Chào mừng bạn đến với hướng dẫn của chúng tôi về Assets trong Jira Service Management – nguồn tài nguyên chính của bạn để quản lý mọi thứ mà nhóm của bạn cần theo dõi – từ laptop, điện thoại di động đến các licenses. Bài Blog này được viết để giúp việc quản lý Assets trong Jira Service Management trở nên dễ tiếp cận và đơn giản hơn, chia nhỏ biệt ngữ thành các khái niệm dễ hiểu. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy lý do tại sao quản lý assets lại quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào và nó có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, tiết kiệm tiền và đảm bảo rằng bạn luôn sẵn sàng. Hãy cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về Assets để xem nó có thể biến đổi trải nghiệm quản lý dịch vụ của bạn như thế nào.

Assets trong Jira Service Management Cloud là gì?

Trong Jira Service Management Cloud (JSM), “Assets” nổi bật như một tính năng chính được thiết kế dành riêng cho Cấp Premium và doanh nghiệp, tập trung vào thế giới phức tạp của quản lý assets và cấu hình. Công cụ chuyên biệt này dành riêng cho các dự án được quản lý bởi công ty, cung cấp một giải pháp hiệu quả để theo dõi một loạt các assets và configuration items (CIs), từ phần cứng và phần mềm đến các dịch vụ và hơn thế nữa.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Premium hoặc Enterprise của Jira Service Management thì bạn thật may mắn — Assets có sẵn trong thanh điều hướng trên cùng của các dự án JSM của bạn. Đối với những người sử dụng gói Free hoặc Standard mong muốn tận dụng Assets, thì bạn cần nâng cấp dịch vụ thông qua các bước: Settings > Billing > Manage Subscriptions.

Tại sao nên quản lý Assets trong Jira Service Management?

Quản lý Assets trong Jira Service Management là sự thay đổi lớn cho bất kỳ nhóm nào muốn tối ưu hóa quy trình quản lý IT và dịch vụ của mình. Đây là các lý do tại sao việc này là điều nên làm:

Giải quyết nhanh chóng các yêu cầu

Bằng cách liên kết trực tiếp assets của khách hàng hoặc đối tượng với yêu cầu dịch vụ, team IT có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn. Liên kết trực tiếp này cung cấp quyền truy cập ngay vào tất cả thông tin assets cần thiết, đẩy nhanh thời gian giải quyết và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Giảm rủi ro

Hiểu được tác động tiếp theo của những thay đổi đối với assets giúp các nhóm dự đoán và giảm thiểu rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề. Tầm nhìn xa này là vô cùng quan trọng trong việc duy trì sự ổn định của hệ thống và ngăn chặn các sự cố không mong muốn xảy ra.

Giải quyết vấn đề tốt hơn

Với khả năng hiển thị chi tiết về cơ sở hạ tầng, các nhóm có thể xác định và giải quyết các vấn đề cơ bản một cách hiệu quả hơn. Việc có cái nhìn sâu sắc về vấn đề này giúp xác định các mô hình hoặc các vấn đề tái diễn, từ đó đưa ra các giải pháp bền vững hơn.

Theo dõi assets hiệu quả

Việc theo dõi assets là điều cần thiết không chỉ cho hoạt động hàng ngày mà còn cho các hoạt động lập kế hoạch chiến lược, kiểm toán và tuân thủ pháp luật. Biết những assets nào bạn có, trạng thái và lịch sử của chúng sẽ giúp đưa ra quyết định sáng suốt, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tự tin chuẩn bị cho cuộc kiểm toán.

Tích hợp ITSM liền mạch

Assets trong Jira Service Management được thiết kế để hoạt động liền mạch với các hoạt động ITSM. Nó cho phép các nhóm liên kết trực tiếp assets và configurations với các yêu cầu dịch vụ, sự cố, vấn đề, thay đổi và khối lượng công việc. Sự tích hợp này đảm bảo rằng việc quản lý assets là một phần của quy trình làm việc chứ không phải là một nhiệm vụ riêng biệt.

Quản lý assets đa năng

Cấu trúc dữ liệu mở và linh hoạt của Assets trong Jira Service Management trái ngược với cơ sở dữ liệu quản lý cấu hình truyền thống (CMDB). Nó hỗ trợ quản lý bất kỳ loại assets nào, điều này khiến nó trở thành một công cụ linh hoạt không chỉ cho các nhóm IT mà còn cho quản lý nhân sự, bán hàng, tiếp thị, pháp lý và cơ sở vật chất. Tính linh hoạt này có nghĩa là hầu như bất kỳ bộ phận nào cũng có thể tận dụng Assets để theo dõi và quản lý tài nguyên của họ một cách hiệu quả.

Thiết lập Assets trong Jira Service Management

Thiết lập Assets trong Jira Service Management là một nhiệm vụ nền tảng giúp nâng cao chiến lược quản lý assets và service của bạn. Đây là cách tiếp cận có cấu trúc để bắt đầu, đảm bảo nhóm của bạn có thể quản lý và theo dõi assets một cách hiệu quả trong tổ chức của bạn.

1: Tạo Schema

Schema là gì? Hãy coi schema như một thư mục lớn chứa tất cả các loại assets của bạn (như servers, laptops, software) và các assets riêng lẻ. Đó là cơ cấu tổ chức cho mọi thứ bạn sẽ theo dõi.

Getting Started: Bắt đầu với một lược đồ để bao quát một danh mục rộng hoặc các nhu cầu cụ thể của nhóm. Điền vào đó các object types (danh mục assets) and objects (assets riêng lẻ).
Using Templates: Để thiết lập nhanh hơn, Jira Service Management cung cấp các schema templates với các loại object và thuộc tính được xác định trước. Điều hướng đến Assets → Create schema and chọn templates phù hợp với nhu cầu của bạn.

Mẫu IT assets schema

Đây là dạng xem của object schema, dựa trên mẫu IT assets schema, được điền sẵn dữ liệu. (Nguồn: Tài liệu Atlassian)

Object types: Danh sách các loại đối tượng trong lược đồ.
Object type view: Chuyển đổi giữa việc xem các đối tượng, thuộc tính hoặc biểu đồ của loại đối tượng – cách thể hiện trực quan các tham chiếu của nó.
Object schema actions: Tùy chọn cấu hình cho lược đồ đối tượng hiện tại.
Object schema actions: Tùy chọn cấu hình cho loại đối tượng đã chọn.

2: Tạo Object type

Define Object Types: Đây là các danh mục dành cho assets của bạn, chẳng hạn như “laptops”, “Software Licenses” hoặc “Servers”. Mỗi loại đối tượng có thể có tập thuộc tính riêng, như số model laptop hoặc ngày hết hạn license cho phần mềm.
Setting Up: Tạo các Object types rõ ràng và toàn diện là rất quan trọng trong việc quản lý assets hiệu quả. Bước này liên quan đến việc xác định các thuộc tính và tính chất mà mỗi loại assets nên có.

3: Tạo Objects

Add Your Assets: Trong mỗi Object type, hãy bắt đầu thêm object. Đây là những assets thực tế của bạn, như một mẫu laptop cụ thể hoặc một software license cụ thể.
Building Relationships: Bạn có thể liên kết các Objects để hiển thị mối quan hệ và sự phụ thuộc, chẳng hạn như nhân viên nào sử dụng laptop cụ thể hoặc dự án nào dựa trên một phần mềm cụ thể. Điều này giúp bạn hiểu được hệ sinh thái của assets trong tổ chức.

4: Thiết lập Assets Objects Custom Field

Integration with Issues: Bằng cách thiết lập Assets Objects Custom Field, bạn cho phép nhóm của mình liên kết và xem chi tiết assets trực tiếp từ các issues của Jira. Điều này cung cấp bối cảnh và thông tin quan trọng ngay khi cần thiết, đẩy nhanh thời gian ra quyết định và giải quyết.
Configuration: Điều này liên quan đến việc thêm custom field mới trong phần cài đặt dự án Jira của bạn, nó được thiết kế đặc biệt để lưu giữ thông tin của assets, giúp thông tin đó hiển thị và có thể truy cập từ chế độ xem issues và service portal.

Ngoài việc thiết lập: Importing and Integration

Nếu bạn đang chuyển từ một hệ thống khác hoặc có sẵn dữ liệu của assets, hãy sử dụng tính năng Import để tạo hàng loạt object types và object. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trên dữ liệu về assets của bạn.

Tìm hiểu thêm về Bắt đầu với Assets trong Jira Service Management với Tài liệu Atlassian tại đây

Làm việc với Assets trong Jira Service Management

Liên kết assets với các issues

Khi tạo hoặc cập nhật một service request, sự cố hoặc bất kỳ loại issue nào khác, bạn có thể liên kết trực tiếp các assets có liên quan với issue đó. Sự liên kết này cung cấp bối cảnh và thông tin quan trọng để giải quyết issue hiệu quả hơn.

Điều hướng đến vấn đề bạn đang giải quyết.
Sử dụng Assets custom field (được thiết lập trong khi định cấu hình) để tìm kiếm và liên kết asset phù hợp với issue. Bạn có thể cần nhập tên asset hoặc một phần chi tiết của asset đó để tìm thấy asset đó.
Bạn có thể tùy ý thêm ghi chú hoặc nhận xét trong issue về lý do asset này có liên quan, đặc biệt nếu liên kết không rõ ràng ngay lập tức.

Quản lý Asset Relationships

Để xây dựng cái nhìn toàn diện về cách các assets liên quan với nhau (ví dụ: ứng dụng cụ thể chạy trên server nào), bạn có thể tạo và quản lý mối quan hệ giữa các assets.

1. Trong phần Assets, chọn asset bạn muốn liên kết với nhau.
2. Chỉ định cách các assets này có liên quan với nhau, chẳng hạn như “runs on”, “is part of” hoặc custom các mối quan hệ mà tổ chức của bạn sử dụng.

Một số công cụ quản assets trong Jira Service Management cho phép bạn trực quan hóa các mối quan hệ này, giúp hiểu rõ hệ sinh thái của assets và các mối phụ thuộc.

Hãy khiến việc quản lý assets của bạn trong Jira lên một tầm cao mới với AssetIT – ứng dụng được phát triển bởi DevSamurai. Nó cung cấp các tính năng nâng cao như tùy chỉnh workflows, báo cáo mạnh mẽ, tích hợp mượt mà, bảo mật nâng cao và khả năng mở rộng. Nâng cấp trải nghiệm quản lý assets của bạn ngay hôm nay với AssetIT.

AssetIT cũng được tích hợp hoàn hảo với Jira, đặc biệt là với Jira Service Management, khi sắp xếp assets dựa trên các loại request. Với tính năng Inventory, AssetIT nổi bật so với các phần mềm quản lý assets khác bằng cách liên kết tương ứng các assets IT với các loại issue mong muốn, giúp quá trình giải quyết request trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.

Cách sử dụng Dashboard của Assets

Để sử dụng hiệu quả dashboard của Assets trong Jira Service Management, hãy làm theo các bước sau:

Truy cập Dashboard: Điều hướng đến phần Assets của dự án và chọn “Reports” ở đầu trang để truy cập trang tổng quan.
Áp dụng các Filters: Sử dụng Filters cấp cao nhất để chỉ định tiêu chí như object types hoặc thuộc tính sẽ được áp dụng cho tất cả biểu đồ trong dashboard.
Xem lại Object Attributes (thuộc tính đối tượng): Khám phá thông tin chi tiết về thuộc tính đối tượng, chẳng hạn như số lượng object có thuộc tính cụ thể như vị trí hoặc trạng thái.
Phân tích các Issues liên quan đến object: Thu thập thông tin chuyên sâu về các issues liên quan đến object, giúp xác định các object thường xuyên cần được chú ý hoặc thay thế.
Theo dõi các object theo thời gian: Giám sát việc tạo và thay đổi các object theo thời gian, cung cấp bối cảnh và dữ liệu lịch sử có giá trị cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề.

Khắc phục sự cố thường gặp trong Assets

Việc khắc phục sự cố thường gặp trong Assets của Jira Service Management là điều cần thiết để đảm bảo hoạt động trơn tru và quản lý asset hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn giải quyết và khắc phục những vấn đề này:

Dữ liệu bị thiếu hoặc không chính xác:

Verify Permissions: Đảm bảo rằng người dùng có quyền phù hợp để xem và quản lý asset. Kiểm tra quyền của dự án và vai trò của người dùng để khắc phục sự cố truy cập.
Data Import: Nếu dữ liệu bị thiếu hoặc không chính xác sau khi nhập, hãy xem lại quy trình nhập để đảm bảo bản đồ và định dạng của dữ liệu là chính xác. Hãy cân nhắc việc nhập lại dữ liệu với những điều chỉnh cần thiết.

Các vấn đề với liên kết asset:

Review Configuration: Kiểm tra kỹ cấu hình của các custom fields dùng để liên kết asset với issue. Đảm bảo rằng field mappings là chính xác và các field cần thiết đều hiển thị và có thể chỉnh sửa.
Permissions: Xác nhận rằng người dùng có quyền liên kết asset với issue. Kiểm tra các quyền về dự án và issue level để khắc phục mọi sự cố truy cập.

Dashboard không cập nhật:

Data refresh: Xác định xem khoảng thời gian làm mới dữ liệu trên Dashboard có được cài đặt phù hợp không. Điều chỉnh tần suất làm mới nếu cần thiết để đảm bảo rằng Dashboard phản ánh thông tin asset mới nhất..
Browser Cache: Xóa bộ nhớ cache và cookie của trình duyệt để đảm bảo Dashboard hiển thị thông tin mới nhất. Đôi khi, Browser Cache cũ có thể khiến Dashboard không được cập nhật đúng cách.

Vấn đề hiệu năng:

Server Resources: Theo dõi server resources để đảm bảo rằng không có rào cản hiệu suất nào ảnh hưởng đến hoạt động quản lý asset. Phân bổ đủ nguồn lực để hỗ trợ các hoạt động quản lý asset.
Indexing: Kiểm tra trạng thái index của dữ liệu asset trong Jira Service Management. Đảm bảo rằng việc lập chỉ mục được cập nhật để tối ưu hóa hiệu suất tìm kiếm và truy xuất.

Vấn đề tích hợp:

Xem lại cài đặt tích hợp: Nếu tích hợp với các công cụ hoặc hệ thống quản lý asset bên ngoài, hãy xem lại cài đặt và cấu hình tích hợp. Đảm bảo rằng các điểm cuối tích hợp được đặt cấu hình chính xác và các quy trình đồng bộ hóa dữ liệu đang hoạt động như mong đợi.
API Access: Xác minh rằng quyền truy cập API đã được bật và thông tin xác thực đó hợp lệ cho mọi tiện ích tích hợp bên ngoài. Kiểm tra nhật ký API để tìm bất kỳ thông báo lỗi hoặc sự cố nào.

Tóm lại, việc sử dụng Assets trong Jira Service Management là một bước quan trọng hướng tới việc tối ưu hóa việc cung cấp dịch vụ và quản lý asset. Bài viết này đã trang bị cho bạn những điều cần thiết, từ việc hiểu tầm quan trọng của asset đến việc tích hợp chúng một cách liền mạch vào quy trình công việc. Với Assets trong Jira, bạn có được thông tin chi tiết, tối ưu hóa các quy trình và đưa ra quyết định sáng suốt, cuối cùng là nâng cao các biện pháp quản lý dịch vụ. Liên tục tinh chỉnh cách tiếp cận của bạn, tìm kiếm phản hồi và khám phá các tính năng nâng cao để khai thác giá trị lớn hơn. Bằng cách tận dụng Assets một cách hiệu quả, bạn thúc đẩy tổ chức của mình hướng tới việc cung cấp dịch vụ ưu việt và đạt được thành công.