Thế giới đang ngày càng phát triển mạnh về công nghệ, và quản lý dự án cũng không phải là ngoại lệ. Quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các nhiệm vụ dự án đã phát triển rất nhiều, chủ yếu là do những tiến bộ công nghệ như JIRA Software. Khả năng theo dõi hiệu quả tasks, bugs và quản lý quá trình phát triển Agile của JIRA Software đã mang lại cho nó danh tiếng xuất sắc trong giới chuyên gia quản lý dự án trên toàn thế giới. Nhưng để khai thác toàn bộ sức mạnh của nó, cần phải hiểu hệ thống cấp phép (permission) của nó.

Là người dùng JIRA Software, có thể bạn đã quen thuộc với các thuật ngữ như ‘Permission’, ‘Global Permission’ và ‘Project Permission’. Tuy nhiên, hiểu ý nghĩa của những thuật ngữ này và cách chúng ảnh hưởng đến năng suất của nhóm bạn không phải là điều dễ dàng. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các chức năng của chúng cũng như các cách bạn có thể tận dụng chúng để nâng cao nỗ lực quản lý dự án của mình.

Tìm hiểu về Permission trong JIRA Software

Việc tìm hiểu về permissions là chìa khóa để khai thác toàn bộ tiềm năng của JIRA Software, nhưng permissions đòi hỏi điều gì? Hãy xem xét kỹ hơn.

Permissions trong Jira là gì?

Permissions trong JIRA là các cài đặt chi phối những gì người dùng có thể xem và thực hiện trong ứng dụng. Chúng bao gồm từ các hành động cấp cao, chẳng hạn như tạo dự án mới, đến các hành động chi tiết hơn, chẳng hạn như xem một loại nhận xét cụ thể về một issue. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là không thể chỉnh sửa các permission hoặc vai trò của dự án trên gói Miễn phí cho JIRA Software hoặc JIRA Work Management. Ngoài ra, không thể định cấu hình bảo mật cấp issue trên bất kỳ gói Miễn phí nào, kể cả JIRA Service Management.

Các loại Permissions

Có ba loại permissions chính trong ứng dụng JIRA:

Global Permissions: Đây là loại áp dụng cho toàn bộ ứng dụng, không chỉ các dự án riêng lẻ. Ví dụ: global permission xác định liệu người dùng có thể nhìn thấy những người dùng khác trong ứng dụng hoặc có khả năng quản trị hệ thống hay không.

Project Permissions: Project Permission áp dụng cho các dự án riêng lẻ và được tổ chức thành các permission schemes. Chúng kiểm soát ai có thể xem issues của dự án, tạo, chỉnh sửa, chỉ định issues, v.v. Mặc dù quản trị viên dự án có thể chỉ định người dùng cho một dự án nhưng họ không thể tùy chỉnh các permission scheme cho một dự án. Mức kiểm soát này yêu cầu quản trị viên JIRA.

Issue Security Permissions: Các quyền này kiểm soát khả năng hiển thị của issues riêng lẻ trong một dự án. Chúng được tổ chức thành các lược đồ bảo mật, cho phép bạn thiết lập các loại issue mà chỉ quản trị viên dự án hoặc người dùng trong các nhóm cụ thể mới có thể nhìn thấy. Điều này cho phép tăng tính linh hoạt và bảo mật trong một dự án, đảm bảo rằng issúe nhạy cảm chỉ hiển thị với nhân viên phù hợp.

Global Permissions

Global Permissions về cơ bản là permission của toàn hệ thống áp dụng cho tất cả các dự án trong JIRA Software. Các quyền này được cấp cho các nhóm người dùng để thực hiện các tác vụ cụ thể hoặc truy cập các chức năng nhất định trên toàn bộ hệ thống. Ví dụ: global permission của ‘JIRA Administrators’ cung cấp quyền truy cập vào các chức năng quản trị khác nhau trên toàn hệ thống, trong khi global permission của ‘Browse Users’ cho phép người dùng nhìn thấy những người dùng khác trong hệ thống.

Project Permissions

Trong khi global permissions có tác dụng trên toàn hệ thống, thì project permisions dành riêng cho các dự án riêng lẻ. Chúng cho phép bạn quản lý những gì người dùng có thể và không thể làm trong mỗi dự án.

Project Permissions có thể được quản lý theo hai cách:

Các dự án Company-managed: Trong các dự án Company-managed, project permissions được quản trị viên JIRA xử lý thông qua các permission scheme. Mỗi dự án Company-managed có một permission scheme, là một tập hợp permissions quy định những hành động mà người dùng, nhóm hoặc vai trò dự án có thể thực hiện. Ví dụ: quyền ‘Edit Issues’ cho phép người dùng sửa đổi chi tiết của các issue trong dự án cụ thể. Các lược đồ cấp phép cung cấp một cách thức chi tiết và có thể tùy chỉnh cao để quản lý project permission, làm cho chúng trở nên lý tưởng cho các dự án phức tạp có nhiều nhóm người dùng và nhiều vai trò.

Các dự án Team-managed: Trong các dự án Team-managed, các project permission được admin dự án quản lý thông qua các vai trò tùy chỉnh. Cách tiếp cận này cung cấp một cách đơn giản và linh hoạt hơn để quản lý project permission, khiến nó trở nên lý tưởng cho các nhóm nhỏ hơn, tự chủ hơn. Mỗi vai trò tùy chỉnh có thể được chỉ định một nhóm quyền duy nhất, cho phép bạn điều chỉnh quyền truy cập dự án theo trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.

Cách một số tính năng trong JIRA Software yêu cầu Project Permission 

Sự phức tạp của quản lý dự án thường đòi hỏi nhiều hơn là chỉ một quyền đối với các hoạt động nhất định trong JIRA Software. Có những trường hợp cần có nhiều quyền của dự án để thực thi một tính năng hoặc hành động cụ thể. Sự sắp xếp này nhằm đảm bảo rằng chỉ những người dùng có mức truy cập phù hợp mới có thể thực hiện một số hành động nhất định, do đó nâng cao tính bảo mật và tính toàn vẹn cho các dự án của bạn. Hãy khám phá cách thức hoạt động của nó.

Issue Transition: Quá trình thay đổi trạng thái của issue, chẳng hạn như từ ‘To Do’ thành ‘In Progress’ hoặc ‘Done’, yêu cầu nhiều quyền. Để chuyển đổi một issue, người dùng cần có cả quyền ‘Transition Issues’ và ‘Browse Projects’. Quyền ‘Transition Issues’ cho phép người dùng thay đổi trạng thái của issue, trong khi quyền ‘Browse Projects’ cho phép họ xem dự án và issues của dự án.

Issue Assignation: Để gán issue cho người dùng, cần có hai quyền: ‘Assign Issues’ và ‘Browse Projects’. Quyền ‘Assign Issues’ cho phép người dùng phân bổ issue cho một thành viên khác trong nhóm, trong khi ‘Browse Projects’ cho phép họ truy cập dự án và các issue của dự án.

Creating and Editing Comments: Để tạo nhận xét về một issue, người dùng cần có quyền ‘Add Comments’. Tuy nhiên, để chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét của chính họ, họ cũng cần có quyền ‘Edit Own Comments’. Để chỉnh sửa hoặc xóa tất cả nhận xét, bất kể ai đã đăng chúng, cần có quyền ‘Edit All Comments’.

Work Log Management: Người dùng có thể ghi nhật ký công việc đối với một issue nếu họ có quyền ‘Work On Issues’. Tuy nhiên, để chỉnh sửa hoặc xóa nhật ký công việc của chính mình, họ cũng cần có quyền ‘Edit Own Worklogs’. Để chỉnh sửa hoặc xóa tất cả nhật ký công việc, cần có quyền ‘Edit All Worklogs’.

Việc sử dụng Administer Projects Permission trong JIRA Software

Quyền “Administer Projects” trong JIRA Software là một quyền quan trọng, cung cấp cho người dùng quyền kiểm soát đáng kể đối với một dự án cụ thể. Nó nên được cấp một cách thận trọng, thường là cho các nhà lãnh đạo hoặc quản lý dự án, những người cần quyền truy cập và kiểm soát toàn diện đối với cài đặt dự án.

Với quyền “Administer Projects”, người dùng có thể:

• Quản lý vai trò dự án: Điều này bao gồm thêm và xóa người dùng hoặc nhóm đối với các vai trò dự án khác nhau, cho phép quản trị viên điều chỉnh quyền truy cập và trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm.
• Sửa đổi chi tiết dự án: Người dùng có thể thay đổi chi tiết dự án như tên dự án, khóa, mô tả, đầu mối dự án và URL.
• Quản lý các thành phần và phiên bản dự án: Các thành phần và phiên bản giúp phân loại và quản lý các issue trong dự án. Người dùng có quyền “Administer Projects” có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa components và versions.
• Định cấu hình các loại issue, workflows, screens, fields, v.v. cho dự án: Điều này cho phép người dùng kiểm soát cách tạo, quản lý và chuyển đổi các issue trong dự án cũng như trường dữ liệu nào được yêu cầu.
• Quản lý cài đặt dành riêng cho dự án: Các cài đặt này bao gồm quyền, thông báo và cấp độ bảo mật cho dự án.

Hãy nhớ rằng quyền “Administer Projects” không cấp quyền quản trị cấp hệ thống, chẳng hạn như tạo dự án mới hoặc trường tùy chỉnh, những quyền này vẫn thuộc phạm vi quản lý của JIRA System Administrators.

Sự khác biệt giữa Global và Project Permissions trong JIRA Software

 

	Global Permissions	Project Permissions
Phạm vi	Áp dụng cho toàn bộ JIRA Software.	Áp dụng cho các dự án riêng lẻ trong hệ thống.
Điều hành	Cấp cho nhóm người dùng.	Được quản lý bởi admin JIRA cho các dự án company-managed và admin dự án cho các dự án team-managed.
Tuỳ chỉnh	Không thể được tùy chỉnh cho mỗi dự án.	Có thể được tùy chỉnh cho mỗi dự án, cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn.
Cách dùng	Được sử dụng để cấp quyền truy cập và kiểm soát trên toàn hệ thống, chẳng hạn như quản trị hệ thống hoặc duyệt qua tất cả người dùng.	Được sử dụng để cấp các quyền cụ thể trong một dự án, chẳng hạn như tạo các vấn đề, chỉnh sửa chúng, chuyển đổi chúng, v.v.
Khả năng chuyển nhượng	Trao cho các nhóm.	Có thể được trao cho người dùng, nhóm, vai trò dự án hoặc thậm chí vai trò ứng dụng.
Tính linh hoạt	Các quyền này kém linh hoạt hơn vì chúng cung cấp các quyền truy cập giống nhau trên tất cả các dự án.	Các quyền này linh hoạt hơn và có thể được điều chỉnh dựa trên nhu cầu riêng của từng dự án.
Kết quả	Có ý nghĩa rộng hơn vì chúng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống và tất cả các dự án của nó.	Có ý nghĩa cục bộ, chỉ ảnh hưởng đến dự án mà họ được chỉ định.
Thu hồi	Có thể hạn chế rất nhiều khả năng của người dùng trên toàn bộ hệ thống.	Chỉ hạn chế khả năng của người dùng trong một dự án cụ thể.
Tác động tới Workflow	Không ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình công việc vì chúng không liên quan đến các hoạt động ở cấp sự cố.	Có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình công việc vì chúng xác định ai có thể thực hiện các hoạt động ở cấp độ vấn đề như tạo, chỉnh sửa, chuyển đổi vấn đề, v.v.
Permissions thông thường	Các global permissions thông thường bao gồm ‘JIRA Users’ (lquyền truy cập đăng nhập), ‘JIRA Administrators’ (quyền truy cập quản trị hệ thống), và ‘Bulk Change’ (khả năng thực hiện các thao tác hàng loạt).	Các project permissions thông thường bao gồm ‘Browse Projects,’ ‘Create Issues,’ ‘Edit Issues,’ ‘Assign Issues,’ ‘Resolve Issues,’ và ‘Close Issues.’
Tính độc lập	Global permissions không phụ thuộc vào cấu hình dành riêng cho dự án.	Project permissions thường liên quan đến nhau và có thể phụ thuộc vào các cài đặt khác của dự án, chẳng hạn như quy trình công việc, loại sự cố, v.v.
Sự tác động khi thay đổi	Thay đổi trong Global permission ảnh hưởng đến tất cả các dự án và người dùng trên toàn hệ thống.	Thay đổi trong project permissions chỉ ảnh hưởng đến dự án cụ thể và các thành viên của nó.
Permission Schemes	Global permissions không phải là một phần của permission schemes.	Project permissions được quản lý thông qua các permission schemes có thể được chia sẻ trên nhiều dự án.
Mục đích	Global permissions kiểm soát các khả năng trên toàn hệ thống như quyền truy cập vào hệ thống, quyền quản trị hệ thống, khả năng chia sẻ trang tổng quan và bộ lọc, v.v.	Project permissions kiểm soát các hành động dành riêng cho dự án như tạo sự cố, chỉnh sửa, nhận xét, chuyển tiếp, xóa, chỉ định, v.v.

 

Tóm lại, việc hiểu và quản lý đúng các quyền trong JIRA Software là rất quan trọng để quản lý dự án hiệu quả và an toàn. Bằng cách sử dụng lobal permissions, project permissions, project roles, và quyền ‘Administer Projects’ một cách hiệu quả, bạn có thể đảm bảo nhóm của mình có mức truy cập phù hợp mà họ cần để hoàn thành công việc mà không khiến dự án của bạn gặp rủi ro không cần thiết.

Hãy nhớ rằng, sức mạnh lớn đi kèm với trách nhiệm lớn, vì vậy hãy luôn xem xét các tác động trước khi cấp quyền trong JIRA software. Chúc bạn quản lý dự án vui vẻ!

Tài liệu tham khảo/Tài nguyên bổ sung

Để biết thêm thông tin về các quyền trong JIRA Software, tham khảo thêm tại:

Tài liệu của Atlassian – Quyền Jira hoạt động như thế nào?

Tài liệu của Atlassian – Quản lý global permissions

Tài liệu của Atlassian – Quản lý qproject permissions

Tài liệu của Atlassian – Xem và chỉnh sửa project role permissions

Tuần tới, chúng ta sẽ thảo luận về một khía cạnh hấp dẫn khác của Jira. Hãy theo dõi để biết thêm thông tin về Jira. Và, hãy nhớ rằng, trở thành một ‘JIRA GURU’ nghĩa là không ngừng học hỏi!

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.

Nếu bạn muốn có nhiều ứng dụng hơn nữa để quản lý dự án của mình, hãy xem tài liệu sau: Atlassian Marketplace