Trong các bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu về Workflow của Jira, đặt nền tảng cho cách thức tiến triển của nhiệm vụ từ đầu đến cuối. Chắc hẳn nhiều bạn ở đây cũng từ đó nắm vững những kiến ​​thức cơ bản về workflow. Vậy, có lẽ đây là lúc nâng cao hiểu biết của chúng ta. Hãy cùng khám phá Workflow nâng cao trong Jira ngay sau đây.

Dựa trên các nguyên tắc cốt lõi mà chúng ta đã tìm hiểu từ trước mà workflow nâng cao trong Jira cung cấp thêm rất nhiều chức năng nâng cao. Chúng được thiết kế để mang lại sự linh hoạt và tính tùy chỉnh cao hơn, đáp ứng những thách thức và sắc thái riêng của các nhóm và dự án khác nhau.

Bài viết dưới đây nhằm mục đích giải thích các tính năng nâng cao này, thu hẹp khoảng cách giữa hiểu biết cơ bản và khả năng sử dụng của chuyên gia. Bạn đã sẵn sàng nâng cấp khả năng sử dụng Jira của mình chưa? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về thế giới của workflow nâng cao trong Jira!

Tìm hiểu về workflow cơ bản của Jira

1. Các thành phần của Workflow cơ bản:

• Status: Đây là các phase hoặc stage mà một issue có thể trải qua trong vòng đời của nó. Các trạng thái phổ biến bao gồm “To-do”, “In Progress” và “Done” nhưng Jira cho phép các nhóm tạo trạng thái tùy chỉnh để phản ánh workflow riêng của họ.
• Transition: Transition, hay sự chuyển tiếp, là những chiếc cầu giữa các trạng thái. Chúng xác định cách một issue có thể chuyển từ trạng thái này sang trạng thái khác. Ví dụ, một issue có thể transition từ “To-do” thành “In Progress”khi ai đó bắt đầu làm việc với nó.
• Resolution: Thành phần này chỉ định kết quả của một issue. Nó đã được hoàn thành? Nó có bị hủy không? Resolution giúp các nhóm làm rõ trạng thái cuối cùng của một issue, với các resolution phổ biến như “Fixed”, “Won’t Fix” hoặc “Duplicate”.

2. Các mặt hạn chế của Workflow mặc định:

Mặc dù workflow mặc định của Jira mang lại điểm khởi đầu vững chắc cho nhiều nhóm nhưng có những lý do khiến chúng có thể không phù hợp hoàn hảo cho tất cả các nhóm:

• Không có tính đặc trưng: Mỗi nhóm đều có những yêu cầu, quy trình và thuật ngữ riêng. workflow mặc định mang tính chung chung và có thể không nắm bắt được tính đặc thù của một số nhóm hoặc dự án nhất định.
• Sự phức tạp của dự án: Đối với các dự án phức tạp hơn có liên quan đến nhiều phòng ban hoặc nhiều giai đoạn, “To Do – In Progress – Done” cơ bản sẽ trở nên quá đơn giản. Có thể cần phải nắm bắt các giai đoạn bổ sung như “QA Testing”, “Client Review” hoặc “Deployment”.
• Yêu cầu về quy định và tuân thủ: Một số ngành hoặc dự án bị ràng buộc bởi các tiêu chuẩn tuân thủ và quy định nghiêm ngặt. Workflow mặc định có thể không đáp ứng được yêu cầu kiểm tra, xác thực và phê duyệt.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Các công ty sử dụng một bộ công cụ và muốn tích hợp Jira với các hệ thống khác có thể nhận thấy workflow mặc định thiếu các móc nối hoặc trình kích hoạt cần thiết để tích hợp liền mạch.

Tìm hiểu về workflow nâng cao

Khi các nhóm phát triển và các dự án trở nên phức tạp hơn, người dùng Jira thường thấy mình cần khám phá các thành phần workflow nâng cao để hợp lý hóa các quy trình, cải thiện khả năng hiển thị và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Hãy cùng đi sâu vào một số thành phần nâng cao giúp nâng cao trải nghiệm Jira từ một công cụ theo dõi nhiệm vụ đơn thuần thành một giải pháp quản lý dự án mạnh mẽ.

Các thành phần trong Workflow nâng cao

1. Conditions:

• Chúng là gì? Conditions, hay các điều kiện xác định liệu một chuyển đổi cụ thể có sẵn cho người dùng hay không. Chúng giống như những cánh cổng – nếu bạn đáp ứng đủ điều kiện, cánh cổng sẽ mở ra; nếu không, nó vẫn đóng.
• Tại sao sử dụng chúng? Để đảm bảo rằng một số chuyển đổi nhất định chỉ có thể được thực hiện bởi các vai trò cụ thể hoặc trong các trường hợp cụ thể. Ví dụ: chỉ người quản lý dự án mới được phép chuyển issue sang trạng thái “Approved”.

2. Validators:

• Định nghĩa: Validators, hay trình xác thực thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem mọi đầu vào hoặc hành động được thực hiện trong quá trình chuyển đổi có đáp ứng các tiêu chí đã chỉ định hay không trước khi quá trình chuyển đổi được phép tiếp tục.
• Tại sao sử dụng chúng? Để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tuân thủ các quy trình. Ví dụ: Validators có thể đảm bảo rằng tất cả các trường bắt buộc đều được điền trước khi sự cố chuyển từ “In Progress” sang “Completed”.

3. Post-functions:

• Định nghĩa: Post-functions thực hiện các tác vụ tự động bổ sung sau khi quá trình chuyển đổi diễn ra.
• Tại sao sử dụng chúng? Để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hoặc duy trì tính nhất quán. Ví dụ: sau khi một issue được chuyển sang “Done”, post-function có thể tự động cập nhật ngày giải quyết.

4. Triggers:

• Định nghĩa: Triggers, hay trình kích hoạt bắt đầu quá trình chuyển đổi trong Jira khi một sự kiện cụ thể xảy ra trong một công cụ hoặc hệ thống được kết nối.
• Tại sao sử dụng chúng? Để đồng bộ hóa Jira với các công cụ khác và đảm bảo cập nhật theo thời gian thực. Nếu công cụ lưu trữ mã của bạn cho biết rằng bản sửa lỗi đã được thực hiện thì trình kích hoạt có thể tự động chuyển Jira issue liên quan sang trạng thái “Code Review”.

5. Properties:

• Định nghĩa: Properties, hay thuộc tính là các cặp khóa-giá trị có thể được thêm vào trạng thái hoặc chuyển tiếp để tác động đến hành vi của chúng.
• Tại sao sử dụng chúng? Để tùy chỉnh giao diện hoặc tính khả dụng của các thành phần Workflow dựa trên tiêu chí cụ thể. Ví dụ: bạn có thể sử dụng thuộc tính để ẩn nút chuyển đổi với mọi người ngoại trừ quản trị viên.

6. Loops và Global Transitions:

• Định nghĩa: Loops, hay vòng lặp cho phép các issue xoay vòng giữa các trạng thái nhất định nhiều lần, trong khi Global Transitions, hay các chuyển đổi chung tạo ra một chuyển đổi cụ thể có sẵn từ bất kỳ trạng thái nào.
• Tại sao sử dụng chúng? Để linh hoạt trong quản lý quy trình. Nếu quá trình thử nghiệm của bạn yêu cầu các issue phải di chuyển qua lại giữa “Testing” và “Revisingi”, các vòng lặp sẽ rất hữu ích. Mặt khác, nếu bạn muốn bất kỳ issue nào, bất kể trạng thái hiện tại của nó, nhanh chóng được chuyển sang trạng thái “Urgent”, thì việc chuyển đổi toàn cầu sẽ thích hợp.

Tham khảo thêm về cách thực hiện tại Tài liệu Atlassian

Thiết kế workflow nâng cao: Các bước chính

Xây dựng workflow nâng cao trong Jira đòi hỏi một cách tiếp cận chiến lược đáp ứng nhu cầu riêng biệt của dự án của bạn đồng thời tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn thiết kế workflow nâng cao hiệu quả và hiệu quả:

1. Xác định nhu cầu cụ thể:

Bắt đầu bằng cách hiểu các yêu cầu riêng biệt của dự án của bạn.

• Tiến hành các cuộc họp với các bên liên quan để thu thập thông tin chi tiết.
• Ghi lại các giai đoạn khác nhau mà một issue có thể trải qua và các điều kiện chi phối những chuyển đổi đó.

2. Vạch ra workflow:

Trực quan hoá quá trình làm việc.

• Sử dụng lưu đồ hoặc sơ đồ để phác thảo đường dẫn từ khi tạo issue đến giải quyết.
• Xác định rõ ràng các trạng thái, chuyển tiếp và bất kỳ vòng lặp hoặc chuyển tiếp toàn cầu nào được yêu cầu.

3. Kết hợp các thành phần nâng cao:

Căn cứ vào nhu cầu đã xác định:

• Thêm condition để đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có thể thực hiện những chuyển đổi nhất định.
• Sử dụng validators để kiểm tra các tiêu chí cần thiết trước khi chuyển đổi.
• Thực hiện post-function để tự động hóa một số tác vụ sau quá trình chuyển đổi.
• Thiết lập trigger nếu bạn cần đồng bộ hóa với các công cụ khác.
• Thêm properties để tùy chỉnh hành vi hoặc khả năng hiển thị của các thành phần workflow nhất định.

4. Kiểm tra workflow:

Trước khi triển khai đầy đủ, hãy kiểm tra workflow:

• Bắt đầu giai đoạn thử nghiệm với một nhóm nhỏ.
• Khuyến khích phản hồi và xác định bất kỳ điểm yếu hoặc nút thắt nào.
• Thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên phản hồi nhận được.

5. Tập luyện cho đội của bạn:

Đảm bảo mọi người hiểu workflow nâng cao mới:

• Tiến hành các buổi đào tạo hoặc hội thảo.
• Cung cấp tài liệu phác thảo các thành phần khác nhau và mục đích của chúng.
• Trả lời bất kỳ câu hỏi nào và làm rõ những nghi ngờ để đảm bảo sự thích ứng suôn sẻ.

6. Giám sát và lặp lại các quy trình:

Workflow nâng cao không phải là công cụ thiết lập rồi lại bỏ quên.

• Thường xuyên xem xét hiệu quả của workflow.
• Thu thập phản hồi định kỳ từ người dùng.
• Thực hiện các điều chỉnh khi dự án của bạn phát triển hoặc khi có những thách thức mới phát sinh.

7. Sao lưu và kiểm soát phiên bản:

Khi bạn thực hiện thay đổi, điều cần thiết là:

• Giữ bản sao lưu của các phiên bản Workflow trước đó.
• Tài liệu thay đổi với số phiên bản và nhật ký thay đổi.
• Điều này đảm bảo bạn có thể hoàn nguyên về phiên bản trước nếu cần và theo dõi diễn biến workflow của mình.

Use Cases: Workflow nâng cao đang hoạt động

workflow nâng cao của Jira rất quan trọng trong việc đảm bảo các quy trình phức tạp chạy trơn tru. Chúng hỗ trợ tích hợp liền mạch các giai đoạn, vòng phản hồi và chuyển đổi khác nhau, hợp lý hóa trải nghiệm quản lý dự án. Dưới đây là cách các Workflow này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các lĩnh vực khác nhau:

1. Phát triển phần mềm:

Kết hợp các giai đoạn đánh giá mã, xây dựng và triển khai

Thử thách: Phát triển phần mềm là một quy trình nhiều mặt liên quan đến nhiều nhóm khác nhau, nhiều chu kỳ xem xét và giai đoạn triển khai.

Giải pháp: Sử dụng Workflow nâng cao của Jira, chúng ta có thể:

• Tích hợp các giai đoạn như ‘Development’, ‘Code Review’, ‘Build’, và ‘Deployment’.
• Sử dụng các chuyển đổi có điều kiện, chẳng hạn như chỉ cho phép chuyển sang giai đoạn ‘Deployment’ sau khi xem xét và xây dựng mã thành công.
• Đặt thông báo tự động để thông báo cho nhà phát triển về phản hồi đánh giá mã hoặc thành công/thất bại khi triển khai.

2. Chiến lược Marketing:

Kết hợp các giai đoạn như Phê duyệt nội dung, Thử nghiệm A/B và Phân tích sau chiến dịch

Thử thách: Các chiến dịch Marketing bao gồm việc lên ý tưởng, tạo nội dung, thử nghiệm và phân tích cuối cùng để đo lường sự thành công của chiến dịch.

Giải pháp: Workflow nâng cao có thể được điều chỉnh để:

• Xác định các giai đoạn như ‘Dự thảo nội dung’, ‘Phê duyệt’, ‘Thử nghiệm A/B’ và ‘Phân tích’.
• Sử dụng trình xác thực để đảm bảo nội dung đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra trước khi được phê duyệt để thử nghiệm.
• Kết hợp các chức năng hậu kỳ để đối chiếu và trình bày dữ liệu sau chiến dịch nhằm phân tích sâu sắc.

3. Product Management:

Xử lý các yêu cầu tính năng, phản hồi của người dùng và phát hành sản phẩm

Thử thách: Quản lý sản phẩm bao gồm việc xử lý các yêu cầu về tính năng mới, giải quyết phản hồi của người dùng và lập kế hoạch phát hành sản phẩm.

Giải pháp: Với workflow phức tạp của Jira, các nhóm có thể:

• Tách nhiệm vụ thành các trạng thái như Feature Suggestion’, ‘Feedback Review’, ‘Development’, và ‘Release’.
• Đảm bảo rằng các tính năng trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt trước khi phê duyệt cho bản phát hành tiếp theo.
• Sử dụng trình kích hoạt để thông báo cho nhóm sản phẩm khi có phản hồi quan trọng của người dùng, đảm bảo phản hồi nhanh chóng và đầy đủ.

Workflow nâng cao trong Jira là một yếu tố rất cần thiết trong cảnh quan dự án phức tạp ngày nay. Chúng cho phép các nhóm hoạt động với hiệu quả, độ chính xác và sự rõ ràng được nâng cao. Như chúng ta đã khám phá, từ phát triển phần mềm đến các chiến dịch tiếp thị, tính linh hoạt và chiều sâu do các công cụ nâng cao này mang lại có thể thay đổi cuộc chơi. Khi bạn phát triển mục tiêu quản lý dự án của mình, hãy cân nhắc tận dụng Workflow nâng cao trong Jira để thực sự nâng cao thành công và hiệu quả của dự án.

Về DevSamurai

DevSamurai là một công ty dịch vụ CNTT toàn cầu cung cấp các giải pháp DevOps cho Jira, Atlassian, v.v… bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến cho cơ sở khách hàng ngày càng tăng của mình. DevSamurai lấy khách hàng làm trung tâm và giúp khách hàng tận dụng sức mạnh của CNTT để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ. DevSamurai sử dụng nền tảng điện toán Cloud, công cụ DevOps và các phương pháp tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành toàn cầu để đảm bảo sự vận hành hiệu quả cho tổ chức của khách hàng.

Để tìm hiểu về các ứng dụng mở rộng hỗ trợ quản lý dự án của bạn, vui lòng tham khảo tại: Atlassian Marketplace