Khi bước sang năm 2022, rõ ràng các cuộc họp hỗn hợp (hybrid meeting) vẫn sẽ là nền tảng chính giúp hàng triệu người trên thế giới giải quyết công việc. Nhóm của Google Workspace đã dành phần lớn thời gian trong năm cũ để cải thiện trải nghiệm kết hợp trong các công cụ của họ, đặc biệt là trong Google Meet. Các tính năng mới như tự động khử tiếng ồn, điều chỉnh ánh sáng và hình nền ảo mới đã giúp mọi người tập trung vào nhau hơn và đảm bảo rằng mọi người đều có thể được nhìn thấy và lắng nghe trong một cuộc họp hỗn hợp, bất kể họ tham gia bằng cách nào và ở đâu.
Google cũng đã dành phần lớn thời gian trong năm qua để phát triển các phương pháp thực hành hay nhất của riêng họ để giúp người dùng thực hiện các cuộc họp kết hợp một cách toàn diện nhất có thể. Mới đây, họ đã chia sẻ phương pháp của mình để giúp khách hàng có thể dễ dàng tận dụng những cải tiến mới nhất trong bộ công cụ của Google Workspace – từ các bản cập nhật Calendar tới Spaces và Meet.
Đặt chế độ Đồng hành để làm việc trong các cuộc họp hỗn hợp
Vào năm 2021, Google đã công bố trước chế độ Đồng hành (Companion) trong Google Meet – chế độ được thiết kế để nối liền những người trong phòng họp với những đồng đội ở xa của họ, cho phép mọi người truy cập vào các tính năng tham gia và máy chủ nâng cao, đồng thời tận dụng tối đa âm thanh và video trong phòng hỗ trợ chức năng hội nghị.
Giờ đây, bạn có thể sử dụng chế độ Đồng hành trên máy tính xách tay của mình trong một cuộc họp được kết nối với phần cứng của Google Meet hay Nest Hub Max. Chế độ Đồng hành đã được ra mắt trong bản phát hành phổ thông, cho phép bạn truy cập các tính năng và điều khiển tương tác như trò chuyện, chia sẻ màn hình, giơ tay, thăm dò ý kiến, điều khiển máy chủ lưu trữ và hơn thế nữa, trong khi vẫn tắt video và âm thanh của mình để không làm phiền tới phòng họp chung. Ngoài ra, bạn còn có thể bật phụ đề và bản dịch bằng ngôn ngữ ưa thích của mình và xem cận cảnh màn hình thuyết trình trên thiết bị của riêng bạn.
Bạn có thể tham gia cuộc họp bằng chế độ Đồng hành từ trang chính của cuộc họp bằng cách truy cập g.co/companion. Nếu bạn có ý định chia sẻ nội dung ngay lập tức, bạn có thể đồng thời tham gia cuộc họp và trình bày từ chế độ Đồng hành bằng cách sử dụng g.co/present.
Chế độ Đồng hành có thể giúp các nhóm mời nhiều người tham gia – và nhiều quan điểm hơn – trong mọi cuộc họp hỗn hợp.
Lên lịch cuộc họp
Với nhiều người tham gia và múi giờ phân tán, việc lên lịch cho một cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người có thể là một thách thức về mặt hậu cần. Google đã tuân theo một số nguyên tắc để tối đa hóa sự tham gia, bao gồm:
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm thêm giờ làm việc, địa điểm và thời gian tập trung vào Calendar của họ để bạn có thể cân nhắc đến những vấn đề khác như cân bằng cuộc sống, cam kết cá nhân và chăm sóc trẻ em khi lập lịch.
- Chỉ bao gồm những người cần trở thành một phần của cuộc trò chuyện, nhưng đồng thời tạo ra một mạng lưới rộng hơn. Khi bạn không chắc chắn, hãy mời mọi người như một lựa chọn bổ sung và hỏi xem liệu họ có muốn tham dự cuộc họp hay không.
- Lựa chọn ngày và khung giờ phù hợp với nhiều người nhất có thể. Khi lên lịch với các khu vực ở múi giờ xa nhau, hãy luân phiên xem xét xem nhóm nào phải ở lại muộn hoặc bắt đầu sớm hơn để tham gia cuộc gọi. Bạn cũng có thể chọn một ngày trong tuần để tổ chức các cuộc họp toàn cầu, giúp mọi người có thể lập kế hoạch cho ngày đó.
- Gửi lời mời trong Calendar trước ít nhất 24 giờ để đảm bảo mọi người có thể quyết định có tham gia cuộc họp hay không và có cơ hội chuẩn bị một cách thích hợp. Bạn cũng nên đưa mục tiêu của cuộc họp vào lời mời, chẳng hạn như Cuộc họp này sẽ thành công nếu chúng ta ra về với 4 ý tưởng tuyệt vời sau quá trình brainstorming.
- Khuyến khích mọi người nêu ra vị trí của họ khi trả lời lời mời trên Calendar. Nếu họ chấp nhận, họ có thể lựa chọn tham gia từ “trong phòng họp” hoặc tham gia ảo. Điều này sẽ giúp tất cả mọi người, bao gồm cả người tổ chức, biết được những gì sẽ xảy ra.
- Cân nhắc luân phiên vai trò của người điều phối và thư ký. Điều này không chỉ giảm bớt gánh nặng cho một người mà còn mang đến cho những người khác cơ hội tham gia đầy đủ hơn.
Chuẩn bị cho các cuộc họp với Spaces
Năm ngoái, Google đã giới thiệu Spaces như một trung tâm để cộng tác nhóm trong Google Workspace. Spaces được tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và Tasks, mang đến một phương pháp tốt hơn để mọi người tham gia vào các cuộc thảo luận theo chủ đề, chia sẻ kiến thức và ý tưởng, phát triển dự án, xây dựng cộng đồng và văn hóa đồng đội.
Spaces đặc biệt hữu ích khi bạn cần chuẩn bị cho một cuộc họp. Người tham gia có thể xem xét bất kỳ tài liệu hoặc bản trình bày nào, làm việc tại thời điểm phù hợp với địa lý và phong cách làm việc của họ, đồng thời theo dõi trong Spaces với các câu hỏi hoặc đề xuất cho nhóm. Tất cả thông tin và cuộc thảo luận này sẽ được lưu trữ để mọi người có thể tham khảo chúng trong tương lai.
Trong suốt cuộc họp
Khi được tổ chức tốt, các cuộc họp hỗn hợp không giống như hai cuộc trò chuyện khác nhau diễn ra trong phòng và từ xa. Để giữ cho mọi người cảm thấy giống như một trải nghiệm toàn diện, Google đưa ra những lời khuyên như sau:
- Công nhận các thành viên trong nhóm ảo khi họ tham gia cuộc họp và sử dụng 5 phút đầu tiên để kết nối với nhóm và check-in. Một số nhóm tại Google bắt đầu cuộc họp của họ bằng cách phát một video Youtube thú vị, đầy cảm hứng hoặc bằng cách đặt câu hỏi cho nhóm, ví dụ như Món yêu thích bạn đã ăn vào cuối tuần này là gì?
- Yêu cầu thư ký được chỉ định tạo và sử dụng ghi chú được điền sẵn trong Docs từ lời mời Calendar và sau đó chia sẻ nó với những người tham dự. Nếu những người tham dự chính không thể tham gia, hãy cân nhắc ghi hình lại cuộc họp cho họ.
- Khuyến khích những người tham dự trong phòng hội nghị sử dụng chế độ Đồng hành và sử dụng tính năng giơ tay trong Meet trước khi phát biểu trong các cuộc họp có từ 3 người trở lên.
- Ngay cả với chế độ Đồng hành, những người tham gia từ xa vẫn có thể khó vào các cuộc trò chuyện trong phòng nhỏ (room). Người điều hành nên tạo không gian cho những người tham dự từ xa có thể cân nhắc thường xuyên.
- Tránh các cuộc trò chuyện ngoài lề “trong phòng” có thể loại trừ các thành viên tham dự ảo và giảm thiểu các rào cản về trình độ ngôn ngữ bằng cách khuyến khích sử dụng phụ đề tự động đã được ra mắt gần đây.
- Cung cấp nhiều cách để mọi người gửi phản hồi. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi phát biểu trong cuộc họp nhóm, vì vậy hãy nhớ thu hút phản hồi trong tài liệu chương trình làm việc hoặc thông qua Chat, Q&A và khảo sát thăm dò ý kiến.
- Sử dụng Jamboard hoặc ứng dụng Jamboard thay vì bảng trắng vật lý trong phòng họp để mọi người có thể xem và cùng đóng góp ý tưởng.
Sau cuộc họp
Nhiều người trong số chúng ta đã phải trải qua sự mệt mỏi trong cuộc họp khi các nhóm trở nên phân tán hơn trong năm qua. Để đảm bảo những người tham dự cuộc họp cảm thấy như thời gian của họ đã được sử dụng tốt, Google khuyến khích những ý tưởng như sau:
- Gửi thông báo để cảm ơn mọi người đã dành thời gian và hỏi về những phản hồi khác.
- Bao gồm cả ghi chú/ ghi âm, các mục hành động và quyết định cho tất cả các bên liên quan, đặc biệt là những người không thể tham dự.
- Cân nhắc đăng tất cả các sản phẩm từ cuộc họp nhóm hoặc Space của dự án, cho phép các thành viên không thể tham dự đóng góp ý kiến của họ.
- Đối với các cuộc họp định kỳ, hãy thăm dò ý kiến mọi người mỗi quý một lần bằng Google Forms và hỏi về cách cuộc họp có thể diễn ra hiệu quả và toàn diện hơn. Bạn thậm chí có thể cân nhắc một cuộc thăm dò ẩn danh về vấn đề cuộc họp có nên thay đổi về thời lượng, tần suất hay thậm chí là trọng tâm hay không.
Thúc đẩy sự hòa nhập và cộng tác cho tất cả các cuộc họp hỗn hợp
Như Google đã khám phá trong cuộc khảo sát toàn cầu gầy đây, nhân viên trên khắp thế giới đang tìm kiếm những cách thức mới để làm việc và kết nối với nhau, cũng như với tổ chức của họ khi các mô hình làm việc từ xa và hỗn hợp tiếp tục phát triển. Lên kế hoạch chi tiết cho các cuộc họp cộng tác và toàn diện hơn có thể giúp các nhóm cảm thấy kết nối hơn – ở bất cứ đâu và với bất cứ cách thức cộng tác nào.
Theo Google Cloud Blog
