Các công nghệ hiện đại hỗ trợ quy trình làm việc sẽ nâng cao đáng kể hiệu quả và tạo ra nhiều thời gian hơn cho các dự án có tác động lớn.
Đối với nhiều nhân viên, không có gì nặng nề hơn những công việc thủ công như nhập dữ liệu. Chẳng hạn như việc cập nhật thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu là một công việc vô cùng nhàm chán, lặp đi lặp lại và tốn nhiều thời gian. Điều đáng lo ngại hơn nữa chính là thực tế rằng một sai sót trong quá trình tẻ nhạt này có thể dẫn đến sự thất bại trong khâu bán hàng – tất cả những nhiệm vụ lặp đi lặp lại kéo dài hai phút có thể gây ra rủi ro đáng kể cho năng suất và quy trình làm việc của bạn.
Theo SnapLogic, hằng năm, việc nhập dữ liệu và những thứ tương tự khiến các doanh nghiệp tiêu tốn đến 19 ngày làm việc trên mỗi nhân viên. Nếu bạn cũng đang ở trong tình trạng này, hãy tham khảo những công cụ tự động hóa quy trình làm việc có khả năng thực hiện các nhiệm vụ thủ công chỉ trong tích tắc.
Khi tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể giao cho máy tính thực hiện một dự án hoặc quy trình kinh doanh thủ công truyền thống. Nó dựa trên logic được xây dựng từ các quy tắc để tự động hóa các tác vụ bút và giấy truyền thống.
Quy trình làm việc được tự động hóa tiết kiệm nhiều hơn, không chỉ là vài phút làm việc. Các công nghệ quy trình làm việc hiện đại có thể gia tăng đáng kể hiệu quả và tạo ra nhiều thời gian hơn cho các dự án có tác động lớn, đồng thời giảm bớt công việc bận rộn để bạn có thể dành thời gian nghỉ ngơi, sáng tạo và đổi mới.
Sau đây là một số tác vụ phổ biến trong quy trình làm việc mà phần mềm tự động hóa có thể giúp bạn làm.
1. Tự động giao các tác vụ cho thành viên trong nhóm
Bạn có thể sử dụng một phần mềm quản lý dự án, chẳng hạn như Jira, để tự động chỉ định các tác vụ đang chờ (chưa có người đảm nhận) cho các thành viên trong nhóm.
Tùy thuộc vào phần mềm quản lý dự án mà bạn sử dụng, vấn đề bạn cần giải quyết có thể là biểu mẫu yêu cầu nghỉ việc, phiếu hỗ trợ hoặc một dự án. Thông thường, các nhóm để cho nhân viên tự quyết định việc nhận các tác vụ đang chờ. Tuy nhiên kết quả là những vấn đề này thường không được chú ý.
Bạn có thể tăng tốc độ phát triển quy trình làm việc và tự động giao tác vụ với Jira – một công cụ quản lý dự án bao gồm nhiều tính năng tự động hóa tiết kiệm thời gian. Bạn có thể thực hiện:
- Chọn trình kích hoạt: Trình kích hoạt lắng nghe các sự kiện. Ví dụ, để quản lý các vấn đề công việc, bạn có thể đặt Issue Created làm trình kích hoạt. Bằng cách này, bất cứ khi nào có một issue được tạo trên Jira, tự động hóa sẽ ngay lập tức xử lý nó.
- Thêm điều kiện của bạn: Các điều kiện cho phép bạn thu hẹp phạm vi các quy tắc của mình. Ví dụ, bạn có thể xác định xem liệu một trường dữ liệu của issue có đáp ứng các tiêu chí cụ thể của mình hay không.
- Thêm hành động: Các hành động (action) cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như tạo sub-task, gửi thông báo và chỉnh sửa issue.
Hơn nữa, giả sử nhóm của bạn có nhu cầu tự động hóa quy trình làm việc một cách cụ thể hơn, hoặc bạn muốn xây dựng các quy trình tự động hóa tùy chỉnh nâng cao hơn thì bạn có thể thực hiện điều đó với một ứng dụng như Scriptrunner for Jira hoặc Jira Misc Workflow Extensions. Có vô số cơ hội để tạo ra các thiết bị tự động hóa phù hợp với các nhu cầu khác nhau của nhóm trên Jira. Hãy tham khảo thư viện các mẫu tự động hóa này khi bạn bắt đầu.
2. Đọc lại tài liệu của bạn
Việc mắc lỗi đánh máy trong bài đăng blog, email, tài liệu hoặc trang web không chỉ khiến bạn xấu hổ mà còn có thể làm tổn hại đến danh tiếng của bạn hoặc gây ra thiệt hại về mặt tài chính.
Theo một thống kê của Website Planet, các trang web có lỗi chính tả mất gần gấp đôi số lượng khách hàng tiềm năng so với các trang web không có lỗi chính tả. Điều này là do mọi người khó có thể tin tưởng mua sản phẩm và dịch vụ từ trang web của bạn nếu nó có đầy lỗi ngữ pháp. Ngoài ra, khách truy cập trang web đã dành ít thời gian hơn 8% trên các trang web có lỗi chính tả.
Các công cụ hiệu đính sẽ sửa các lỗi như từ vựng kém, ngữ pháp không chính xác và lỗi chính tả theo ngữ cảnh. Những công cụ này có thể làm được nhiều việc hơn ngoài những việc như kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Chúng cũng có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động xác định các vấn đề chính. Ví dụ, Grammarly áp dụng trí tuệ nhân tạo để giúp bạn:
- Xác định các lỗi diễn đạt, chẳng hạn như các câu quá phức tạp
- Tìm từ đồng nghĩa của một từ hiện có
- Sửa lỗi không nhất quán
- Tránh lặp từ
3. Tự động hóa lập lịch
Lập lịch là một quy trình kinh doanh phổ biến nhưng lặp đi lặp lại và tẻ nhạt. Các công việc như tìm kiếm thời điểm thích hợp, chia sẻ trước các liên kết cuộc họp và các tài liệu cần thiết, cũng như sắp xếp thời hạn hoàn thành đều ảnh hưởng đến quy trình làm việc của bạn. Ngoài cơ chế sắp xếp cuộc họp, bạn cũng cần đảm bảo lịch trình cân đối cho nhân viên của mình và đảm bảo họ không được đăng ký trước quá nhiều công việc. Quy trình làm việc tự động có thể hỗ trợ bạn thực hiện điều này.
Bạn có thể xem lịch trình của toàn tháng với chế độ xem Calendar của Trello, phiên bản mạnh mẽ hơn của Calendar Power-Up. Công cụ này hỗ trợ các sự kiện kéo dài nhiều ngày và cả ngày, cho phép bạn xem các thẻ (card) trên bảng Trello của mình với ngày đến hạn và các mục trong Checklist Nâng cao. Bạn cũng có thể:
- Tạo và chỉnh sửa thẻ
- Kéo và thả các thẻ để sắp xếp lịch của mình
- Thiết lập lịch trình được cá nhân hóa hàng tuần hoặc hàng tháng
Khi bắt đầu sử dụng Trello, sẽ có nhiều cách khác nhau để bạn tự động hóa quy trình làm việc, chẳng hạn như tự động di chuyển thẻ, xem lại các mục trong checklist hoặc chia sẻ công việc với đồng nghiệp.
4. Sắp xếp và trả lời email
Trung bình, một nhân viên văn phòng dành 13 giờ mỗi tuần cho email. Bạn có thể sử dụng tự động hóa quy trình làm việc cho một số công việc đó để dành lại thời gian ấy cho các dự án quan trọng hơn. Quản lý email bao gồm sắp xếp, xóa và gửi email – tất cả các tác vụ thủ công mà bạn có thể tự động hóa.
Tự động hóa quy trình làm việc email như Gmail mang đến cho bạn khả năng thực hiện những tác vụ sau:
- Sử dụng nhãn (label) để sắp xếp các thư đến theo chủ đề, người gửi hoặc ngày tháng.
- Thông báo lại email khi bạn bận để bạn có thể đọc chúng sau.
- Sử dụng tin nhắn soạn trước để tự động trả lời cho các câu hỏi thường gặp.
- Lên lịch gửi email quảng cáo vào thời điểm mà khách hàng tiềm năng của bạn có nhiều khả năng mở chúng nhất.
5. Kết nối các công cụ khác nhau
Hãy tưởng tượng rằng bạn đang gửi email cho một đồng nghiệp nhằm yêu cầu một cuộc họp để làm việc cùng nhau về một tài liệu. Bạn phải soạn email, điều hướng qua Calendar của mình để tìm kiếm thời gian phù hợp với cả hai người, sau đó xem xét các thư mục của bạn để tìm tài liệu được đề cập, và cuối cùng là quay lại email để tổng hợp tất cả lại với nhau.
Việc này có vẻ nhỏ, nhưng tất cả những chuyển đổi ngữ cảnh đó sẽ làm tốn kém thời gian của bạn và khiến năng suất chậm lại. Một phần mềm tích hợp công cụ với tự động hóa quy trình có thể giúp bạn đồng bộ hóa tất cả.
Một ứng dụng có thể hỗ trợ bạn trong việc này chính là Zapier. Với Zapier, bạn có thể tự động hóa một cách tùy chỉnh mà không cần viết bất cứ dòng mã nguồn nào. Bạn có thể đồng bộ hóa hàng nghìn ứng dụng để xây dựng quy trình làm việc được cá nhân hóa. Chúng bao gồm các công cụ hằng ngày như Google Docs, Google Sheets, QuickBooks, Slack, Facebook Lead Ads và khoảng 3000 ứng dụng khác.
Zapier sử dụng Zaps – quy trình làm việc tự động giữa các ứng dụng web – được thực thi thông qua các trình kích hoạt và hành động. Một kích hoạt là một sự kiện mà Zap bắt đầu và một hành động là một tác vụ mà Zap thực hiện.
6. Sắp xếp hợp lý trung tâm hỗ trợ của bạn
Sự xuất hiện của Covid-19 đã dẫn đến sự sụt giảm các chỉ số hỗ trợ CNTT. Một công cụ tự động hóa dịch vụ có thể giúp bạn giảm thiểu sự sụt giảm đó.
Theo MetricNet, số lượng công việc hỗ trợ hàng tháng đã tăng lên 35%, trong khi thời gian trung bình để giải quyết chúng thì tăng lên 57%. Hơn nữa, chi phí trên mỗi công việc cũng tăng 29%.
Nếu bạn sử dụng Jira Service Management để hỗ trợ khách hàng, bạn có thể tự động hóa nhiều quy trình làm việc và phản hồi bằng cách sử dụng tính năng tự động hóa được tích hợp với JSM. Ngoài ra, Atlassian Marketplace cũng cung cấp một loạt ứng dụng tự động hóa quy trình làm việc để đáp ứng các nhu cầu chuyên sâu hơn hoặc duy nhất với tự động hóa.
Ví dụ, Koji là một chatbot có sẵn được kết nối với Jira Service Management và nó có thể:
- Trả lời các câu hỏi thường gặp – nó thu thập dữ liệu trên web để tìm nạp các giải pháp tốt nhất.
- Hỗ trợ người dùng cuối, cho họ biết trạng thái xử lý của công việc họ yêu cầu và cho phép nhân viên hỗ trợ có thể ưu tiên các nhiệm vụ cần sự tham gia của con người.
- Tạo phân tích để đánh giá tác động. Người quản lý dự án có thể xem xét các cuộc trò chuyện của khách hàng để đánh giá mức độ hài lòng của người dùng.
7. Chia sẻ trên mạng xã hội
Các thương hiệu hàng đầu như Walmart, Shopify và Nike đều sử dụng các công cụ tự động hóa quy trình làm việc trên mạng xã hội. Điều cần thiết là phải tương tác cá nhân trên mạng xã hội, sử dụng tiếng nói độc đáo và sự sáng tạo của bạn để thu hút sự chú ý của khán giả. Nhưng không có quy tắc cố định nào quy định rằng bạn nên làm điều đó theo cách thủ công. Và đó là nơi các công cụ truyền thông xã hội tự động có thể trợ giúp bạn.
Trong khi vẫn mơ về khả năng sao chép linh hoạt và tạo ra hình ảnh bắt mắt, bạn có thể tự động hóa các khía cạnh khác tẻ nhạt hơn của việc quản lý mạng xã hội. Điều này bao gồm lập lịch đăng bài, tạo báo cáo phân tích và quản lý nội dung để xuất bản lại.
Tự động hóa quy trình làm việc như Hootsuite hay Butter có thể giúp bạn đăng các cập nhật chung, liên kết và nội dung khác bằng cách thiết lập lịch biểu được cá nhân hóa. Thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang web khác nhau, bạn có thể sử dụng một bảng điều khiển duy nhất để xử lý mọi thứ, nhờ đó gia tăng hiệu quả và năng suất, đồng thời tạo ra các quy trình làm việc mượt mà và suôn sẻ hơn.
Quyết định thời điểm tự động hóa
Tự động hóa quy trình làm việc giúp quản lý các quy trình kinh doanh phức tạp một cách dễ dàng hơn, nhưng cũng có lúc bạn nên bỏ qua nó thì hơn. Theo nguyên tắc chung, hãy tránh tự động hóa các tác vụ cần sự can thiệp của con người. Sau đây là một số mẹo bạn có thể tham khảo trước khi đưa ra quyết định tự động hóa:
- Không tự động hóa các tác vụ không phổ biến hoặc bất thường. Nếu một số tác vụ không tốn kém thời gian thì việc tự động hóa chúng là không cần thiết.
- Không tự động khôi phục sự cố và chuyển đổi dự phòng. Bạn cần sự đóng góp của con người để giải quyết các mối đe dọa về hack, nhân viên lừa đảo và các vấn đề tương tự khác.
- Không tự động hóa các quy trình kinh doanh có tính phức tạp cao, đặc biệt là những quy trình có nhiều bộ phận chuyển động.
Theo Atlassian Blog
