, Confluence cho phép các nhà quản lý tập trung vào việc phối hợp, thực hiện và đảm bảo họ đạt được đích đến mong muốn.
Theo Atlassian
