Nếu bạn làm việc trong một nhóm phát triển phần mềm sử dụng Jira, bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin mới nhất liên quan đến dự án của mình. Notification Scheme (Sơ đồ Thông báo) là một phần quan trọng của Jira, hỗ trợ các thành viên nhóm luôn được cập nhật các thông tin mới hoặc thay đổi quan trọng trong dự án của họ. Tuy nhiên, việc hiểu các sơ đồ thông báo trong Jira có thể là một thách thức đối với nhóm, và các nhóm thường gặp phải một số vấn đề phổ biến. Trong bài viết này, hãy cùng thảo luận về sơ đồ thông báo, các vấn đề thường phát sinh và giải pháp cho những vấn đề này.

Notification Scheme trong Jira là gì?

Sơ đồ Thông báo trong Jira được sử dụng để kiểm soát thời gian và cách người dùng nhận thông báo về các cập nhật hoặc thay đổi trong dự án của họ. Đây là một cách để quản lý giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và để đảm bảo rằng mọi người đều biết về các cập nhật quan trọng. Thông báo bao gồm ba thành phần chính: event – sự kiện, notification type – loại thông báo và recipient – người nhận.

Sự kiện là các hành động xảy ra trong một dự án Jira, chẳng hạn như một issue được tạo hay trạng thái của một issue bị thay đổi. Loại thông báo là cách các thành viên trong nhóm được thông báo về những sự kiện này, chẳng hạn như qua email hoặc thông báo đẩy (push notificiation). Người nhận là những người dùng sẽ nhận được thông báo.

Người dùng Jira có thể cấu hình riêng các sơ đồ thông báo cho từng dự án và tuỳ chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm. Ví dụ, một nhóm có thể chọn nhận thông báo cho mọi sự kiện trong dự án, còn nhóm khác có thể chỉ muốn nhận thông báo cho các sự kiện cụ thể.

Quản lý Notification Scheme

Các ứng dụng trong Jira hỗ trợ tạo thông báo qua email cho các sự kiện dưới đây.

Bạn có thể tìm hiểu thông tin chi tiết về Quản lý Notification Scheme tại bài đăng này của Atlassian.

Các vấn đề thường gặp đối với Notification Scheme

Mặc dù các sơ đồ thông báo đóng vai trò rất quan trọng, nhưng có một số vấn đề phổ biến mà các nhóm có thể gặp phải khi sử dụng chúng. Các vấn đề này bao gồm:

Vấn đề 1: Quá nhiều thông báo

Một trong những vấn đề phổ biến nhất với sơ đồ thông báo là người dùng nhận được quá nhiều thông báo. Điều này có thể dẫn đến việc người dùng bỏ quan thông báo hoặc cảm thấy thất vọng về hệ thống.

Giải pháp: Sử dụng bộ lọc để quản lý thông báo

Các bộ lọc có thể hỗ trợ quản lý thông báo hiệu quả hơn và giảm số lượng thông báo người dùng nhận được. Ví dụ, bạn có thể tạo bộ lọc chỉ hiển thị thông báo cho các sự kiện liên quan đến nhóm của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc nâng cao đê tạo các quy tắc quản lý thông báo phức tạp hơn. Cuối cùng, hãy chia sẻ bộ lọc với các thành viên khác trong nhóm để họ cũng có thể quản lý thông báo một cách hiệu quả.

Vấn đề 2: Người nhận thông báo không phù hợp

Một vấn đề phổ biến khác với các sơ đồ thông báo là người nhận không phù hợp. Điều này có thể dẫn đến việc người dùng nhận được thông báo liên quan đến công việc của họ hoặc không nhận được thông báo mà họ cần.

Giải pháp: Đánh giá thường xuyên và cập nhật sơ đồ thông báo

Việc thường xuyên đánh giá lại và cập nhật các sơ đồ thông báo giúp đảm bảo rằng thông báo đang được gửi đến những người nhận phù hợp. Ví dụ, bạn có thể xem lại người nhận thông báo để đảm bảo rằng họ vẫn là người nhận phù hợp. Bạn cũng có thể điều chỉnh cài đặt thông báo dựa trên phản hồi của người dùng.

Vấn đề 3: Chính sách thông báo không rõ ràng

Một vấn đề khác với các sơ đồ thông báo là các chính sách thông báo không được đặt ra một cách rõ ràng. Nếu không có chính sách rõ ràng, người dùng có thể không biết sự kiện nào sẽ kích hoạt thông báo hoặc ai sẽ là người nhận được thông báo.

Giải pháp: Xác định các chính sách thông báo rõ ràng

Việc xác định chính sách thông báo một cách rõ ràng có thể đảm bảo người dùng hiểu sự kiện nào sẽ kích hoạt thông báo và ai sẽ nhận được thông báo. Ví dụ, bạn có thể xác định sự kiện nào quan trọng đối với nhóm của mình và kích hoạt thông báo cho các sự kiện đó. Bạn cũng có thể xác định ai cần được thông báo và loại thông báo phù hợp nhất cho từng sự kiện.

Vấn đề 4: Sự mệt mỏi do thông báo

Cuối cùng, sự mệt mỏi khi nhận thông báo chắc hẳn là một vấn đề phổ biến đối với các sơ đồ thông báo. Điều này xảy ra khi người dùng nhận được quá nhiều thông báo, khiến họ bị choáng ngợp hoặc ngừng chú ý đến chúng.

Giải pháp: Cung cấp tài liệu và đào tạo

Việc cung cấp tài liệu và đào tạo có thể đảm bảo người dùng biết cách quản lý thông báo hiệu quả và tránh sự mệt mỏi khi nhận thông báo. Ví dụ, bạn có thể tổ chức các buổi đào tạo về quản lý thông báo trong Jira, hay cung cấp tài liệu giải thích cách định cấu hình cài đặt thông báo, hoặc tạo video minh hoạ hướng dẫn cách quản lý thông báo hiệu quả.

Một số câu hỏi phổ biến về Notification trong cộng đồng người dùng Jira

Q: Làm thế nào để giới hạn thông báo cho những người dùng được nhắc đến (tagged)?

A: Thật không may, tính năng này hiện chưa được hỗ trợ mặc định trong sản phẩm Jira. Tuy nhiên, có nhiều ứng dụng của bên thứ ba trên thị trường cung cấp các tính năng giới hạn thông báo cho những người dùng cụ thể được nhắc đến. Bạn có thể duyệt qua các ứng dụng này và chọn một ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình.

Q: Tôi không tìm thấy nhóm trong Notification Scheme

A: Lý do của vấn đê này có thể là việc Jira phân biệt chữ hoa và chữ thường khi tìm kiếm tên nhóm trong Notification Scheme. Vì vậy, nếu nhóm của bạn được đặt tên là “Jira-users”, bạn sẽ không tìm thấy nó với từ khoá “jira-users”. Hãy đảm bảo bạn nhập đúng chính tả và cách viết hoa/thường chính xác của tên nhóm khi tìm trong Notification Scheme.

Kết

Notification Scheme là một tính năng quan trọng của Jira, giúp các thành viên trong nhóm luôn cập nhật các thông tin mới nhất của dự án. Tuy nhiên, các vấn đề phổ biến như số lượng thông báo quá nhiều, cài đặt thông báo không nhấn quán, chính sách không rõ ràng và sự mệt mỏi do thông báo mang lại có thể gây khó khăn trong việc quản lý thông báo. Bằng cách áp dụng các giải pháp nói trên như cấu hình thông báo một cách phù hợp, đảm bảo các chính sách rõ ràng, sử dụng bộ lọc, đặt kỳ vọng thực tế cho thời gian phản hồi thông báo và tự động hoá, các nhóm có thể quản lý thông báo hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu căng thẳng và nâng cao hiệu suất làm việc.

 

Jira Guru là một series hướng dẫn của DevSamurai, với mục tiêu phổ biến kiến thức về cách dùng, cấu hình và quản trị Jira từ vỡ lòng tới nâng cao, cùng với các kiến thức bổ trợ về Quy trình Phát triển Phần mềm Linh hoạt (Agile Development) và Quản lý Dịch vụ CNTT (IT Service Management – ITSM). Jira Guru hứa hẹn sẽ hữu ích cho tất cả mọi người, từ người mới bắt đầu đến người dày dạn kinh nghiệm!