Xin chào các bạn! Nếu bạn đã tìm hiểu về Jira Software, chắc hẳn bạn đã từng gặp các thuật ngữ như “Backlog” Và “Sprint“. Và nếu bạn giống mình khi mình vừa bắt đầu sử dụng Jira, chắc hẳn bạn đã thắc mắc: Chẳng phải chúng giống nhau sao? Chà, không hẳn đâu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những điểm khác biệt của hai thuật ngữ, từ đó đưa ra bức tranh rõ ràng về cách cả hai đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các dự án trong Jira. Sau cùng, bạn sẽ nắm vững về backlog và sprint như một người chuyên nghiệp. Cùng bắt đầu nào!
Backlog và Sprint trong Jira Software là gì?
Backlog trong Jira Software
Các Backlog là một thành phần quan trọng trong Agile và Scrum. Jira Software cung cấp sự trình bày trực quan về khái niệm này. Về bản chất:
- Backlog là một danh sách tasks, user stories, bugs, features, và các hạng mục khác mà nhóm cần phải làm việc. Các task này được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên của chúng, với những mục cấp bách nhất ở trên cùng và những mục ít quan trọng hơn theo sau.
- Backlog đóng vai trò như một to-do list, nơi nhóm có thể thêm các mục mới, ưu tiên các mục hiện có hoặc thậm chí xóa các task không còn phù hợp.
- Thông thường, Product Owner chịu trách nhiệm quản lý backlog. Họ đảm bảo nó phản ánh mục tiêu của dự án và các hạng mục được ưu tiên một cách chính xác nhất. Họ có thể làm điều này bằng cách thường xuyên tinh chỉnh các backlog, thêm chi tiết vào user stories hoặc làm rõ các yêu cầu.
- Trong Jira Software, backlog được hiển thị trong Chế độ xem “backlog”. Tại đây, các tác vụ có thể được kéo và thả dễ dàng để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và có thể truy cập chi tiết bằng cách nhấp vào từng mục riêng lẻ.
Sprint trong Jira Software
Sprint là một khái niệm cơ bản trong Scrum, đại diện một khoảng thời gian được đóng khung, trong đó các task cụ thể được hoàn thành. Đối với Jira Software:
- Sprint là một khung thời gian được xác định trước, thường là hai tuần (có thể ngắn hơn như một tuần hoặc dài hơn như bốn tuần), trong thời gian đó nhóm làm việc để hoàn thành các mục đã chọn từ backlog.
- Sprint giúp các nhóm làm việc có cấu trúc, tập trung vào một nhóm task được xác định và mang lại kết quả rõ ràng khi kết thúc. Vào cuối mỗi sprint, mục tiêu là đạt được product increment có thể phát hành được.
- Trước khi sprint bắt đầu, nhóm sẽ tổ chức một cuộc họp “Sprint Planning”. Trong cuộc họp này, họ cùng nhau quyết định những mục nào từ backlog mà họ sẽ xử lý trong sprint sắp tới. Sau khi được chọn, các task này sẽ được chuyển từ backlog vào sprint.
- Khi kết thúc sprint, nhóm sẽ đánh giá lại công việc của mình trong cuộc họp “Sprint Review”. Họ đánh giá những gì đã hoàn thành, những gì chưa hoàn thành và những bài học kinh nghiệm. Tiếp theo đó là “Sprint Retrospective”, nơi nhóm phản ánh về các quy trình của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Trong Jira Software, khi một sprint được bắt đầu, các tác vụ trong sprint đó sẽ được hiển thị trong chế độ xem “Active Sprint” hoặc “Board”. Tại đây, task di chuyển qua các cột (như “To-do”, “In Progress” và “Done”) thể hiện trạng thái hiện tại của chúng.
Tóm lại, backlog là danh sách bao quát các task đang chờ được chú ý trong Jira Software, trong khi sprint là các chu kỳ có giới hạn thời gian trong đó các nhóm tập trung vào một tập hợp con của các task này. Kết hợp với nhau, chúng tạo điều kiện thuận lợi cho cách tiếp cận lặp đi lặp lại trong quá trình phát triển sản phẩm, cho phép các nhóm trở nên linh hoạt, phản ứng nhanh và liên tục cải tiến.
Bây giờ hãy tóm tắt lại sự khác biệt giữa backlog planning và sprint planning trong Jira Software
Backlog vs Sprint trong Jira Software – điểm khác biệt chính
| Khía cạnh quan trọng | Backlog | Sprint |
| Định nghĩa | Tập hợp các user stories, bugs, epics và tasksđang chờ hành động hoặc đang ưu tiên | Một khung thời gian cố định trong đó một nhóm task phải được hoàn thành |
| Thời gian kéo dài | Luôn phát triển và liên tục kéo dài, tùy thuộc vào nhu cầu của dự án | Thường cố định, dao động từ một đến bốn tuần. |
| Hoạt động chính | Phục vụ như một kho lưu trữ cho tất cả các mục đang chờ hành động; chi tiết hóa và đặt ưu tiên | Cung cấp các shippable product increment |
| Trực quan hóa trong Jira | Có thể thấy trong chế độ xem “backlog” | Được xem trong phần “Active sprint” hoặc “Board” |
| Tác vụ chính | Thêm, xóa, chi tiết hoá và ưu tiên các task | Chọn các task từ backlog, xử lý chúng và hoàn thành trong khoảng thời gian sprint |
| Mục tiêu cuối cùng | Để đưa ra cái nhìn toàn diện về công việc nổi bật và mức độ ưu tiên của nó | Để tạo ra deliverable product increment. |
| Vai trò | Chủ yếu được quản lý bởi Product Owner. | Các thành viên trong nhóm cam kết thực hiện task và Scrum Master giám sát quá trình. |
Backlog và Sprint trong các dự án company-managed và team-managed
Khi sử dụng các công cụ như Jira Software, có một sự khác biệt về cách tiếp cận giữa các dự án company-managed (trước đây là “classic” projects) và team-managed (trước đây là “next-gen”). Cả hai loại dự án đều cung cấp các chức năng backlog và sprint, nhưng việc thiết lập, tùy chỉnh và cách sử dụng của chúng có thể khác nhau. Dưới đây là bảng phân tích sự khác nhau của các chức năng trong backlog và sprint giữa hai loại dự án này:
Đối với Team-Managed projects
1. Kích hoạt/Truy cập Backlog:
Scrum (Team-Managed projects):
- Backlog là điều không thể thiếu và được bật theo mặc định.
- Chứa user stories, tasks và epics mà nhóm ưu tiên cho các sprint sắp tới.
- Việc sàng lọc hoặc chuẩn bị backlog là một hoạt động thường xuyên, đảm bảo rằng backlog vẫn phù hợp và được cập nhật.
Kanban (Team-Managed projects):
- Backlog không phải là một phần vốn có của Kanban nguyên bản, nhưng có thể được kích hoạt trong các dự án Team-Managed của Jira.
- Chủ yếu đóng vai trò là nơi chứa các task chưa sẵn sàng để chuyển sang Kanban board.
- Các nhóm có thể sử dụng backlog để duy trì danh sách các mục và chuyển chúng đến board khi khả năng cho phép.
Xem bài viết này để tìm hiểu thêm về Quản lý backlog
2. Tạo và quản lý Sprint:
Scrum (Team-Managed projects):
- Với vai trò là trọng tâm của phương pháp Scrum, sprint là các lần lặp lại theo thời gian cố định.
- Các mục từ backlog được ưu tiên được chọn trong quá trình sprint planning và được đặt làm phạm vi của sprint.
- Sau khi hoàn thành lần sprint, việc đánh giá sẽ được tiến hành và các mục chưa hoàn thành có thể được trả lại vào backlog hoặc được ưu tiên cho lần sprint tiếp theo.
Kanban (Team-Managed projects):
- Kanban truyền thống không sử dụng sprint. Thay vào đó, nó tập trung vào dòng chảy liên tục.
- Trong các dự án team-managed của Jira, các nhóm vẫn có thể lựa chọn “iterations” nếu họ muốn kết hợp các khía cạnh của Scrum.
- Trọng tâm chính vẫn là duy trì luồng task ổn định từ “To Do” đến “Done”, quản lý giới hạn của công việc đang tiến hành (work in progress – WIP) và đảm bảo sự phân phối suôn sẻ.
Tìm hiểu cách Kích hoạt sprint cho các Team-Managed projects trong Tài liệu Atlassian tại đây.
3. Custom Fields & Configurations:
Scrum (Team-Managed projects):
- Do tính chất có cấu trúc của nó, Scrum có thể có custom fields liên quan đến story points, mục tiêu sprint hoặc tiêu chí chấp thuận.
- Các nhóm cũng có thể định cấu hình workflow để bao gồm các Scrum ceremonies or artifacts cụ thể.
Kanban (Team-Managed projects):
- Cấu hình thường đơn giản hơn, với custom fields có thể liên quan đến loại task hoặc mức độ ưu tiên.
- Workflow phản ánh quy trình liên tục và giới hạn WIP có thể được đặt cho từng column hoặc stage.
4. Permissions & Access:
Cả Scrum và Kanban (Team-Managed projects):
- Permissions được thiết kế để các nhóm tự chủ.
- Các thành viên trong nhóm có thể quyết định vai trò và ai có thẩm quyền thực hiện một số hành động nhất định.
- Sự hợp tác và quyền sở hữu chung được nhấn mạnh.
5. Báo cáo:
Scrum (Team-Managed projects):
- Các nhóm có thể sử dụng biểu đồ burndown để theo dõi tiến độ sprint và đảm bảo rằng công việc đang đi đúng hướng để hoàn thành trong sprint.
- Biểu đồ Velocity có thể được sử dụng để theo dõi năng lực làm việc của nhóm qua nhiều sprint.
Kanban (Team-Managed projects):
- Sơ đồ Cumulative flow và các biểu đồ Control phổ biến hơn, cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của workflow, bottlenecks, và delivery times.
Đối với Company-Managed projects
1. Kích hoạt/Truy cập Backlog:
Scrum (Company-Managed projects):
- Backlog là cốt lõi của Scrum và có sẵn theo mặc định trong loại dự án Scrum.
- Nó tổng hợp epics, user stories, tasks và bugs được ưu tiên và đưa vào các sprint sắp tới dựa trên mức độ ưu tiên và năng lực.
- Các phiên sàng lọc backlog thường xuyên giúp đảm bảo nó luôn được cập nhật và luôn phù hợp.
Kanban (Company-Managed projects):
- Backlog trong mô hình Kanban truyền thống không phải là mặc định, nhưng trong các dự án company-managed của Jira, nó có sẵn và có thể được kích hoạt.
- Nó hoạt động như một “hàng chờ” cho các mục chưa sẵn sàng để vào cột “To Do” của Kanban board.
- Khi workflow ra lệnh, các mục sẽ được kéo từ backlog lên board.
2. Tạo và quản lý Sprint:
Scrum (Company-Managed projects):
- Sprint là các bước lặp có thời lượng cố định và là trọng tâm của Scrum.
- Trong quá trình sprint planning, các câu chuyện được lấy từ backlog để tạo thành phạm vi sprint.
- Sau sprint, quá trình xem xét diễn ra và mọi hạng mục chưa hoàn thành sẽ được xem xét lại cho phần backlog hoặc lần sprint tiếp theo.
Kanban (Company-Managed projects):
- Kanban nguyên bản không áp dụng sprint, thay vào đó nhấn mạnh vào luồng công việc liên tục.
- Trong Jira, Kanban board vẫn có thể sử dụng phép lặp nếu tìm kiếm mô hình kết hợp.
- Mục tiêu vẫn là hợp lý hóa workflow từ “To Do” đến “Done”, với điểm nhấn chính là giới hạn WIP.
Tìm hiểu cách Tạo sprint trong Company-Managed projects tại đây
3. Custom Fields & Configuration:
Scrum (Company-Managed projects):
- Do tính chất có cấu trúc của Scrum, có thể áp dụng fields liên quan đến story points, mục tiêu sprint hoặc tiêu chí chấp thuận.
- Workflow có thể kết hợp các giai đoạn như “In Progress” hoặc “Testing”, phản ánh tính chất lặp lại của Scrum.
Kanban (Company-Managed projects):
- Cấu hình thường đơn giản hơn, có thể bao gồm các field cho loại task hoặc mức độ ưu tiên.
- Workflow phản ánh nguyên tắc dòng chảy liên tục và giới hạn WIP có thể được xác định cho từng giai đoạn.
4. Permissions & Access:
Cả Scrum và Kanban (Company-Managed projects):
- Permissions thường được kiểm soát nhiều hơn trong các Company-Managed projects, với các vai trò được chỉ định như Project Admin, Developer và Reporter.
- Access và vai trò thường được xác định theo hệ thống phân cấp dự án hoặc tổ chức, với ít quyền tự chủ ở cấp độ nhóm hơn so với Team-Managed projects.
5. Báo cáo:
Scrum (Company-Managed projects):
- Các tính năng như biểu đồ burndown là vô giá để theo dõi tiến trình sprint so với mục tiêu sprint.
- Biểu đồ Velocity cung cấp thông tin chi tiết về số lượng công việc được thực hiện trong các sprint.
Kanban (Company-Managed projects):
- Biểu đồ Control và sơ đồ cumulative flow được sử dụng để hiểu rõ hơn về hiệu quả, bottlenecks và throughput.
Tóm lại, trong khi các Team-Managed projects ở Jira mang lại cho các nhóm riêng lẻ sự linh hoạt và quyền tự chủ để định hình các hoạt động Agile của họ thì các Company-Managed projects lại cung cấp một môi trường được kiểm soát chặt chẽ hơn, đảm bảo tính nhất quán và phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của tổ chức. Sự lựa chọn giữa chúng thường phụ thuộc vào quy mô, văn hóa và nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Backlog với Sprint – Đâu là lựa chọn phù hợp nhất cho nhóm của bạn?
1. Backlog:
Phù hợp khi:
- Nhóm của bạn có một danh sách task, ý tưởng hoặc tính năng liên tục phát triển.
- Các task không nhất thiết phải bị ràng buộc về thời gian hoặc liên quan đến các mục tiêu ngắn hạn cụ thể.
- Cần có một kho lưu trữ tập trung nơi tất cả các công việc tiềm năng trong tương lai được ghi lại và được ưu tiên.
- Nhóm của bạn áp dụng phương pháp Kanban, hoạt động từ các backlog mà không đặt khung thời gian để hoàn thành task.
Ưu điểm:
- Cung cấp cái nhìn toàn diện về tất cả các task tiềm năng, giúp dễ dàng ưu tiên hơn.
- Cho phép linh hoạt trong việc phân công task vì không có mốc thời gian cố định để hoàn thành.
2. Sprint:
Phù hợp khi:
- Nhóm của bạn tuân theo Scrum Framework hoặc một quá trình phát triển lặp đi lặp lại.
- Các task cần được nhóm thành trong khoảng thời gian cụ thể, có giới hạn thời gian (thường là 1-4 tuần) để tập trung phát triển.
- Cần phải thường xuyên xem xét và điều chỉnh dựa trên phản hồi và kết quả.
- Các mục tiêu và kết quả ngắn hạn rõ ràng được thiết lập.
Ưu điểm:
- Cung cấp cấu trúc và dòng thời gian rõ ràng, giúp đảm bảo rằng các task được hoàn thành trong khung thời gian đã định.
- Cho phép đánh giá công việc thường xuyên, tạo điều kiện cải tiến liên tục.
- Giúp đánh giá tốc độ của nhóm và dự đoán hiệu suất trong tương lai.
Recommendations:
- Cả Backlog và Sprint: Nếu nhóm của bạn đang theo khuôn khổ Scrum thì tốt nhất nên sử dụng cả hai. Product backlog cung cấp danh sách tổng thể của tất cả các task, trong khi sprint giúp chia chúng thành các phần công việc có giới hạn thời gian và có thể quản lý được.
- Chỉ backlog: Nếu nhóm của bạn cần linh hoạt hơn và không có mục tiêu hoặc mốc thời gian ngắn hạn cố định, thì có thể việc tập trung vào quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các backlog là đủ. Cách tiếp cận này thường phù hợp với phương pháp Kanban.
- Chỉ sprint: Rất hiếm khi sử dụng các sprint mà không có backlog vì bạn cần một nguồn task để thực hiện các sprint. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn luôn làm việc với phạm vi ngắn hạn, rõ ràng và không cần kho task rộng hơn, bạn có thể tập trung chủ yếu vào các sprint.
Đối với hầu hết các nhóm thực hành các phương pháp Agile, sự kết hợp giữa backlog và sprint mang lại một cách tiếp cận cân bằng, đảm bảo cả tầm nhìn dài hạn và các mục tiêu có thể hoàn thành ngắn hạn. Tuy nhiên, cách tiếp cận tốt nhất luôn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, phong cách làm việc cũng như yêu cầu dự án của nhóm bạn.
Về DevSamurai
DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.
Để tìm hiểu về các ứng dụng mở rộng hỗ trợ quản lý dự án của bạn, vui lòng tham khảo tại: Atlassian Marketplace