Bạn có nhớ chúng ta đã từng thảo luận về về sự khác biệt giữa Dự án do nhóm quản lý (Team-Managed) và Dự án do công ty quản lý (Company-Managed) trong Jira trong bài blog trước đây không? Nếu chưa đọc bài viết đó, bạn vẫn có thể xem ngay tại đây. Nhưng hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn nữa. Chúng tôi sẽ tập trung vào một tính năng đặc biệt mà cả hai loại dự án này đều có chung – custom fields. Hãy coi chúng như vũ khí bí mật của bạn để quản lý dự án hiệu quả. Vậy, bạn đã sẵn sàng cho hành trình ngày hôm nay chưa? Hãy cùng khám phá ngay trong bài viết này nhé.
Hiểu custom fields trong Jira
Jira là một công cụ hỗ trợ bạn quản lý các dự án của mình và một phần quan trọng trong đó là cách nó tổ chức thông tin. Trong Jira, issues về ứng dụng được tạo thành từ fields. Bạn có thể chọn fields sẽ xuất hiện khi bạn đang tạo, chỉnh sửa hoặc chuyển đổi issues.
Về custom fields, đây là những fields đặc biệt bạn có thể tạo cho các nhóm làm việc về issues trong bất kỳ dự án Jira nào của bạn. Hãy coi chúng như những ghi chú dán được cá nhân hóa của nhóm bạn, với thông tin cụ thể theo nhu cầu của nhóm bạn.
Đây là lý do tại sao chúng thú vị: chúng hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Bạn quyết định thông tin nào đi vào fields này. Nó có thể là ngày đến hạn, mức độ ưu tiên hoặc menu thả xuống cho biết giai đoạn dự án. Sức mạnh nằm trong tay của bạn.
Lợi ích của nó? Custom fields giúp việc phân loại, lọc và quản lý issues của bạn trở nên dễ dàng. Chúng cũng cung cấp thông tin tổng quan chi tiết hơn về từng issue vì vậy nhóm của bạn có thể bắt tay ngay vào công việc với tất cả thông tin cần thiết.
Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm khả năng kiểm soát và linh hoạt hơn trong việc quản lý dự án của mình, thì không cần tìm đâu xa. Custom fields trong Jira là những người bạn tốt nhất của bạn.
Custom fields trong các dự án do nhóm quản lý (Team-managed project)
Trước tiên, bạn cần có vai trò quản trị viên cho dự án của mình để có thể thực hiện việc này. Để nói về việc thêm custom fields trong Team-Managed project, đây là cách thực hiện:
- Truy cập mục cài đặt trong dự án của bạn.
- Nhấp vào ‘Issue Types’.
- Chọn issue types bạn muốn tùy chỉnh và nhấp vào ‘Fields’.
- Nhấp vào ‘Add a field’ và tạo custom field mới.
- Lưu các thay đổi và thế là đã có một custom field mới sẵn sàng để sử dụng.
Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết tại đây: Tùy chỉnh fields của issue trong team-managed projects
Có rất nhiều lựa chọn dành cho bạn khi nhắc đến các loại custom fields có thể được thêm vào Team-managed projects:
- Checkbox fields: dành cho các quyết định có hoặc không đơn giản hoặc chọn từ nhiều tùy chọn.
- Date fields: để theo dõi thời hạn.
- Dependent dropdown fields: trong đó một lựa chọn phụ thuộc vào một lựa chọn khác.
- Dropdown fields: để chọn từ nhiều tùy chọn.
- Label fields: tuyệt vời để phân loại các nhiệm vụ của bạn.
- Number fields: khi thông tin bạn cần là một số.
- Paragraph fields: dành cho các bit thông tin dài hơn.
- People fields: để biết ai đang làm việc gì.
- Short text fields: dành cho thông tin ngắn gọn, hấp dẫn và chính xác.
- Time stamp fields: để biết chính xác thời điểm xảy ra sự việc.
- Time tracking fields: để theo dõi lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ.
Custom fields trong các dự án do công ty quản lý (Company-managed projects)
Đã đến lúc chuyển trọng tâm của chúng ta sang Company-managed projects. Tạo custom fields trong loại dự án này chi tiết hơn một chút so với Team-managed projects, nhưng đừng lo, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn!
Cách tạo custom field
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt và chọn ‘Issue’.
- Trong phần ‘FIELDS’, hãy chọn ‘custom fields’.
- Bây giờ, nhấp vào ‘Create custom field’. Đảm bảo nhấp vào ‘All’ để xem tất cả các tùy chọn về fields có sẵn.
- Chọn loại field bạn muốn tạo và nhấp vào ‘Next’. Chúng tôi sẽ sớm cung cấp danh sách các loại custom fields có sẵn.
- Bây giờ, đã đến lúc thêm thông tin chi tiết cho field của bạn. Tên bạn chọn sẽ được sử dụng làm tiêu đề của custom field của bạn. Nếu bạn thêm mô tả, mô tả đó sẽ hiển thị bên dưới field khi bạn tạo và chỉnh sửa issue.
- Khi bạn đã nhập đủ tất cả các thông tin yêu cầu về field, hãy nhấp vào ‘Create’.
Nhưng như vậy vẫn chưa đủ! Sau khi tạo custom field, bạn cần liên kết field đó với một hoặc nhiều screen - Tìm custom field của bạn và nhấp vào biểu tượng ‘…’, sau đó chọn ‘Associate to Screens. Bạn cũng có thể nhấp vào contexts link của field rồi nhấp vào ‘Screens > Associate this field to screens’.
Bây giờ bạn đã hiểu rõ về cách tạo và liên kết custom fields, hãy nói về những loại custom fields mà bạn có thể tạo. Có rất nhiều lựa chọn dành cho bạn, điển hình như:
- Checkbox: Loại field này cho phép bạn chọn một hoặc nhiều tùy chọn từ danh sách.
- Date Picker: Như tên gợi ý, loại field này cho phép bạn chọn ngày từ lịch được pop-up.
- Date Time Picker: Tương tự như công cụ chọn ngày, nhưng công cụ này cho phép bạn chọn thời gian cụ thể cùng với ngày.
- Labels: Loại field này giúp phân loại các vấn đề bằng cách sử dụng từ khóa. Đây là field văn bản tự do và labels bạn nhập có thể được sử dụng làm tiêu chí tìm kiếm.
- Number Field: Sử dụng field này khi bạn cần nắm bắt thông tin số.
- Radio Buttons: Không giống như Checkbox, radio button cho phép bạn chỉ chọn một tùy chọn từ danh sách.
- Select List (cascading): Loại field này cung cấp cho bạn một lựa chọn đơn hai tầng. Các tùy chọn trong danh sách thứ hai phụ thuộc vào những gì bạn chọn trong danh sách đầu tiên.
- Select List (multiple choices): Với tính năng này, bạn có thể chọn nhiều tùy chọn từ một danh sách.
- Select List (single choice): Như tên ngụ ý, field này cho phép bạn chọn một tùy chọn duy nhất từ danh sách.
- Paragraph (supports rich text): Loại field này được sử dụng để nhập các khối văn bản dài hơn (block text). Nó hỗ trợ định dạng văn bản phong phú.
- Short Text (plain text only): Đây là field văn bản một dòng được sử dụng cho các mẩu thông tin ngắn. Không giống như field đoạn văn, nó chỉ hỗ trợ văn bản thuần túy.
- URL Field: Loại field này được sử dụng để nhập địa chỉ web. Nó định dạng văn bản dưới dạng siêu liên kết để dễ dàng truy cập.
- User Picker (single user): Loại field này cho phép bạn chọn người dùng từ danh sách thả xuống. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn phân công nhiệm vụ hoặc cần chỉ định ai chịu trách nhiệm về điều gì đó.
Định cấu hình một custom field – Tài liệu Atlassian
Chỉnh sửa các lựa chọn của custom field
Mẹo tạo custom fields
Tạo custom fields trong Jira có thể cải thiện đáng kể khả năng quản lý dự án của bạn, nhưng điều quan trọng là phải sử dụng tính năng này một cách hiệu quả. Dưới đây là 5 lời khuyên hàng đầu bạn nên ghi nhớ:
Xác định mục đích: Đảm bảo rằng tất cả custom fields bạn tạo đều có mục đích rõ ràng, được xác định rõ ràng. Trường sẽ phục vụ một nhu cầu cụ thể trong quản lý dự án của bạn. Tránh tạo fields trùng nhau về chức năng.
Giữ nó đơn giản và rõ ràng: Tên và mục đích của custom fields phải dễ hiểu. Tránh các thuật ngữ hoặc biệt ngữ phức tạp. Trường càng đơn giản và rõ ràng thì khả năng nó được nhóm sử dụng chính xác càng cao.
Sử dụng lại trước khi tạo mới: Trước khi tạo field mới, hãy kiểm tra xem có field hiện có nào có thể phục vụ cùng một mục đích hay không. Quá nhiều custom fields có thể dẫn đến nhầm lẫn và không hiệu quả.
Chọn loại trường phù hợp: Chọn loại field phù hợp nhất với loại dữ liệu bạn muốn thu thập. Mỗi loại field phục vụ một mục đích khác nhau và việc chọn loại phù hợp sẽ nâng cao khả năng sử dụng.
Bảo trì và đánh giá thường xuyên: Thường xuyên kiểm tra các custom fields của bạn. Nếu một trường không còn phù hợp hoặc không được sử dụng, hãy cân nhắc xóa field đó. Điều này sẽ giúp bạn giữ cho không gian làm việc của mình sạch sẽ, ngăn nắp và hiệu quả.
Phần kết luận
Tạo các custom fields trong Jira, cho dù là dự án do Nhóm quản lý hay Công ty quản lý, đều cung cấp một công cụ mạnh mẽ để điều chỉnh việc quản lý dự án của bạn để đáp ứng các nhu cầu riêng của nhóm bạn. Với chức năng này, bạn có thể nắm bắt và theo dõi chính xác thông tin quan trọng nhất đối với thành công của dự án.
Hãy nhớ rằng chìa khóa để sử dụng hiệu quả custom fields nằm ở định nghĩa rõ ràng, đơn giản và bảo trì thường xuyên. Điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi lĩnh vực đều phục vụ một mục đích duy nhất, dễ hiểu và vẫn phù hợp theo thời gian.
Bằng cách làm theo các mẹo và hướng dẫn Jira Guru, bạn có thể tận dụng custom fields để nâng cao các dự án Jira của mình, làm cho chúng có tổ chức, hiệu quả và nhiều thông tin hơn.
Về DevSamurai
DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.
Nếu bạn muốn có nhiều ứng dụng hơn nữa để quản lý dự án của mình, hãy xem tài liệu sau: Atlassian Marketplace