Dù là một học giả thời Trung cổ hay một nhân viên tri thức thời hiện đại, bước đầu tiên bạn cần luôn là sắp xếp mọi thứ một cách có tổ chức.
Bộ não của chúng ta không được trang bị đủ để xử lý tất cả các thông tin chúng ta đang cố gắng đưa vào nó. Đó là tình cảnh của Vincent of Beauvais – một giáo sĩ Dòng Đa Minh ở thế kỷ 13, khi ông đang phải vật lộn để xoay xở giữa hàng nghìn cuốn sách với khoảng thời gian ngắn ngủi và trí nhớ có hạn. Có vẻ như Beauvais tội nghiệp đã bị chôn vùi trong hàng đống văn bản không có điểm kết thúc.
Beauvais quyết định sắp xếp lại mớ hỗn độn này. Ông bắt đầu biên soạn Speculum Maius – một bộ bách khoa toàn thư ba tập, với 4,5 triệu từ, được cho là chứa tất cả các thông tin mà loài người biết cho đến thời điểm đó.
Thử tưởng tượng một chút nhé, nếu Beauvais là một nhân viên tri thức ở năm 2021, bạn nghĩ ông sẽ làm thế nào để giải quyết tình trạng quá tải thông tin phiên bản hiện đại? Ngoài báo in vẫn đang phát triển mạnh mẽ, chúng ta còn có:
- Hơn 500 giờ nội dung mới được đăng tải trên Youtube mỗi phút
- Ba triệu email được gửi mỗi giây
- 1,8 tỷ trang web trên Internet
- Hàng chục bài đăng blog được xuất bản mỗi giây
- Gần 59 zettabyte (ZB) dữ liệu mới được tạo ra vào năm 2020
Và điểm kết thúc không nằm trong tầm mắt của chúng ta. IDC, một công ty nghiên cứu toàn cầu đã dự đoán rằng con người sẽ tạo ra nhiều dữ liệu hơn trong 3 năm tới, so với những gì chúng ta đã có trong 30 năm qua.
Thách thức đối với mỗi cá nhân và các nhóm là quản lý lượng thông tin chúng ta cần để làm việc và sinh sống mà không bị quá tải hoặc nhầm lẫn hay mất tập trung.
Nhưng bằng cách nào? Đầu tiên, hãy lắng nghe gợi ý từ Beauvais: ngồi xuống và sắp xếp. Bài đăng này sẽ chia sẻ với bạn một số chiến lược và cách thực hiện cụ thể, chỉ trong 1 phút. Nhưng trước tiên, hãy xem xét lý do vì sao điều đó lại quan trọng.
Tại sao quá tải thông tin lại là một vấn đề?
Quá tải thông tin (Information overload) xảy ra khi đầu vào của một hệ thống vượt qua khả năng xử lý của nó.
Theo Bertram Gross, người đã đặt ra cụm từ này trong cuốn sách “Quản lý các tổ chức” của mình,
Điều gì sẽ xảy ra khi bộ não của chúng ta đạt đến khả năng xử lý tối đa của nó? Giống như một máy tính xách tay có quá nhiều ứng dụng đang mở, mọi thứ chạy chậm hơn và lỗi sẽ phát sinh. Như Gross đã chỉ ra, “Những người ra quyết định có khả năng xử lý nhận thức khá hạn chế. Hậu quả là khi xảy ra tình trạng quá tải thông tin, chất lượng của quyết định sẽ có thể bị giảm đi.”
Có hẳn dữ liệu chính xác cho thấy thông tin nhiều đến mức nào. Theo George Armitage Miller, một trong những nhà sáng lập ra tâm lý học nhận thức (cognitive psychology), chúng ta chỉ có thể lưu giữ 7 phần thông tin (cộng hoặc trừ 2) trong bộ nhớ ngắn hạn của mình tại bất cứ thời điểm nào. Lý thuyết này chính là lý do tại sao số điện thoại lại có khoảng 7 chữ số.
Tất nhiên, nếu bạn là một nhân viên tri thức, bộ não của bạn thường được giao nhiệm vụ xử lý thông tin phức tạp hơn nhiều so với một dãy số điện thoại bảy chữ số, trong một ngày làm việc thông thường. Và thông tin đó thường cần được lĩnh hội, chia sẻ với đồng nghiệp, so sánh với các thông tin khác và kết hợp chúng lại với nhau để đưa ra quyết định.
Chất lượng của thông tin cũng có thể tác động lớn đến khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và tạo ra các giải pháp khả thi. Một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Nhân cách và Tâm lý Xã hội (Journal of Personality and Social Psychology) năm 2016 cho thấy việc xử lý thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc mâu thuẫn với nhau có thể làm cạn kiệt nguồn lực nhận thức nhanh hơn đáng kể so với việc xử lý thông tin đáng tin cậy.
Đầu vào phù hợp tại đúng thời điểm
Vì vậy, câu trả lời cho việc quản lý một trận tuyết lở thông tin là gì? Nếu bạn là tu sĩ kia sống ở thời Trung cổ kia, bạn sẽ ngồi xuống và viết một cuốn bách khoa toàn thư. Còn ngày nay, đó là vấn đề về tổ chức và ưu tiên luồng thông tin của bạn để bạn có thể truy cập những gì bạn cần vào những khi bạn cần mà không bị cản trở bởi những dữ liệu không liên quan.
Dưới đây là một số giải pháp của thời hiện đại.
1. Sắp xếp thông tin của bạn vào các nhóm kỹ thuật số, và chia sẻ chúng
David Allen, tác giả cuốn sách Getting Things Done (Tạm dịch: Hoàn thành mọi thứ) khuyên bạn nên giải tỏa tâm trí bằng cách tạo danh sách những thứ bạn đang nghĩ đến. Điều này giúp giải phóng tâm trí của bạn để bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.
Bạn có thể áp dụng khái niệm này theo cách tương tự ở cấp độ nhóm làm việc. Bằng cách tăng khả năng hiển thị của các nguồn thông tin, chẳng hạn như bản kế hoạch, tài liệu và báo cáo trạng thái, bạn có thể giải phóng các thành viên trong nhóm để họ có thể tập trung vào những đóng góp của cá nhân cho các mục tiêu nhóm.
Lấy ví dụ, một công cụ như Atlassian Confluence cho phép bạn tạo ra một nguồn dữ liệu đúng đắn duy nhất để giảm thiểu sự không chắc chắn và lệch lạc trong tổ chức. Bạn có thể chia sẻ mọi thứ, từ thông tin giới thiệu, đến ghi chú cuộc họp và các tài liệu kỹ thuật. Sử dụng các tính năng soạn thảo được tích hợp sẵn, các nhóm có thể báo cáo về những thành công gần đây hoặc bài học kinh nghiệm họ có được. Đây là một cách đặc biệt hữu ích để chia nhỏ các tác vụ và tránh các quy trình công việc dư thừa.
Chiến lược này không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin mà còn hỗ trợ mô hình tự phục vụ có thể giảm thiểu sự gián đoạn và các cuộc họp không cần thiết. (Hãy tưởng tượng thế giới mà không ai hỏi bạn cách để tìm ra danh sách khách hàng mới nhất… đây có thể chính là tương lai của bạn!)
Tìm hiểu thêm về các tính năng và chức năng của Confluence.
2. Trao quyền cho bản thân quản lý các gián đoạn
Kiểm soát làn sóng thông tin không ngừng bằng cách chặn tất cả mọi thứ bao gồm tin nhắn Slack, tin nhắn văn bản và thông báo trong khoảng thời gian bạn cần tập trung.
Điều này rất quan trọng, bởi vì sự phân tâm chính là thức ăn cho não. Cụ thể hơn, theo Daniel Levitin, tác giả cuốn sách The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload (Tạm dịch: Tâm trí được tổ chức: Suy nghĩ liền mạch trong thời đại quá tải thông tin), sự mất tập trung làm cạn kiệt lượng đường được tạo ra từ oxy mà não bạn cần để duy trì sự tập trung. Ông lưu ý rằng bạn sẽ tiêu hao ít năng lượng hơn khi chuyển sang chế độ làm việc tập trung.
Quản lý thông báo nghe có vẻ dễ dàng, nhưng nhiều người trong chúng ta vẫn đang phải vật lộn để tìm ra sức mạnh ý chí biến nó thành hiện thực. Hãy giảm bớt áp lực cho bản thân bằng cách sử dụng một ứng dụng như Clockwise, ứng dụng được tích hợp với lịch của bạn để tìm ra khoảng thời gian tập trung nhất cho công việc. Bạn cũng có thể định cấu hình cài đặt của mình để Clockwise tự động tắt tiếng thông báo trong thời gian cần tập trung.
3. Đặt việc lướt web vào đúng vị trí của nó
Nội dung web được tối ưu hóa cao để thu hút sự chú ý và giữ chân chúng ta. Truy cập Internet để xem tin tức trong bữa trưa thật dễ dàng, nhưng thoát khỏi nó có thể lại khó khăn hơn.
Một công cụ như Pocket có thể giúp đỡ bạn. Ứng dụng này cho phép bạn đánh dấu các bài báo để đọc sau, giúp bạn dễ dàng nhấp chuột quay trở lại công việc bạn cần phải tiếp tục hoàn thành.
Bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng Pocket trên trình duyệt của mình. Khi muốn lưu lại một thứ gì đó, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Pocket. Ứng dụng này cũng hoạt động trên các thiết bị di động, nên bạn hoàn toàn có khả năng đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của mình.
4. Tận hưởng những khoảng thời gian không phải làm việc
Levitin nhấn mạnh tầm quan trọng của việc để não bạn phục hồi bằng cách mơ mộng một chút hoặc tham gia vào các hoạt động phục hồi. Tuy nhiên, việc giật chiếc điện thoại thông minh ra khỏi bàn tay của chúng ta sau giờ làm việc quả là một chuyện nói dễ hơn làm.
Đây là một cách để giải quyết vấn đề này: thay vì đặt ra một nhiệm vụ rõ ràng, chẳng hạn như “Tôi sẽ ngừng lướt Twitter trước khi đi ngủ”, hãy tìm một thứ khác để tập trung vào, một điều gì đó thú vị khiến bạn cảm thấy nó như một phần thưởng hơn là một hình phạt. Ví dụ như, thay vì quyết định sẽ không nhìn vào màn hình thiết bị di động cả cuối tuần, hãy lập một kế hoạch khiến bạn khó chú ý đến điện thoại như đạp xe đường dài, nấu ăn, tham gia một dự án DIY (Do It Yourselft) tại nhà, chơi một môn thể thao hoặc làm một dự án thủ công với những đứa trẻ nhà bạn.
Những khoảng thời gian nghỉ này sẽ giúp não bộ của bạn khởi động lại các nơ-ron thần kinh, làm tăng sự nhạy bén và năng suất của bạn khi quay trở lại công việc.
Nguồn: Atlassian Blog
Đề xuất đọc thêm: Cách Confluence có thể giúp đỡ chúng ta trong thời đại quá tải thông tin
