Theo dõi dự án trong Jira không chỉ là theo dõi tiến độ của tasks mà còn là hướng các dự án của bạn tới thành công một cách chính xác và dễ dàng. Blog này là cửa ngõ để bạn trở thành một Jira Guru, các mẹo và thủ thuật chuyên nghiệp này sẽ giúp kỹ năng theo dõi dự án của bạn lên một tầm cao mới.

Từ việc thiết lập các dự án của bạn để có khả năng hiển thị tối ưu cho đến tùy chỉnh workflows để phù hợp với nhịp điệu của nhóm, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về Jira. Khám phá cách tận dụng các công cụ báo cáo mạnh mẽ của Jira để có được thông tin chi tiết về chiến lược và tận dụng tối đa các boards cũng như filters để quản lý hàng ngày. Với những chiến lược chuyên môn này, bạn sẽ không chỉ đảm bảo dự án của mình đi đúng hướng mà còn nâng cao sự hợp tác và hiệu quả của nhóm.

Bạn có thể theo dõi những gì cho các dự án trong Jira?

Trong Jira, bạn có thể theo dõi nhiều yếu tố liên quan đến dự án của mình và khiến nó trở thành một công cụ linh hoạt để quản lý dự án. Dưới đây là bảng phân tích những gì bạn có thể theo dõi trong Jira để đảm bảo các dự án của bạn đi đúng hướng và nhóm của bạn vẫn liên kết với nhau: 

1. Tasks và Issues

Theo dõi các mục công việc riêng lẻ, bao gồm tasks, bugs, yêu cầu tính năng và user stories. Mỗi vấn đề có thể chứa rất nhiều thông tin, chẳng hạn như description, status, assignee và mức độ ưu tiên.

2. Tiến độ dự án

Theo dõi tiến độ chung của dự án của bạn thông qua các giai đoạn phát triển khác nhau. Theo dõi các tasks đã hoàn thành so với các tasks đang chờ xử lý và hiểu mức độ gần đạt được các cột mốc quan trọng của bạn.

3. Sprints

Đối với các nhóm sử dụng phương pháp Agile, hãy theo dõi tiến độ của sprint, bao gồm những nhiệm vụ đang tiến hành, đã hoàn thành, hoặc bị chồng đợi. Phân tích sprint health và tốc độ để điều chỉnh khối lượng công việc và mức độ ưu tiên.

4. Workflows và statuses

Theo dõi luồng nhiệm vụ thông qua các workflows được xác định trước, quan sát cách các issues chuyển từ giai đoạn tạo đến giai đoạn hoàn thành. Điều này bao gồm việc theo dõi các thay đổi statusi, từ “To do” đến “Done”.

5. Time Tracking

Theo dõi thời gian ước tính so với thực tế dành cho tasks. Jira cho phép các thành viên trong nhóm ghi lại số giờ làm việc dựa trên các issues, giúp đánh giá năng suất và dự báo các tasks trong tương lai.

6. Khối lượng công việc và năng suất của nhóm

Hiểu sự phân bổ công việc trong nhóm của bạn. Theo dõi xem ai được phân công công việc gì và đánh giá xem các thành viên trong nhóm có đang bị quá tải hay không hiệu quả, cho phép quản lý khối lượng công việc tốt hơn.

7. Versions và Releases

Theo dõi các version khác nhau của sản phẩm hoặc dự án của bạn. Theo dõi tiến trình release, quản lý ngày release và đảm bảo tất cả các tasks liên quan đến bản release đều được hoàn thành.

8. Components

Quản lý và theo dõi các components hoặc modules khác nhau của dự án. Điều này đặc biệt hữu ích cho các dự án lớn được chia thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

9. Custom Fields

Theo dõi các số liệu liên quan đến ngành hoặc dự án cụ thể bằng cách tạo các Custom Field. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ tên khách hàng đến đánh giá tác động, mang lại sự linh hoạt trong những gì bạn giám sát.

Bạn có thể theo dõi dự án trong Jira ở đâu?

Theo dõi dự án trong Jira một cách hiệu quả đòi hỏi phải sử dụng bộ công cụ và tính năng toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa các quy trình quản lý dự án. Đây là nơi bạn có thể theo dõi các dự án của mình trong Jira để có năng suất và sự giám sát tối ưu nhất:

1. Dashboards

Dashboard trong Jira cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về các dự án của bạn. Chúng có thể tùy chỉnh, cho phép bạn thêm các tiện ích hiển thị nhiều số liệu và thông tin khác nhau có liên quan đến dự án của bạn.

Bạn có thể theo dõi tiến độ dự án, xem hoạt động gần đây, theo dõi sprint health và nhận thông tin chi tiết về số liệu thống kê về các issues, tất cả đều từ dashboard của bạn. Tùy chỉnh dashboard của bạn bằng các tiện ích như tiện ích “Filter Results” có thể hiển thị danh sách issues cụ thể, trong khi tiện ích “Sprint Health” cung cấp cái nhìn nhanh về trạng thái của sprint hiện tại.

2. Boards (Kanban và Scrum)

Boards là trung tâm để theo dõi các dự án ở Jira. Chúng thể hiện trực quan công việc trong dự án và có thể tùy chỉnh để phù hợp với workflow của nhóm. Kanban boards rất phù hợp cho luồng liên tục, trong khi Scrum boards hỗ trợ các chu kỳ phát triển lặp lại.

Boards cho phép theo dõi tasks theo thời gian thực thông qua các giai đoạn khác nhau trong workflow của bạn. Chúng cho phép bạn quản lý các backlogs, plan sprint và trực quan hóa công việc đang diễn ra. Việc sử dụng swimlanes, filters và quick filters giúp tăng cường hơn nữa việc theo dõi bằng cách phân loại và thu hẹp các tasks.

3. Backlogs

Backlog là một thành phần quan trọng đối với các Scrum boards, đóng vai trò là không gian để sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp công việc sắp tới của nhóm.

Nó cho phép bạn tạo, ước tính và ưu tiên các user stories, bugs, và tasks. Các buổi dọn dẹp backlog thường xuyên giúp đảm bảo rằng nhóm của bạn luôn thực hiện các tasks quan trọng nhất trước.

4. Issues và Filters

Mọi phần công việc đều có thể được theo dõi dưới dạng issue trong Jira. Các issues có thể đại diện cho các tasks, bugs, user stories hoặc bất kỳ hạng mục công việc nào. Sau đó, các filters cho phép bạn xem và sắp xếp các issues này dựa trên các tiêu chí cụ thể.

Bạn có thể tạo custom filters bằng Jira Query Language (JQL) để theo dõi các nhóm issues cụ thể. Chia sẻ filters và đăng ký chúng cho phép các nhóm luôn được cập nhật về các issues quan trọng nhất.

5. Báo cáo và phân tích

Jira cung cấp nhiều loại báo cáo và công cụ phân tích, đặc biệt là trong các boards, để giúp theo dõi tiến độ dự án và sprints của bạn.

Sử dụng các báo cáo như Burnup Charts, Burndown Charts, Sprint Reports, v.v. để phân tích hiệu suất của nhóm của bạn, theo dõi tiến độ sprint và dự báo xu hướng trong tương lai. Những công cụ này rất có giá trị cho việc tổng kết và lập kế hoạch.

6. Project Pages

Mỗi dự án trong Jira đều có Project Page riêng, tóm tắt các chi tiết, components, versions, v.v của dự án.

Các Project Pages đóng vai trò là trung tâm cho tất cả các thông tin và hoạt động liên quan đến dự án, cung cấp quyền truy cập nhanh vào các boards, backlogs, báo cáo, issues và cài đặt dự án.

Các mẹo và thủ thuật chuyên nghiệp

Theo dõi dự án trong Jira như một chuyên gia bao gồm việc tận dụng các tính năng nâng cao và các phương pháp hay nhất của nền tảng để hợp lý hóa workflow của bạn, nâng cao khả năng hiển thị và cải thiện sự cộng tác của nhóm. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật chuyên nghiệp để giúp bạn theo dõi dự án hiệu quả hơn trong Jira:

1.Thông thạo Jira Query Language (JQL)

Tìm kiếm tùy chỉnh: Vượt xa các tìm kiếm cơ bản bằng cách thông thạo JQL. Tạo các queries phức tạp để lọc các tasks và issues dựa trên các tiêu chí cụ thể như status, assignee, ngày đến hạn, và custom fields..

Filters đã lưu: Khi bạn đã tạo các JQL queries của mình, hãy lưu chúng dưới dạng filters để truy cập nhanh trong tương lai. Chia sẻ các filters này với nhóm của bạn hoặc sử dụng chúng để tạo dashboards tùy chỉnh.

2. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

Sử dụng quy tắc tự động hóa: Tự động hóa quy trình công việc chung để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi thủ công. Ví dụ: tự động chỉ định issues dựa trên tiêu chí cụ thể, cập nhật trạng thái khi đáp ứng một số điều kiện nhất định hoặc gửi thông báo về các tasks quá hạn.

Hành động dựa trên trình kích hoạt: Thiết lập trình kích hoạt cho các hành động như chuyển issues sang “done” khi tất cả các tasks phụ đã hoàn thành hoặc tự động gán bugs cho người gửi mã gần đây nhất.

3. Tùy chỉnh Dashboards của bạn

Tuỳ chỉnh Dashboards cho các vai trò khác nhau: Tạo dashboards được cá nhân hóa để đáp ứng nhu cầu của các thành viên nhóm hoặc các bên liên quan khác nhau. Ví dụ: developer có thể cần một dashboard tập trung vào các bugs còn tồn tại, trong khi project manager có thể muốn có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án và khối lượng công việc của nhóm.

Sử dụng tiện ích một cách khôn ngoan: Kết hợp nhiều tiện ích khác nhau để hiển thị các số liệu liên quan của dự án, chẳng hạn như sprint burndown charts, luồng hoạt động gần đây và biểu đồ hình tròn cho các loại issues hoặc mức độ ưu tiên.

4. Tăng cường lập kế hoạch dự án với các Versions và Components

Theo dõi Releases với Versions: Sử dụng các versions để quản lý và theo dõi các giai đoạn phát triển sản phẩm khác nhau của bạn, bao gồm các releases chính, bản updates nhỏ và patches. Liên kết các issues với các versions cụ thể để dễ dàng theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu releases.

Tổ chức công việc với các Components: Chia dự án của bạn thành các components nhỏ hơn, dễ quản lý hơn như modules hoặc features. Gán các issues cho các components để tổ chức và theo dõi tốt hơn.

5. Tối ưu hóa các loại Issues và Workflow

Custom Issue Types: Tạo các custom issues types  để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án của bạn. Điều này có thể bao gồm các loại như “Feature Request” “Technical Debt” hoặc “Research Task”

Tinh chỉnh Workflows: Tùy chỉnh workflows cho các loại issues hoặc giai đoạn dự án khác nhau để phản ánh quy trình thực tế của nhóm. Bao gồm các bước để đảm bảo chất lượng, review code hoặc phê duyệt của các bên liên quan nếu cần.

6. Sử dụng Advanced Reporting

Khám phá các Reporting Features của Jira: Tận dụng tối đa các built-in reports của Jira để hiểu rõ hơn về tình trạng dự án, hiệu suất của nhóm, v.v. Thường xuyên xem xét các reports như Cumulative Flow Diagram hoặc Version Report để lập kế hoạch chiến lược.

Tạo Custom Reports: Đối với các nhu cầu cụ thể hơn, hãy khám phá khả năng tạo custom reports. Sử dụng các tiện ích bổ sung hoặc công cụ bên ngoài nếu cần để phân tích dữ liệu dự án của bạn sâu hơn.

7. Thúc đẩy hợp tác và giao tiếp

Khuyến khích bình luận: Sử dụng tính năng bình luận về các issues để lưu giữ tất cả các cuộc thảo luận có liên quan ở một nơi. Gắn thẻ các thành viên trong nhóm để thu hút sự chú ý của họ hoặc yêu cầu họ đóng góp ý kiến.

Tích hợp với các công cụ truyền thông: Kết nối Jira với các công cụ cộng tác như Slack hoặc Microsoft Teams để hợp lý hóa hoạt động liên lạc và cập nhật cho mọi người về tiến độ dự án.

 

Plugin để theo dõi dự án trong Jira của DevSamurai

DevSamurai cung cấp một bộ plugin được thiết kế để nâng cao khả năng quản lý và theo dõi dự án trong Jira. Các plugin này được thiết kế riêng để giải quyết các khía cạnh khác nhau của quản lý dự án, từ lập kế hoạch tài nguyên và theo dõi thời gian đến các phương pháp linh hoạt và quản lý danh mục đầu tư. Hãy đi sâu vào chi tiết của từng plugin và khám phá cách chúng có thể mang lại lợi ích cho môi trường Jira của bạn.

1. TeamBoard ProScheduler:

Các tính năng chính:

• Resource Planning: Phân bổ và trực quan hóa tài nguyên của nhóm trực tiếp trong Jira, đảm bảo sử dụng tối ưu và tránh phân bổ quá mức.
• Project Management: Nâng cao khả năng quản lý dự án của bạn bằng các công cụ toàn diện tích hợp hoàn hảo với các tính năng hiện có của Jira.
• Gantt Chart: Trực quan hóa các mốc thời gian, sự phụ thuộc và các mốc quan trọng của dự án bằng biểu đồ Gantt trực quan, giúp lập kế hoạch và điều chỉnh lịch trình dự án dễ dàng hơn.

Những lợi ích:

Plugin này lý tưởng cho những người quản lý dự án đang tìm kiếm giải pháp mạnh mẽ để lập kế hoạch nguồn lực và lập kế hoạch dự án. Biểu đồ Gantt trực quan cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về các mốc thời gian của dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và thực hiện tốt hơn.

2. TeamBoard TimePlanner :

Các tính năng chính:

• Team Capacity Planning: Lập kế hoạch và quản lý năng lực của nhóm, có tính đến các kỳ nghỉ, ngày lễ và tình trạng sẵn sàng của từng cá nhân.
• Time Tracking & Timesheets: Theo dõi thời gian dành cho các tasks và tạo timesheets cho mục đích thanh toán hoặc trả lương.

Những lợi ích:

Đối với các nhóm đang tìm cách tối ưu hóa khối lượng công việc của mình và đảm bảo theo dõi thời gian chính xác, TeamBoard TimePlanner cung cấp một giải pháp toàn diện. Nó giúp các nhà quản lý theo dõi dự án bằng cách điều chỉnh năng lực của nhóm phù hợp với nhu cầu của dự án.

3. Routemap:

Các tính năng chính:

• Portfolio Roadmaps: Tạo và quản lý lộ trình cho nhiều dự án hoặc toàn bộ Porfolio, cung cấp cái nhìn tổng quan mang tính chiến lược về tất cả các sáng kiến ​​đang diễn ra.
• Timeline Gantt-chart: Tương tự như ProScheduler, tính năng này cho phép lập kế hoạch và trực quan hóa dự án chi tiết.
• Kanban cho Jira: Kết hợp phương pháp Kanban để theo dõi dự án, mang lại cách tiếp cận linh hoạt và trực quan hơn để quản lý nhiệm vụ.

Những lợi ích:

Lộ trình hoàn hảo cho các tổ chức quản lý nhiều dự án hoặc portfolio lớn. Nó cung cấp cái nhìn cấp cao về tất cả các dự án, cho phép lập kế hoạch chiến lược và liên kết trong toàn tổ chức.

4. ProductGo

Các tính năng chính:

• Agile User Story Map: Trực quan hóa  user journey và sắp xếp các user stories, giúp việc ưu tiên và hiểu phạm vi công việc trở nên dễ dàng hơn.
• Portfolio Roadmaps: Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ của nhiều dự án hoặc toàn bộ danh mục đầu tư.
• Persona: Kết hợp trực tiếp user personas vào project planning của bạn, đảm bảo rằng nhu cầu của người dùng là trọng tâm của quá trình phát triển.

Những lợi ích:

ProductGo được thiết kế riêng cho các agile team tập trung vào thiết kế và phát triển lấy người dùng làm trung tâm. User story mapping and persona features nâng cao việc lập kế hoạch và thực hiện các dự án bằng cách đặt trải nghiệm người dùng lên hàng đầu.

Tóm lại là, làm chủ việc theo dõi dự án trong Jira là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ nhóm nào muốn tối ưu hóa workflow của họ, tăng cường hợp tác và đạt được thành công của dự án. Thông qua việc sử dụng chiến lược các tính năng mạnh mẽ của Jira—từ dashboards và boards cho đến các custom fields và báo cáo nâng cao—chúng ta tìm ra cách điều hướng sự phức tạp của quản lý dự án một cách dễ dàng và hiệu quả. Việc triển khai các mẹo và thủ thuật chuyên nghiệp được chia sẻ trong blog này sẽ không chỉ tối ưu hóa nỗ lực theo dõi dự án của bạn mà còn mở ra những tiềm năng mới để quản lý dự án hiệu quả hơn.

Hơn nữa, việc tích hợp các plugin của DevSamurai giúp mở rộng hơn nữa khả năng của Jira, cung cấp các công cụ chuyên dụng để resource planning, time tracking, agile development, và portfolio management.. Các plug-in này được thiết kế để lấp đầy những khoảng trống trong các chức năng gốc của Jira, cung cấp giải pháp quản lý dự án toàn diện và phù hợp hơn, đáp ứng nhu cầu riêng của nhóm.

Hãy để hành trình làm chủ việc theo dõi dự án trong Jira trở thành cơ hội để phát triển, đổi mới và xuất sắc trong mọi nỗ lực dự án của bạn.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v. bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. Chúng tôi sử dụng nền tảng điện toán đám mây, công cụ DevOps và các biện pháp thực hành tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo tính hiệu quả cho các tổ chức của khách hàng.