Product Backlog trong Jira và các phương pháp xếp thứ tự ưu tiên

Với tư cách là một quản lý dự án hoặc một trưởng nhóm, điều quan trọng là phải ưu tiên các product backlog một cách hiệu quả trong Jira để đảm bảo rằng các tính năng và cải tiến có giá trị nhất được cung cấp cho khách hàng. Ưu tiên hóa (Prioritization) giúp đưa ra quyết định sáng suốt, tối đa hóa năng suất của nhóm và cung cấp sản phẩm chất lượng cao. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp khác nhau để ưu tiên các product backlog trong Jira và giúp bạn chọn phương pháp phù hợp cho nhóm của mình.

Tầm quan trọng của việc ưu tiên Product Backlog

Ưu tiên product backlog là điều vô cùng cần thiết vì nhiều lý do. Thứ nhất, nó cho phép nhóm tập trung vào việc cung cấp các tính năng và cải tiến có giá trị nhất cho khách hàng. Bằng cách ưu tiên, bạn đảm bảo rằng các mục có giá trị kinh doanh hoặc tác động đến khách hàng cao nhất sẽ được ưu tiên cao nhất. Điều này giúp tối đa hóa lợi tức đầu tư và đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Thứ hai, sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp quản lý sự phụ thuộc và rủi ro một cách hiệu quả. Bằng cách hiểu được mức độ quan trọng của từng mục trong backlog, bạn có thể xác định các rủi ro tiềm ẩn và giải quyết chúng một cách chủ động. Ưu tiên cũng cho phép bạn xác định sự phụ thuộc giữa các backlog khác nhau và lập kế hoạch phù hợp, tránh tắc nghẽn và chậm trễ.

Cuối cùng, việc ưu tiên các product backlog sẽ cải thiện sự cộng tác và giao tiếp của nhóm. Bằng cách thu hút toàn bộ nhóm tham gia vào quá trình ưu tiên, bạn nuôi dưỡng ý thức làm chủ và trao quyền cho họ đóng góp những hiểu biết sâu sắc của mình. Điều này dẫn đến sự liên kết và hiểu biết tốt hơn về các mục tiêu và ưu tiên của nhóm.

=>> Tìm hiểu về mức độ ưu tiên của Jira

Các phương pháp phổ biến để ưu tiên product backlog trong Jira

Dưới đây là một số phương pháp có sẵn để ưu tiên các product backlog của Jira:

Phương pháp 1: Sắp xếp mức độ ưu tiên theo mô hình RICE

Mô hình RICE là viết tắt của Reach, Impact, Confidence, và Effort (Phạm vi tiếp cận, tác động, sự tự tin và nỗ lực). Phương pháp này bao gồm việc chấm điểm cho từng hạng mục trong backlog dựa vào bốn yếu tố kể trên. Phạm vi tiếp cận (Reach) đề cập đến số lượng khách hàng hoặc người dùng sẽ được hưởng lợi từ tính năng này. Tác động (Impact) đo lường giá trị kinh doanh tiềm năng hoặc sự hài lòng của khách hàng. Sự tự tin (Confidence) thể hiện mức độ chắc chắn trong việc ước tính nỗ lực cần thiết để thực hiện. Nỗ lực (Effort) là lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục đó.

Bằng cách tính điểm RICE cho từng mục, bạn có thể ưu tiên chúng cho phù hợp. Các hạng mục có điểm RICE cao hơn sẽ được ưu tiên cao hơn vì chúng có khả năng có tác động và phạm vi tiếp cận lớn hơn.

Phương pháp 2: Sắp xếp mức độ ưu tiên theo mô hình MoSCoW

Mô hình MoSCoW là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hạng mục trong backlog. Nó liên quan đến việc phân loại các mục thành bốn loại: Bắt buộc phải có, Nên có, Có thể có và Sẽ không có (Must have, Should have, Could have, và Won’t have). Các mục “Bắt buộc phải có” là rất quan trọng và cần thiết cho sự thành công của sản phẩm. Những mục “Nên có” là quan trọng nhưng không thiết yếu. Những mục “Có thể có” là điều đáng mong muốn nhưng không cần thiết. Các mục “Sẽ không có” có mức độ ưu tiên thấp hoặc không khả thi vào lúc này.

Bằng cách phân loại các mục thành bốn nhóm này, bạn có thể tập trung vào việc phân phối các mục “Phải có” trước, sau đó chuyển sang các mục “Nên có” và “Có thể có”.

Phương pháp 3: Sắp xếp mức độ ưu tiên theo mô hình Kano

Mô hình Kano phương pháp ưu tiên tập trung vào sự hài lòng và hài lòng của khách hàng. Nó liên quan đến việc phân loại các mục thành ba loại: Basic, Performance, và Excitement. Mục Basic là những yêu cầu tối thiểu mà khách hàng mong đợi ở sản phẩm. Các hạng mục Performance là những cải tiến giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Các mục Excitement là những tính năng bất ngờ làm hài lòng khách hàng.

Bằng cách hiểu các danh mục khác nhau và mong đợi tương ứng của khách hàng, bạn có thể ưu tiên các mục phù hợp. Phương pháp này giúp cung cấp một sản phẩm không chỉ đáp ứng mong đợi của khách hàng mà còn vượt xa chúng.

Phương pháp 4: Sắp xếp mức độ ưu tiên theo mô hình Giá trị so với Hiệu ứng

Mô hình ưu tiên Giá trị so với Hiệu ứng là phương pháp xem xét cả giá trị của một mục và tác dụng của nó đối với sản phẩm. Giá trị đề cập đến giá trị kinh doanh tiềm năng hoặc tác động đến khách hàng. Hiệu ứng đo lường nỗ lực cần thiết để triển khai hạng mục và tác động của nó lên cấu trúc hoặc kỹ thuật của sản phẩm.

Bằng cách vẽ từng mục trên ma trận giá trị so với hiệu ứng, bạn có thể ưu tiên chúng dựa trên tầm quan trọng tương đối của chúng. Các mục có giá trị cao và hiệu ứng thấp nên được ưu tiên cao hơn vì chúng mang lại lợi ích đáng kể với nỗ lực và rủi ro tối thiểu.

Phương pháp 5: Sắp xếp mức độ ưu tiên theo điểm cơ hội

Mức độ ưu tiên theo Điểm cơ hội liên quan đến việc ấn định điểm cho từng mục dựa trên cơ hội mà nó mang lại. Điểm số được tính bằng cách xem xét các yếu tố như nhu cầu thị trường, lợi thế cạnh tranh, sự liên kết chiến lược và nguồn lực sẵn có.

Bằng cách đánh giá các cơ hội do từng mục mang lại, bạn có thể ưu tiên chúng cho phù hợp. Các mục có điểm cơ hội cao hơn sẽ được ưu tiên cao hơn vì chúng mang lại tiềm năng lớn hơn cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Chọn phương pháp ưu tiên phù hợp cho nhóm của bạn

Bây giờ bạn đã quen với các phương pháp ưu tiên khác nhau, điều quan trọng là chọn phương pháp phù hợp cho nhóm của bạn. Xem xét các yếu tố như quy mô và chuyên môn của nhóm, tính chất của dự án hoặc sản phẩm cũng như kỳ vọng của các bên liên quan.

Việc thu hút toàn bộ nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định cũng rất quan trọng. Bằng cách thu thập thông tin đầu vào và thông tin chi tiết từ các thành viên trong nhóm, bạn có thể đảm bảo rằng phương pháp đã chọn phù hợp với chuyên môn và sở thích của họ. Điều này thúc đẩy ý thức sở hữu và cam kết, dẫn đến sự hợp tác và năng suất tốt hơn.

Triển khai các Phương pháp ưu tiên trong Jira

Bây giờ chúng ta đã khám phá một số phương pháp phổ biến để ưu tiên các product backlog của Jira, hãy thảo luận về cách bạn có thể triển khai phương pháp ưu tiên đã chọn trong nền tảng Jira.

Phương pháp RICE ở Jira

1. Tạo Custom Fields trong Jira:

Điều hướng đến Jira Administration..
Dưới “Issue” lựa chọn “Custom Fields”
Tạo các custom fields cho Reach, Impact, Confidence, và Effort. Sử dụng các loại Reach, Impact, Confidence, và Effort.

2. Tính điểm RICE:

Khi các custom field được tạo, hãy xác định công thức để tính điểm RICE.
Công thức ví dụ: Điểm RICE = (Reach × Impact × Confidence) / Effort.

3. Sắp xếp các hạng mục backlog dựa trên điểm RICE:

Gán giá trị cho các custom field Reach, Impact, Confidence, and Effort cho từng mục backlog.
Tính điểm RICE cho từng hạng mục backlog bằng công thức đã xác định.
Định cấu hình Jira boards và filters để sắp xếp các mục backlog dựa trên điểm RICE của chúng.

4. Sử dụng Dashboard và Báo cáo của Jira:

Tạo dashboards tùy chỉnh trong Jira để trực quan hóa điểm RICE và theo dõi tiến trình ưu tiên theo thời gian.
Sử dụng các gadgets như Filter Results và Thống kê Bộ lọc Hai chiều (Two Dimensional Filter Statistics) để hiển thị điểm số và xu hướng RICE.
Tạo báo cáo để phân tích điểm RICE trên các dự án hoặc lần spint khác nhau.

Phương pháp MoSCoW trong Jira

1. Sử dụng Priority Field tích hợp của Jira

Jira đi kèm với Priority Field tích hợp cho phép phân loại các mục backlog là Phải có, Nên có, Có thể có và Sẽ không có.
Đảm bảo Priority Field hiển thị trên màn hình và bảng có liên quan.

2. Tạo Filters and Boards trong Jira

Xác định bộ lọc Jira để xem các mục backlog dựa trên mức độ ưu tiên của chúng (ví dụ: “Phải có”, “Nên có”).
Định cấu hình Jira board để hiển thị các mục backlog được phân loại theo mức độ ưu tiên.

3. Thiết lập Workflows của Jira:

Thiết kế quy trình làm việc (Workflows) của Jira để đảm bảo rằng các mục “bắt buộc phải có” được giải quyết trước khi chuyển sang các mục “nên có” và “có thể có”.
Triển khai các điều kiện và chuyển tiếp quy trình làm việc để thực thi các quy tắc ưu tiên.

Mô hình Kano trong Jira

1. Xác định custom field trong Jira:

Tạo các custom field trong Jira để nắm bắt các danh mục mô hình Kano: Basic, Performance, và Excitement.
Sử dụng các loại trường thả xuống hoặc hộp kiểm để thể hiện các danh mục này.

2. Phân loại hạng mục backlog

Chỉ định từng mục backlog cho một trong các danh mục mô hình Kano dựa trên tác động được nhận thấy của nó đối với sự hài lòng của khách hàng.
Ví dụ: tính năng cơ bản có thể là “Xác thực người dùng”, tính năng hiệu suất có thể là “Thời gian tải nhanh hơn” và tính năng thú vị có thể là “Tăng cường tích hợp thực tế”.

3. Trực quan hóa các danh mục mô hình Kano:

Sử dụng bảng Jira để thể hiện trực quan các mục của product backlog được phân loại theo danh mục mô hình Kano.
Tạo làn đường bơi hoặc nhãn cho từng danh mục mô hình Kano để dễ dàng xác định và ưu tiên các mục backlog.

Phương pháp ưu tiên giá trị so với hiệu ứng trong Jira

1. Tạo custom field trong Jira:

Xác định các custom field trong Jira để nắm bắt giá trị và tác dụng của từng mục backlog.
Sử dụng các trường số để định lượng giá trị và số liệu hiệu quả.

2. Vẽ các hạng mục backlog trên một ma trận:

Vẽ từng mục backlog trên ma trận giá trị so với hiệu ứng bằng cách sử dụng các custom field.
Gán giá trị cho các hạng mục trong product backlog dựa trên giá trị kinh doanh tiềm năng của chúng và nỗ lực cần thiết để thực hiện.

3. Ưu tiên các hạng mục backlog:

Ưu tiên các mục backlog dựa trên vị trí của chúng trên ma trận giá trị so với hiệu ứng.
Trước tiên hãy tập trung vào các mục có giá trị cao, hiệu quả thấp để tối đa hóa lợi tức đầu tư.

Phương pháp chấm điểm cơ hội trong Jira

1. Xây dựng hệ thống tính điểm:

Xác định hệ thống tính điểm trong Jira để đánh giá cơ hội do từng hạng mục backlog mang lại.
Xác định các yếu tố như nhu cầu thị trường, lợi thế cạnh tranh, sự liên kết chiến lược và nguồn lực sẵn có để chấm điểm các hạng mục backlog.

2. Kết hợp Điểm Cơ hội:

Chỉ định điểm cơ hội cho từng hạng mục backlog dựa trên hệ thống tính điểm đã xác định.
Sử dụng quy trình làm việc và bảng thông tin của Jira để kết hợp điểm cơ hội vào các quyết định ưu tiên.

3. Rà soát và cập nhật thường xuyên:

Thường xuyên xem xét và cập nhật điểm số cơ hội dựa trên sự thay đổi của điều kiện thị trường và các ưu tiên kinh doanh.
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan để đảm bảo rằng điểm số cơ hội phản ánh chính xác nhu cầu phát triển của dự án.

Bằng cách tích hợp trực tiếp phương pháp ưu tiên đã chọn của bạn vào Jira, bạn có thể hợp lý hóa quy trình ưu tiên, cải thiện tính minh bạch trong toàn nhóm và đảm bảo rằng các mục backlog được điều chỉnh phù hợp với mục tiêu và mục tiêu tổng thể của dự án. Thử nghiệm các phương pháp khác nhau và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu và sở thích riêng của nhóm bạn để quản lý backlog hiệu quả trong Jira.

Điều quan trọng là đào tạo nhóm sử dụng Jira một cách hiệu quả để ưu tiên các hồ sơ backlog. Cung cấp cho họ những hướng dẫn và nguồn lực cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình ưu tiên dựa trên phản hồi và bài học.

Các công cụ và plugin hỗ trợ ưu tiên product backlog trong Jira

Ngoài các tính năng tích hợp sẵn của Jira, còn có một số công cụ và plugin có sẵn có thể hỗ trợ thêm cho việc ưu tiên các hồ sơ backlog. Những công cụ này cung cấp khả năng phân tích, trực quan hóa và cộng tác nâng cao, giúp quá trình ưu tiên trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn.

Một số công cụ và plugin phổ biến để ưu tiên backlog trong Jira bao gồm:

Routemap: Cung cấp khả năng lập kế hoạch và lộ trình nâng cao, cho phép bạn trực quan hóa và ưu tiên các hồ sơ backlog dựa trên nhiều yếu tố.

TeamBoard TimePlanner: Giúp phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch năng lực, cho phép bạn ưu tiên các hồ sơ backlog dựa trên tính khả dụng và khối lượng công việc của nhóm.

TeamBoard ProScheduler: Cung cấp các tính năng lập kế hoạch danh mục đầu tư và quản lý dự án tiên tiến, hỗ trợ ưu tiên backlog ở quy mô lớn hơn.

Đánh giá nhu cầu và yêu cầu cụ thể của nhóm bạn trước khi chọn công cụ hoặc plugin. Xem xét các yếu tố như ngân sách, khả năng tích hợp và khả năng mở rộng.

Phần kết luận

Ưu tiên product backlog trong Jira là một bước quan trọng để cung cấp một sản phẩm thành công. Bằng cách hiểu tầm quan trọng của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và khám phá các phương pháp khác nhau, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu của nhóm mình. Việc triển khai phương pháp đã chọn một cách hiệu quả trong Jira cũng như sử dụng các công cụ và plugin có thể nâng cao hơn nữa quá trình ưu tiên. Hãy nhớ thu hút toàn bộ nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định và thường xuyên xem xét, tinh chỉnh quy trình ưu tiên dựa trên phản hồi và bài học. Với khả năng ưu tiên backlog hiệu quả, bạn có thể tối đa hóa năng suất của nhóm, cung cấp sản phẩm chất lượng cao và đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về ưu tiên backlog của Jira và nâng cao kỹ năng quản lý dự án của mình, hãy xem Ebook ưu tiên Jira để có hướng dẫn toàn diện và lời khuyên thiết thực.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v. bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. Chúng tôi sử dụng nền tảng điện toán đám mây, công cụ DevOps và các biện pháp thực hành tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo tính hiệu quả cho các tổ chức của khách hàng.