Theo McKinsey, quá trình chuyển đổi lên đám mây đã tăng gấp 24 lần vào năm 2020. Vì đại dịch COVID-19, các công ty cần có khả năng hỗ trợ làm việc từ xa một cách nhanh chóng và an toàn. Họ muốn giảm bớt gánh nặng bảo trì để đảm bảo các nhóm CNTT không phải làm việc quá sức. Trước tình hình kinh tế toàn cầu vẫn còn nhiều bấp bênh trong năm 2021, động lực để chuyển đổi và tận dụng những khả năng tiết kiệm chi phí của đám mây vẫn đang ngày càng tăng cao.
Dĩ nhiên, mục tiêu cuối cùng không đơn giản chỉ là chuyển đổi sang đám mây. Nếu muốn tiết kiệm chi phí cho quá trình di chuyển, các nhóm tài chính cần cân nhắc áp dụng một số thực hành tốt nhất (best practices) vào phương pháp quản trị của mình. Chúng được gọi là FinOps (cloud financial management – quản lý tài chính đám mây), và sau đây là cách thức hoạt động của nó.
FinOps là gì?
Nói một cách đơn giản, FinOps framework chỉ ra các thực hành tốt nhất để quản lý tài chính cho đám mây. Chúng xoay quanh việc tối ưu hóa chi tiêu trên đám mây để mang lại nhiều giá trị nhất cho công ty của bạn và có thể bao gồm việc thương lượng giá với các nhà cung cấp của bạn, theo dõi và tối ưu hóa các bản dùng thử miễn phí, giấy phép, các dự báo chi phí cùng nhiều chiến thuật quản lý tài chính khác.
Theo The FinOps Foundation, FinOps là hoạt động đưa trách nhiệm giải trình tài chính vào mô hình mô hình chi tiêu biến đổi của đám mây, cho phép các nhóm phân tán cân bằng hoạt động kinh doanh giữa các yếu tố tốc độ, chi phí và chất lượng.
Tại sao chúng ta cần FinOps?
Các chuyên gia CNTT chia sẻ rằng họ đã tiết kiệm được trung bình 20% chi phí khi chuyển sang đám mây. Tuy nhiên, các khoản tiết kiệm đó không được dành tất cả cho công việc chuyển đổi. Các công ty gặt hái được những lợi ích lớn đều có chủ đích trong kế hoạch và phương pháp quản trị tài chính của họ.
Nói cách khác, nếu không có hoạt động FinOps hiệu quả, công ty của bạn có thể phải trả tiền cho những thứ không cần thiết, những công cụ không ai sử dụng, những giấy phép đã bị bỏ đi. Bất kể việc đám mây mang lại nhiều khoản tiết kiệm đáng kể, chi tiêu của bạn vẫn có thể gia tăng theo thời gian nếu bạn không chú ý. Mục tiêu của FinOps là ưu tiên tối ưu hóa liên tục chi phí đám mây của bạn, nhằm đảm bảo các nhóm của bạn đang nhận được giá trị tối đa với mức chi tiêu tối thiểu.
“Nếu không có hoạt động FinOps hiệu quả, công ty của bạn có thể phải trả tiền cho những thứ không cần thiết, những công cụ không ai sử dụng, những giấy phép đã bị bỏ đi.”
5 FinOps best practices
1. Lập kế hoạch cho FinOps trước khi bạn chuyển sang đám mây
Như tất cả các kế hoạch chiến lược khác, thời điểm tốt nhất để cân nhắc về FinOps chính là trước khi bạn di chuyển. Điều này không chỉ giúp bạn lập kế hoạch cho việc tối ưu hóa chi phí cần thiết trong tương lai cho những hoạt động như mở rộng (scaling) hoặc shadow IT, mà còn tận dụng các cơ hội hiện có như dùng thử miễn phí và định giá với số lượng người dùng lớn.
Không những thế, việc này còn giúp cho các nhóm hiểu được sự khác biệt giữa lập kế hoạch tài chính tại chỗ (on-prem) và lập kế hoạch tài chính trên đám mây.
Ví dụ: Khi hoạt động tại chỗ, các nhóm CNTT thường mua nhiều giấy phép hơn mức cần thiết của doanh nghiệp vì họ cần phải lập kế hoạch chuẩn bị cho việc tăng trưởng, do việc mua thêm giấy phép sau đó có thể là một quá trình khó khăn. Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép bạn mua các giấy phép thực sự cần thiết ngay bây giờ và có thể thêm hoặc bớt khi nhu cầu của bạn thay đổi. Thông thường, bạn thậm chí có thể tự động hóa việc gia hạn hoặc kết thúc giấy phép để phù hợp với doanh nghiệp của mình. Trong những trường hợp này, việc quản lý chi phí rất khác so với khi quản lý tại chỗ.
2. Đừng hy sinh những giá trị để tiết kiệm
Khi nói về tối ưu hóa chi phí, điều đầu tiên chúng ta nghĩ đến có thể là tiết kiệm tiền. Tuy nhiên, đó không phải vấn đề thực sự. Vấn đề ở đây chính là, nhận được càng nhiều giá trị càng tốt từ những chi tiêu của bạn. Có nghĩa là, FinOps không phải là việc tìm kiếm các lựa chọn rẻ nhất, mà là cân bằng những khoản tiết kiệm đó với sự đánh đổi của chúng.
Ví dụ: Một nhà phân tích FinOps có thể khuyên bạn nên tận dụng hết thời gian dùng thử miễn phí trong 3 tháng để tiết kiệm chi phí, hoặc khuyên bạn nên nhanh chóng chuyển sang phiên bản trả phí để tận dụng các tính năng bổ sung. Tất cả những lời khuyên này sẽ phụ thuộc vào ngữ cảnh sử dụng của bạn. Đối với một công ty, lợi ích của việc nâng cấp ngay lập tức có thể vượt trội hơn hẳn so với việc tiết kiệm chi phí khi sử dụng bản dùng thử miễn phí. Nhưng đối với một công ty khác, điều ngược lại có thể đúng.
3. Tính toán chi phí thực tế của bạn
Nếu FinOps là về trách nhiệm giải trình tài chính, thì bước quan trọng mang tính cốt lõi chính là hiểu những gì bạn đang chi tiêu, cả trước và trong quá trình.
Điều này có thể phức tạp hơn bạn nghĩ, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn, nơi một số nhóm hoạt động không hiệu quả có thể không công khai chi tiêu của họ ở mức chi tiết. Đó là lý do tại sao việc tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO – total cost of ownership) và lợi tức đầu tư (ROI – return on investment) cần nhiều thời gian và cần được đưa vào lịch trình cũng như ngân sách của bạn.
Một trong những trách nhiệm chính của những người làm FinOps chính là, không chỉ tính toán TCO và ROI của hiện tại, mà còn dự báo chi phí trong tương lai và thực hiện kiểm toán thường xuyên.
4. Đưa FinOps vào tổ chức của bạn và thực hiện nó một cách liên tục
Bạn có thể dễ dàng nghĩ rằng FinOps là một nhiệm vụ chiến lược chỉ thực hiện một lần trước khi di chuyển lên đám mây. Tuy nhiên, những công ty thành công nhất không chỉ dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch. Họ đặt ra các vai trò và trách nhiệm rõ ràng, liên tục nhằm giữ cho chi phí được kiểm soát trong suốt thời gian dài.
Công việc này thường bao gồm các cuộc đánh giá và dự báo thường xuyên, cũng như đảm bảo nhóm FinOps tham gia vào bất kỳ quy trình ra quyết định chính nào.
5. Đặt ra trách nhiệm rõ ràng
Ai sẽ chịu trách nhiệm về FinOps trong tổ chức của bạn? Bạn sẽ thuê một chuyên gia tận tâm chứ? Ai đã tham gia vào nhóm tài chính hoặc đám mây hiện có của bạn? Chính xác thì họ chịu trách nhiệm cho vấn đề gì? Và ai trong số các nhóm khác sẽ được giao nhiệm vụ cung cấp cho nhóm tài chính những thứ họ cần?
Trong nhiều trường hợp, việc chuyển đổi sang đám mây giúp giải phóng một lượng thời gian đáng kể cho nhóm CNTT của bạn và thay đổi vai trò của họ. Chính vì vậy, những chuyên gia CNTT mới được giải phóng ấy chính là nơi tuyệt vời để bắt đầu khi nghĩ về việc ai sẽ theo dõi những hoạt động Cloud FinOps. Thay vì trông coi máy chủ, sửa lỗi và tạo ra các cách giải quyết khó khăn cho phần mềm tại chỗ, quản trị viên có thể suy nghĩ một cách có chiến lược về việc đầu tư vào đám mây, theo dõi các công cụ mà nhóm đang sử dụng trong toàn bộ tổ chức và đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa lợi ích từ những chi tiêu đã dành cho CNTT.
Hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu ai sẽ chịu trách nhiệm cho việc tối ưu hóa chi tiêu của bạn.
Thông báo, tối ưu hóa và vận hành
Các nhóm FinOps thường mô tả công việc của họ bằng một chu trình ba bước:
Đầu tiên, bạn cần thông báo cho tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là tiếp xúc với tất cả các chi tiêu trên đám mây (giấy phép, bảo trì, …) và đánh giá chúng so với các mục tiêu nội bộ và tiêu chuẩn ngành.
Tiếp theo là tối ưu hóa. Giai đoạn này bao gồm việc loại bỏ các dịch vụ hoặc nâng cấp mà bạn không còn cần nữa, tự động hóa, xác định quyền sử dụng tài nguyên và phân tích chiến lược chi tiêu trên đám mây của bạn.
Cuối cùng là vận hành. Liên tục cải tiến không chỉ để cắt giảm chi phí mà còn tạo ra không gian cho sự đổi mới và hiệu suất.
Đây không phải quá trình chỉ được thực hiện một lần. Các nhóm hoạt động hiệu quả nhất không dừng lại ở giai đoạn vận hành, mà thường xuyên trở lại giai đoạn thông báo và tối ưu hóa để tiếp tục cải thiện.
Bạn đang suy nghĩ về cách tối ưu hóa giá trị cho việc chuyển đổi của mình? Atlassian đang cung cấp cho khách hàng máy chủ và trung tâm dữ liệu để dùng thử đám mây với thời hạn lên đến 12 tháng.
Nguồn: Atlassian Blog
